Aż 72% pracowników nie znajduje w systemie swojej firmy danych niezbędnych do pracy, a 57% nie ma zapewnionych narzędzi do skutecznego zarządzania nimi.1 Elektroniczny system obiegu pozwala ograniczyć koszty zarządzania zasobami informacyjnymi nawet o 40%.
W tradycyjnym systemie obiegu danych poświęcamy średnio 67 min. dziennie na poszukiwanie informacji. Najwięcej czasu tracą pracownicy administracyjni – nawet 40% na przetwarzanie nieistotnej dokumentacji i 20% na wyszukiwanie danych. Jak wykazują badania, ujednolicona komunikacja może o 75% skrócić ten czas. W tym celu konieczne jest wypracowanie mechanizmu kontroli nad danymi – usprawnienie procesu ich wymiany i optymalizację zarządzania nimi zarówno na poziomie firmy, jak i w relacji B2B.
EDI – standard rozwoju biznesu
EDI to proces, który może następować zarówno pomiędzy różnymi strukturami jednej firmy, jak i zewnętrznymi systemami ICT.
Dane w ramach EDI zapisywane według standardowego formatu, określającego składnię, strukturę i zwartość transmitowanych informacji są następnie generowane i wprowadzane do systemu komputerowego odbiorcy w sposób automatyczny, bez interwencji człowieka.
Oprogramowanie pudełkowe i autorskie – które i dlaczego wdrożyć?
Główną zaletą gotowych rozwiązań jest stosunkowo niska cena i łatwa obsługa, ale najczęściej okazują się one bardzo kosztowne w dalszym procesie użytkowania. Wdrażanie z kolei dedykowanego systemu, o ile w początkowym etapie, może być większym wydatkiem, dzięki optymalizacji pod kątem specyfiki firmy pozwala wygenerować większe oszczędności w toku eksploatacji i znaczne usprawnienie pracy. Alternatywą dla tych rozwiązań jest usługa aplikacji opartej na wymianie danych w standardzie EDI, dostępnej, jako rozwiązanie chmurowe w modelu SaaS, które opierając się na zasadzie Pay-Per-Use, znacznie redukuje koszty korzystania z systemu.
Przykłady wdrożeń
Efektywne narzędzia zarządzania procesami sprzedażowymi, to nieodzowny element funkcjonowania firmy w dzisiejszym otoczeniu biznesowym. Szczególnie istotny w branży handlowej, dla której wydajne nadzorowanie sprzedaży i wynik finansowy, to warunki utrzymania się na silnie konkurencyjnym rynku.
Przykładem zastosowania takiej kompleksowej obsługi jest marka Lilou, znany producent biżuterii i akcesoriów. Firma korzysta z systemu ERP w chmurze i integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego. W celu usprawnienia i integracji prowadzonych działań przy współpracy z SoftProject wdrożyliśmy system obsługi kodów kreskowych, moduł produkcji i optymalizację procesów zawiązanych z przyjęciem towaru i sprzedażą, integrację sklepu internetowego z oprogramowaniem magazynowo – księgowym oraz projekt serwisu www i e-commerce. – informuje Antoine Danzon, Dyrektor Finansowy Lilou.
Innym przykładem wykorzystania integracji procesów wymiany dokumentów są działania BE&W – najstarszej, polskiej agencji fotograficznej, Celem projektu, który realizujemy we współpracy z firmą SoftProject jest pełne zautomatyzowanie komunikacji i wymiany danych z naszymi partnerami, z wykorzystaniem rozwiązań EDI, formuły SaaS oraz przetwarzania danych w oparciu o rozwiązania data mining. Proces ten pozwoli m.in. skrócić czas potrzebny na wystawienia faktury redukując niemal całkowicie błędogenny czynnik ludzi. – podaje Bolesław Edelhajt, Prezes Zarządu Agencji Fotograficznej BE&W.
Ekonomiczne i wizerunkowe korzyści wdrożenia EDI
- integracja starych systemów z nowymi
- redukcja kosztów
- eliminacja błędów podczas wprowadzania danych
- szybszy czas wymiany informacji
- większe wykorzystanie procedury just-in-time
- lepsza komunikacja z klientami i partnerami
- podniesienie ratingu firmy
Adrian Lapierre – CEO firmy SoftProject odpowiedzialnej za integracje systemów ERP oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa. Wykładowca Akademii Altkom, specjalista w obszarze projektowania i audytu bezpieczeństwa systemów IT (Unix, Windows Server i SQL Server), wydajności baz danych, inżynierii programowania. Autor bloga technologicznego Soft-Project.
