Deadline’y, asap’y, walka z czasem… który event manager tego nie zna. Życie w niedoczasie to codzienność każdego organizatora wydarzeń. Nikogo przekonywać chyba nie trzeba do korzystania z narzędzi, które pozwalają zaoszczędzić choć kilka bezcennych chwil. Chociaż tyle, by starczyło na poranną kawę. A jeżeli istnieje narzędzie pozwalające oszczędzić nawet kilka godzin?
Poszukiwanie obiektu na konferencję, czy innego rodzaju wydarzenie, to zazwyczaj długotrwały i żmudny proces. Jednakże konieczny – właściwie dobrany obiekt to połowa sukcesu. Druga połowa to czynnik ludzki.
Równolegle z rozwojem branży eventowej w Polsce zaczęły pojawiać się systemy usprawniające wyszukiwanie obiektu. Celem tego typu serwisów jest budowanie baz hoteli, centrów kongresowych, restauracji, klubów oraz alternatywnych miejsc eventowych – profesjonalnej platformy, gdzie w jednym miejscu i bez potrzeby odwiedzania setek stron www znaleźć można dokładnie to, czego się szuka. Jednak organizatorzy często napotykają przeszkodę – z pozoru drobną, która jednak potrafi spowolnić cały proces. Oferta obiektu okazuje się zbyt ogólna, w związku z czym organizator na własną rękę uzupełnia brakujące informacje, kontaktując się bezpośrednio z hotelem czy centrum kongresowym.
Po wysłaniu zapytania do wybranych obiektów do organizatora spływają oferty, często niepełne, przygotowane według różnych wzorców, przez co uciążliwe do porównania. Rozwiązanie tego problemu znalazł Witold Janczyński, twórca systemu i jednocześnie prezes zarządu operatora platformy, tworząc platformę zakupu usług konferencyjno-eventowych – meeting.pl. Narzędzie pozwala nie tylko wyszukiwać czy porównywać oferty obiektów, ale również zakupić uszytą na miarę, wybraną ofertę. Autorski algorytm, na którym oparty został system meeting.pl daje niespotykane dotąd na polskim rynku możliwości.
Narzędzie łączy cechy wyszukiwarki obiektu, porównywarki cen z portalem rezerwacyjnym. Organizator w krótkim czasie może wygenerować zapytanie, w łatwy sposób porównać otrzymane oferty, a następnie zakupić tę, która spełnia jego wymagania. Specjalnie zaprojektowana aplikacja pozwala organizatorom wydarzeń jednocześnie i bez omyłkowo prowadzić wiele projektów, pozwalając znacznie zaoszczędzić czas i co najważniejsze – budżet. Przydatność i łatwość obsługi platformy meeting.pl potwierdza m.in. Kamila Kierzek, Marketing Programs Manager, Schneider Electric:
W mojej pracy system stał się już podstawą. To niespotykana dotąd oszczędność czasu. Samodzielnie mogę prowadzić równolegle nawet kilkanaście procesów. Otrzymaliśmy możliwość wyboru jednej z dwudziestu, a nawet trzydziestu ofert. Wcześniej wysyłaliśmy zapytania do maksymalnie siedmiu obiektów, ponieważ analiza odpowiedzi – każdej w innej formie – zajmowała długie godziny. Ponadto, z tego co widzę, w systemie cały czas pojawiają się nowe obiekty. Szczegółowy opis pozwala mi dokładnie zapoznać się z ich ofertą jeszcze przed wysłaniem zapytań. System oferuje także szereg praktycznych raportów, doskonałych nie tylko do analiz, ale także dla audytu. Dzięki temu mogę dokładniej zadbać o pozostałe szczegóły wydarzenia.
Z pewnością warto jest poszukiwać rozwiązań, które ułatwią nam pracę i pozwolą zaoszczędzić cenne minuty i godziny. Technologia jest naszym sprzymierzeńcem i ma naprawdę nieograniczone możliwości.
