Mijający rok był wyjątkowym doświadczeniem dla całej branży eventowej. Eventory podsumowuje 2020 rok

Czytasz właśnie artykuł z cyklu, w którym polskie startupy i firmy technologiczne, podsumowują 2020 rok. Jeśli chcesz przeczytać inne teksty z serii, zajrzyj tutaj.

Te firmy i agencje, które w jakimś zakresie wykorzystywały w tworzeniu eventów narzędzia online – odnalazły się szybciej. Dla wielu pozostałych zaczęła się gra z czasem. Po pierwsze, aby nauczyć się, jak robić eventy online. Po drugie, by wytłumaczyć swoim klientom, że to działa i nie trzeba wstrzymywać wszystkich firmowych spotkań i wydarzeń.

Krok przed wirusem

W Eventory mieliśmy to szczęście, że udało nam się uprzedzić pandemię. O ile bowiem Eventory było na początku oprogramowaniem do wspomagania eventów stacjonarnych, dosyć szybko udało nam się dostrzec ogromny potencjał drzemiący w wydarzeniach stricte online. Jeszcze przed wybuchem pandemii zakończyliśmy większość beta testów, co za tym idzie, Eventory było gotowe do zmierzenia się z nagłym, nieplanowanym przecież przeniesieniem wszelkich wydarzeń i spotkań do przestrzeni wirtualnej.

Nasz produkt to kompleksowe narzędzie do zarządzania eventami hybrydowymi. Jego funkcjonalności obejmują wszystkie etapy przygotowania, przeprowadzenia, ale także podsumowywania efektów danego wydarzenia, dzięki szerokim opcjom pozyskiwania danych o uczestnikach wydarzeń oraz zbierania i analizowania ich opinii na temat danego wydarzenia. Ale to nie wszystko – Eventory daje szerokie opcje budowania i zwiększania zaangażowania uczestników w dane wydarzenie, organizowania networkingu, rozmów 1 na 1 czy animowania czasu pomiędzy poszczególnymi elementami wydarzenia. To atrakcyjność tych elementów często decydowała o powodzeniu lub niepowodzeniu eventu stacjonarnego. Nie inaczej jest w sferze online, choć nie wszystkie firmy zdały sobie już z tego sprawę.

Mówić. Słuchać. Angażować

Początek pandemii i lockdown był czasem wysypu webinarów. Formy i organizacje to w nich znalazły szybkie rozwiązanie i zastępstwo dla wydarzeń i spotkań w realu. Tyle że webinar daje opcję komunikacji tylko w jedną stronę. Dla tych, którzy naprawdę chcieli angażować uczestników wydarzeń online, to narzędzie szybko wyczerpało swoje możliwości. Według naszych danych wewnętrznych, już na przełomie marca i kwietnia firmy zaczęły intensywnie szukać narzędzi, które pozwolą im dostarczać klientom i pracownikom nie tylko jednostronny przekaz, ale dać opcję komunikacji i wyrażania opinii, czyli zorganizować angażujące eventy online.

650 eventów Eventory

Od początku 2020 roku przeprowadziliśmy dla naszych klientów ponad 650 wydarzeń i spotkań online. Udział wzięło w nich ponad 35 000 uczestników. Nasze przychody są już ponad 33% wyższe, niż w analogicznym momencie ubiegłego roku. Na początku roku postawiliśmy na skoncentrowanie się na sektorze Enterprise i obecnie 100% naszych klientów pochodzi z tej branży. Po prawie 9-ciu miesiącach pracy i działalności w pandemii, widzimy obecnie dosyć dużą polaryzację na rynku w kwestii podejścia do eventów online. Wielu z naszych klientów trafiło do nas, gdyż są w pełni świadomi, jak duże znaczenie w budowaniu zaangażowania otoczenia rynkowego odgrywają eventy. I jak szalenie istotne jest znalezienie efektywnych narzędzi do przeprowadzania ich online. Z drugiej strony nadal mamy na rynku sporą grupę firm, które czekają na powrót normalności i przekładają w nieskończoność zaplanowane wydarzenia. To bardzo życzeniowa strategia, która może dla wielu z nich okazać się zgubna – straconego tak czasu nie sposób będzie nadrobić, a ich klienci mogą szybko odpłynąć gdzie indziej. Po letniej odwilży sanitarnej dało się zauważyć zwiększony optymizm na temat rychłego powrotu do normalności. To moim zdaniem sprawiło, że zbyt wiele firm nie przygotowało się do pesymistycznej wersji jesiennej sytuacji, nie opracowując planów “B” dla swoich planowanych stacjonarnych wydarzeń.

Nowy, ważny rynek

Jednym z najważniejszych dla nas punktów od chwili wybuchu pandemii była finalizacja umowy z japońskim partnerem – Indivision. Rozmowy z firmą zaczęliśmy jeszcze przed pandemią, ale w momencie jej nastania przyspieszyły one o jakieś 300%. Dla nas wejście na rynek japoński to nie tylko krok w międzynarodowej ekspansji. Japonia to kraj wybitnie scyfryzowany, który dla narzędzi takich jak Eventory jest nie tylko atrakcyjnym partnerem biznesowym, ale także wymarzonym wręcz benchmarkiem i idealnym punktem wyjścia do dalszego rozwoju naszego narzędzia  w krajach  azjatyckich.  Partnerstwo z Indivision opiera się nie tylko na pozyskaniu dedykowanych sales representatives. Od lipca mamy tam lokalnie własny zespół, którym zarządza doświadczony project manager. Oprócz działań stricte sprzedażowych testujemy także  i rozwijamy Eventory pod kątem oczekiwań bardzo świadomych i wymagających klientów japońskich. Cieszy nas, że nasze narzędzie już w pierwotnej jego wersji okazało się  realizować 95% zadań od niego oczekiwanych. Partnerstwo z takim rynkiem jak Japonia gwarantuje, że Eventory będą zawsze narzędziem z technologicznego top of the top.

What next?

Oczekiwania klientów względem eventów i ich efektów bardzo często w ogóle się nie zmieniły. Firmy oczekują, że agencje eventowe dostarczą im w online takich samych wydarzeń, jakie do tej pory dostarczały im stacjonarnie. Agencje zaś, bazując na swoich doświadczeniach i kompetencjach, próbują się w tej nowej rzeczywistości odnaleźć.

Osobiście uważam, że rok 2021 będzie rokiem eventów hybrydowych. Branża skupi na dokładniejszym zapoznaniu się z dostępnymi na rynku narzędziami i odrobi pracę domową z efektywnego ich wykorzystywania. A te finalnie mocno zyskają na znaczeniu, bo póki co ich możliwości są zbyt często niedoceniane i niewykorzystywane tak, jak powinny. Mówię tu o wykorzystywaniu możliwości zwiększania zasięgów takich wydarzeń czy łatwej do nich dostępności dla bardzo zróżnicowanych uczestników. Do tego dochodzi w końcu prawdziwa i realna cyfryzacja w tym obszarze, pozwalająca lepiej planować wydarzenia i zupełnie niezamierzony acz widoczny, efekt proekologiczny, bo w końcu nie trzeba drukować tysięcy tysięcy identyfikatorów, mapek, agend i zaproszeń. Mam nadzieje, ze to zostanie z nami na dłużej i nie wrócimy do czasu kiedy papier znów będzie podstawą wydarzenia.

Narzędzia takie jak Eventory dają bowiem opcję obsługi eventu online od początku do końca, a co więcej dostarczają wartościowych danych o samym evencie i jego uczestnikach. Danych, które firma może łatwo i szybko przeanalizować zadziałać na ich podstawie niemal od razu.

Wraz z poluzowaniem obostrzeń sanitarnych duża część firm będzie chciała stopniowo wracać do wydarzeń stacjonarnych. Jednakże nie mamy dziś pewności, jak do tej sytuacji odniosą się uczestnicy takich wydarzeń i czy ich obawy także będą się zmniejszać. Osobiście uważam, że jeśli eventy wrócą do rzeczywistości, to znaczna część ludzi nadal będzie wolała wybrać opcję spotkania się online. Dlatego właśnie prognozuję rosnącą rolę wydarzeń hybrydowych. Jednakże by były one wartościowe, jakościowe, efektywne, a co za tym idzie miały one sens i przynosiły wszystkim stronom korzyści, muszą być przeprowadzane i adaptowane w świecie rzeczywistym umiejętnie i za pomocą odpowiednich narzędzi.

–

Autor: Andrzej Targosz, CEO Eventory.