Możemy efektywnie pracować umysłowo tylko 4-5 godzin w ciągu dnia. Potem nasza produktywność spada – dr Julia Kołodko

Dodane: 09.08.2022

Kasia Krogulec Kasia Krogulec

Możemy efektywnie pracować umysłowo tylko 4-5 godzin w ciągu dnia. Potem nasza produktywność spada – dr Julia Kołodko

Udostępnij:

– Badania behawioralne pokazują, że gdy myślimy o sobie w przyszłości, to nie czujemy związku emocjonalnego z tą wersją siebie. Julia w przyszłości jest dla mnie tak samo obca jak obca osoba. Nie dziwne więc, że nie chcemy robić rzeczy dla tych ”przyszłych ja”, tylko wybieramy to, co jest korzystne dla nas teraz – mówi dr Julia Kołodko, doradca i trener w obszarach nauk behawioralnych.

Czym jest ekonomia behawioralna?

dr Julia Kołodko: Ekonomia behawioralna to dziedzina nauki łącząca ekonomię i psychologię, która zajmuje się studiowaniem tego, jak ludzie naprawdę podejmują decyzje. Ekonomiści behawioralni badają i próbują zrozumieć, jakie nieświadome procesy decyzyjne i błędy poznawcze (potocznie zwane pułapkami myślenia) wpływają na nasze decyzje i jak możemy je wykorzystać do zmiany zachowania ludzi na lepsze.

Czy wiedza ta wykorzystywana jest tylko do pozytywnych zmian?

dr Julia Kołodko: Ekonomia behawioralna to pewna wiedza, modele i narzędzia, które można wykorzystać w różnoraki sposób. To już od osoby korzystającej z tej wiedzy – z jej wartości i intencji – zależy, co z nią zrobi… Z mojego doświadczenia wynika, że większość osób decydujących się na studiowanie nauk behawioralnych ma dobre intencje i wykorzystuje tę wiedzę do celów prospołecznych, ale, jak wszędzie, pewnie zdarzają się wyjątki od reguły. Porównałabym to do innych działań biznesowych mających na celu wpływ na zachowania ludzi, np. do działań marketingowych. Wiele firm ma dobro konsumentów na uwadze, ale zdarzają się też takie, które próbują sprzedać nam produkty, które obiektywnie nie są dla nas dobre.

Czy „projektowanie nawyków” jest tym samym co „zmiana nawyków”?

dr Julia Kołodko: Projektowanie nawyków jest jednym ze sposobów ich zmieniania. W kontekście nauk behawioralnych, używa się określenia „projektowanie nawyków”, gdy jedna osoba – tzw. projektant decyzji, czyli ekonomista behawioralny, marketer czy HR-owiec – podejmuje działania mające na celu zmianę zachowania innych ludzi. Można jednak też samemu zmieniać swoje nawyki i wtedy często robimy to bez pomocy ”projektanta nawyków”.

Co jest naszym największym problemem przy tworzeniu dobrych nawyków?

dr Julia Kołodko: Nagminnym problemem jest brak motywacji i odkładanie rzeczy na później. Kto z nas nie powiedział kiedyś: „Zrobię to jutro” albo „Zacznę od poniedziałku”. Za brakiem motywacji stoi jedna kluczowa pułapka myślenia, jaką jest dyskontowanie przyszłości (ang. time discouting). Mówiąc najprościej polega ono na tym, że bardziej cenimy to, co mamy tu i teraz, niż to, co możemy mieć w przyszłości.

Wiele znaczących problemów społecznych jest spowodowanych dyskontowaniem przyszłości – to, że nie oszczędzamy pieniędzy na czarną godzinę czy emeryturę, że za dużo jemy, że za mało ćwiczymy, czy że nie dbamy o środowisko naturalne. Każdy problem zbyt niskiej motywacji jest problemem dyskontowania przyszłości.

Każde zachowanie wiąże się z jakimiś kosztami i niesie ze sobą jakieś korzyści. Na przykład, jeśli zdecyduję się zjeść pizzę na kolację, korzyścią jest pyszne jedzenie, ale kosztem jest porzucenie diety. Jeśli natomiast zdecyduję się zjeść sałatkę, to korzyścią jest zdrowsze jedzenie, ale kosztem jest kolacja, która będzie mi (być może) mniej smakować.

Podejmując decyzje – często nieświadomie – dokonujemy takiej analizy kosztów i korzyści. Problem w tym, że jest bardzo dużo zachowań, w przypadku których musimy ponieść koszty „tu i teraz”, aby otrzymać korzyści w przyszłości. Ponieważ przyszłość ma dla nas mniejsze znaczenie niż teraźniejszość, mamy tendencję do wybierania rzeczy, które niosą korzyści już dziś, a nie tych, które wymagają od nas poniesienia dziś kosztów, w celu uzyskania większych korzyści za jakiś czas.

Badania behawioralne wręcz pokazują, że gdy myślimy o sobie w przyszłości, to nie czujemy związku emocjonalnego z tą wersją siebie. Julia w przyszłości jest dla mnie tak samo obca jak obca osoba. Nie dziwne więc, że nie chcemy robić rzeczy dla tych ”przyszłych ja”, tylko wybieramy to, co jest korzystne dla nas teraz. Po co poświęcać się dla ”obcej” osoby.

Jak zatem zabrać się za zmianę nawyków?

dr Julia Kołodko: Pierwszym krokiem jest odpowiednie sformułowanie celu, jaki chcemy osiągnąć. Odpowiednio sformułowany cel to taki, który mówi naszej podświadomości, co, kiedy i jak dokładnie ma zrobić. Na przykład, jeśli moim celem jest schudnąć, to nie wystarczy, że ustalę cel SMART: „Schudnę 5 kg do następnych urodzin.” Tak postawiony cel nie mówi naszej podświadomości nic o tym, co ma zrobić. Gdy będę przeglądać menu w restauracji, lub gdy będę kończyć pracę i będę mieć kilka godzin wolnego, za każdym razem będę musiała się zastanowić, co mam w danej chwili zrobić. Czy coś przekąsić czy raczej wybrać aktywność fizyczną? Jeśli przypadnie pora posiłku – co konkretnie zjem?

Odpowiednio sformułowany cel mówi o zachowaniach. Jest on pozytywnie ujęty, czyli mówi o tym, co chcemy robić, a nie o tym, czego nie chcemy robić. Odpowiada on na pytania: Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Jak często? Z kim? Jeśli chcę schudnąć 5 kg do swoich następnych urodzin, to celem może być na przykład „Cztery razy w tygodniu, w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki będę po pracy jeździć na siłownię i robić 30-minutowy trening siłowy” lub „Sześć dni w tygodniu, od poniedziałku do soboty, będę jeść tylko produkty niskowęglowodanowe.”

Tak ujęte cele nie wymagają od nas myślenia i podejmowania za każdym razem decyzji, co robić. Jest to ważne, gdyż te pozornie małe decyzje są wbrew pozorom istotnym obciążeniem mentalnym dla naszego umysłu. Im więcej musimy ich podjąć, tym większa szansa, że porzucimy dążenie do naszych celów. Łatwiej jest wówczas wpaść w paraliż decyzyjny lub negocjować samym z sobą, że może dzisiaj jednak nie musimy ćwiczyć i szukać argumentów za tym, że możemy zjeść pizzę na kolację.

Ponadto tak ujęte cele są bardziej zależne od nas. Nie mam pewności, czy jeśli będę stosować odpowiednią dietę i będę odpowiednio ćwiczyć, to na pewno schudnę 5 kg. Natomiast ode mnie zależy, czy cztery razy w tygodniu będę ćwiczyć i co będę jeść. To daje nam poczucie sprawczości i własnej skuteczności (ang. self-efficacy), które wiemy, że pozytywnie wpływają na motywację.

Gdy już odpowiednio określimy cel, następnym krokiem jest wykorzystanie architektury wyboru, aby pomóc sobie w jego realizacji. Warto wtedy usunąć wszystkie możliwe bariery, jakie stoją na przeszkodzie do pożądanego zachowania oraz zastanowić się, co stoi na przeszkodzie do osiągnięcia celu i co by pomogło w jego osiągnięciu. A następnie wdrożyć te zmiany. Trzymając się naszego przykładu o chudnięciu, może jest to świadoma eliminacja wszystkich słodyczy i niezdrowych przekąsek z domu, przygotowanie jedzenia do pracy i spakowanie torby na siłownię dzień wcześniej. Warto także wykorzystać tzw. kontekst społeczny, czyli innych ludzi. Robienie czegoś z innymi – np. wspólne chodzenie na siłownię lub opracowanie formy rywalizacji, modnego dziś ”challengu” – jest jednym ze skuteczniejszych sposobów na zwiększenie motywacji.

Warto też pamiętać, że umysł ludzki ma tendencję do podchodzenia do realizacji celów w sposób biało-czarny: albo robię coś na 100%, albo w ogóle. Jeśli chcemy schudnąć, to stawiamy sobie za cel ćwiczenie pięć lub sześć razy w tygodniu po 90 minut i zakładamy, że będziemy jeść tylko kurczaka gotowanego na parze z brukselką albo sałatą. Przejaskrawiam tu odrobinę, ale pewnie każdy z własnego doświadczenia wie, o czym mówię. Co ważne, gdy planu nie uda się zrealizować w 100% (a komu z nas zawsze to się udaje?), nasz umysł uznaje, że zawaliliśmy sprawę i porzuca cel. Jest nawet pułapka myślenia, która o tym mówi, tzw. efekt to diabła z tym (ang. what-the-hell effect).

Efektywne budowanie nawyków opiera się o zasadę małych kroków. Fajnym sposobem jest spojrzenie na nasze życie w następujący sposób: Co możesz zrobić teraz, aby na koniec tego tygodnia być o 1% bliżej tego, na czym Ci naprawdę w życiu zależy? Na przykład, co możesz zrobić dzisiaj i w tym tygodniu, aby być o 1% szczęśliwszym?

Dużo osób ma problem z odpoczynkiem i regeneracją. Czy do tego też powinniśmy podchodzić w ten sam sposób i z góry planować czas wolny?

dr Julia Kołodko: Badania naukowe są jednoznaczne w tym temacie: odpoczynek, sen, czas spędzony w przyrodzie i z innymi pozytywnie wpływają na naszą produktywność, nie wspominając już o ogólnym dobrostanie. Kultura „no pain, no gain” jest toksyczna i wbrew temu, co się wielu pracoholikom wydaje, długoterminowo nie prowadzi do lepszych efektów bez znaczącego negatywnego wpływu na zdrowie.

Dlatego, jeśli odpoczywanie i regeneracja nie przychodzą nam łatwo i naturalnie (a mało komu przychodzą…) warto zrobić z nich świadome cele. Każdy musi sam odpowiedzieć sobie na pytanie: Co mnie tak naprawdę relaksuje i regeneruje? Dla jednych będzie to sport, dla innych wyjście do filharmonii a dla jeszcze innych zabawa z dzieckiem. By sobie pomóc można zatem określić cele behawioralne, czyli w formie konkretnych zachowań, aby wiedzieć, co, kiedy, jak i gdzie chcemy robić.

Problem w tym, że czasami intuicja nas zawodzi i nie wiemy, czego tak naprawdę potrzebujemy. Wydaje nam się, że leżenie na kanapie i oglądanie Netflixa na telefonie nas relaksuje, ale patrzenie się w ekran (w który i tak patrzymy przez większość dnia), to nie to samo co ruch, świeże powietrze, medytacja, czas spędzony w przyrodzie czy z najbliższymi. Są niezliczone badania naukowe potwierdzające, że m.in. te metody są efektywnym sposobem na zrelaksowanie się, warto im zaufać.

Co jeszcze możemy zrobić, aby zwiększyć swoją produktywność?

dr Julia Kołodko: Tutaj też jest kilka istotnych wniosków z badań naukowych. Okazuje się, że najlepszym sposobem na utrzymanie wysokiej koncentracji w ciągu dnia jest pracowanie „interwałami”, czyli podzielenie czasu pracy na okresy pracy przeplatane przerwami. Nasz mózg nie umie utrzymać koncentracji w nieskończoność. Badania sugerują, że najdłużej, średnio utrzymujemy koncentrację, gdy pracujemy w interwałach po 56 minut, pomiędzy którymi robimy 12-minutowe przerwy. Warto zacząć od tego i na podstawie obserwacji i doświadczenia zmodyfikować długość tych interwałów obserwując siebie. Ja na przykład odkryłam, że najlepiej mi się pracuje przez 75 minut pracy, ale potem korzystam z 15-minutowej przerwy.

Kolejny wniosek płynący z badań jest taki, że nasz mózg nie jest w stanie efektywnie pracować dłużej niż cztery, pięć godzin w ciągu dnia. Dla mnie osobiście, był to ciężki do zaakceptowania fakt (śmiech). Pamiętam, że gdy odeszłam z pracy w korporacji i zaczęłam przygotowywać swoją pracę doktorską, byłam przyzwyczajona, że „dzień pracy” trwa co najmniej osiem godzin. Jakaż była moja frustracja, gdy każdego dnia około 12-13, zaczynałam mieć pustkę w głowie i nie byłam w stanie napisać sensownego zdania. Zajęło mi prawie dwa lata walki ze sobą, aby zrozumieć, że tego typu praca – praca czysto umysłowa – to co innego niż praca, którą miałam w korporacji, gdzie część dnia opracowywałam strategię, ale resztę czasu spędzałam na spotkaniach, rozmowach, odpisywaniu na maile i załatwianiu spraw.

Badania to potwierdzają: Nie da się pracować aktywnie umysłowo więcej niż cztery, pięć godzin w ciągu dnia. Jeśli chcesz być naprawdę efektywny, zaplanuj dzień pracy tak, aby praca umysłowa zajmowała cztery do pięciu godzin. Resztę czasu poświęć na zadania związane z koordynacją, logistyką, networkingiem i inne, które nie są pracą stricte umysłową.

Czy są jakieś zachowania, których nie możemy zmienić?

dr Julia Kołodko: Mam takie podejście, że wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z ludźmi, możemy stosować wiedzę płynącą z nauk behawioralnych i że zawsze możemy i warto nad sobą pracować. Zatem w pewnym sensie można zmienić wszystko. Natomiast „wszystko” nie oznacza, że w pełni rozwiążemy wszystkie problemy ludzkości, czy też osobiste.

Na przykład, rzeczy takie jak samokontrola, koncentracja czy poczucie szczęścia i spełnienia są częściowo uwarunkowane genetycznie. Badania sugerują, że nasz poziom szczęścia jest w 60-70% uwarunkowany genetycznie. Zatem, jeśli jestem jedną z osób, która przegrała loterię genetyczną i mam tendencje do depresji, to nie stanę się nagle najszczęśliwszą osobą świata. Natomiast oznacza to, że 30-40% mojego szczęścia jest efektem środowiska, w jakim dorastałam i jakim się obecnie otaczam i z tym już możemy coś zrobić.

Jakie szkodliwe im samym zachowania są dominujące u startupowców?

dr Julia Kołodko: Ciężko mi generalizować, ale pewnie jedną z cech łączącą startupowców jest to, że ich praca wywodzi się z emocji i pasji. Znaleźli coś, co sami bardzo lubią albo co uważają za ważne, potrzebne i postanowili poświęcić temu życie i zbudować coś fajnego. Takie osoby są pasjonatami, więc mogą mieć tendencję do podejmowania decyzji na podstawie emocji i intuicji, a nie analizy i wyliczeń. Takie podejście do życia i pracy może prowadzić do nadmiernego optymizmu. Dotyczy to nie tylko startupowców, ale też wszystkich innych przedsiębiorców. Badania pokazują, że pomimo tego, iż np. w USA 50% biznesów bankrutuje po pięciu latach, mało który z nowych przedsiębiorców uważa, że jego biznes odniesie porażkę i wypierają te statystyki.

Jeśli w coś wierzymy, to (nieświadomie) tak filtrujemy dochodzące do nas informacje, że zwracamy uwagę przede wszystkim na informacje, które popierają nasze zdanie. Nawet nie zauważamy informacji, które są sprzeczne z naszym sposobem myślenia. Ta pułapka myślenia nazywa się błędem potwierdzania (ang. confirmation bias) i dotyczy każdego z nas, nie tylko startupowców.

Co z tym huraoptymizmem zrobić?

dr Julia Kołodko: Tutaj z pomocą może przyjść pewien sposób patrzenia na sprawy, który wywodzi się z teorii psychologicznej zwanej teorią poziomów mentalnych (ang. construal level theory). Idea jest bardzo prosta, a wręcz oczywista: zależnie od tego, czy coś nam jest bliskie czy dalekie, inaczej na to patrzymy. Aby to lepiej zobrazować, użyję metafory: gdy patrzymy na las z daleka, to widzimy po prostu las. Brązowe pnie na dole, zielone korony na górze. To jest tzw. wysoki poziom mentalny. Gdy się do tego lasu zbliżymy, to zaczyna on wyglądać inaczej. Widzimy poszczególne drzewa, a następnie szczegóły takie jak fakturę kory na pniach, rodzaje liści czy igieł na drzewach. To jest tzw. niski poziom mentalny.

Podobny mechanizm ma miejsce, gdy myślimy o rzeczach, które są nam bliskie versus dalekie psychologicznie. Gdy mamy jakąś wizję, to patrzymy na nią z poziomu wysokiego, czyli skupiamy się na ogóle, na tym co i dlaczego chcemy osiągnąć. Ignorujemy poziom niski, czyli szczegóły takie jak logistyka, co dokładnie trzeba zrobić i jak będzie wyglądała nasza codzienność. Startupowcy, którzy mają wizję, nie zawsze myślą o tym, jak dokładnie będzie wyglądało ich życie, kiedy np. uda im się wyskalować biznes. Gdy będą musieli zatrudnić więcej pracowników, którzy nie będą tak samo zmotywowani jak oni. Gdy ich praca przestanie bezpośrednio dotyczyć pasji, jaką mają, a zacznie być zarządzaniem ludźmi i finansami.

Warto przed podjęciem ważnej decyzji zrobić ćwiczenie polegające na spojrzeniu na sprawy z obu poziomów – wysokiego i niskiego. Jak to zrobić? Na przykład, zadając sobie trzy razy pogłębiające pytanie “Dlaczego?” (poziom wysoki) oraz trzy razy pogłębiające temat pytanie “Jak?” (poziom niski). Na przykład: “Dlaczego chcę zebrać więcej finansowania? Bo chcę uruchomić dodatkowe funkcjonalności w mojej aplikacji. Dlaczego chcę uruchomić dodatkowe funkcjonalności w mojej aplikacji? Bo…” I tak trzy razy (albo pięć, jeśli trzy nie wystarczy). To ćwiczenie pomaga zrozumieć, jakie prawdziwe motywacje i wartości stoją za naszymi decyzjami, dzięki czemu możemy lepiej zrozumieć, czego tak naprawdę chcemy.

Analogicznie, zadajmy sobie trzy razy pytanie „Jak?”, aby lepiej zrozumieć, co konkretnie musimy zrobić i jak będzie wyglądało nasze życie, jeśli zdecydujemy się na krok, który rozważamy. ”Jak zdobędę więcej finansowania? Poprzez…” I tak dalej.

Podejmujmy decyzje i stawiajmy kolejne kroki po tym, gdy stworzymy wizję oraz zrozumiemy realia. W przeciwnym razie może być tak, że obudzimy się któregoś dnia zdając sobie sprawę z tego, że to, co mamy, nie jest tym, czego chcieliśmy.

 

dr Julia Kołodko – doktor nauk behawioralnych, magister psychologii, coach. Ekspertka w wyjaśnianiu podłoża podejmowanych przez nas decyzji. Ex-marketingowiec.