Na jakim etapie zacząć pisać regulamin?
Na etapie tworzenia usługi, opracowywania procesów i schematów działania oraz modelu biznesowego powinna zostać wykonana wspólnie z prawnikiem ocena zgodności. Najprościej mówiąc prawnik powinien przeanalizować jaką usługę chcesz sprzedawać oraz podpowiedzieć w jaki sposób możesz to zrobić zgodnie z prawem i przy okazji dobrze jeśli zwróci uwagę też jak możesz pewne procesy zoptymalizować albo co należy poprawić. Często zdarza się, że przedsiębiorcy zapominają o checkboxach czy funkcjonalnościach, które są niezbędne. Przykładowo usługodawca musi drogą elektroniczną niezwłocznie potwierdzić odbiór zamówienia usługobiorcy (np. poprzez notyfikację w aplikacji czy niekiedy wręcz e‐mail gdy należy dostarczyć informacje na trwałym nośniku).
Regulamin piszemy tak naprawdę na końcu gdy już sprawdzimy jak usługa działa, przetestujemy ją i ewentualnie poprosimy o dostosowanie do wymagań prawnych. Od momentu powstania koncepcji, poprzez projektowanie i wdrażanie przez programistów, prawnik sprawdza czy założenia i wykonanie e‐usługi są zgodne z prawem i wtedy kilka chwil zajmuje opisanie tego w regulamin czyli warunki świadczenia usługi.
Inaczej trzeba podejść do regulaminu prostego sklepu internetowego, a inaczej do innowacyjnej usługi. Niezależnie jednak od tego czy mówimy o pierwszym czy drugim przypadku zawsze należy najpierw sprawdzić jak działa usługa, sprawdzić jak wygląda proces złożenia i realizacji zamówienia i w razie potrzeby go dostosować, a dopiero potem napisać regulamin.
Gdzie umieścić regulamin?
Regulamin powinien być umieszczony w widocznym, łatwo dostępnym miejscu dla potencjalnego klienta. Ważne jest by miał możliwość się z nim zapoznać każdy. Zarówno klient jak i ten, który dopiero rozważa czy skorzystać z naszych usług.
Zwykle dokumenty prawne umieszcza się na dole strony, w stopce. Są one dostępne w formacie html i otwierają się najczęściej jako nowa zakładka. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby umieścić regulamin w formacie .pdf. Pamiętajmy jednak, że dokument powinien być napisany w sposób wyraźny, jednoznaczny i powinien być bezpośrednio dostępny poprzez system teleinformatyczny, którym posługuje się usługobiorca. Jeśli zatem chcemy wyświetlać plik .pdf czy jakikolwiek inny należy liczyć się z tym, że klient może się z nim nie zapoznać jeśli nie będzie miał odpowiedniego programu pozwalającego go odczytać na swoim urządzeniu. Samo napisanie, że dokument należy otworzyć przy pomocy programu, który można pobrać ze strony x bądź bezpośrednio po kliknięciu nie jest skuteczne do tego by uznać, że usługobiorca zapoznał się z dokumentem. Umieszczajmy regulamin na dole strony jako odnośnik do strony w formacie .html tak by każdy użytkownik Internetu mógł się z nim zapoznać.
Czy trzeba umieszczać przycisk „Akceptuję”?
Regulamin jest wzorcem umownym, który pozwala na zawarcie umowy pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą. Zawarcie tej umowy może nastąpić wyłączenie na żądanie usługobiorcy, które wyrażane jest poprzez złożenie przez niego oświadczenia woli w tym zakresie. W jaki sposób następuje to złożenie oświadczenia woli? Poprzez kliknięcie checkboxa, z którego jasno wynika o jaką usługę i na co godzi się klient.
Przykład: Akceptuję Regulamin i nie wnoszę zastrzeżeń.
Przy czym „Regulamin” powinien być linkiem odsyłającym do strony gdzie znajduje się jego treść.
Czy trzeba mieć regulamin jeśli usługa jest bezpłatna?
Co do zasady każda usługa powinna mieć odpłatny charakter. Są jednak przecież takie usługi, które są bezpłatne. Zaliczyć do nich można chociażby darmowe aplikacje czy serwisy społecznościowe. Pamiętajmy, że jeżeli tylko usługa spełnia cechy usługi świadczonej drogą elektroniczną (3 cechy opisane we wstępie) to powinna mieć regulamin jeśli nie regulujemy stosunku prawnego umową podpisywaną w formie papierowej. Nie ma znaczenia czy jest to usługa odpłatna czy bezpłatna dla usługobiorców.
Na marginesie warto pamiętać, że jeśli z e‐usługi czerpiemy korzyści finansowe bo np. zarabiamy na reklamach w serwisie czy aplikacji to powinniśmy zarejestrować działalność gospodarczą.
Co to jest trwały nośnik?
Trwały nośnik to pojęcie, które wprowadzone zostało dla zwiększenia pewności w obrocie z udziałem konsumentów.
Ustawodawca wprowadził obowiązek utrwalania określonych czynności dokonywanych z udziałem konsumenta na trwałym nośniku (chodzi o to, aby przedsiębiorca nie mógł jednostronnie wprowadzać zmian, by konsument mógł przechowywać informacje tak długo, jak jest to dla niego konieczne w celu ochrony swoich interesów wynikających ze stosunków łączących go z przedsiębiorcą). Za trwały nośnik będzie można uznać np. pocztę elektroniczną, papier, pamięć USB, płyty CD‐ROM, DVD, karty pamięci lub dyski twarde komputerów. Będzie to jednak każdy materiał lub narzędzie umożliwiające konsumentowi jak i przedsiębiorcy przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci.
Za pomocą trwałego nośnika jesteś zobowiązany jako przedsiębiorca:
- przekazać konsumentowi potwierdzenie zawarcia umowy na odległość (drogą elektroniczną) w rozsądnym czasie po jej zawarciu, ale najpóźniej w chwili dostarczenia rzeczy lub przed rozpoczęciem świadczenia e‐usługi,
- przesłać konsumentowi potwierdzenie otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy złożonego drogą elektroniczną przy wykorzystaniu wzoru ustawowego formularza albo złożenia oświadczenia na stronie internetowej (uwaga: wyłącznie jeżeli dopuszczasz możliwość złożenia oświadczenia o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną),
- wydać dokument gwarancyjny za każdym razem gdy zażąda tego uprawniony z gwarancji.
W przypadku gdy świadczysz e‐usługi finansowe będziesz zobowiązany do przekazania konsumentowi większej ilości informacji. Prawo polskie w ustawie o prawach konsumenta przewiduje np. konieczność poinformowania o:
1. imieniu i nazwisku (nazwie), adresie zamieszkania (siedziby) przedsiębiorcy, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą przedsiębiorcy, a także numerze, pod którym przedsiębiorca został zarejestrowany, a w przypadku gdy działalność przedsiębiorcy wymaga uzyskania zezwolenia – danych dotyczących instytucji udzielającej zezwolenia;
2. imieniu i nazwisku (nazwie), adresie zamieszkania (siedziby) w Rzeczypospolitej Polskiej przedstawiciela przedsiębiorcy, o ile taki występuje;
3. imieniu i nazwisku (nazwie), adresie zamieszkania (siedziby) podmiotu innego niżprzedsiębiorca świadczący usługi finansowe na odległość, w tym operatora środków porozumiewania się na odległość, oraz charakterze, w jakim podmiot ten występuje wobec konsumenta i tego przedsiębiorcy;
4. istotnych właściwościach świadczenia i jego przedmiotu;
5) cenie lub wynagrodzeniu obejmujących wszystkie ich składniki, w tym opłaty i podatki, a w przypadku niemożności określenia dokładnej ceny lub wynagrodzenia – podstawie obliczenia ceny lub wynagrodzenia umożliwiającej konsumentowi dokonanie ich weryfikacji;
6. ryzyku związanym z usługą finansową, jeżeli wynika ono z jej szczególnych cech lub charakteru czynności, które mają być wykonane lub jeżeli cena bądź wynagrodzenie zależą wyłącznie od ruchu cen na rynku finansowym;
7. zasadach zapłaty ceny lub wynagrodzenia;
8. kosztach oraz terminie i sposobie świadczenia usługi;
9. prawie oraz sposobie odstąpienia od umowy, o którym mowa w art. 40 ust. 1 i 2, albo wskazaniu, że prawo takie nie przysługuje, oraz wysokości ceny lub wynagrodzenia, które konsument jest obowiązany zapłacić w przypadku określonym w art. 40 ust. 4;
10. dodatkowych kosztach ponoszonych przez konsumenta wynikających z korzystania ze środków porozumiewania się na odległość, jeżeli mogą one wystąpić;
11. terminie, w jakim oferta lub informacja o cenie lub wynagrodzeniu mają charakter wiążący;
12. minimalnym okresie, na jaki ma być zawarta umowa o świadczenia ciągłe lub okresowe;
13. miejscu i sposobie składania reklamacji;
14. możliwości pozasądowego rozstrzygania sporów wynikających z umowy;
15. prawie wypowiedzenia umowy, o którym mowa w art. 42, oraz skutkach tego wypowiedzenia, w tym karach umownych;
16. istnieniu funduszu gwarancyjnego lub innych systemów gwarancyjnych, jeżeli takie istnieją;
17. języku stosowanym w relacjach przedsiębiorcy z konsumentem;
18. prawie właściwym państwa, które stanowi podstawę dla stosunków przedsiębiorcy z konsumentem przed zawarciem umowy na odległość oraz prawie właściwym do zawarcia i wykonania umowy;
19. sądzie właściwym do rozstrzygania sporów związanych z wykonywaniem umowy; utrwalonych na papierze lub innym trwałym nośniku dostępnym dla konsumenta, przed zawarciem umowy, a gdy umowa jest na życzenie konsumenta zawierana z zastosowaniem środka porozumiewania się na odległość, który na to nie pozwala – niezwłocznie po jej zawarciu.
–
Przeczytałeś właśnie fragment ebooka pt. „Regulamin w e‐biznesie. 20 pytań i odpowiedzi„, którego autorką jest Beata Marek, a dytrybutorem PayLane. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia regulaminów, pobierz ebooka za darmo z poziomu tej strony.
–
Beata Marek
IT&IP Lawyer, cyberlaw.pl
Analizuję innowacje e-usług i możliwości ochrony. Łączę biznes z prawem i bezpieczeństwem teleinformatycznym. Pomagam zyskać przewagę na rynku projektom internetowym i firmom technologicznym. Masz pytania? Pisz śmiało: [email protected].
