Narzędzia (nie tylko) dla Project Managera

W tym artykule postaram się przybliżyć zestaw narzędzi, które pomogą w profesjonalnym zarządzaniu projektami. Podzieliłem je według kluczowych obszarów pracy project managera:

• planowanie
• kontrola zadań
• komunikacja

Użycie odpowiednich narzędzi, w każdym z tych 3 obszarów, wpłynie pozytywnie na organizację pracy, pozwoli uniknąć typowych problemów i zwiększy szansę na sukces projektu. Dodatkowo, przyczyni się do zwiększenia komfortu pracy i zdecydowanie ułatwi prowadzenie projektów.

1. Planowanie

Dobre planowanie to fundament każdego projektu. Oto jakich narzędzi może użyć project manager, aby dobrze zaplanować swoją pracę.

Pakiet biurowy

W wielu projektach PM jest odpowiedzialny za przygotowanie specyfikacji, analiz, harmonogramu i tym podobnych dokumentów. Chcąc produktywnie stworzyć takie materiały, koniecznym okazuje się wybór sprawdzonego pakietu biurowego. Podstawowe wyposażenie popularnych pakietów (Edytor tekstowy, Arkusz kalkulacyjny, Program do prezentacji) w zupełności sprawdzi się w typowych sytuacjach. Jeżeli chodzi o mój osobisty wybór pakietu biurowego, w ostatnim czasie przekonałem się do oprogramowania Google. Oprócz wszystkich niezbędnych funkcji, Dokumenty Google wyróżniają się łatwym udostępnianiem i przechowywaniem plików w chmurze. Daje to możliwość współpracowania wielu osób przy jednym dokumencie oraz chroni przed utratą danych na komputerze.

Kalendarz książkowy

Do planowania własnych zadań na najbliższe dni wykorzystuję kalendarz książkowy. Szczerze mówiąc, przed rozpoczęciem pracy w obecnej firmie nie miałem w zwyczaju korzystać z tego typu kalendarzy. Wystarczyło kilka tygodni, abym czuł się bez tego narzędzia jak bez reki. To obowiązkowy przedmiot na moim biurku i nieoceniony element każdego spotkania. W moim kalendarzu zapisuję terminy spotkań oraz zadania na najbliższe dni. Podczas spotkań wykorzystuje go również do notowania kluczowych ustaleń.

Kalendarz online

Ciężko byłoby planować długoterminowo bez używania kalendarza. A kiedy w grę wchodzą również spotkania i konieczności rezerwowania pomieszczeń firmowych, wówczas niezbędny okazuje się kalendarz online. Dzięki temu wiele osób jednocześnie może planować terminy i wydarzenia, unikając takich wpadek jak zaplanowanie dwóch różnych spotkań w tym samym czasie i sali. Mój zespół wykorzystuje kalendarz dostępny w Zimbrze, czyli używanej przez nas skrzynce pocztowej. Pozwala on na tworzenie wielu kalendarzy oraz współdzieleniu ich. Każdy nowy termin dodany do współdzielonego kalendarza jest widoczny dla wszystkich użytkowników, dzięki czemu łatwo idzie uniknąć rezerwowania tych samych pomieszczeń.

Notatnik

Częste notowanie to jeden z pożytecznych zwyczajów project managera. Notatek dokonujemy podczas rozmów z klientami i developerami jak również podczas dokonywania analiz czy szkiców. Osobiście w tym celu wykorzystuję darmowy Evernote. Kluczowymi zaletami tego programu są jego dostępność na różnych platformach i urządzeniach (desktop, smartfon, przeglądarka) oraz zapisywanie notatek w chmurze. Notatki są automatycznie synchronizowane, dzięki czemu nie muszę się martwić ich utratą. Mogę stworzyć notatkę na komputerze, edytować ja na smartfonie, a potem skorzystać z niej w przeglądarce na innym komputerze. Dzięki wygodnej wyszukiwarce można łatwo poszukać starych notatek, a opcja tworzenia kategorii i nadawania znaczników pozwala na ich uporządkowanie.

2. Kontrola zadań

Przy dużej liczbie pracowników i projektów, systemy do kontroli zadań wprost ratują nas przed chaosem.

System zarządzania projektami

Istnieje na rynku wiele bardzo dobrych programów do zarządzania projektami. My z powodzeniem używamy Redmine. To popularne rozwiązanie open-source idealnie wpasowuje się w nasze potrzeby. Oto aspekty, które usprawnia nam Redmine:

• przydzielanie zadań do określonych osób,
• kontrola czasu spędzonego nad projektami,
• łatwe generowanie raportów,
• wygodne tworzenie ‘wiki’ projektu,
• kategoryzacja zadań.

Rozpoczynając pracę z nowym klientem niezwłocznie zakładamy odpowiedni projekt w Redmine. Przydzielamy w nim dostęp dla wszystkich członków zespołu, a w przypadku umów Time & Material udzielamy dostępu również naszym klientom. Uzupełniamy następnie wiki projektu, które powinno zawierać wszelkie informacje dotyczące designu, wymagania technologiczne, linki oraz pliki źródłowe. Dzięki temu każda osoba pracująca przy projekcie ma łatwy dostęp do kluczowych danych. Następnie project manager tworzy taski i przedziela je do odpowiednich osób. Członkowie zespołu oznaczają wykonane zadania oraz raportują czas pracy.

Szczerze mówiąc, Redmine to jedna z najczęściej wykorzystywanych przez nas aplikacji, która pozwala utrzymać pracę nad projektami w ryzach.

System zarządzania designem

Ważnym etapem wielu prowadzonych przez nas projektów jest przygotowanie szablonów graficznych. Typowy projekt zawiera kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt designów. Zakładając, że klienci zazwyczaj chcą wprowadzić jakieś poprawki, bez odpowiedniego oprogramowania ciężko byłoby tym wszystkim zarządzać. Rozwiązaniem tej sytuacji okazał się InVision. Jest to system, dzięki któremu w jednym miejscu znajdują się wszystkie nasze designy podzielone na projekty. Invision pozwala na następujące akcje:

• dodawanie komentarzy przypiętych do projektu graficznego,
• zarządzanie statusem designów (Kanban board),
• oznaczanie statusu wykonania zadań,
• umożliwianie łatwego przedstawiania szablonu klientom,
• łatwy dostęp do projektu graficznego dla koderów.

3. Komunikacja

Każdy doświadczony Project Manager zna wartość sprawnej i dobrej komunikacji. Poniższe narzędzia ułatwią utrzymanie właściwej komunikacji w każdym projekcie.

E-mail

To najważniejsze narzędzie komunikacji między project managerem a klientem. Jego bezkompromisową przewagą nad innymi formami komunikacji jest powszechność. Praktycznie każdy z naszych klientów posiada swój adres mailowy. W firmie używanym przez nas oprogramowaniem do obsługi poczty jest Zimbra. Aplikacja ta posiada wiele przydatnych opcji takich jak programowalne filtry, współdzielona aktówka z plikami, możliwość ustawienia „follow up-u” dla wiadomości oraz bardzo wygodne wyszukiwanie zaawansowane.

Aby zachować porządek w skrzynce mailowej i tym samym usprawnić swoją pracę, zastosuj następujące rozwiązania:

• Załóż osobne foldery dla każdego projektu i zaprogramuj filtry, aby automatycznie przenosić wiadomości.
• Korzystaj z follow-up’ów, jeżeli chcesz pamiętać o wysłaniu maili w przyszłości.
• Korzystaj ze znaczników (np. 'przydatne, zadania, pilne’), aby jeszcze lepiej kategoryzować wiadomości.

PS. Sprawdzanie skrzynki mailowej to pierwsza z czynności, którą wykonuję po przyjściu do pracy.

Telefon

Niezbędnym narzędziem każdego Project Managera jest również telefon. Wykorzystujemy go głównie do rozmów z klientami polskimi oraz do szybkich wewnętrznych konsultacji. Dobrym zwyczajem kierownika projektu jest rozmowa z klientem przynajmniej raz w tygodniu. Podczas takiej rozmowy staram się zawsze streścić postęp prac oraz wyciągnąć od klienta feedback. Co więcej, telefon przydaje się do załatwiania pilnych spraw, przy których decyzje musimy mieć natychmiast. Warto jednak uważać podczas dokonywania kluczowych ustaleń w rozmowie telefonicznej. Po każdej tego typu konwersacji koniecznie należy wysłać klientowi podsumowanie postanowień mailem. Taki ruch zabezpieczy projekt w kryzysowych sytuacjach.

Komunikator audio/video

Do rozmów z klientami z zagranicy wykorzystujemy jeden z najpopularniejszych obecnie komunikatorów audio/video, czyli Skype. Jego przewagą nad podobnymi komunikatorami jest popularność – większość naszych klientów regularnie korzysta z tej aplikacji. Skype posiada kilka funkcji szczególnie przydatnych w pracy PM’a. Pierwszą z nich jest opcja wykonania połączenia z kilkoma osobami na raz. Przydaje się to podczas ustaleń z wieloma interesariuszami. Drugą opcją jest udostępnianie ekranu, co jest wyjątkowo praktyczne podczas udzielania szkoleń z obsługi systemów. Warto również pochwalić niezawodny chat Skype’a, który przydaje się przy szybkiej komunikacji z klientami.

Komunikator tekstowy

Zdajemy sobie sprawę, że najskuteczniejszą formą komunikacji wewnętrznej jest rozmowa twarzą w twarz. Jednak szybki kontakt z 50 pracownikami rozmieszczonymi na 3 piętrach mógłby być uciążliwy bez wewnętrznego komunikatora. Podczas kilkunastu lat działalności firmy próbowaliśmy już wielu komunikatorów. W ostatnich miesiącach zaczęliśmy korzystać ze Slacka i jest to zmiana na plus. Slack ułatwia komunikację z pojedynczymi osobami, komunikację grupową, a także przesyłanie plików. Możemy zakładać osobne kanały dla różnych projektów i zapraszać naszych klientów do wspólnej konwersacji. A dzięki wyszukiwarce można łatwo znaleźć określony fragment rozmowy.

Podsumowanie

Dzięki odpowiednim narzędziom, praca project managera może być zdecydowanie łatwiejsza. Oczywiście wybór konkretnych urządzeń czy aplikacji jest sprawą indywidualną. Celem tego artykułu było raczej pokazanie dziedzin, w jakich warto ich używać. Kierownicy projektów – korzystajcie z narzędzi i realizujcie fenomenalne projekty.

Filip Warguła

Project Manager w Merixstudio, polskim software housie

Nieustannie szuka satysfakcjonujących kompromisów między klientem, zespołem i firmą. Wciąż pasjonuje go dostarczanie nowoczesnych systemów IT dla klientów z wielu zakątków świata. Kochający mąż, miłośnik żeglarstwa, muzyk-amator.