Niestety, coraz częściej przedsiębiorcy borykają się z problemem niewypłacalnych klientów, dla których odroczona płatność to znakomita okazja do poważnych nadużyć, które mogą skutkować nawet bankructwem firmy. Jak uchronić się przed nieuczciwymi działaniami kontrahentów i ogromnymi stratami wizerunkowymi? Na szczęście są sprawdzone sposoby na to, aby odzyskać pieniądze bez konieczności wizyty na sali sądowej.
fot. unspalsh.com
Problem przeterminowanych płatności od kontrahentów stał się w ostatnim czasie największą bolączką polskiego rynku. Standardem jest już samonakręcająca się spirala braku płynności, polegająca na tym, że niewypłacalne firmy zrzucają winę na swoich klientów, którzy również nie rozliczają się w terminie. Czy zatem na przetrwanie w takich warunkach szansę mają tylko ci z nadwyżką środków na koncie? Oczywiście, że nie! Wystarczy uświadomić sobie, że nie każdy kontrahent przyczynia się do większego zysku, i z większą wnikliwością kontrolować, komu sprzedajemy swój produkt.
Kiedy wierzysz klientowi „na słowo”
W pogoni za klientem zapominamy o tym, że nie każdy ma zamiar zapłacić nam za usługę. Przyzwolenie na transakcje z odroczonym terminem płatności przyczyniło się do wzmożonej aktywności nieuczciwych graczy, którzy osiągnęli mistrzostwo w wodzeniu przedsiębiorców za nos. Co więcej, odzyskanie towaru w sytuacji, kiedy klient już go od nas otrzymał, jest bardzo problematyczne.
Choć rozpoznanie potencjalnego wyłudzacza nie jest łatwe (a często jest nawet niemożliwe) to istnieje kilka sprawdzonych sposobów na to, aby ustrzec swoją firmę przed tego rodzaju oszustwem. Po pierwsze, jeżeli sprzedajemy towar, to powinniśmy przynajmniej rozważyć pobieranie większej części (50-80%) lub całości kwoty z góry. Taką samą taktykę możemy z powodzeniem stosować w przypadku sprzedaży usługi jednorazowej. Uczciwy klient doceni odpowiedzialną postawę i potraktuje ją jako przejaw dojrzałości biznesowej.
A co począć z usługami abonamentowymi? Nasza praktyka pokazuje, że najważniejsze jest przede wszystkim zapewnienie sobie możliwości pobierania płatności z góry za kolejne okresy użytkowania, co daje nam możliwość odłączenia klienta od usługi w przypadku braku wpływu środków. Dostawcy systemów informatycznych stosują w przypadku sprzedaży usługi ciągłej dwa podejścia: jeżeli dostęp do systemu kupowany jest online, to płatność naliczana jest automatycznie za pomocą podpięcia karty kredytowej do konta.
Jeżeli natomiast system kupowany jest przez firmę dystrybucyjną, a faktury wystawiane są z określonym terminem płatności, zwłoka w zapłacie powoduje po prostu zablokowanie możliwości dalszego korzystania z systemu. Oczywiście ważne jest, aby powyższe konsekwencje uwzględnić w regulaminie zamówień – w przeciwnym wypadku pozbawiony dostępu do usługi klient może wystąpić o odszkodowanie.
Zawodowi spóźnialscy, czyli jak nauczyć klienta terminowości
Na temat kontrahentów płacących z możliwie jak największym opóźnieniem każdy z nas słyszał już z pewnością niejedną historię. Niestety, w rzeczywistości sprawa jest poważniejsza, niż się wydaje, tacy klienci bowiem często przyczyniają się do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa czy nawet jego bankructwa. Z jednej strony opłacają po terminie faktury, za każdym razem usprawiedliwiając swoją zwłokę uzasadnionymi argumentami, z drugiej: w zasadzie nie generują żadnych konkretnych zysków i są źródłem permanentnej frustracji. W takim przypadku warto zastanowić się, czy dalsza współpraca z nierzetelnym klientem ma w ogóle jakikolwiek sens – o ile stres jest niejako wpisany w prowadzenie biznesu, o tyle najważniejszy jest przecież szacunek do samego siebie i własnej pracy.
Ponadto, przedsiębiorcy zapominają o istnieniu wachlarza rozwiązań pozwalających skutecznie walczyć z klientem, który z przestrzeganiem terminów płatności jest na bakier. Należy do nich między innymi usługa faktoringu, z której od niedawna z powodzeniem korzystać mogą również te mniejsze przedsiębiorstwa. Metoda ta jest skuteczna zwłaszcza w przypadku małych płatności, między innymi dlatego że ściąganie ich na drodze tradycyjnej windykacji bywa po prostu nieopłacalne i wiąże się często z wejściem na wojenną ścieżkę z kontrahentem, z którym być może chcemy w przyszłości kontynuować współpracę lub przynajmniej zachować dobre relacje.
Bardziej cierpliwi przedsiębiorcy mogą spróbować przeprowadzić proces windykacyjny samodzielnie. Takie rozwiązanie jest równie skuteczne co pracochłonne i wymaga od nas ciągłego wysyłania powiadomień i monitorowania spłacalności klienta, co przy dużej liczbie kontrahentów może wymagać stworzenia osobnego stanowiska pracy i poniesienia w związku z tym dodatkowych kosztów.
Przezorny zawsze ubezpieczony
Jedną z coraz bardziej popularnych możliwości zabezpieczenia się przed nieterminowym klientem jest też wspomniane wcześniej ściąganie płatności z jego konta, np. poprzez automatyczne polecenie zapłaty. Oczywiście nie jest to wyjście idealne, klient może bowiem nie dysponować kwotą wystarczającą na pokrycie zaległości, ale z drugiej strony brak środków jest dla nas zawsze sygnałem, że dany kontrahent może być problematyczny i warto trzymać rękę na pulsie.
Jedyną metodą gwarantującą firmie pełen komfort co do spłat zaległych faktur jest oczywiście pobieranie kaucji na poczet przyszłych płatności, tak jak ma to miejsce np. w przypadku kart paliwowych. Wówczas przed pierwszą dostawą usługi żądamy zabezpieczenia przyszłych płatności za pomocą odpowiednio wysokiej kwoty – jak łatwo się domyślić, system ten doskonale spisuje się w przypadku współpracy ciągłej, kiedy to klient przed każdym zamówieniem musi najpierw upewnić się, że opłata zabezpieczająca została pokryta w całości.
Nie jest tajemnicą, że właściciele firm mają mentalny problem z zaprzestaniem współpracy z niewypłacalnym klientem, a strach przed złą opinią wciąż jest silniejszy od zadbania o własny interes. Tymczasem w dłuższej perspektywie nieuczciwy kontrahent nie tylko nie przynosi nam żadnego zysku, ale przede wszystkim zagraża utrzymaniu płynności finansowej naszego przedsiębiorstwa.
Dlatego też zanim podpiszemy kolejny „intratny” kontrakt, upewnijmy się najpierw, że potencjalny klient nie figuruje w rejestrze dłużników ani nie słynie w branży z niepochlebnych opinii, a także nie bójmy się kulturalnie podziękować za dalszą współpracę tym kontrahentom, którzy już dawno przestali nas szanować.
–
Edyta Wojtas
Wiceprezes BrainSHARE IT
Od 2009 roku wiceprezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o. – producenta systemu SaldeoSMART do odczytywania danych z dokumentów. Analityk biznesowy i specjalista z zakresu optymalizacji i automatyzacji pracy wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów. Jest absolwentką ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz Projektowania systemów informatycznych na Politechnice Warszawskiej.
