O tym co łączy Intela, Twittera i Tiffany’ego, czyli kilka słów o zarządzaniu projektami

Jak twierdzi Brad Egeland – jesteś tak dobry za jak dobrego uważa Cię twój ostatni Klient. Dlatego musisz pamiętać, że nie chodzi tylko o to żeby coś zbudować i wyrobić się w określonym czasie. Niezwykle ważne jest to, by zadowolić potrzeby Twoich Klientów czy użytkowników.

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z mmtstock.com

Jak zarządzać projektem żeby to osiągnąć?

1. Zapisz cele projektu i daty ich realizacji

Każdy projekt jest wyjątkowy. Dlatego przed jego rozpoczęciem warto przeprowadzić dyskusję, w której ustali się jak powinno wyglądać śledzenie przebiegu i rezultatów działań. Co wziąć pod uwagę? Prostotę, opłacalność, elastyczność i dokładność z jaką warto śledzić poszczególne procesy. Wybrana przez nas strategia powinna nieść za sobą wartości na przyszłość, a więc także zachęcać do uczenia się na błędach. Celem tego zabiegu jest wypracowanie ram, które będą twoim punktem odniesienia i wskażą drogę w momentach zawahania. Im więcej czasu poświęcisz na planowanie tym bardziej będziesz zaskoczony jak pozytywnie odzwierciedla się to w pracy zespołu i osiąganiu celów.

2. Sporządź listę ludzi i obowiązków przypisanych do każdego z nich

Taka lista nie tylko uporządkuje wizję przebiegu projektu; będzie również stanowiła jasny podział pracy dla członków zespołu. Ważne jest, by i tutaj nie zapominać o głównej zasadzie monitoringu, a więc systematyczności. Warto na bieżąco sprawdzać obłożenie pracowników. Pozwala to na odpowiednią organizację pracy, między innymi zmiany w osobach przypisanych do konkretnych zadań. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w których jedna osoba jest przytłoczona ilością zadań, a druga wręcz przeciwnie – przeciąga w czasie ich wykonywanie żeby go zapełnić.

3. Podziel projekt na etapy

W ten sposób łatwiej będzie śledzić postępy. Ważne, aby kolejne iteracje w projekcie miały stałe długości, nie dłuższe niż miesiąc. Powoduje to, że produkt, który tworzymy podlega systematycznemu sprawdzaniu oraz w razie potrzeby – dostosowaniu po każdym kolejnym interwale. W myśl manifestu Agile pomaga to w utrzymywaniu dobrego kontaktu z klientami i upewnianiu się, że to co zbudowaliśmy jest właśnie tym czego potrzebują.

Podczas projektowania i programowania aplikacji internetowych głównym kosztem jest czas, bardzo ważne jest więc, aby precyzyjnie monitorować ten poświęcony na realizację poszczególnych zadań. Można tutaj skorzystać z narzędzi, które automatyzują monitoring czasu pracy. W naszym software house, aby odpowiednio udokumentować czas poświęcony na poszczególne zadania oraz statusy realizacji projektu, korzystamy Jiry oraz autorskiego narzędzia – Timble, ale można również korzystać z platform takich jak Flow, Taiga.io, Pivotal Tracker, Trello czy Asana, a nawet z prostego arkusza kalkulacyjnego.

4. Przeprowadzaj regularne spotkania

Najlepiej sprawdzą się tutaj tzw. stand-up’y, czyli codzienne spotkania trwające nie dłużej niż 15 min, na których zespół spotyka się, by podzielić się ze sobą tym co już udało im się już zrobić, a co jest w planach na kolejne dni. Jest to okazja do sprawdzenia jak wygląda postęp prac nad osiągnięciem celu sprintu i znalezienia wszelkich barier, które powstrzymują go przed dalszym rozwojem. Po takiej krótkiej rozmowie, zespół jest w stanie dostosować się do sytuacji tak, aby terminowe dostarczenie określonego produktu było możliwe. Gdy określony element produktu (tzw. increment) jest już przygotowany warto przeprowadzić przegląd sprintu, który poza tym co poszło dobrze a co źle i jak to rozwiązano, skupia się na aktualnym stanie produktu. Ważne jest utrzymywanie kontaktu z klientami i spotykanie się z nimi po każdym zakończonym etapie. Często dopiero widząc gotowy element klient jest w stanie określić czy jest to właśnie to czego potrzebuje.

5. Dokonaj niezbędnych zmian, aby utrzymać projekt na odpowiednim poziomie

Podczas stand-up’ów czy retrospekcji (spotkań, na których analizuje się dotychczasową pracę zespołu i wypracowane rozwiązania) warto porozmawiać o zmianach mogących ułatwić dalsze działania. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie głosowania – z listy potencjalnych usprawnień każdy wybiera 5, które chciałby wprowadzić. Zmiany z największą ilością głosów stają się podstawą nowego, lepszego planu pracy. Przed podjęciem finalnych modyfikacji warto zawsze zastanowić się nad ich wpływem na projekt – należy wziąć pod uwagę wygląd produktu końcowego, wynikające z nich zmiany harmonogramu, kosztu, jakości czy ryzyka. Pozwoli to ocenić czy modyfikacja faktycznie stanowi wartość dodaną dla naszego projektu, oraz czy akceptujemy towarzyszące jej ryzyko.

6. Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem

Jedną z pewnych rzeczy w każdym projekcie, bez wyjątków – jest zmiana. W praktykowanym przez nas modelu time & material, który zwykle towarzyszy zwinnym metodykom zarządzania projektami, chodzi o to, aby być otwartym na zmiany – a nie ich unikać. To odejście od bardziej tradycyjnego podejścia fixed (stała cena, stały termin), z którym często powiązany jest kaskadowy model zarządzania projektami (ang. Waterfall), gdzie po określonym czasie klient otrzymuje gotowy produkt zgodny z zatwierdzonym wcześniej budżetem.

Największą zaletą podejścia time & material jest to, że zleceniodawca – a raczej partner biznesowy, ma ciągłą i pełną kontrolę nad kształtem powstającej aplikacji. W każdym momencie może więc doprecyzowywać zakres prac – dodawać do kolejnych sprintów nowe zadania lub je usuwać (obecnego sprintu nie powinno się modyfikować), a także określać, czy jakość danej funkcji jest wystarczająca lub nie.

–

Osoba odpowiedzialna za projekt, musi wiedzieć, że jej praca nie ogranicza się do wprowadzenia odpowiednich procesów w życie i sprawdzenia ich rezultatów po zakończeniu prac. Modyfikacje w odpowiedzi na bieżący rozwój wydarzeń mogą bowiem znacznie ulepszyć finalny efekt prac.

Jeśli jeszcze nie jesteś pewien czy otwartość na zmiany nie jest zbyt ryzykowna pomyśl, że Intel sprzedawał kiedyś pamięć komputerową, a nie micro chipy, Twitter zaczynał jako dostawca podcastów, a Tiffany’s jako sprzedawca papieru.

–

Autorzy artykułu:

Dominik Goss

CEO Inwedo

Od ponad 9 lat zarządza własną firmą software’ową, która specjalizuje się w tworzeniu dedykowanego oprogramowania do optymalizacji procesów biznesowych. Młody, energiczny przedsiębiorca, z wieloletnim doświadczeniem w budowaniu globalnych produktów IT. Doświadczenie Dominika to ponad 160 zrealizowanych projektów, tysiące napisanych linijek kodu, a dodatkowo – setki kolejnych pomysłów na minutę.

Daria Karasek

PR & Marketing Assistant w Inwedo

Pracuje w firmie IT, która zajmuje się tworzeniem dedykowanego oprogramowania do optymalizacji procesów biznesowych. Jest również głównym autorem Inwedowego bloga o tematyce software’owo-biznesowej. W treściach jakie wychodzą spod jej klawiatury można znaleźć wiele sposobów na to jak usprawnić działanie firmy, czy jak połączyć swoją wizjęna program lub aplikację z doświadczeniem developerów.