Obecne trendy w księgowości, o których powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca

Najnowsza technologia sprawia, że wiele procesów księgowych może zostać zautomatyzowana, dzięki czemu księgowi będą mieli więcej czasu na pracę koncepcyjną. Odtwórcza i najbardziej czasochłonna praca może zostać wykonana automatycznie lub półautomatycznie. Firmy świadczące usługi księgowe, które adaptują się do sytuacji technologicznej, nie tylko zyskują przewagę nad konkurencją, ale również mogą dostarczać prawdziwą wartość swoim klientom. W Altera wierzymy, że księgowi to najwyższej klasy specjaliści, którzy powinni czynnie doradzać swoim klientom, księgowi to partnerzy w biznesie, a nie urzędnicy.

Najnowsze trendy w księgowości powinny znać nie tylko firmy świadczące usługi księgowe, ale również przedsiębiorcy, którzy chcą posiadać księgowość na najwyższym poziomie.

Digitalizacja dokumentów

Rozwój technologii sprawił, że maszyny mogą wykonywać za nas część żmudnych i czasochłonnych obowiązków. W nowoczesnych biurach rachunkowych digitalizacja dokumentów stała się normą, dzięki czemu księgowi są uwolnieni od żmudnej i monotonnej pracy polegającej na manualnym przepisywaniu danych z faktur do systemu księgowego.

Technologia OCR (Optical Character Recognition), umożliwia odczytywanie tekstu z zeskanowanej faktury, a następnie automatyczne rozpoznanie danych. Oszczędzone w ten sposób tysiące godzin pracy księgowi mogą efektywnie przekierować na realne wsparcie swojego klienta i dostarczenie mu wartości, której oczekuje.

Elektroniczny obieg dokumentów

Dotychczas ze względu na bardzo wysokie koszty wdrożenia, na profesjonalny system elektronicznego obiegu dokumentów mogły sobie pozwolić wyłącznie korporacje i duże firmy. Dzięki wzrostowi dostępności oprogramowania opartego na modelu SaaS (Software as a Service) średnie, małe, a nawet mikro przedsiębiorstwa mogą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów.

Jest to świetne rozwiązanie zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla księgowego. Po ustaleniu etapów i ścieżki obiegu przedsiębiorca uzyskuję pełny wgląd i kontrolę nad każdym dokumentem w procesie. Z kolei dokumenty trafiające do księgowego są już zatwierdzone przez niezbędne osoby decyzyjne. Daje to pewność, że faktura jest gotowa do zaksięgowania.

W ten sposób można sprawnie zarządzać wszystkimi dokumentami w przedsiębiorstwie i zminimalizować ryzyko wystąpienie jakichkolwiek błędów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby cyklicznie optymalizować cały proces, co wpływa na wzrost wydajności, oszczędność czasu oraz zmniejszenie kosztów zarówno biura rachunkowego, jak i firmy klienta. Wdrożenie tego typu programów obecnie jest łatwe technicznie, jeśli tylko poświęci się czas na optymalne i efektywne ułożenie procesów wewnątrz firmy.

Systemy ERP

Najlepsze biura rachunkowe korzystają z systemów ERP (Enterprise Resources Planning), które pozwalają na kompleksową obsługę przedsiębiorstwa klienta. Obejmują one niemal każdy obszar firmy od księgowości, kadr i płac przez finanse i sprzedaż na magazynowaniu i produkcji kończąc.

System ERP to potężne narzędzie, ponieważ kumuluje on dane ze wszystkich obszarów biznesowych przedsiębiorstwa i pozwala na pracę na jednej bazie danych. Dzięki temu mamy kompleksowe informacje o firmie, możliwe do uzyskania nawet w czasie rzeczywistym. 

Stosowanie robotów RPA

Firmy implementujące rozwiązania RPA (Robotic Process Automation), zatrudniają cyfrowego pracownika do swojego biznesu. Jest to błyskawicznie rozwijająca się branża, która umożliwia realizację zadań powtarzalnych, na tą chwilę mało wymagających bez zaangażowania człowieka.

Biuro rachunkowe może na przykład w ten sposób zintegrować swój system księgowy z systemem ERP używanym w przedsiębiorstwie swojego klienta. W ten sposób praca jest wykonywana na ogół bezbłędnie, znacznie szybciej. Dzięki temu ludzie mogą skupić się na bardziej kreatywnej pracy.

Publiczna chmura obliczeniowa

Cyfryzacja księgowości jest możliwa m.in. dzięki intensywnemu rozwojowi systemów opartych na rozwiązaniach chmurowych. Księgowi mogą zapomnieć o stosach dokumentów w biurze rachunkowym i  przechowywać je wszystkie online. Stosowanie tego typu rozwiązań nie tylko umożliwia szybszy i prostszy dostęp do dokumentów, ale również zwiększa bezpieczeństwo przechowywania danych.

Dzięki możliwości skorzystania z publicznej chmury obliczeniowej od sprawdzonych dostawców takich jak AWS, Google Cloud czy Microsoft Azure uzyskujemy dostęp do mocy, która kiedyś zarezerwowana była tylko dla wielkich i bogatych korporacji. Dzięki temu księgowi, którzy tworzą sojusz z programistami, są w stanie stworzyć prawdziwie użyteczne aplikacje, które ułatwiają życie klientom każdego dnia. Uważam, że oprogramowanie tworzone wspólnie przez księgowych, programistów i przedsiębiorców okaże się kolejnym krokiem, który zmieni reguły gry w biznesie.

Dostęp do danych dla klientów

Firmy świadczące usługi księgowe powinny umożliwić klientom szybki dostęp do danych z dowolnego urządzenia. Aplikacje mobilne są bardzo wygodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, ponieważ zawsze mają przy sobie smartfona i mogą z każdego miejsca zarządzać księgowością swojej firmy oraz błyskawicznie importować faktury do systemu.

Niektóre aplikacje księgowe umożliwiają komunikację przedsiębiorcy z księgowym, co ułatwia współpracę zdalną, która jest niezwykle istotna zwłaszcza w tych czasach.

Coraz większa rola Data Science

Powyżej opisane technologie nie tylko automatyzują wiele procesów księgowych, ale również sprawnie gromadzą ogromne ilości danych. Zdobyte za ich pośrednictwem informacje powinny być kluczowym elementem przy podejmowaniu decyzji finansowych. Zdolność analizy zgromadzonych informacji finansowych i danych księgowych, będzie jedną z najbardziej pożądanych umiejętności na rynku.

Dzięki zgromadzonym, ustrukturozrywanym zestawom danych oraz rosnącej łatwości ich przetwarzania firmy mogą wykorzystać je do tworzenia systemów i algorytmów opartych o technologię Uczenia Maszynowego (Machine Learning), dzięki czemu mogą pozyskiwać kluczowe informacje ułatwiające podejmowanie decyzji zdecydowanie szybciej, z większą dokładnością i mniejszym kosztem.

Nie tylko księgowość – dodatkowe funkcjonalności systemów

Na rynku znajdziemy mnóstwo programów, które codziennie wspierają księgowych i ich klientów. Kilka lat temu służyły one wyłącznie do księgowania faktur, jednak wraz z rozwojem technologii udostępniają one teraz szereg zaawansowanych funkcjonalności, z których mogą również korzystać przedsiębiorcy.

W Altera zdajemy sobie sprawę, jak ważne są one dla przedsiębiorców, dlatego pracujemy nad własną aplikacją, która oferuje naszym klientom m.in.:

• generowanie raportów wyniku finansowego, struktury kosztów, struktury przychodów, oraz rozrachunków w czasie rzeczywistym,
• automatyczne wykonywanie przelewów za faktury kosztowe bezpośrednio z aplikacji, bez logowania się do banku i importowania plików,
• pełny wgląd do dokumentacji księgowej – pełna transparentność i informacja o finansach,
• sprawną komunikację z zespołem księgowym.

Zmiana roli księgowego

Rola i zakres obowiązków księgowych będzie się drastycznie zmieniał na przestrzeni następnych lat. Automatyzacja procesów księgowych sprawi, że większość żmudnej, czasochłonnej pracy będzie wykonywana przez roboty i algorytmy. Księgowi będą teraz w dużej mierze pełnili rolę doradczą dla swoich klientów w zakresie zmieniających się przepisów prawnych i podatkowych oraz optymalizując procesy i badając dokładnie strukturę kosztów i rentowność poszczególnych produktów dzięki bardzo dokładnym danym.

Jesteśmy świadkami rewolucji w branży księgowej. Już zaczyna pojawiać się spora dysproporcja pomiędzy biurami rachunkowymi, które wykorzystują najnowszą technologię w swojej firmie oraz tymi, które tego nie robią. Niestety, ale te drugie samoistnie znikną w przyszłości z rynku jeżeli nie zaadoptują się do rewolucji technologicznej. Jednak jest to niewątpliwe dobra zmiana, ponieważ przedsiębiorcy będą otrzymywać o wiele większą wartość od swoich księgowych niż dotychczas.

–

Autor: Arkadiusz Lewandowski, Dyrektor Zarządzający / CEO w Altera sp. z o. o. Księgowy z wykształcenia, z zawodu i z pasji. Obecnie pełni rolę CEO firmy Altera, gdzie wspólnie z zespołem dba o pieniądze klientów firmy, prowadząc sprawy księgowe i kadrowo-płacowe. Pomaga księgowym i przedsiębiorcom uwolnić się od monotonnych czynności, które za nich może wykonać technologia, tworząc innowacyjną aplikację i usprawniając procesy księgowe. W 6 lat doszedł od praktykanta do roli głównego księgowego w jednej z największych firm na świecie w swojej branży, gdzie sprawował kontrolę nad księgami i procesami spółki z obrotami ponad 1,5mld zł/rok. Skutecznie optymalizował, automatyzował i usprawniał procesy księgowe i finansowe, dzięki czemu pracownicy księgowości oszczędzają każdego miesiąca setki godzin pracy na żmudnej, powtarzalnej pracy i mogą dzięki temu wykorzystać czas na pracę kreatywną. Pasjonuje się modelami zarządzania, rozwojem osobistym, a w wolnych chwilach czyta, uprawia sport i chodzi na długie spacery nad morzem.