Od etatowego programisty do CEO. Historia Jakuba Pawelskiego i jego aplikacji LiveKid do zarządzania żłobkami i przedszkolami

Jakub Pawelski jest twórcą aplikacji LiveKid, czyli systemu do obsługi żłobków i przedszkoli, zamkniętego w aplikacji mobilnej. Platforma przede wszystkim usprawnia przepływ informacji między rodzicami a placówką, bowiem wychowawcy umieszczają tam wszystkie najważniejsze dane, rachunki itp., natomiast rodzice mogą w prosty i szybki sposób poinformować ich np. o nieobecności dziecka.

Mimo młodego wieku Jakub Pawelski ma na swoim koncie kilka lat pracy jako programista, m.in. w Danske Banku. Natomiast pod koniec 2018 roku trafił na listę Forbesa „25 under 25”. Teraz opowiada nam o swojej aplikacji LiveKid, która ma szansę zrewolucjonizować żłobki i przedszkola.

Skąd wziął się pomysł na stworzenie aplikacji LiveKid?

Wszystko zaczęło się 3 lata temu, gdy moja mama postanowiła otworzyć żłobek. Ja miałem wtedy 17 lat, pracowałem jako programista aplikacji mobilnej w krakowskim software-housie i czasem zdarzyło mi się wpaść na zajęcia do technikum.

Szybko okazało się, że problem w prowadzeniu żłobka nie polega na zajmowaniu się dziećmi, a całej biurokracji dookoła. Domyślam się, że nie masz pojęcia o tym jak działają placówki wczesnoszkolne więc pokrótce wymienię Ci kilka takich obowiązków: zapisywanie godzin pobytu, godzin snu, ilości zjedzonych posiłków, odbieranie od rodziców telefonów/sms’ów/maili z informacjami o planowanych nieobecnościach, wyliczanie należnej miesięcznej opłaty, sumowanie godzi obecności z każdego dnia, liczby zjedzonych posiłków, odejmowanie kwot dotacji itp. Do tego dochodzi kwestia cateringu, czyli codzienne sporządzanie listy posiłków do zamówienia, w oparciu o to, że każde dziecko ma inną dietę (alergeny, preferencje) oraz w oparciu o notatki z smsów/maili/telefonów – kiedy kogo nie ma, kto kiedy chce co innego – jednym słowem półgodzinny koszmar.

Po którymś weekendzie spędzonym na słuchaniu narzekań mamy, stwierdziłem, że powinniśmy kupić jakiś soft, który miałby rozwiązać ten problem. Nic takiego nie znalazłem, jedynie jakieś excelowe programy z lat 90. No więc z racji mojego zawodu, postanowiłem napisać mamie jakąś prostą apkę mobilną, która pomoże jej to ogarnąć.

Na czym dokładnie polega Wasza aplikacja? W jaki sposób usprawnia ona prace żłobków?

Tworzymy system, który ma za zadanie ułatwić właścicielom oraz dyrektorom placówek codzienne zarządzanie nimi. Gdy moja mama zakładała własny żłobek, mieliśmy okazję obserwować na bieżąco problemy, z jakimi przyszło jej się mierzyć. Ilość papierów do wypełnienia i szczegółów do zaplanowania była ogromna! Stąd inspiracja do stworzenia aplikacji, z poziomu której będzie można wykonać wszystkie te czynności. Za pośrednictwem LiveKid dyrektor żłobka może zarządzać obecnościami oraz posiłkami dziecka. Rodzice mogą zaznaczać nieobecności, a dzięki zebranym informacjom aplikacja sama podlicza i wystawia rachunki, które rodzic może opłacić od razu – szybko i wygodnie. To najbardziej rozchwytywane funkcie systemu, ale oczywiście LiveKid wciąż się rozwija zyskując nowe funkcjonalności, które powstają również dzięki opiniom naszych dotychczasowych klientów.

Kto może korzystać z Waszej aplikacji?

Dyrektorzy oraz wychowawcy żłobków i przedszkoli, a także rodzice. Dla każdego z nich LiveKid ma inne znaczenie. Z punktu widzenia dyrektora system ułatwia kontrolowanie i wykonywanie bieżących zadań, gromadząc informacje o wszystkich podopiecznych. Zastępuje tym samym godziny, które trzeba by poświęcić na ręczne zebranie i analizę tych danych.

Wychowawca prócz automatyzacji swojej pracy, która wpływa na ilość czasu, jaką można poświęcić na swobodną zabawę z dzieckiem, zyskuje również lepszy kontakt z rodzicem. A rodzic może śledzić rozwój swojej pociechy i uczestniczyć w codzienności żłobkowej lub przedszkolnej.

Ile czasu zajęło Ci tworzenie aplikacji?

Pierwsza linijka kodu powstała 2 lata temu. Natomiast przez pierwsze 8/9 miesięcy projekt był rozwijany w trybie „wieczorowym” – na potrzeby jednego żłobka. Dopiero po tym czasie, mając działające MVP, razem z moim wspólnikiem Mateuszem Kuleszą zaczęliśmy wdrażać aplikację do kolejnych placówek.

Twoja mama była pierwszym testerem? Uczestniczyła w pracach?

Tak, naturalnie przez wspomniane kilka miesięcy produkt był rozwijany wyłącznie w oparciu o żłobek mojej mamy. Uczestniczyła w pracach w tym sensie, że dostarczała problemy do rozwiązania – a ja programowałem kolejne funkcji aplikacji, które miały pomóc w ich rozwiązaniu. Ten model tworzenia produktu przetrwał do dziś, mimo że jest zupełnie inna skala przedsięwzięcia. To dlatego nasi klienci tak bardzo cenią sobie naszą aplikację – bo odpowiada na rzeczywiste problemy z ich codziennego życia.

Czym zajmowałeś się wcześniej?

Zajmowałem się programowaniem aplikacji mobilnych, konkretnie na iOS’a. Łącznie jako etatowy programista spędziłem troszkę ponad 2 lata z czego ponad połowę w Polsce. Wcześniej natomiast pracowałem w MobilePayu/DanskeBanku na Litwie.

Przy rozwijaniu aplikacji pracowałeś na etat w innych firmach. Czy teraz się to zmieniło?

Tajemnicą poliszynela jest, że budowanie firmy od zera jest bardzo kapitałochłonne. W moim przypadku etat zapewniał firmie niezbędne środki na rozwój. Było to bardzo istotne zwłaszcza na etapie MVP czy troszkę później, kiedy mieliśmy już pierwszych klientów. W ten sposób udało się przejść z etapu „projektu po godzinach” do momentu, kiedy było nas już czterech czy pięciu mimo, że rentowności nadal nie było widać na horyzoncie. Ostatnie miesiące „dorabiałem” jeszcze jako kontraktor dla zachodniego banku, tak aby móc zapewnić firmie jeszcze więcej środków na inwestycje – ostatnie wyniki naszego zespołu sprzedażowego umożliwiły mi przejście na upragnioną etatową emeryturę. Teraz nie zajmuję się już niczym innym.

Jak wcześniej godziłeś tworzenie z pracą etatową?

Godzenie pracy etatowej z rozwijaniem firmy we wczesnym stadium jest dosyć naturalne i nie powoduje zawrotu głowy. Natomiast łączenie szkoły, pracy na etat i swojego projektu – już tak ;). Spędziłem tak w sumie półtorej roku. Taki tryb życia wymaga pełnego skupienia, determinacji i zaangażowania. Spałem zwykle po 4 godziny, weekendy zniknęły z mojego kalendarza, a o jakichkolwiek rozrywkach można było raczej zapomnieć. Miałem o tyle szczęścia, że w pierwszej pracy byłem otoczony świetnymi ludźmi od których mogłem się mnóstwo nauczyć. Do tego ja naprawdę lubię to, co robię więc mimo, że momentami było naprawdę ciężko, to wizja tego co będzie za kilka lat nie pozwalała odpuszczać nawet na chwilę. Mimo tego, że to był bardzo ciężki okres w moim życiu, to darzę go sporym sentymentem, miał ogromny wpływ na ukształtowanie mojego charakteru ale… nie chce tam wracać ;).

Ile czasu zajęło przejście od etapu „pracy po godzinach” do zespołu składającego się z 4-5 osób? Jak tworzył się ten zespół?

Patrząc na kalendarz – było to pewnie około 8/9 miesięcy. Natomiast wynikało to z tego, że byłem wtedy nastawiony na zdobywanie wiedzy i doświadczenia – a nie rozwijanie swojego projektu chałupniczymi metodami. Poza tym, ja należę raczej do tych twardo stąpających po ziemi – marzenia marzeniami, ale dysponowałem wtedy budżetem kilkunastu/kilkudziesięciu tysięcy złotych – więc za dużo bym nie zwojował. Trzeba umieć ocenić swoje możliwości i cierpliwie czekać na odpowiedni moment.

Jakie były największe trudności przy rozwijaniu biznesu?

Z perspektywy nastolatków pewnie każdy obszar był sporym wyzwaniem. Z czasem, kiedy poukładaliśmy technologie, cashflow, sprzedaż i wszystkie inne kluczowe dla rozwoju firmy obszary ciągle jeden problem nie chciał zniknąć – ludzie. Jakkolwiek brzydko to nie zabrzmi, bardzo dbamy o jakość załogi. Firma to nic innego niż grupa ludzi, więc jeżeli nie zadbamy o to aby byli to najlepsi z najlepszych – to daleko nie zajedziemy. To jest szczególnie trudne, kiedy nie możesz konkurować wynagrodzeniami z firmami o ugruntowanej pozycji. Na szczęście te firmy często nie mogą zaoferować tego co „A players” szukają. Mam na myśli szeroko rozumianą wolność, środowisko stymulujące rozwój, bezpośredni wpływ na rozwój firmy i poczucie, że tworzą coś co ma znaczenie :).

Jak pozyskaliście pierwszych klientów?

To już jest chyba legenda w naszej firmie <śmiech>. Dodatkowo idealny przykład, jak bardzo nieefektywnie można prowadzić działania sprzedażowe. Mianowicie, docieraliśmy do naszych klientów… na rowerach 🙂 Mateusz i Przemek jeździli od placówki do placówki pokazując nasze rozwiązanie. Plusem takiego rozwiązania jest to, że w początkowym okresie bardzo ważny jest feedback od użytkowników oraz dogłębne poznanie potrzeba klientów – a żadna telekonferencja nie zastąpi 2 godzinnego pobytu w żłobku :).

Czy nie mieliście trudności w przekonaniu właścicieli żłobków, rodziców itp. do korzystania z aplikacji?

Na początku pojawiały się wątpliwości związane głównie z koniecznością przyzwyczajenia się do nowego systemu i regularnego wprowadzania do niego danych. Niektórzy dyrektorzy i właściciele obawiali się, że korzystanie z aplikacji zabierze czas i uwagę wychowawców. Większość z tych reakcji szybko uległa zmianie – podczas darmowego okresu próbnego dyrektorzy zauważali pozytywną zmianę w organizacji zarządzania oraz poprawę jakości kontaktu z rodzicami. Wychowawcy są zadowoleni z tego, że wszystkie dane można wprowadzać szybko i wygodnie w telefonie, a zaoszczędzony czas poświęcić dzieciom. Rodziców w zdecydowanej większości nie trzeba namawiać długo – automatycznie zachęca ich możliwość bieżącego sprawdzania, co słychać u ich dziecka, gdy przebywa w żłobku lub przedszkolu, czy planowania jego nieobecności i posiłków.

Ilu macie obecnie klientów?

Obecnie z naszej aplikacji korzysta ponad 300 placówek i ciągle pozyskujemy nowe. Z LiveKid korzysta już też m.in. miasto Warszawa.

Czy planujecie wejść z Waszą aplikacją też do innych polskich miast?

Placówki w których funkcjonuje LiveKid rozsiane są po całej Polsce. Faktycznie pierwsze 30 żłobków było z Krakowa – ale to z naturalnych powodów. Obecnie nie ma żadnego dominującego regionu.

Ile obecnie liczy Wasz zespół? Jak wygląda Wasza praca codzienna? Czy wszyscy pracujecie w biurze czy zdalnie?

Zespół obecnie liczy 16 osób -–chodź pewnie w momencie kiedy opublikujesz ten wywiad to będzie już nas więcej:) Programiści, salesi, account-managerowie, marketingowcy – wszystko czego potrzebuje początkujący SaaS.

Natomiast co do pracy zdalnej – z tym wiąże się mała ciekawostka. Mianowicie, projekt do grudnia 2018 rozwijaliśmy przebywając na stałe w trzech różnych krajach. Ja siedziałem na Litwie, Zbigniew (programista, backendowiec) w UK, a Mateusz z Przemkiem (sales team) w Polsce. W zasadzie gdyby nie 3 strefy czasowe, to nie byłoby problemu – tak, to czasem ciężko było się dogadać, co znaczy „o dziewiątej” 😉 Znakomita większość pracuje na miejscu, ale 3/4 osoby pracują w głównej mierze zdalnie – bywając raz/dwa razy w tygodniu w biurze.

Jakich narzędzi używacie do komunikacji i zarządzania zadaniami?

Narzędzia jakich używamy to mix tego co sprawdziło się w firmach, w których pracowaliśmy. Do podstawowych rzeczy typu mail, kalendarz, dokumenty używamy GSuite’a. Dział handlowy uzbrojony jest w PipeDrive’a, MailChimpa i Woodpeckera. Programiści natomiast siędzą w JIRze i innych narzędziach atlassiana. Poza tym przewija się jeszcze Trello.

Czy korzystaliście z pomocy finansowej od inwestorów? 

Nie, nigdy nie korzystaliśmy z zewnętrznego finansowania. Wszystkie środki zainwestowane w rozwój firmy to prywatne oszczędności oraz naturalnie rzecz biorąc, reinwestowane nadwyżki budżetowe firmy. Potrafimy budować rentowny biznes i trzymać wzrost na odpowiednim poziomie – i na tym ostatnio się skupiamy. Proces pozyskiwania inwestycji jest często bardzo czasochłonny i angażujący i równie często wiąże się z przypływem dodatkowych obowiązków, które rozpraszają uwagę od tego co najważniejsze – potrzeb naszych klientów 🙂 W przyszłości – nie mówię nie. W tym momencie takie finansowanie nie jest nam potrzebne, ale jak zaczniemy wychodzić na rynki zagraniczne – sprawa może wyglądać nieco inaczej.

Ile od początku kosztowało tworzenie aplikacji? Co okazało się najbardziej kosztochłonne?

Naszym największym kosztem są oczywiście wynagrodzenia. Licząc od samego początku, inwestycja wyniosła ok. 250 tys. zł. Sporo poniesionych wydatków dopiero zaczyna procentować – i takie było założenie. Na pewno można to było zrobić dużo taniej, natomiast to jest kwestia podejścia do tego, co i po co się buduje. My jesteśmy cierpliwi i stawiamy solidne fundamenty pod firmę, która będzie niekwestionowanym liderem w swojej kategorii. To kosztuje, to trwa – ale inaczej nie da się zbudować.

Które błędy najwięcej Was kosztowały? Jakie lekcje były najbardziej bolesne?

Na szczęście udało nam się nie popełnić zbyt wielu kosztownych błędów. Albo jeszcze ich nie zauważyliśmy 😉 Jeżeli chodzi o bolesne lekcje to mamy taką jedną firmową „przypowieść” o zaufaniu do ludzi.

Na samym początku szukaliśmy handlowców – jako że projekt był w ultra wczesnej fazie, to szukanie handlowców na tzw. „prowizji” było niczym szukanie igły w stogu siana. Znaleźliśmy jednak kilku kandydatów i jednym z nich był Tomasz. Przyjechał do nas z Warszawy, zrobił bardzo dobre wrażenie pod kątem kompetencji i szeroko rozumianej wiedzy branżowej. Prowadził (przynajmniej na wizytówce i swojej stronie internetowej) biuro nieruchomości z adresem w prestiżowej lokalizacji w Warszawie. Bardzo się zaangażował, przez ponad miesiąc tworzył i konsultował z nami plany i strategie sprzedaży – jednym słowem poświęcał na to dużo czasu. Spotkaliśmy się potem jeszcze kilka razy aż w pewnym momencie telefon zamilkł. Był to moment, w którym miał uruchomić dystrybucję w Warszawie. Po podpisaniu wszystkich dokumentów, na potrzeby rozpoczęcia działalności dostał od nas kilka tabletów i kilkaset złotych na bieżące wydatki z tym związane. Po jakimś czasie dostaliśmy wezwanie na komisariat w sprawie zwrócenia mienia. Okazało się, że okradł dużo więcej osób – w sumie na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Podczas zatrzymania policja znalazła w jego kieszeniach kwitki z lombardu na niektóre z naszych tabletów. Później okazało się, że pod rzekomym prestiżowym adresem o nim nigdy nie słyszeli (dane z KRSu), firma nie działa, a tożsamość pod jaką go znamy nabył dopiero niedawno.

Zdarzały się chwilę, kiedy miałeś dość? Co wtedy robiłeś? 

Skłamałbym gdybym powiedział, że nie ma takich chwil. Jeżeli ciężko pracujesz, podejmujesz duże ryzyko, reinwestujesz prawie wszystkie zyski, a o wakacjach zdążyłeś zapomnieć – w tych najtrudniejszych chwilach pojawiają się głosy zwątpienia z tyłu głowy. Na szczęście mam świetnego wspólnika i genialny zespół, który motywuje mnie do dalszej walki. To, że udało mi się zgromadzić tych wszystkich ludzi wokół siebie to… ale także wielka odpowiedzialność. Jeżeli nie jestem w stanie przebrnąć przez największe trudności i być dla nich wzorem do naśladowania, to jaki niby mam mandat żeby przewodzić tymi ludźmi? Zaufali mi kiedy nie było jeszcze nic i odkroili kawałek życia dla rozwoju firmy. Ja po prostu nie mogę ich zawieść. I to mi wystarcza żeby podnieść się w ciężkich chwilach 😉

Jakie są Wasze plany na przyszłość?

Plany na najbliższe dwa kwartały to z całą pewnością kontynuacja ekspansji w Polsce – bez wątpienia chcemy być tutaj niekwestionowanym numerem jeden – to w końcu nasze podwórko i realia, które dobrze znamy 🙂 Nie chciałbym zbytnio podpowiadać konkurencji, jaki kierunek obieramy później – ale jest kilka rynków zagranicznych, na których zaczniemy się pojawiać na przełomie 3 /4 kwartału tego roku.