Odwołanie eventu nie wchodziło w grę. Zawiódłbym tysiące uczestników i zwolniłbym zespół – Grzegorz Borowski (Infoshare)

Jaka była twoja pierwsza reakcja, gdy dowiedziałeś się, że wszystkie masowe imprezy odwołano?

Grzegorz Borowski, Infoshare: Świat już w lutym zaczął odwoływać masowe imprezy. Przykładem jest Mobile World Congress w Barcelonie. Jednak odwołanie tych międzynarodowych targów nie zaniepokoiło mnie, bo wiedziałem, czemu tak się dzieje. W Mobile World Congress miało wziąć udział wielu Azjatów – i właśnie ich obecności obawiali się uczestnicy – no ale przecież w Infoshare nie bierze udziału zbyt wielu chętnych z Azji, więc nie baliśmy się. Niepewność pojawiła się dopiero wtedy, gdy w Katowicach odwołano Intel Extreme Masters.

Poczuliśmy, że nasza impreza również jest zagrożona. Zaczęliśmy więc rozmawiać – najpierw wewnątrz zespołu, a potem, w marcu, z włodarzami Gdańska i operatorem naszego venue (AmberExpo). Chcieliśmy w ten sposób kupić sobie czas. Duża konferencja potrzebuje dostępu do całego obiektu, a kalendarze obiektów targowych rezerwuje się ze sporym wyprzedzeniem.

Dlatego poprosiliśmy o przesunięcie terminu z maja na wrzesień, mając nadzieję, że sytuacja pandemiczna zostanie do tego czasu opanowana, a event odbędzie się w tradycyjnej, offline’owej formule. Z czasem stało się jasne, że tak się nie stanie, bo odmrożenie branży eventowej zaplanowano na sam koniec. Do tego pojawiło się pytanie, czy mimo możliwości zorganizowania fizycznej imprezy, uczestnicy zechcą się na niej pojawić? Mieliśmy co do tego uzasadnione wątpliwości, poparte analizą rynku i rozmowami z potencjalnymi uczestnikami. W rezultacie podjęliśmy jedyną racjonalną decyzję – idziemy w online.

Rozważałeś rezygnację z organizacji Infoshare w tym roku?

Oczywiście. Rozważaliśmy wszystkie scenariusze. Ale ten, o którym mówisz, byłby w naszym przypadku karkołomny. Koronawirus złapał nas w końcówce przygotowań – na 2-2,5 miesiąca przed startem wydarzenia. Mieliśmy już sporo zobowiązań wobec partnerów i uczestników, którym sprzedaliśmy bilety. Gdybyśmy w tym roku zrezygnowali z organizacji Infoshare, musielibyśmy oddać wszystkie zebrane pieniądze, „wyzerować” temat i za rok wrócić z imprezą w tradycyjnej formule. Ale to oznaczałoby brak przychodów, przejście w tryb „przetrwania” i w efekcie konieczność zwolnienia całego zespołu – a do tego nie chcieliśmy doprowadzić.

Musieliśmy znaleźć taką formułę, która zapewni korzyści z uczestnictwa w imprezie zarówno gościom, jak i partnerom.

fot. by Tomek Kaminski

Rozumiem więc, że pierwszym krokiem ku transformacji była decyzja o przejściu do online’u. A kolejnym? Mieliście przecież skonkretyzowane plany i niewiele czasu, bo dwa miesiące później miało odbyć się Infoshare.

Na 2-2,5 miesiąca przed startem przełożyliśmy termin na wrzesień. Potem zaczęliśmy analizować sytuację. Początkowo, jak wspominałem, myśleliśmy o utrzymaniu normalnej formuły, potem o hybrydzie, czyli o miksie offline’u z onlinem. Ale ostatecznie zdecydowaliśmy, że robimy Infoshare całkowicie zdalnie – i na tym skoncentrowaliśmy swoje wysiłki.

Rozpoczęliśmy pracę nad ofertą, projektując wirtualne expo, które pozwoliłoby naszym partnerom i gościom uzyskać dodatkowe wartości wynikające z uczestnictwa w imprezie. I tak zdecydowaliśmy o konieczności rozbudowania naszego cyfrowego narzędzia do matchmakingu i networkingu. Inaczej musieliśmy podejść również do contentu. W tradycyjnej formule wystąpienia prelegentów rozłożone są na dwa dni. W wersji online content zaplanowaliśmy na sześć dni, ze względu na zupełnie inny charakter „konsumpcji” eventu przed ekranem.

Musieliśmy więc przeformatować event i ponownie przedstawić naszą ofertę partnerom i gościom, którzy zamierzali odwiedzić nas w Gdańsku.

Jak zatem będzie przebiegać online’owa edycja Infoshare? Czego mogę spodziewać się podczas tych sześciu dni?

W tradycyjnej formule wystąpienia odbywały się jednocześnie na pięciu różnych scenach. Budziło to wiele emocji wśród uczestników, bo przecież nie mogli uczestniczyć we wszystkich interesujących ich prezentacjach w tym samym czasie. Musieli wybierać.

W online wygląda to inaczej. Wyszliśmy z założenia, że żaden z uczestników nie będzie chciał spędzić dwóch dni przed ekranem komputera, więc rozbiliśmy content na sześć dni, podczas których równolegle będziemy prowadzić dwa streamy.

Pierwszy zorientowany na biznes – skierowany do startupów, inwestorów, marketerów i przedstawicieli korporacji. Natomiast drugi stream kierujemy do developerów i specjalistów IT. W obu przypadkach zapewniamy rozbudowany networking, bo, jak wspomniałem wcześniej, od trzech lat budujemy własne narzędzie do matchmakingu i networkingu. Wcześniej można było z niego skorzystać, aby prześledzić profile uczestników i wziąć udział w speed datingu.

Teraz dodatkowo udostępnimy uczestnikom możliwość prowadzenia wideo rozmów z interesującymi ich osobami. Jednocześnie, aby poszerzyć atrakcyjność naszej oferty dla startupów, zmodyfikowaliśmy formułę Startup Contest, wprowadzając dodatkowe 4 ćwierćfinały, które odbędą się na początku września i będą preludium do głównego Infoshare. Już teraz mogę zdradzić, że do konkursu zgłosiło się 679 startupów z ponad 50 krajów, co jest naszym rekordem. Mimo że konkurs jest już zamknięty, startupy nadal mogą się rejestrować na wydarzenie, zgłaszając udział w Startup Expo i matchmakingu.

Powiedz proszę, jak zareagowali uczestnicy na zmianę formuły wydarzenia? W końcu wykupili bilety na imprezę offline.

Około 20% uczestników zrezygnowało z uczestnictwa w formule online. To dobry wynik. Ludzie rezygnują z wielu powodów. Jeśli ktoś zamierzał pojawić się na Infoshare wyłącznie z myślą o networkingu i imprezach towarzyszących, online nie jest w stanie mu tego zapewnić. Nikt nie odwzoruje klimatu, który towarzyszy fizycznym spotkaniom, podczas których naturalnie poznajemy ludzi.

fot. by Tomek Kaminski

Trzeba też pamiętać, że zaletą naszego wydarzenia jest to, że odbywa się w Gdańsku, nad morzem, w maju. To także ma swój urok i sprawia, że doświadczenie uczestników jest pełniejsze. W tym roku nie mogliśmy zaoferować tego naszym gościom. Daliśmy więc coś innego. Pozwoliliśmy im uczestniczyć na tym samym bilecie podczas tegorocznej i kolejnej edycji wydarzenia. Zredukowaliśmy też ceny biletów mniej więcej o połowę oraz daliśmy dostęp do podstawowych paneli całkowicie za darmo, w ramach Basic Pass.

A co z partnerami i prelegentami? Czy mieli podobne obiekcje co uczestnicy, a może wręcz przeciwnie formuła online’owa bardziej im odpowiada?

Jeśli chodzi o prelegentów, sprawa jest prosta. Wybuchła pandemia, zaczęto odwoływać loty i w końcu zamknięto lotniska. Przeniesienie wydarzenia do online dało prelegentom możliwość pojawienia się na scenach Infoshare, a nam szansę zaproszenia do udziału w imprezie speakerów, którzy wcześniej byli nieosiągalni, a przykład ze względu na koszt związany z przelotem i wystąpieniem. Teraz ten problem znika. Zamiast zabierać speakerowi cztery dni, prosimy, żeby poświęcił nam na przykład dwie godziny. Dlatego możemy docierać do szerszego grona ekspertów. Inna sprawa to organizacja takiego wirtualnego spotkania. Ale i z tym sobie poradziliśmy. Dla naszych prelegentów przygotowaliśmy warsztaty z Piotrem Buckim, który ma duże doświadczenie nie tylko w wystąpieniach publicznych, ale także w wystąpieniach w kanale online.

Natomiast, jeśli chodzi o partnerów, rozmowy potoczyły się bardzo różnie. Jedni zostali, inni wycofali się. Jednym z naszych najważniejszych partnerów, czerpiących naturalnie dużo korzyści, jest miasto Gdańsk i pozostali partnerzy samorządowi. Mimo zmiany formatu pozostali, bazując na wartościach, które wypracowaliśmy przez wiele lat. Zrezygnowały głównie firmy, które ze względu na pandemię musiały zawiesić rekrutację. Uczestnictwo w Infoshare stanowiło dla nich ważny element procesu employer brandingu, a kiedy pojawił się koronawirus, employer branding „poszedł w odstawkę”.

Ile kosztował was kryzys i przejście do online’u?

Na początku zapytałeś, czy rozważałem, aby w tym roku odpuścić sobie organizację Infoshare, a ja odpowiedziałem, że to zmusiłoby mnie do zwolnienia całej załogi. Nie chciałem tego.

Podjąłem inne kroki. W okresie lockdownu solidarnie zmniejszyliśmy czas pracy, a co za tym idzie wynagrodzenia pracowników. Cały zespół się na to zgodził, za co jestem mu ogromnie wdzięczny. Teraz wróciliśmy do normalnego trybu pracy, ale nasze koszty nie są wiele niższe.

Oczywiście odeszły koszty venue, przelotów i hoteli, ale w ich miejsce wskoczyły nowe – na przykład koszt produkcji systemu do konferencji online, czy narzędzia do networkingu. W efekcie mogę powiedzieć, że nasze koszty zmalały o jakieś 20%. Szacujemy, że niestety o tyle zmaleją także nasze przychody. Pozostała część przychodu pozwoli nam przeskoczyć poprzeczkę w tym roku i kupić sobie czas, aby przygotować się na kolejną odsłonę Infoshare.

fot. by Agata Reclaf

Po czym poznasz, że tegoroczna edycja okaże się sukcesem?

Po liczbie uczestników i ich zaangażowaniu. A online daje możliwość mierzenia zaangażowania. Dzięki naszej platformie będziemy mogli określić na przykład, kto ile czasu poświęcił na dane wystąpienie. Za sukces uznam sytuację, w której uczestnicy spędzą na naszym evencie dobrych kilka godzin, a nie minut.

Na koniec powiedz, jak w przyszłym roku będzie wyglądało Infoshare? Wrócisz do tradycyjnej formuły, czy może zostawisz coś z online’u?

Cała branża zastanawia się, jak w przyszłym roku będą wyglądały wydarzenia masowe. Wierzę w model hybrydowy z dominującą częścią offline, dla którego online będzie ważnym uzupełnieniem, umożliwiającym dotarcie z imprezą do szerszego grona odbiorców. Do tej pory wyglądało to tak, że organizatorzy eventów streamowali część wydarzenia, teraz branża uczy się, jak organizować wydarzenia online, żeby angażować uczestników i stymulować networking.

Niemniej chcę, aby kolejna odsłona Infoshare odbyła się w Gdańsku, bo kontakt face-to-face jest szalenie ważny.

–

Infoshare 2020 Online – wirtualny festiwal społeczności napędzanej technologią!

Najnowsze trendy technologiczne, startupy, innowacje, wyzwania biznesu w czasach pandemii. To wszystko podczas Infoshare 2020. Największa konferencja technologiczna w Europie Środkowo-Wschodniej w formacie online, transmitowanym na cały świat z Gdańska potrwa 6 dni i odbędzie się w dniach 23-25 i 28-30 września. Na uczestników czeka aż 9 scen tematycznych z prelekcjami na żywo i niespotykane dotąd możliwości networkingu.

Kup bilet już dziś!

MamStartup jest patronem medialnym Infoshare