Oferta handlowa. Jak ją napisać, by była skuteczna

Bardzo łatwo jest jednak napisać ofertę handlową, która może być zbyt długa, monotonna, jednym słowem nie dawać tego czego oczekuje twój klient.

W rzeczywistości, według badań RAIN Group, przeciętnie tylko 47% ofert handlowych kończy się sprzedażą. Mimo to, opracowywanie ofert sprzedaży znajduje się na niskim miejscu na liście priorytetów firm w zakresie jej wspierania. Obszar poprawy oferty handlowej powinien być zatem bardzo istotny, tymczasem mamy wiele firm, które od lat stosują te same szablony ofert handlowych.

Chcesz, aby było lepiej? Skorzystaj z tego przewodnika, aby poznać etapy pisania doskonałych ofert handlowych, a także wskazówki, przykłady i szablony, z których możesz skorzystać. Zapoznaj się z takimi programami wspierającymi proces sprzedaży jak Sellizer, Pandadoc, SmartDocs czy Pipedrive.

Jak powinna wyglądać nowoczesna oferta handlowa?

Oferta handlowa to dokument, który osoba lub firma wykorzystuje do zaprezentowania swoich usług lub produktów potencjalnym klientom.

Propozycje sprzedaży mogą być wykorzystywane przez zespoły sprzedażowe, konsultantów, agencje i wszystkie inne osoby, które chcą pokazać, w jaki sposób ich oferta może służyć klientom docelowym.

Doskonała oferta handlowa pomoże Ci osiągnąć następujące rezultaty:

• Pokazuje, że w pełni rozumiesz potrzeby swojego potencjalnego klienta. Udowadnia, że dogłębnie zrozumiałeś jego potrzeby na podstawie wcześniejszych rozmów lub zapytania ofertowego (RFP).
• Przekonuje potencjalnego klienta, że jesteś najlepszym dostępnym dla niego rozwiązaniem. Świetna propozycja połączy wyzwania, przed którymi stoi twój rozmówca, z korzyściami płynącymi z twojej oferty. W rezultacie Twój potencjalny klient widzi przyszłą wersję siebie, która dzięki Twojemu produktowi lub usłudze skutecznie rozwiązała jego problemy.
• Inspiruje go to do podjęcia działania. Daje potencjalnemu klientowi pewność, że posiada wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji. Obejmuje to jasność co do budżetu, wyników i kroków, które muszą podjąć, aby rozpocząć proces.

Ostatecznie, zwycięska propozycja sprzedaży jasno przedstawia wartość współpracy z Tobą. Jest autentyczna, jasna i dostosowana do potrzeb i oczekiwań potencjalnego klienta.

7 sposobów na to, by mieć pewność, że składasz profesjonalną ofertę handlową

Twój biznes jest wyjątkowy, podobnie jak sposób, w jaki dopasowujesz swoje oferty do potrzeb odbiorców. Twoje oferty handlowe powinny to odzwierciedlać.

Istnieją jednak pewne wskazówki i strategie stojące za udanymi ofertami, które można zastosować we wszystkich branżach i cyklach sprzedaży. Wdrożenie tych wskazówek sprawi, że Twoje oferty handlowe będą profesjonalne i nie do odrzucenia.

1. Analizuj swoich potencjalnych klientów

Bez dogłębnego zrozumienia potrzeb potencjalnego klienta, Twoja propozycja handlowa będzie grą w zgadywanki.

Kluczowym działaniem są tutaj badania. Postaraj się odkryć:

• Ich cele. Jakie są namacalne problemy i wyzwania, które chcą rozwiązać?
• Ich budżet. Czy istnieje możliwość negocjacji, czy jest to stała kwota?
• Interesariuszy i decydentów. Do kogo musisz dostosować swój przekaz?
• Ich pilność. Czy jest to sprawa paląca, czy może coś, co na co mogą poczekać?

Zbierając te odpowiedzi, zwróć uwagę na dokładne słowa i zwroty, których Twoi potencjalni klienci już używają, aby opisać swoją sytuację. Użyj ich w swojej propozycji, aby poczuli się naprawdę wysłuchani.

2. Przeprowadź taką samą analizę na klientach, którzy odnieśli największy sukces

Najlepsze spostrzeżenia uzyskasz łącząc powyższe badania z danymi o Twoich obecnych klientach.

Twoi najlepsi, odnoszący największe sukcesy klienci to zazwyczaj ci, którzy:

• Są z Tobą najdłużej
• Wydali u Ciebie najwięcej pieniędzy
• Dokonali największej liczby powtórnych zakupów
• Polecili Ci najwięcej innych klientów

Zazwyczaj większość klientów posiada mieszankę tych cech lub nawet wszystkie z nich. Kiedy już je zidentyfikujesz, przeanalizuj ich doświadczenia jako klientów – ich komunikację z Tobą w procesie sprzedaży – jak również Twoje rozmowy z nimi, kiedy byli jeszcze potencjalnymi klientami.

Przypomnij sobie proces, w którym oceniali i ostatecznie wybrali Twoje rozwiązanie jako najlepsze. Przejrzyj maile, chat firmowy, notatki z rozmów sprzedażowych w CRM.

3. Dołącz swoją unikalną propozycję sprzedaży (USP)

Unikalna propozycja sprzedaży (USP) to jedna rzecz, która oddziela Twoją firmę od konkurencji. Jest to stwierdzenie, które odróżnia produkty, które sprzedajesz od wszystkich innych opcji na rynku.

Nie jest to tylko nagłówek na stronie internetowej; jest to podstawa całej komunikacji, jaką prowadzisz, w tym brandingu, marketingu, PR, obsługi klienta i oczywiście rozmów sprzedażowych.

4. Stosuj najlepsze praktyki copywritingu

Nowoczesny copywriting, to taki, który skutecznie trafia w swoich odbiorców. Skorzystaj z tych zasad copywritingu, aby wzmocnić swoją propozycję:

• Używaj nagłówków, wypunktowań i krótkich akapitów
• Stosuj zasady storytellingu w swojej ofercie sprzedaży, sprawiając, że każda część w naturalny sposób prowadzi do następnej
• Twórz tekst tak długi, jak to konieczne (unikaj zbędnych słów i wypełniaczy)
• Używaj grafik wysokiej jakości, jeśli mogą one wzbogacić Twoje kluczowe przesłanie

5. Stwórz szablon oferty sprzedaży

Zamiast pracować od zera za każdym razem, gdy rozmawiasz z potencjalnym klientem, zbuduj szablon oferty sprzedaży, który możesz dostosować do każdego nowego klienta.

W ten sposób zaoszczędzisz czas podczas procesu składania oferty, a jednocześnie będziesz mieć pewność, że nie zapomniałeś o żadnym z kluczowych elementów swojej propozycji.

Możesz skorzystać z Pandadoc, który jest typowym oprogramowaniem do szybkiego tworzenia ofert handlowych.

6. Wysyłaj różne oferty i mierz ich skuteczność

Dzięki oprogramowaniu takim jak Sellizer możesz również analizować skuteczność swoich ofert, a nawet skuteczność swojego zespołu sprzedażowego – poprzez czysto wskaźnikowe informacje o ilości zamkniętej sprzedaży względem wysłanych ofert.Tym samym stosuj różne szablony maili i ofert do klientów i mierz takie wskaźniki jak :

• ilość otwarć emaili sprzedażowych,
• ilość otwarć załącznika oferty,
• czas spędzony w ofercie,
• Skuteczność zamknięcia sprzedaży względem szablonu oferty.

Sellizer dostarczy Ci powyższych wskaźników i zbada tym samym skuteczność oferty handlowej.

7. Ułatwiaj akceptację oferty i podpisanie umowy

W jaki sposób Twój potencjalny klient akceptuje ofertę i podpisuje umowę? Czy przypadkiem nie jest to zbyt czasochłonny proces?

Firmy i klienci stosują różne warianty, jedni wysyłają e-mail lub dzwonią do Ciebie, aby wybrać opcję, otrzymują od Ciebie umowę, drukują ją, podpisują, skanują i czekają na Twoje potwierdzenie. Mogą też kliknąć na preferowaną opcję i w ciągu kilku minut podpisują umowę elektronicznie. Jak widzisz, ten drugi wariant jest znacznie prostszy i skuteczniejszy w zamykaniu sprzedaży.

Smart Docs pomoże Ci uczynić fazę podpisywania ofert całkowicie bezproblemową. Oto niektóre z kluczowych korzyści:

• Możesz skonfigurować szablony dokumentów sprzedaży tak, aby zawierały dowolne pola Pipedrive, w tym pola niestandardowe, umożliwiając szybsze wysyłanie ofert przy mniejszym wysiłku i zmniejszając potrzebę ręcznej pracy, edycji i prawdopodobieństwo popełnienia błędów
• Tworzenie tabel ofert w dokumentach, które będą automatycznie pobierać informacje związane z transakcją
• Przechowuj oferty, propozycje i umowy w Google Drive, aby łatwo było je później znaleźć

Tutaj też może przydać Ci się Sellizer.pl gdzie dodatkowo możesz otrzymywać powiadomienia o odsłonach dokumentów (czasu spędzonym na stronie oraz informacji, kiedy klient ogląda twoją ofertę), dzięki czemu wiesz, kiedy i czym potencjalni klienci są zainteresowani i możesz właśnie wtedy do nich zadzwonić, mając gotowy front rozmów.

Przykład oferty handlowej – Jak napisać ofertę sprzedaży w 5 krokach

Gotowy do napisania idealnej oferty sprzedaży? Aby tak się stało, postępuj zgodnie z poniższymi pięcioma krokami.

Krok 1: Zrozum, czego szuka Twój potencjalny klient

Co twój potencjalny klient chce osiągnąć? Jaki problem rozwiązujesz?

Zanim napiszesz choćby jedną literę swojej oferty handlowej, musisz poznać odpowiedzi na te pytania. Uzyskasz je na jeden z dwóch sposobów:

• Z zapytania ofertowego, które otrzymałeś
• Z rozmów z potencjalnym klientem podczas pierwszych rozmów

W tym kroku Twoim zadaniem jest wypisanie wszystkich punktów które bolą twojego potencjalnego klienta. Czy próbował już rozwiązać je w inny sposób? Dodaj to również do swojej listy.

Inne pytania, na które powinieneś odpowiedzieć w tym kroku to:

• Czy odniosłeś wrażenie, że jest to “pilna” potrzeba?
• Kto jest osobą decyzyjną? Czy jest ich więcej niż jedna? Jakie są ich role?
• Jaki jest większy wpływ rozwiązania tego problemu na klienta (na przykład na jego przychody)?
• Czy określili format rozwiązania, którego szukają (np. oprogramowanie, konsulting, outsourcing…)?

Krok 2: Drąż głębiej …

Pierwszy krok polegał na zebraniu informacji, które przekazał Ci do tej pory twój potencjalny klient.

Drugi krok polega na zebraniu szczegółów, których nie powiedział. Innymi słowy, szukasz wskazówek, które nie są tak wyraźne, ale przekazują dalej ich problem.

Obejmuje to takie szczegóły jak:

• Ostatnie wiadomości na temat firmy – w szczególności przychody lub wielkość zatrudnienia
• Treści, którymi dzieli się w mediach społecznościowych
• Rozmowy, które prowadzi w mediach społecznościowych
• Wywiady, których udzielił
• Konferencje i targi, w których uczestniczy
• Grupy online (grupy na Facebooku, społeczności Slack, grupy LinkedIn, czaty na Twitterze), w których jest aktywny

Choć prawdopodobnie nie wykorzystasz tych informacji bezpośrednio w swojej ofercie, mogą one sprawić, że Twoje sformułowania będą bardziej konkretne i pomogą Ci podkreślić najbardziej bolesne punkty dla Twojego rozmówcy. Mogą one również pomóc w ustaleniu powodu, dla którego klient chce podążać w nowym kierunku, korzystając z rozwiązania jakie oferujesz.

Krok 3: Wypisz elementy składowe oferty handlowej

Na szczęście, nie musisz wymyślać koła na nowo. Bez względu na to, jak specyficzne są potrzeby twojego klienta, twoja propozycja będzie zawierała większość lub wszystkie z tych elementów:

1. Tytuł lub pierwsza strona
2. O nas (informacje o firmie)
3. Wyzwania i cele/rezultaty
4. Proponowane rozwiązania (jeden lub kilka produktów/usług)
5. Cenę
6. Oś czasu z kluczowymi datami
7. Studia przypadków
8. Referencje klientów
9. Warunki
10. Kolejne kroki (wybór rozwiązania, miejsce na podpis i datę)

Krok 4: Zarys i szkic oferty handlowej

Skup się na tym, aby Twoja propozycja oferty handlowej był tylko tak długi, jak to konieczne – w przypadku większości scenariuszy wystarczą dwie do trzech stron. W tym kroku należy jednak zawrzeć wszelkie informacje, które uznamy za istotne dla przedstawienia swojej sprawy.

Pomoże Ci to uzyskać pełny obraz tego, jak Twoja oferta może wpasować się w życie potencjalnego klienta. W następnym kroku doprecyzujesz i uporządkujesz te informacje.

Krok 5: Odejdź, a następnie edytuj i poprawiaj

Jeśli to tylko możliwe, pozwól swojej pierwszej przykładowej ofercie handlowej odetchnąć przez kilka godzin lub jeden dzień. Odejście i powrót do niej ze świeżym spojrzeniem może pomóc Ci zauważyć rzeczy, o których zapomniałeś.

Skorzystaj z poniższych wskazówek, które możesz wykorzystać do zmiany swojej oferty handlowej:

• Uporządkuj ceny od najwyższych do najniższych
• Zastąp lub wyeliminuj żargon lub skomplikowane stwierdzenia
• W miarę możliwości skracaj zdania
• Zanotuj obszary, w których wizualizacje mogłyby stanowić wartość dodaną
• Stosuj spójny ton głosu (nie przechodź od super formalnego do swobodnego i odwrotnie)
• Upewnij się, że kolejność sekcji ma sens i płynie naturalnie

Na koniec pozostaje ci kilka ostatnich etapów, aby upewnić się, że twoja oferta sprzedaży jest profesjonalna, łatwa do czytania i wolna od błędów:

• Poproś kolegę, aby przeczytał Twoją ofertę sprzedaży, na wypadek gdybyś przeoczył jakiś błąd
• Skorzystaj z narzędzi internetowych, takich jak grammarly (dla anglojęzycznych ofert)

Po tych czynnościach Twoja oferta handlowa jest gotowa!

Co się dzieje po wysłaniu oferty?

Po wysłaniu przez Ciebie oferty handlowej wszystkie możliwe scenariusze mieszczą się w jednej z trzech poniższych kategorii:

• Twój potencjalny klient akceptuje propozycję (staje się Twoim klientem!)
• Twój potencjalny klient odrzuca propozycję
• Nie otrzymujesz odpowiedzi od potencjalnego klienta

Jeśli Twój scenariusz jest pierwszym z nich – gratulacje! Przestrzegaj tego, co nakreśliłeś w swojej ofercie (harmonogramy i kluczowe daty). Daj swojemu nowemu klientowi znać, jaki jest Twój następny krok, jak również i jego następny krok.

Co jednak, jeśli Twoja propozycja została odrzucona?

Jeśli Twoja propozycja została całkowicie odrzucona, przeanalizuj reakcję Twojego rozmówcy. Zapytaj dlaczego. Czy nie ma możliwości negocjacji i osiągnięcia sukcesu? Czy nie mają takiego budżetu, jak myślałeś?

A może szukają innego formatu Twojego rozwiązania lub potrzebują więcej czasu na podjęcie decyzji?

Umów się na rozmowę telefoniczną lub kontynuuj za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby wynegocjować warunki, które będą działać zarówno dla Ciebie, jak i Twojego potencjalnego klienta.

Uzyskanie informacji zwrotnej może być trudne (i czasami nie jest ona zbyt konstruktywna), więc jeśli otrzymałeś definitywne „nie” i nie słyszysz żadnego uzasadnienia tej decyzji, przeanalizuj sam proces i szablon twojej oferty, aby dowiedzieć się, czego możesz się nauczyć na następny raz.

Stosuj followupy

Wysłałeś ofertę handlową, która wydawała Ci się doskonała, ale nie otrzymałeś odpowiedzi?

Jest szansa, że Twój potencjalny klient wyjechał na wakacje lub został pochłonięty przez natłok zadań i maili, które mają wyższy priorytet niż problem, który rozwiązujesz.

W takim wypadku masz do wyboru followupy – dzięki którym przypominasz się klientowi, czyli ponowne maile przypominające o ofercie.

Ta strategia jest szczególnie przydatna, jeśli możesz śledzić, które Twoje maile sprzedaże są otwierane. Dzięki narzędziu takiemu jak sellizer, możesz zobaczyć, w jaki sposób potencjalni klienci zapoznają się z twoimi ofertami handlowymi i kiedy je otwierają. Dzięki temu możesz prowadzić skuteczne działania “real-time” reagując na te zdarzenia w czasie rzeczywistym.

Jeśli nie usłyszysz „tak” lub w ogóle nic, dodaj tego potencjalnego klienta do listy zimnych klientów – może on mieć problemy wrócić do ciebie w ciągu kilku miesięcy.

Podsumowanie

Pamiętaj że stworzenie skutecznego szablonu oferty handlowej to tylko część procesu sprzedaży. Równie ważnymi (jak i nie ważniejszymi) etapami są analiza potrzeb twojego potencjalnego klienta i reakcja na odbiór twojej pierwszej oferty handlowej.

–

Autor:

Paweł Kijko – na co dzień pomaga firmom w zdobywaniu klientów poprzez nowoczesne rozwiązania technologiczne. Twórca i promotor kilku startupów z branży e-commerce, marketingu i zarządzania oraz machine learning.