fot. unsplash.com
Zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę może okazać się wyzwaniem. Poza wyznaczeniem zakresu jego pracy, przedsiębiorca musi też poznać prawa i obowiązki, jakie rodzi zawarcie umowy o pracę. Co ważne, pierwsze z nich pojawiają się jeszcze przed samym podpisaniem dokumentu. Wspólnie z Tax Care przygotowaliśmy kilka porad jak się do tego przygotować.
Po pierwsze gromadzenie informacji
Przed zatrudnieniem pracownika w oparciu o umowę o pracę przyszły pracodawca ma obowiązek zgromadzenia informacji o osobie ubiegającej się o zatrudnienie. Powinien poprosić m.in. o kwestionariusz osobowy kandydata, świadectwa pracy oraz inne dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.
Na podstawie powyższych informacji można skonstruować umowę o pracę i przedstawić ją przyszłemu podwładnemu do wglądu. Dokument powinien określać strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy,
- miejsce jej wykonywania,
- wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
W przypadku, gdy umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzić w formie pisemnej ustalenia co do stron umowy, jej warunków i rodzaju.
Konieczne badania lekarskie oraz szkolenie BHP
Następnym krokiem jest wydanie pracownikowi skierowania na badania lekarskie, a jeśli pracodawca zatrudnia po raz pierwszy również podpisanie umowy z odpowiednią placówką medycyny pracy. Przyszły szef sam musi je opłacić (ich koszt to około 200-300 złotych). jak również dopilnować by pracownik przystępując do pracy posiadał aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Przed przystąpieniem do pracy i podpisaniem umowy o pracę pracownik musi przejść szkolenie BHP. Jego pomyślne zakończenie powinno być udokumentowane oświadczeniem pracownika. Takie szkolenie jest przeprowadzane w czasie pracy i na koszt pracodawcy w pierwszym dniu pracy. Może je zorganizować sam pracodawca lub uprawnione do tego osoby, np. zewnętrzny szkoleniowiec. Koszt szkolenia BHP to około kilkudziesięciu złotych za każdą osobę, którą należy przeszkolić. Kodeks pracy zobowiązuje także pracodawcę do przeprowadzania okresowych szkoleń w tym zakresie.
Szkolenie to nie jest wymagane jeśli pracownik podejmuje pracę u pracodawcy na takim samym stanowisku jakie zajmował bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę.
7 dni na zgłoszenie nowego pracownika do ZUS
W ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od daty zatrudnienia pracownika, pracodawca ma obowiązek zgłosić go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia zarówno do ubezpieczeń społecznych, jak i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA i jest ono bezpłatne.
Do obowiązkowych ubezpieczeń zaliczamy: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Są wiążące od momentu nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania, jednak pracodawca może być zobowiązany także do opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.
Składki na ubezpieczenia częściowo finansowane są przez samych pracowników, a częściowo przez pracodawcę. W przypadku zatrudnienia pracownika z minimalnym wynagrodzeniem 2100 zł, całkowity koszt pracodawcy wynosi 2 532,81 zł. Pracownik w takiej sytuacji otrzymałby “na rękę” 1530 zł. Różnica pomiędzy kwotą 2 532,81 zł a 1 530 zł to obciążenia składkowe i zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika.
Ewidencja czasu pracy
Kiedy pracownik dołączy już do firmy i rozpocznie swoją pracę, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu jego pracy. Powinien w niej zawrzeć informacje takie, jak praca w poszczególnych dobach z uwzględnieniem pracy w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciotygodniowym tygodniu pracy. Pracodawca w takiej dokumentacji powinien zapisywać również takie informacje, jak praca w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz dyżurach.
Konieczne jest także ewidencjonowanie urlopów oraz zwolnień od pracy i innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności. W stosunku do pracowników młodocianych wymagane jest również rejestrowanie czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Istnieje możliwość uznania prowadzonej listy obecności za ewidencję czasu pracy, pod warunkiem, że będzie ona rozbudowana i będzie zawierała informacje o czasie pracy konkretnego pracownika, a także o jego nieobecnościach w pracy i ich powodach.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentów
Zatrudnienie ludzi wiąże się z koniecznością prowadzenia tzw. akt osobowych pracownika oraz dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nie został wprost określony w przepisach Kodeksu Pracy. Wynosi on od 5 do 50 lat od zakończenia stosunku pracy i jest regulowany wieloma przepisami, wynikającymi z innych ustaw niż Kodeks Pracy. Przykładowo listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy.
Prowadząc dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika, pracodawca w trakcie trwania zatrudnienia powinien kontrolować, kiedy ponownie pracownik ma odbyć okresowe badania lekarskie i okresowe szkolenie BHP. Ponadto pracownik ma obowiązek informować pracodawcę o zmianach, jakie nastąpiły w zakresie danych zgłoszonych pracodawcy, np. danych adresowych. W przypadku, gdy do tego dojdzie, pracodawca powinien dokonać odpowiednich zmian w prowadzonej przez siebie dokumentacji oraz w zakresie zgłoszenia do ZUS.
Samo zatrudnienie pracownika jak również właściwe prowadzenie formalności związanych z ewidencją czasu pracy, wypłatą wynagrodzenia oraz rozliczenie poprawności odliczanych składek będą łatwiejsze przy wsparciu specjalisty. Kadry i płace to jeden z obszarów jakie w swojej firmie możemy delegować w ręce osób kompetentnych. Za odpowiednią opłatą, co w rozliczeniu będzie stanowiło dla nas koszt. W Tax Care znajdziesz fachową pomoc specjalisty do spraw kadr i płac, który zajmie się kompleksową obsługą na odcinku zatrudniania i wynagradzania wszystkich osób pracujących na rzecz firmy.
