Pokochaj Excela
Nie od dziś wiadomo, że proste rozwiązania są najlepsze. Dlatego nie dziwi fakt, że najlepiej sprawdzającym się narzędziem do okiełznania budżetu jest podstawowy arkusz kalkulacyjny. Dlatego każdy kto prowadzi własny biznes, musi pokochać Excela. Co prawda istnieją dedykowane programy do planowania, prowadzenia i analizowania przychodów i wydatków małych firm, np. Pulse, PlanGuru, FreshBooks, ale w rzeczywistości wszystkie one opierają się na arkuszach kalkulacyjnych.
Są one więc zbędne, jeśli sprawnie posługujemy się Excelem. Dobrym rozwiązaniem dla zespołu jest Arkusz Google, umożliwiający udostępnianie i edycję tabeli online. Pozwala tym samym uniknąć zamieszania przy wielorazowym przesyłaniu pliku po wprowadzonych zmianach. Choć Arkusz Google’a ma trochę mniej funkcji, dla przeprowadzenia większości operacji jest wystarczający. W dodatku jest darmowy, co dużo znaczy dla budżetu, który spina.
Zmienna natura startupu
Typowa dla młodego biznesu jest ciągła zmiana – zarówno na rynku jak i wewnątrz firmy. Firma piwotuje, próbuje różnych rozwiązań marketingowych, sprzedażowych, dostosowuje się do potrzeb rynku. W startupach często reorganizuje się budżet, dlatego nie może być on prowadzony na sztywno – co jakiś czas trzeba poprawiać czy nawet całkowicie przebudowywać kategoryzacje. Takie działania najlepiej prowadzi się właśnie w arkuszu kalkulacyjnym.
Jak prowadzić budżet?
Rozliczenia najlepiej podzielić na kilka arkuszy: jeden, w którym wpisuje się wszystkie wydatki według daty oraz zbiorcze – miesięczne i roczne, które pozwolą porównać poszczególne okresy i podsumować całość wydatków. Wszystkie pozycje powinny być przypisane do kategorii. W osobnych arkuszach warto uporządkować wynikowe wydatków, tak by móc sortować dane wydatki we względu na datę czy kategorię. Umożliwiają to odpowiednie funkcje lub tabele przestawne.
Jak trzymać budżet w ryzach?
1. Wyznacz osobę odpowiedzialną za większe kwoty
Jeśli dostęp do budżetu ma kilka osób, dobrze wprowadzić jasne zasady użytkowania i edytowania pliku. Dobrą praktyką jest przyjęcie reguły, że wydatki powyżej danej kwoty muszą być akceptowane przez jedną osobę.
2. Monitoruj, analizuj i reaguj
Przy planowaniu budżetu na poszczególne działania ustal sobie jasne cele i mierz ich realizacje. Jeśli tylko dane w tabeli zaczynają się rozjeżdżać, analizuj! Planując akcje marketingowe, np. kampanie na Facebooku, dobrze jest nie tylko założyć limit wydatków, ale też co jakiś czas go kontrolować i w miarę potrzeby zwiększać lub zmniejszać. Budżet małego biznesu nie powinien być robiony na sztywno.
3. Polegaj na funkcjach
Czynnik ludzki wprowadza w błąd. Nie polegaj na ręcznych wyliczeniach, od tego są funkcje! Jedno pominiecie funkcji może skutecznie pokrzyżować ci plany w podsumowaniu miesiąca. Z drugiej strony pamiętaj, że to ludzie wprowadzają funkcje. Dlatego przy aktualizowaniu tabeli sprawdzaj formuły.
4. Uważaj na syndrom „aukcji o jednego dolara”
W grze o dolara, opracowanej przez ekonomistę Martina Shubika, uczestnicy absurdalnie zwiększają wydatki, by wygrać niewspółmierną do poniesionych kosztów aukcję. Nie idź tą drogą. Jeśli działanie nie daje oczekiwanych efektów, wycofaj się w porę. Nie zwiększaj na nie budżetu tylko dlatego, że szkoda ci zainwestowanych w niej środków.
Sprawdzone narzędzie do kontroli wydatków i zysków pomoże w utrzymaniu budżetu w ryzach. Warto do kwestii prowadzenia budżetu podejść z uwagą, by nie tylko trzymać rękę na pulsie wydatków, ale również reagować na pojawiające się w otoczeniu firmy szanse, które mogą wymagać dodatkowych nakładów finansowych. Dobrze prowadzony budżet to podstawa do planowania rozwoju biznesu, a na tym powinno nam najbardziej zależeć.
Szymon Dobosz
CEO International Coupons i kodyrabatowe.pl
Ma siedem lat doświadczenia w internetowym marketingu efektywnościowym. CEO International Coupons – polskiego startupu działającego w 18 krajach na każdym kontynencie, pomagającego ludziom kupować taniej w sklepach stacjonarnych i internecie.
