Porozmawiajmy o pieniądzach. Dlaczego określając budżet ułatwiasz życie sobie i dostawcy rozwiązań IT

Podobno „dżentelmeni nie rozmawiają o pieniądzach”. Ta reguła nie ma jednak racji bytu w biznesie, gdzie klarowność w kwestii finansów to priorytet. Nie inaczej jest w branży IT. Dlaczego określenie budżetu już na etapie wysyłania zapytania ofertowego jest tak istotne?

fot. unsplash.com

Najpierw kilka słów odnośnie tego, co rozumiemy przez ofertę. W itCraft dzielimy je na:

Pełną ofertę zawierającą zespół, architekturę, metodologię, zakres funkcjonalny i inne w formie rozbudowanego dokumentu
Szczegółowe rozbicie zakresu na tabelę z wymaganiami funkcjonalnymi i niefunkcjonalnymi, z przypisaną pracochłonnością i ceną (najpopularniejsze)
Oszacowanie projektu w mailu na bazie doświadczeń, wraz z cennymi poradami, wskazówkami, sugestiami

Nad każdą (bez wyjątku) z ofert pracuje architekt rozwiązania. Stworzony przez niego materiał przekształcamy w taki, który bezpośrednio adresuje pytania przyszłego zleceniodawcy. Uwzględniamy w nim testy, pomyłki i otoczkę formalną. Tak właśnie powstaje estymacja – żadnych automatycznych odpowiedzi. Tylko praca zespołu technicznego, który uznaje rozwiązania jakościowe, a nie budżetowe.

Kto wysyła zapytania ofertowe?

Spośród analizowanych przez nas zapytań, 88 wysłały małe firmy, 354 (sic!) pochodziły z niewiadomego źródła albo od osób pracujących w firmach, które z różnych powodów nie chcą się ujawniać, a skromna reszta to znane marki lub solidne firmy.

Jeśli pracujesz w firmie usługowej IT ten rozkład wygląda pewnie dość znajomo, choć wielu „kolegów po fachu” już na swojej stronie deklaruje, że obsługuje tylko przedsiębiorstwa z 3-letnim albo dłuższym stażem (z biznesowego punktu widzenia to świetna decyzja, ale naszym zdaniem pozbawia trochę „fun’u”).

Ile to trwało i „dlaczego tak długo”

Mimo że większość zapytań skupiała się na prośbie o wycenę aplikacji, czas przygotowania ofert był różny. 58 z nich przygotowaliśmy w mniej niż 2 godziny – to te zwykle krótkie zapytania mailowe, do który nie udało się umówić follow-up’ów. 132 kolejne zrobiliśmy w mniej niż 8 roboczogodzin. A reszta? To oferty, których stworzenie pochłonęło więcej niż 8 godzin oraz zapytania, które nie doczekały się oferty z naszej strony, bo mimo starań nie dało się ich stworzyć na podstawie zbyt skąpych informacji.

W sumie poświęciliśmy więc na to (wliczając konsultacje przedsprzedażowe i doradztwo) ok. 4320 godzin pracy różnych ekspertów. To aż 540 dni roboczych. Dużo, ale zrobiliśmy to (pierwszy i ostatni raz), by zebrać wiedzę, jak stworzyć, kolokwialnie mówiąc, „lej sprzedażowy”, który nie pogrąży firmy w długach.

Zapytania, które konwertują

A teraz uwaga: ponad 60 proc. umów zawarliśmy z firmami, które w analizie przedsprzedażowej określiły ramy budżetowe. Dlaczego to takie ważne? Bo pozwala nam wszystko wyliczyć i już podczas wstępnej rozmowy oszacować, ile maksymalnie warto zainwestować w dane rozwiązanie, by się opłacało.

Rozmawiajmy o pieniądzach!

Niestety, pełne informacje i określenie możliwego budżetu przez potencjalnych klientów to wciąż rzadkość. A bez nich trudno trafić z ofertą zgodną z ich oczekiwaniami, co dla nas jest priorytetem.

Bywa też, że zamawiający – ambitnie lub nieświadomie – twierdzi, że budżet nie gra roli, by po poznaniu propozycji rozwiązania, na które spożytkowaliśmy wiele czasu, energii i know-how zwyczajnie zerwać kontakt. Dlatego rozmawiajmy o budżecie – dzięki temu dostawca będzie w stanie zaproponować odpowiednie podejście technologiczne, alternatywne rozwiązania (doradzi, jak zrobić to inaczej, z czego zrezygnować, a co uwypuklić, żeby mieszcząc się w budżecie utrzymać cel) lub odmowi, jeśli na podstawie doświadczenia uzna, że „się nie da”.

Takie podejście oszczędza czas obu stronom i eliminuje z obiegu oferty nie mające szans realizacji. Chcemy doradzać jak najskuteczniej, więc im więcej wiemy, tym lepiej wykonamy swoją pracę. Po prostu.

Jak to robią na Zachodzie

Przykład z grudnia 2017. Zapytanie z Niemiec. „Dzień dobry, jestem organizatorem cyklicznych imprez w Berlinie. Potrzebuję aplikację iOS i Android do łatwego kupowania biletów dla stałych klientów. Mój budżet to 25 tys. euro […]”.

I to jest bardzo dobre podejście, bo od razu wiemy, o jaką klasę rozwiązania chodzi. Niezależnie od tego, czy przesłany w pierwszej fazie brief ma 3 akapity czy 10 stron z ilustracjami – wymiar budżetu od razu stawia pewne ramy i pozwala ocenić, czy mamy do czynienia z rozwiązaniem hiper-nowoczesnym, rozbudowanym czy bardziej standardowym.

Co zyskam, jeśli podam budżet?

Zwiększysz swoją wiarygodność jako potencjalnego klienta, przez co więcej firm odpowie na Twoje zapytanie profesjonalną ofertą.
Zaczniesz porównywać przez pryzmat jakości (co jest bardzo ważne), a nie ceny. Narzucając ramy budżetowe zarówno klient, jak i dostawca mogą wskazać, co i jak by zrobili zamiast konkurować ceną.
Od razu dowiesz się, czy realizacja pomysłu we wskazanym budżecie ma w ogóle sens. Dzięki temu unikniesz godzin spotkań, których efektem będą oferty w nietrafionym pułapie finansowym. Innymi słowy: oszczędzisz czas i szybciej podejmiesz decyzję, czy ruszać z realizacją. Tylko tyle i aż tyle.

Na koniec nie pozostaje mi życzyć nic innego niż tylko (i aż!) udanych, nienagannych jakościowo realizacji i obopólnego zadowolenia ze współpracy.

–

Bartosz Pieślak, współwłaściciel itCraft

Od dziecka pasjonat programowania, laureat konkursów i olimpiad informatycznych. Przez lata lider techniczny bankowych projektów IT. W 2010 założył itCraft bo chciał znacznie szybciej migrować w stronę nowoczesnych technologii niż robiły to ówczesne duże firmy IT. Obecnie doradza jak budować i skutecznie wdrażać rozwiązania mobilne. Pomysłodawca, startupowiec. W portfolio własnych projektów m.in. supracare.pl. Prywatnie miłośnik starych samochodów.