Ba, właściwie ten tekst nigdy by nie powstał, gdyby nie sprawne podzielenie prac nad nim na etapy oraz ich konsekwentna realizacja.
Takie wieloetapowe czynności przyjęło się już nazywać projektami. To zapożyczone znaczeniowo z języka angielskiego określenie jest na tyle uniwersalne, że weszło na dobre do języka polskiego, zresztą tak samo jak „rozwiązanie”, „wsparcie”, itp. Projekty są małe i duże, relatywnie proste lub niesamowicie złożone. Nie ma ograniczeń tego, co nazywamy projektem. Dla jednych będzie to remont domu lub produkcja papierowych toreb z logo firmy, dla innych stworzenie nowej gry AAA lub sterownika do dźwigu automatycznego. Naturalnie istnieje już cała, bardzo rozwinięta gałąź usług i narzędzi, które zbiorczo ująć możemy pod nazwą „zarządzanie projektami”.
Agile, Lean, Scrum czy DDS?
Znowuż nie chodzi jednak stricte o dedykowanych pracowników biurowych. Stanowiska project managerów jak najbardziej istnieją i są potrzebne, ale ich możliwości wynikają bezpośrednio z kilku czynników. Po pierwsze, absolutnie kluczowe jest odpowiednie podejście do projektu. Powstało już mnóstwo filozofii określających sposób prowadzenia projektu, od widoku ogólnego do najmniejszego detalu. Ostatnimi czasy w zakresie nowych technologii na popularności zyskują stale Agile, Lean, Scrum oraz DDS. Każde z nich ma swój własny rynek narzędzi i szkoleń, bo choć kojarzą się głównie z pisaniem oprogramowania, to coraz więcej firm wdraża je w usługach różnej maści i dzieje się to także w Polsce. Odchodzi się za to od nieco przestarzałych modeli kaskadowych (Waterfall).
Po wybraniu przez project managera preferowanego podejścia natrafiamy na drugi istotny czynnik, czyli metodę faktycznego wdrożenia założeń. Jako że żyjemy w czasach masywnego rozwoju nowych technologii i pracujemy w przeważającej większości z komputerami, zazwyczaj oznacza to odpowiednią platformę webową lub desktopową. Nie ma tutaj jednoznacznie najlepszych ani najgorszych wyborów, natomiast warto zwrócić uwagę na to, jakie duże projekty powstały dzięki danemu narzędziu, bo oznacza to, że przynajmniej tego typu produkt da się z jego pomocą wytworzyć. Przykładowo JIRA pochwalić się może takimi markami jak Skype, Fedora Commons czy The Apache Software Foundation. Należy tutaj zaznaczyć, że wiele platform nie jest stricte przywiązanych do konkretnych filozofii, np. we wspomnianej JIRA odnajdą się tak zwolennicy Agile, jak Lean czy kilku innych podejść. Trzeba tylko upewnić się, że dane założenia można zrealizować w interesującym nas narzędziu oglądając je lub korzystając z często spotykanego, darmowego okresu testowego.
Czym jest diagram Gantta
Ostatni element układanki pod hasłem „zarządzanie projektami” to już konkretne funkcjonalności platform. Standardem branżowym osób decyzyjnych i managerów są diagramy Gantta. Jest to konkretny rodzaj wykresu słupkowego ilustrującego podział danego projektu na zadania. Mimo stuletniej historii nadal cieszą się dużą popularnością i wręcz na niej zyskują. Mimo nieco mylącej nazwy, Henry Gantt nie jest jedynym twórcą tych diagramów. Pierwszą osobą, która wpadła na podobny pomysł był Karol Adamiecki (Polak) – inżynier i teoretyk zarządzania. Niestety, z powodu barier językowych, jego prace nie zyskały dużej popularności i dopiero po jakimś czasie Henry Gantt nadał ostateczny kształt samej idei. Pierwszym dużym wdrożeniem była I wojna światowa (strona amerykańska), zaś w latach 80. XX w. nastąpił wzrost popularności diagramów Gantta. Wraz z rozpowszechnieniem się Internetu oraz prac za jego pośrednictwem, pod koniec lat 90. XX wieku diagramy Gantta zostały zaimplementowane w wielu programach komputerowych do zarządzania. Do dziś są one wykorzystywane do zarządzania dowolnymi zasobami, w tym procesami produkcyjnymi i zasobów ludzkich.
Innym kluczowym aspektem jest implementacja metody ścieżki krytycznej (CPM). Opiera się ona na stworzeniu takiego modelu projektu, który uwzględnia listę wszystkich czynności niezbędnych do zakończenia procesu, czasu wykonania każdego zadania, zależności między nimi i punktami kulminacyjnymi każdego etapu. Za pomocą tych danych, CPM wylicza ścieżkę czynności niezbędnych do zakończenia projektu oraz ramy czasowe, które są wymagane, aby każde zadanie zakończyło się w takim terminie, żeby nie opóźniło innych. Na tej podstawie ustalone są etapy krytyczne i dzięki temu można bardzo łatwo ustalić oraz śledzić hierarchię zadań.
Dobrać filozofię do trybu pracy zespołu
Załóżmy, że dysponujemy kilkoma zespołami programistów, a każdy team i jego członkowie ma inny rytm pracy. Taka wybuchowa mieszanka ludzi ma wypuścić dopracowane i złożone oprogramowanie, łącząc prace dzielące się na wiele płaszczyzn i podsekcji powiązanych ze sobą. W takich właśnie środowiskach znakomicie widać zalety współczesnego zarządzania projektami. Dobry project manager dobrałby pasującą do pracowników filozofię, np. metodykę Scrum, rozpisał w jej myśl możliwie szczegółowo cały projekt, podzielił pracę między ludzi zależnie od ich preferencji i możliwości, a następnie wdrożył to wszystko za pomocą JIRA, Bugzilli czy YouTracka. W efekcie każdy przychodząc do pracy logowałby się do instancji danego rozwiązania i miał tam przedstawione graficznie zarówno swoje własne zadania, opóźnienia, czas wolny i błędy, jak i widok na cały projekt naraz. Byłoby to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ same rozmowy oraz zapisywanie jaważniejszych wiadomości na kartce już zwyczajnie nie wystarcza. Nie mówiąc nawet o tym, co się stanie, gdy zamiast jednego projektu taki zespół ma ich prowadzić kilka czy kilkanaście. I to jednocześnie!
–
Za tydzień pokażemy przykłady zastosowania diagramów Gantta. Udowodnimy nim, że każdy z Was nieświadomie korzysta z efektów pracy na podstawie wymienionego diagramu.
Mateusz Jagiełło jest PR Managerem w SoftwarePlant
SoftwarePlant to polsko-amerykański startup specjalizujący się w tworzeniu oprogramowania na rynek Project Portfolio Management. Eksperci od platformy JIRA. Firma oferuje także custom development, szkolenia i wdrożenia swoich produktów.
Zdjęcie główne artykułu jest pracą armii Stanów Zjednoczonych lub pracownika Departamentu Obrony
