Są jednak sytuacje, w których jest to jak najbardziej dopuszczalne.
Koszty reprezentacji niemożliwe do rozliczenia
Jeść trzeba – co do tego nikt nie ma chyba żadnych wątpliwości. Niestety ta konieczność nie zawsze przekłada się na prawo do ujęcia jedzenia w kosztach działalności gospodarczej. Rozliczenie żywności to często skomplikowana kwestia. Żeby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, musi spełniać podstawowy warunek, czyli musi być „poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Idąc tym tropem rozliczenie żywności nie powinno stanowić żadnych problemów. W końcu bez jedzenia jakiekolwiek funkcjonowanie jest niemożliwe, a przedsiębiorca, który je, dba o swoją firmę i jej przychody. Tyle, że tak to nie działa.
Przepisy zaznaczają bowiem dodatkowo, że nie ma opcji rozliczenia „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Kluczowym jest więc aspekt reprezentacji. Najlepiej sięgnąć tutaj do definicji widniejącej w słowniku języka polskiego, określającą ją jako „okazałość” i „wystawność”. Głównym zadaniem reprezentacji jest odpowiednie kształtowanie wizerunku firmy w oczach potencjalnych klientów, ma więc ona na celu podniesienie prestiżu firmy. Dobra wiadomość jest taka, że pomimo tych obostrzeń istnieją sytuacje, w których rozliczenie w kosztach działalności wydatków na zakup żywności jest dostępne.
Homar dla pracownika? Zawsze można spróbować rozliczyć
Dla wielu pracodawców odpowiednia atmosfera w pracy to podstawa właściwie funkcjonującej firmy. Dbając o dobro zatrudnionych osób kupują więc kanapki, wodę mineralną, kawę, herbatę, czy napoje gazowane. I mają pełne prawo do ich rozliczenia w kosztach. Trzeba tylko pamiętać, by nie przesadzić z wystawnością takich wydatków, by nie zostały one zakwalifikowane jako wspomniana już reprezentacja. Jak w tym przypadku należy to rozumieć?
Przykładowo z zakupem krakersów czy paluszków, a następnie ich ujęciem w kosztach prowadzonej działalności, nie powinno być problemów. Jeśli jednak przedsiębiorca zdecyduje się na poczęstowanie pracowników homarem albo ośmiornicą, to z rozliczeniem tego wydatku może mieć problem. Oczywiście choć może przedstawić argumenty, które w pewnym stopniu uzasadnią taki koszt, to jednak organy podatkowe najpewniej będą miały zastrzeżenia, co do możliwości jego rozliczenia.
Obiad z klientem w kosztach – kiedyś nie, dziś…
Bardzo podobnie do rozliczenia zakupów na rzecz pracowników wygląda opcja ujęcia w kosztach poczęstunku dla klientów. Prawo do takiego zachowania mają przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy przyjmują klientów we własnym biurze albo gabinecie, np. w agencji reklamowej, fryzjerzy czy lekarze. Przekąski lub napoje serwowane w poczekalni bądź podczas wizyty są więc jak najbardziej możliwe do rozliczenia. I znowu z jednym zastrzeżeniem – by nie były zbyt wyszukane.
Przedsiębiorca może sobie również pozwolić na ujęcie w kosztach obiadu z klientem w restauracji (zamówienie posiłku „na dowóz” do siedziby firmy też jest dopuszczalne). Dla celów dowodowych przyda się jakieś powiązanie poniesionego wydatku z działalnością, choćby zawarta umowa. Przez szereg lat organy podatkowe nie były tu jednak wcale przychylne właścicielom firm często kwalifikując taki wydatek jako reprezentację. Zmieniło się to w listopadzie 2013 roku. Właśnie wtedy Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, która pozwoliła, żeby wydatek na obiad mógł stać się z kosztem. Musi jednak być związany z prowadzoną działalność, więc obiad w gronie rodziny w tym kontekście odpada.
A co z piwem lub szklaneczką whiskey w trakcie spotkania biznesowego? Tutaj nie ma niestety dobrych wieści.
Można spróbować rozliczyć alkohol w kosztach, ale szanse są raczej niewielkie
Rozliczenie w firmie zakupu alkoholu praktycznie nie wchodzi w grę. Taki wydatek kwalifikowany jest bowiem przez organy podatkowe jako reprezentacja, co uniemożliwia jego ujęcie w kosztach. Nie pomogła nawet wspomniana już interpretacja ogólna Ministerstwa Finansów, która złagodziła podejście do wydatków żywnościowych, ale nie w kontekście alkoholu.
Pewnym wyjściem z sytuacji jest złożenie wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Przedsiębiorca może w niej przedstawić argumenty, które jego zdaniem stwarzają furtkę do rozliczenia w firmie zakupu alkoholu. Wątpliwe jednak, że przekona do swojej opinii którąś z izb skarbowych. Tych bowiem nie przekonuje właściwie żadna argumentacja.
Poza alkoholem i obiadem z przyjaciółmi czy rodziną, istnieją jeszcze inne przypadki, w których o rozliczeniu żywności w kosztach należy raczej zapomnieć. Dotyczą one przede wszystkim przedsiębiorców, którzy nie mają pracowników, oraz tych, którzy nie spotykają się z klientami w swoim biurze. Wiadomo bowiem, że taki posiłek czy napój służyłby jedynie właścicielowi firmy.
Jedyną opcją pozwalającą przedsiębiorcy na ujęcie w kosztach wydatków na własną osobę jest delegacja (tak krajowa, jak i zagraniczna). Rozliczenia nie dokonuje się tu jednak na podstawie faktur. W kontekście delegacji przedsiębiorcę obowiązują identyczne zasady, jak te, które dotyczą pracowników. Przy wyjeździe w granicach Polski może więc ująć w kosztach dzienną dietę w wysokości 30 zł. Jeśli chodzi o podróże zagraniczne, wysokość diet zależy od kraju, do którego podróżuje przedsiębiorca.
–
Zapraszamy do obejrzenia odcinka inFakt TV, w którym poruszamy temat odliczania żywności od kosztów prowadzenia firmy.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
Zdjęcie główne artykułu jeshoots.com
