Slack i Trello były niewystarczające, więc stworzyliśmy własne narzędzie. Case study TimeCamp

TimeCamp to rozwijane przez nas narzędzie, które już od 9 lat pozwala ludziom monitorować czas pracy osób indywidualnych, a także zespołów zadaniowych. Oprogramowanie to umożliwia ocenę rentowności prowadzonych projektów, mierzenie produktywności, czy po prostu liczenie frekwencji w pracy.

Przez 9 lat tworzyliśmy zespół ludzi z pasją, zaangażowanych w podwyższanie swojej i czyjejś produktywności. Osiągnęliśmy sukcesy, które poprzedzone były wieloma porażkami. Dziś dzielimy się swoimi przemyśleniami na temat zarządzania zespołem.

Przemyślenia te oparte były na lekturze wielu ton książek o zarządzaniu, na rozmowach wideo z naszymi klientami, rozmowach na livechacie, a ostatecznie na zebraniu wspólnych doświadczeń każdego z członków naszego zespołu. Oto one:

• Unikaj nieporozumień, błędnych założeń, dwuznaczności i niejasności
• Rozmawiajmy – działajmy – rozmawiajmy

Może te dość oczywiste zdania nie stanowią dla nikogo odkrycia, nie tylko my wiemy, jak warto je sobie przypominać niemal każdego dnia. Jak do tego doszliśmy? Punktem wyjścia był moment, w którym postanowiliśmy skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi do zarządzania zadaniami. Zaczęliśmy od Jira, potem była Asana, na końcu Trello, a gdzieś po drodze Kanban Tool.

To co jednak paraliżowało naszą firmę – szczególnie na początku – to fakt, że w narzędziach tych zaczęliśmy ze sobą … rozmawiać. Pytaliśmy o statusy projektów, pytaliśmy o opinie innych członków przypisanych do projektów, wyrażaliśmy swoje oburzenie, czy pisaliśmy pochwały przy każdym zadaniu.

Wkrótce nasze skrzynki mailowe pełne były wiadomości z programów do zarządzania zadaniami. Przypisane zadanie zapełniało się coraz to nowymi uwagami:

• Ktoś dodał komentarz
• Ktoś dodał nową osobę
• Pojawiło się przypomnienie o upływie terminu ukończenia projektu
• Wpłynęło powiadomienie o stanie zaawansowania projektu

Oczywiście, musieliśmy mieć program do zarządzania zadaniami. Ale jak poradzić sobie z tym “spamem”? Wyłączyć powiadomienia? Zrobić filtr w skrzynce pocztowej? Ignorować wiadomości? Gdy jeden z naszych projektów padł tylko dlatego, że nie dogadaliśmy się przez nasze “pomocne” softy, postanowiliśmy działać.

Pojawiła się konieczność przeniesienia komunikacji nad projektami do nowego narzędzia. Już wcześniej część osób z zespołu używała Facebook Messengera, ale po sformalizowaniu komunikacji w firmie, przeszliśmy na HipChat, potem na Slack.

Rozdzielenie funkcji komunikacyjnej od projektowej przyniosło oczekiwane rezultaty. Na początku wszystko szło świetnie, ale już po kilku miesiącach zauważyliśmy, że przestaliśmy określać statusy zadań bezpośrednio w narzędziu do tego przeznaczonym ( było nim Trello).

Wprowadziliśmy zatem nowe metody zarządzania: Scrum (technika cyklicznych spotkań, przy których rozliczamy i rozdzielamy zadania dla każdego) oparty na Kanbanie (technika rejestracji pracy na: w planie – realizowaną – zrobioną). To jednak nie rozwiązało kolejnego problemu. Trello nie było już narzędziem codziennej pracy. Był nim Slack. Na Trello zaglądaliśmy tylko przy okazji spotkań scrumowych.

Sytuacja zaczęła się komplikować, gdy mieliśmy coraz bardziej rozproszony zespół. Wspólne spotkania przy Scrumie okazały się trudniejsze do zorganizowania. Wkrótce nasz aktualny status zadań na Trello stał się w dużej mierze nieaktualny. Każdy informował się o statusie projektów na Slacku, zamiast w Trello.

Było jasne, że potrzebujemy innego rozwiązania, że musimy działać. Stworzyć coś, co pozwoli nam zachować przydatność Slacka przy zapewnieniu bycia na bieżąco z zadaniami firmowymi.

Tak powstał HeySpace, który połączył sprawność funkcji komunikacji niejako obok projektów, do których przechodzimy jednym kliknięciem. Poza tym HeySpace umożliwia tworzenie wielu WorkSpace’ów, dzięki którym można organizować przestrzenie zarządzania pracą dla różnych grup zespołów, klientów i partnerów.

Jedyną obowiązkową aplikacją, którą otwieramy zaczynając pracę i zamykamy, gdy ją kończymy, jest HeySpace.

Teraz:

• Każdy komunikuje się w HeySpace i tylko w nim
• Każdy rejestruje swoje projekty w HeySpace
• Każdy manager śledzi pracę zespołu w HeySpace
• Każdy planuje swoją pracę dzienną dzięki oddzielnym Workspace’om – tworząc swoją przestrzeń osobistą do własnych notatek, projektów itp.
• Możemy rozmawiać i outsourcingować część projektów w oddzielnych Workspace’ach

Rozszerzyliśmy TimeCampa o produkt komplementarny – oprócz trakowania czasu do projektów, teraz jest możliwość efektywnego zarządzania projektami w HeySpace.

Chcemy stworzyć narzędzie dla każdego ! Można je przetestować tutaj – jest za darmo.

Jeśli chcesz rozwiązać swoje problemy z komunikacją w zespole musisz:

• Każdego dnia znać aktualny status projektów całej firmy
• Mieć pewność, że każdy z członków zespołu wie co ma robić
• Mieć pewność, że każdy z członków zespołu wie co będzie robił po ukończeniu swojego zadania
• Mieć pewność, że każdy członek zespołu wie dlaczego robi to co mu polecono
• Reagować gdy zadanie nie jest realizowane zgodnie z założeniami lub nie jest realizowane według planu.

–

Autorem tekstu jest Paweł Kijko, Szef Działu Marketingu w firmie timecamp.pl