Sześć pytań o koszty reklamy i promocji w firmie. Podpowiadamy, jak poprawnie je rozliczyć

fot. unsplash.com 

Zaliczanie wydatków w poczet kosztów prowadzonej działalności gospodarczej pozwala obniżyć kwotę płaconego przez przedsiębiorcę podatku dochodowego. Do kosztów firmowych zakwalifikować można większość zakupów, o ile:

• przyczyniają się do uzyskania przychodu (tj. przedsiębiorca będzie umiał udowodnić, że zakupy te były niezbędne, żeby mógł wykonać usługę czy sprzedać towar) 
• są poprawnie udokumentowane oraz
• nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy wszystkie koszty reklamy i promocji mogą być kosztem firmowym?

Zasadniczo wszystkie koszty związane z reklamą mogą być kosztem firmowym, o ile spełnią powyższe warunki i  nie będą kwalifikować się jako koszty reprezentacji. Koszty reklamy ponosi się w biznesowym celu: pobudzenia sprzedaży, zdobycia klientów i rozpowszechniania informacji o firmie. Z kolei przez reprezentację organy podatkowe rozumieją: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem i pozycją społeczną. W kosztach firmowych przedsiębiorca nie rozliczy zatem drogiego markowego, wywołującego dobre wrażenie garnituru, w którym uda się na spotkanie z klientem. Podobnie będzie z zaproszeniem na wystawną kolację. Ale nie zawsze. 

Czy wydatki związane z logo, gadżetami i stroną internetową stanowią koszt prowadzenia firmy?

Logo oraz nazwa firmy są jednymi z ważniejszych elementów jej wizerunku, ale składają się na niego również ulotki, broszury i niedrogie gadżety opatrzone logo, które trafiają w ręce klientów. Dzięki nim przedsiębiorca buduje rozpoznawalność swojej marki i zdobywa zlecenia, co sprawia, że wydatki na np. ich zaprojektowanie mogą zostać zaliczone do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Wizerunek firmy kreuje też jej wirtualna wizytówka, czyli firmowa strona internetowa. Takie miejsce w sieci również ma za zadanie m.in. zwiększać sprzedaż produktów czy usług i generuje stałe wydatki związane z jego utrzymaniem, tj. koszty domeny, hostingu czy pozycjonowania strony – one również stanowią koszty firmy.

Czy tradycyjną reklamę w mediach i na billboardach można uznać za koszt firmowy?

Kosztami w firmie mogą zostać także wydatki na reklamę w radio, telewizji, gazecie czy magazynie. Logo i reklama firmy mogą też być umieszczane na billboardach, plakatach, a nawet może być nią oklejony samochód – taka forma promocji marki też będzie kosztem.

Kiedy wydatki na usługi gastronomiczne obciążą budżet firmowy?

Podczas działań promocyjnych firmy i nawiązywania relacji biznesowych przedsiębiorcom zdarza się organizować kolacje biznesowe czy inne wydarzenia, na które zamawiają jedzenie. Właśnie w kwestii cateringu pojawiają się często wątpliwości, czy nie ma on bardziej charakteru reprezentacyjnego, który uniemożliwiałby zakwalifikowanie go jako kosztu działalności. Aby móc rozliczyć w kosztach firmy fakturę za usługę gastronomiczną, to w ramach przykładowej kolacji musi powstać przychód, czyli np. dojść do podpisania umowy z nowym klientem.

Czy udział w targach i konferencjach stanowi koszt prowadzenia działalności?

Oczywistą sprawą jest, że miejscem, gdzie przedsiębiorcy mogą się reklamować i nawiązywać relacje biznesowe, są targi i konferencję biznesowe. Udział w takim przedsięwzięciu pozwala zaprezentować produkty i usługi firmy, umocnić świadomość marki na rynku czy zdobyć nowych klientów. Wydatki poniesione zarówno na wykupienie miejsca na targach, zaprojektowanie i postawienie swojego stoiska, zakup niedrogich gadżetów obrandowanych logo firmy, jak i sam udział w konferencji, będą stanowić koszty firmowe.

Jak rozliczyć wydatki związane z reklamą online?

Do kosztów firmy kwalifikuje się także reklama w Internecie przez m.in. Google Adwords, Facebooka czy inne branżowe portale. Tutaj, obok kwestii związanych z podatkiem dochodowym, ważny jest też pewien niuans w zakresie VAT-u.

Reklamowanie firmy w Google Adwords skutkuje wystawieniem miesięcznej faktury zbiorczej do zaksięgowania. Generalnie wystawia ją spółka Google zarejestrowana w Holandii, co w efekcie oznacza, że aby ją rozliczyć, nabywca reklamy musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE. Będzie też musiał samodzielnie naliczyć VAT od takiej faktury. 

Nieco inaczej bywa w przypadku faktur z Facebooka. Istnieją tu dwie możliwości rozliczenia podatku od towarów i usług w zależności od tego, która spółka wystawia dokument. Jeżeli jest to spółka Facebook Ireland Limited, to rozliczenie wydatku na promocję firmy działa identycznie jak w przypadku Google Adwords. Jeśli natomiast jest to spółka Facebook Polska (a tak jest wystawianych większość faktur), rozlicza się ją się standardowo, czyli z uprzednio naliczoną stawką VAT.

Niestety, zdarza się, że na fakturach wystawionych przez Facebooka brakuje daty wystawienia, a jest ona jednym z wymaganych przez przepisy elementów faktury. Zgodnie z interpretacją KAS z 8 lutego 2018 roku, jeżeli daty wystawienia faktury brakuje to urząd skarbowy ma pełne prawo zakwestionowania zaliczenia takiej faktury w kosztach firmy.

Warto pamiętać, że urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę w firmie nawet do 5 lat wstecz i może wówczas zażądać uzasadnienia, w jaki sposób dany koszt został powiązany z przychodem firmy. Im bardziej dyskusyjne powiązanie, tym dokładniej należy opisać dany wydatek i jego wpływ na zarobek. Doświadczenie pokazuje, że szczególnie precyzyjnie warto opisywać koszty udziału w targach i konferencjach oraz koszty odbytych z klientami lunchów i kolacji. Warto zapisać, co to było za spotkanie, z kim, w jakim celu i co udało się na nim osiągnąć.

Dla początkujących przedsiębiorców rozliczanie faktur może stanowić nie lada wyzwanie, dlatego najlepszym wsparciem będzie odpowiedni zespół ekspertów. Pierwsze kroki w zakresie rozliczania kosztów w firmie warto stawiać w asyście kompetentnej księgowej. Zespół Tax Care chętnie pomoże każdemu przedsiębiorcy, który planuje wypromować swój biznes. W czynnościach związanych z fakturami pomocna będzie udostępniona przez Tax Care Chmura Faktur, w której faktury zawsze będą pod ręką.