fot. unsplash.com
Faktury online to konieczność
Polscy przedsiębiorcy wystawiają co roku łącznie aż 1,5 miliarda faktur, z czego 98% przechowywanych jest papierowo. W czasach gdy rozwiązania fiskusa bazują na elektronicznych formach nadzoru, a przedsiębiorca zobligowany jest do prowadzenia cyfrowej ewidencji faktur, ich wystawianie, przekazywanie i przechowywanie wyłącznie na papierze zaczyna robić się problematyczne.
Przyjmując, że w Polsce działa 2 miliony firmy oraz że poszczególne przedsiębiorstwa potrzebują 4 godzin na gromadzenie faktur, to ogółem polskie firmy marnują w ten sposób aż 8 milionów godzin. Idąc dalej, to aż 45 tys. etatów „stworzonych” tylko po to, aby kompletować dokumenty. Szczęśliwie jednak idzie digitalizacja, a wraz z nią rozwiązania, które umożliwiają wysyłanie faktur online.
Takim narzędziem jest Chmura Faktur, stworzona przez Tax Care platforma elektronicznej wymiany faktur między firmami, która umożliwia między innymi wystawianie, wysyłanie, odbieranie oraz przechowywanie dokumentów. Wszystkich tych czynności dokonuje się z jednego, intuicyjnego panelu. Chmura Faktur jest bezpłatna.
Najważniejsze funkcje systemu to:
Wystawianie faktur:
- Nielimitowana liczba dokumentów
- Brak jakichkolwiek opłat
- Wszystkie rodzaje faktur
- Pobieranie danych z GUS i rejestru podatników VAT
- Faktury dla wielu kontrahentów jednocześnie
- Automatyczne faktury cykliczne
Wysyłanie faktur:
- Bezpieczny, bez załącznikowy sposób przekazywania dokumentów
- Potwierdzenie odbioru przez kontrahenta
- Weryfikacja statusu płatności za fakturę
- Kontrola statusu płatności i przypomnienie kontrahentowi o konieczności zapłaty
Odbieranie faktur:
- Zapisywanie plików z zaufanych adresów e-mail
- Przekazywanie do rejestru faktur papierowych w formie skanu
- Możliwość przekazania faktury do księgowej zaraz po jej otrzymaniu
Zarządzanie fakturami i ich przechowywanie:
- Wszystkie faktury przychodowe i kosztowe w jednym miejscu
- Jednolity standard dla wszystkich dokumentów niezależnie od ich pierwotnej formy
- Przekazywanie dokumentów do księgowej jednym kliknięciem
- Kategoryzacja dokumentów, analiza przychodów i kosztów
- Generowanie plików JPK_VAT
- Najwyższy poziom bezpieczeństwa – standard bankowych systemów transakcyjnych
Decydując się na zarządzanie fakturami za pośrednictwem platformy online jednym z kluczowych aspektów branych pod uwagę jest bezpieczeństwo. Przedsiębiorcy nie chcą przecież korzystać z platform, co do których nie mają pełnego zaufania i obawiają się, że ich dokumenty np. trafią w niepowołane ręce. Dane księgowe przechowywane w Chmurze Faktur są bezpieczne.
fot. zrzut ekranu z systemu Chmura Faktur
Bezpieczeństwo
Platforma dostosowana jest do wymogów bezpieczeństwa banku i do tego regularnie poddawana audytom bezpieczeństwa przeprowadzanym przez zewnętrzne podmioty gospodarcze zajmujące się bezpieczeństwem informatycznym organizacji. Na przykład, wiadomości wysyłane za pośrednictwem systemu mają certyfikat SSL, dzięki czemu odbiorcy nie muszą obawiać się, że adresowane do nich pliki zostaną uszkodzone.
Tax Care dba o to, aby Chmura Faktur była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa i na bieżąco aktualizowana. Regularnie więc prowadzi konsultacje z Ministerstwem Finansów nad przepisami, które musi uwzględniać platforma.
Wystawianie faktur
Panel zarządzania w Chmurze Faktur został zaprojektowany tak, aby zapewnić użytkownikom intuicyjną i bezproblemową obsługę. A zatem! Aby wystawić dokument wystarczy jedno kliknięcie z poziomu strony głównej lub po wejściu w zakładkę „Dokumenty wystawione”.
fot. zrzut ekranu z systemu Chmura Faktur
Co więcej, jeśli użytkownik regularnie wystawia faktury dla tych samych kontrahentów, może utworzyć szablon (który można formatować) i tym samym zautomatyzować cały proces. Ponadto platforma umożliwia wystawianie faktur w obcej walucie, a system samodzielnie dokonuje przeliczeń na podstawie tabeli kursów.
Wysyłanie faktur
Chmura Faktur pozwala na wysyłanie faktur do kontrahentów bez względu na to czy korzystających z platformy, czy nie. Jednak dla uproszczenia całego procesu i zwiększenia „kompatybilności” między Twoją firmą a firmą klienta lub partnera możesz zaprosić go do korzystania z systemu klikając w „Zaproś znajomego”.
fot. zrzut ekranu z systemu Chmura Faktur
Na tym etapie ważne jest także, aby użytkownik miał pewność, że wystawiona i wysłana faktura faktycznie dotarła do odbiorcy. Taką pewność zyskasz na dwa sposoby. Jeśli kontrahent korzysta z Chmury Faktur, możesz śledzić status wysłanego dokumentu z zakładki „Dokumenty wystawione”, a gdy kontrahent odbierze dokument pojawi się tam data odbioru. Poza tym otrzymasz powiadomienie widoczne na stronie głównej.
Kolejna istotna rzecz podczas wysyłania faktur to bezpieczeństwo. Dlatego wystawione faktury nie są nadawane w formie mailowego załącznika, ale pliku w tytułowej chmurze, który można pobrać po kliknięciu w przesłany link.
Odbieranie faktur
Chmura Faktur oprócz wystawiania i wysyłania dokumentów umożliwia ich otrzymywanie i przechowywanie bez ograniczeń ilościowych. Jeśli Twój kontrahent jest użytkownikiem Chmury Faktur po wystawieniu faktury dla Ciebie, zobaczysz ją w zakładce „Dokumenty otrzymane”.
fot. zrzut ekranu z systemu Chmura Faktur
Faktur Ponadto system przetwarza i zapisuje pliki z zaufanych adresów e-mail, pozwala na przechowywanie również faktur otrzymanych drogą mailową lub papierowo. Dzięki temu wszystkie faktury, przychodowe i kosztowe przechowywane są w wygodnej formie elektronicznej.
Generowanie plików JPK VAT
Przypomnijmy, że od 1 stycznia system podatkowy w Polsce jest bardziej szczelny.
Wszystko to za sprawą nowych przepisów, które zobowiązują małych i średnich przedsiębiorców do przekazywania skarbówce rejestru VAT w formacie jednolitego pliku kontrolnego (JPK). Do jego generowania potrzebny jest system księgowy. Na szczęście w taką opcję została wyposażona również Chmura Faktur.
Platforma umożliwia wygenerowanie JPK_VAT z uwzględnieniem dokumentów wystawionych i otrzymanych w obrocie krajowym. Jeśli więc wystawiasz lub otrzymujesz dokumenty od kontrahentów zagranicznych, możesz skorzystać z obsługi księgowej Tax Care.
Podsumowanie
Digitalizacja i idąca za nią księgowość elektroniczna niosą ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim systemy online są dostępne 24/7 z każdego miejsca na Ziemi oraz dają możliwość wystawienia faktury bez konieczności przeglądania i wysyłania papierowych dokumentów. Jeśli więc szukasz platformy dla swojej firmy, wybierz bezpłatny system Chmura Faktur od Tax Care.
