Umowa z programistą – co powinna zawierać i jak ją rozliczać?

Dodane: 27.06.2022

Marcin Staniszewski

Udostępnij:

Współpraca ze specjalistami z branży IT coraz częściej opiera się na zawieraniu umów cywilnoprawnych. Do tego grona można zaliczyć przede wszystkim testerów, etycznych hakerów, grafików i programistów. Kiedy właśnie taka forma zatrudnienia przynosi więcej korzyści przedsiębiorcy, niż umowa o pracę? Co powinna zawierać umowa z programistą? I kto właściwie posiada prawa autorskie do utworzonych programów?

Umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna w IT?

Coraz więcej firm zatrudnia freelancerów. Główną przyczyną wzrostu tej tendencji są niższe koszty dla firm, które dzięki temu nie muszą opłacać składek ZUS i NFZ. Umowa cywilnoprawna sprawia, że przedsiębiorca zatrudniający freelancera ponosi znacznie mniejsze obciążenia dodatkowe. Z kolei w przypadku umowy o dzieło będą one praktycznie zerowe.

Mimo to zarówno umowa o dzieło, jak i umowa o pracę są regulowane przez przepisy kodeksu cywilnego. Pozwala to na sporą dowolność przy tworzeniu postanowień umownych, ale pozbawia możliwości wykorzystania narzędzi prawa pracy, które chronią pracownika i dyscyplinują strony kontraktu.

Należy pamiętać, że umowa cywilnoprawna nie zawiera stosunku podporządkowania oraz zobowiązania do osobistej realizacji pracy. Dlatego częściej używa się w niej określenia współpracownik niż pracownik.

Każda ze stron – zarówno pracodawca, jak i wykonawca – działają tutaj w formie równorzędnych partnerów. W przypadku pracownika jest to komfortowe rozwiązanie, dla pracodawcy – niekoniecznie.

Różnice między umową o pracę, a umową cywilnoprawną wynikają również z innych czynników, do których możemy zaliczyć:

  • ryzyko niewykonania pracy
  • terminy rozwiązania umowy
  • prawa autorskie i rozliczanie za wykonaną pracę
  • przedawnienie roszczeń

Wszystko to sprawia, że warto przemyśleć, czy dla danego przedsiębiorcy korzystniejsze będzie zatrudnienie programisty na stałe (choć wyższym kosztem), czy jednak pracownika tańszego, ale odchodzącego po realizacji zlecenia.

Co musi zawierać umowa z programistą?

Umowa o pracę zawiera obowiązkowe elementy stałe, nie dopuszcza więc możliwości wprowadzania większych zmian. Z kolei kontrakt cywilnoprawny oferuje swobodę konstruowania postanowień umownych. Można zawrzeć w nich wszystkie postanowienia, które nie stoją w sprzeczności z przepisami prawa, naturą stosunku prawnego i zasadami współżycia społecznego.

Co powinna zawierać umowa z programistą i jak utworzyć właściwy model wynagrodzenia? Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na:

  • Określenie typu umowy – jeśli jest to współpraca jednorazowa, np. na wykonanie aplikacji, można zawrzeć umowę o dzieło, jednak gdy chodzi o tworzenie kodu źródłowego lub długotrwałą optymalizację, korzystniejsza będzie umowa zlecenie. Bardzo często stosuje się też umowę ramową, czyli taką, w obrębie której zawierane są kolejne, mniejsze kontraktu odpowiadające konkretnej części prac (a ogólne zasady współpracy określa umowa ramowa). Ponadto w branży IT funkcjonuje wiele umów nienazwanych, które są kombinacją różnych konstrukcji z kodeksu. Takie rozwiązanie sprawdza się w przypadku mniej standardowych usług, np. przy łączeniu przygotowania, wdrożenia i utrzymania software’u.
  • Oznaczenie przedmiotu umowy – czyli określenie usługi, którą ma wykonać programista. W treści warto zawrzeć definicje umowne określeń technicznych (co będzie przydatne w razie konieczności interpretowania postanowień umownych), np. do określenia „działająca aplikacja”. Pozwoli to uniknąć sporów sądowych wynikających z niewykonania bądź nienależytej realizacji postanowień umowy.
  • Model wynagrodzenia – we współpracy z programistą rzadko ustala się pensję. Zazwyczaj wynagrodzenie jest wyliczane za pomocą jednego z tych schematów: fixed price – czyli wysokość wynagrodzenia ustala się w kontekście wykonania i oddania całego projektu (często stosowany przy kontraktach zbliżonych do umów o dzieło); time and material – uzależnienie wysokości wynagrodzenia od czasu pracy specjalisty (zazwyczaj stosuje się przy kontraktach zbliżonych do umowy zlecenia). Kolejna opcja to mixed remuneration – przyznawanie wynagrodzenia głównego za projekt i odrębne wycenianie poprawek oraz zmian godzinowo.
  • Klauzule poufności i zakazu konkurencji – czyli zabezpieczenie umowy wynikające najczęściej z postanowienia NDA (obowiązku zachowania poufności), chroniącego interesy i know-how pracodawcy.Druga ważna klauzula dotyczy zakazu konkurencji, czyli ochrony zleceniodawcy przed tzw. employee poaching i stabilizacji stosunków między firmą, a programistą.

Oprócz tego warto, aby za złamanie postanowień wynikających z klauzul obowiązywała kara umowna – pozwoli to zdyscyplinować strony kontraktu.

Umowa B2B z programistą: plusy i minusy

Do wyboru są nie tylko umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, ale również możliwość zatrudnienia programisty prowadzącego działalność gospodarczą. Zgodnie z badaniami NoFluffJobs nawet 60% specjalistów z sektora IT działa w oparciu o umowy B2B, a wynik ten stale rośnie. W ramach takiego kontraktu, programista rozlicza się z pracodawcą jako firma i wystawia faktury.

Zalety współpracy B2B z programistą:

  • Brak dodatkowych kosztów i minimum formalności – przedsiębiorca zatrudniający specjalistę nie ponosi żadnych obciążeń cywilnoprawnych, może proponować wyższe wynagrodzenie netto i zachowuje takie same koszty zatrudnienia; z kolei specjalista zyskuje wyższe wynagrodzenie;
  • Programista może nawiązywać współpracę z różnymi podmiotami jednocześnie (pod warunkiem, że w kontrakcie B2B nie ma przesłanki o zakazie konkurencji);
  • Brak limitu kosztów uzyskania przychodu i duża swoboda w ich kształtowaniu – kosztem dla programisty może być oprogramowanie, wyposażenie biura, leasing auta i sprzętu IT, kursy, szkolenia.

Wady współpracy B2B z programistą:

  • Dla programisty jest to odpowiedzialność i formalności związane z prowadzeniem i rozliczaniem własnej firmy. Dodatkowo wysokie zarobki zobowiązują do rejestracji w charakterze podatnika VAT, z kolei przy zarobkach 3-4 tys. netto taka działalność okazuje się nieopłacalna;
  • Minus dla pracodawcy to duża konkurencja oraz niska stabilność zatrudnienia specjalisty, który nie jest związany z nim umową o pracę.

Kto posiada prawa autorskie do kodu źródłowego?

Prawa autorskie do kodu źródłowego zależą od rodzaju umowy, na podstawie której zatrudniono programistę. Wyróżniamy konstrukcję rozliczania związaną z umową o pracę i wynikającą z umowy cywilnoprawnej. Zgodnie z art. 22 ust. 9b pkt. 1 ustawy o PIT, 50% kosztów autorskich można zastosować m.in. do twórczości obejmującej wytwarzanie programów komputerowych i gier komputerowych. Kiedy można rozliczyć w umowie podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Rozliczenie z programistą: umowa o pracę vs umowa cywilnoprawna

Według artykułu 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych „Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej”.

Dlatego w kontekście praw autorskich najwięcej korzyści daje umowa o pracę. Strony nie muszą wówczas przenosić praw autorskich. Dodatkowo nigdy nie przysługują one pracownikowi, w związku z czym nie ma obowiązku rozliczania podwyższonych kosztów autorskich. Nie ma znaczenia, czy program został ukończony – od początku jest on własnością pracodawcy. Nie może powstać jedynie w wyobraźni twórcy, gdyż musi spełniać przesłankę możliwości jego ustalenia.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca wynagradzał twórcze działania pracownika. W takim przypadku może zawrzeć w umowie klauzule wtórnego nabycia praw autorskich – wtedy prawa autorskie do programu przysługują wyłącznie pracownikowi, a pracodawca otrzymuje prawa do programu w chwili ich przejęcia. Dopiero po przeniesieniu praw na pracodawcę, pracownik uzyska prawo do podwyższonych kosztów autorskich.

Umowa o pracę wymaga od pracodawcy prowadzenia ewidencji, w której zawrze informacje o tym, jaka część wynagrodzenia pracownika została objęta podwyższonymi kosztami autorskimi. Na których polach eksploatacyjnych można korzystać z praw autorskich do utworu będącego programem komputerowych? Są to:

  • stałe lub czasowe zwielokrotnianie programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego,
  • tłumaczenie, przystosowanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała,
  • rozpowszechnianie, w tym użyczanie lub najem programu komputerowego lub jego kopii.

Aby wyznaczyć honorarium autorskie, używa się jednego ze wskaźników: kwotowego – oznaczone wynagrodzenie za przeniesienie praw; czasowego – za czas pracy włożony w stworzenie programu; procentowego – procent wynagrodzenia zasadniczego.

Jak to wygląda w przypadku umowy cywilnoprawnej? Tutaj prawa autorskie do programu są po stronie pracownika. Gdy pracodawca chce z nich korzystać, musi uzyskać przeniesienie praw autorskich. Nietrudno się domyślić, że taka opcja będzie korzystniejsza z punktu widzenia wykonawcy dzieła.

W tej sytuacji również warto prowadzić ewidencję, która uzasadni stosowanie 50% kosztów autorskich. Mimo że przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uwzględniają takiego obowiązku, to i tak bywa to wymagane przez organy podatkowe. W ten sposób można szybko ustalić, jakie utwory zostały wykonane przez pracowników kreatywnych w danym czasie.

W ramach umów cywilnoprawnych, koszty autorskie powstają tylko wtedy, gdy wystąpi zaliczkowy system pobierania podatku dochodowego przez płatnika. Podstawowa reguła mówi o przyjęciu kosztów uzyskania przychodów w wysokości 20%. Z kolei żeby móc rozliczać się podwyższonymi 50% kosztami autorskimi, specjalista IT musi spełniać poniższe przesłanki:

  • prawa autorskie do utworu zostały przeniesione na zleceniodawcę,
  • w ramach realizacji obowiązków powstał utwór będący programem komputerowym.

Trzeba przy tym pamiętać, że aby ustalić utwór, nie wystarczy stworzenie dowolnej części kodu źródłowego, np. z innej aplikacji. Musi być to działanie unikalne, noszące wyraźne znamiona aspektu twórczego.

Rozliczenie z programistą na podstawie kontraktu B2B

Przy rozliczeniu na podstawie umowy B2B, prawa autorskie należą do programisty. Podobnie jak przy umowie cywilnoprawnej, zlecający musi otrzymać licencję do korzystania z utworu – wyłączną lub niewyłączną – albo przeniesienie praw autorskich ze wskazaniem pól eksploatacyjnych. Klauzule, które to stwierdzają, należy zawrzeć w umowie.

Co więcej, informatyk ma prawo do wymagania odrębnego wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich lub udzielenie licencji. W odróżnieniu od relacji polegającej na zatrudnieniu w oparciu o umowę cywilnoprawną, w relacji B2B nie trzeba prowadzić ewidencji stworzonych utworów. W tym przypadku strony i tak nie mogą stosować powiększonych kosztów autorskich 50%, a pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za składniki uznane przez wykonawcę za koszt uzyskania przychodu.

Podsumowując, kwestie związane z umowami i przepisami prawa autorskiego w branży IT nie należą do prostych i przejrzystych. Dlatego jeżeli chcesz uniknąć problemów i spisać umowę na miarę Twoich potrzeb, zgłoś się do kancelarii prawnej wyspecjalizowanej w dziedzinie nowych technologii.

Autor: Marcin Staniszewski, kancelaria prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy