Każdy startup, który chce się szybko rozwijać i w pełni korzystać ze swoich zasobów powinien umiejętnie używać danych dotyczących efektywności pracy. Żeby wiedzieć czy idziemy naprzód czy się cofamy, musimy najpierw określić, w którym miejscu jesteśmy. Do tego służy pomiar kluczowych wskaźników efektywności (KPIs). Mając dostęp do szeregu narzędzi dla firm, możemy wybrać, które wskaźnik są odpowiednie dla naszych projektów i w łatwy sposób je monitorować.
Jakie wskaźniki efektywności możemy mierzyć?
Wybór KPI zależy od natury naszego biznesu i celów, do których dążymy. Inne wskaźniki będą ważne, gdy chcemy podnieść produktywność pracowników, inne kiedy chodzi nam o zwiększenie zysku z projektu, jeszcze inne gdy chcemy powiększyć bazę klientów. Te są najbardziej popularne wśród firm usługowych b2b:
1. Rentowność projektu
2. Rentowność klienta
3. Czas projektu (roboczogodziny)
4. Czas produktywnych zadań w projektach
5. Czas nieproduktywnych zadań w projektach (spotkania, telefony)
6. Przychód i dochód generowane przez pracownika
7. Koszt utrzymania pracownika
Dodatkowo, każdy dział ma swoje wewnętrzne wskaźniki efektywności. W sprzedaży będzie to np. współczynnik konwersji, w UX współczynnik zaangażowania, w HR liczba zgłaszanych problemów, koszt pozyskania pracownika. Bardzo ważne by były to dokładnie określone i mierzalne wskaźniki, wartościowe dla projektu. Określając dokładnie czego oczekujemy od pracowników i wprowadzając cele, minimalizujemy ryzyko, że stracimy z oczu naszą strategię i zmarnujemy wysiłek całego zespołu.
Niezależnie od tego czy naszym krótkoterminowym celem jest pozyskanie nowego klienta czy poprawa produktywności, zawsze powinniśmy na bieżąco monitorować dane o rentowności projektów, które prowadzimy.
Analiza finansowa projektu
Większość firm świadczących usługi b2b rozlicza się w jednym z dwóch modeli finansowych: time & materials lub fixed-price. Pierwszy model, zakładający rozliczenie na podstawie przepracowanych godzin i zużytych materiałów, chroni zleceniobiorcę przed niedoszacowaniem wartości projektu. Drugi model, zakładający konkretny budżet na przedsięwzięcie, daje zleceniodawcy możliwość finansowego przygotowania się na całość prac związanych z projektem lub jego konkretną fazą.
Oceniając rentowność danego projektu, najczęściej patrzymy na różnicę pomiędzy przychodami generowanymi przez projekt, a kosztami, na które składa się zapłata za godziny pracy oraz koszty pośrednie takie jak utrzymanie biura, czy utrzymanie infrastruktury projektu. Na efektywność całej inwestycji wpływ mają m.in. czynniki bezpośrednio związane z projektem jak: poziom marży, stawka godzinowa pracownika, liczba osób zaangażowanych w realizację projektu, ilość produkowanych jednostek, itp. Ponadto uwzględniane są również takie czynniki jak praca pracownika nad różnymi projektami czy długofalowa współpraca z klientem. Pogłębiona analiza finansowa bierze pod uwagę koszty pozyskania klienta, kapitału, amortyzację etc.
Rozliczanie projektu na co dzień
Za bazę do oceniania projektu i podglądania postępów na bieżąco posłuży nam prosty bilans między przychodem z projektu w postaci ceny, a kosztami, które przedsiębiorcy ponoszą z tytułu wypłacanych wynagrodzeń dla pracowników pracujących w tych projektach.
Jak mierzyć rentowność projektu
Do wykonania prostej analizy wystarczy arkusz w Excelu, który aktualizowany na bieżąco będzie pokazywał bilans pomiędzy zarobionymi pieniędzmi a wynagrodzeniami dla pracowników. W najprostszym przypadku (przypadku gdy rozliczamy się z pracownikami za godzinę, a z klientem w modelu time & materials) pierwszym krokiem jest wpisanie stawek godzinowych za wykonaną pracę dla klienta, a drugim określanie wynagrodzenia za godzinę dla pracowników.
Następnie na bieżąco musimy zapisywać w arkuszu godziny przepracowane przez pracowników w projekcie. Różnica między naszymi przychodami a wypłacanymi wynagrodzeniami, pokaże nam podstawową ocenę rentowności finansowej projektu.
Sytuacja komplikuje się, kiedy mamy pracowników pracujących w różnych projektach, lub kiedy projekty rozliczamy zarówno w modelu time & material, jak i fixed-price. W takich przypadkach pomocne są aplikacje monitorujące czas pracy i produktywność, czyli time trackery. Dobrze dobrane i skonfigurowane narzędzie, pozwala z jednej strony śledzić przychody z projektów, a z drugiej wydatki związane z pracą pracowników. I na tej podstawie analizować opłacalność projektów.
Moment, w którym projekt przestaje być zyskowny
Często startupy, próbują zwiększyć swoją konkurencyjność oferując niższe stawki usług. Jest to naturalna metoda pozyskiwania nowych klientów, kiedy nie możemy się pochwalić rozbudowanym portfolio. Zaniżone wyceny, powodują że w przypadku nieprzewidzianych problemów, projekt przestaje na siebie zarabiać. Dlatego firmy, które stosują model fixed-price powinny na bieżąco monitorować rentowność swoich projektów, żeby nie przegapić momentu, w którym projekt staje się nierentowny.
Na przykład, kiedy wyceniliśmy projekt na 60 tys. zakładając, że zajmie pracownikom 450 godzin, a po przepracowaniu połowy z tych godzin projekt wciąż jest w fazie początkowej. Wtedy należy szybko zareagować, aby uchronić się przed stratą.
Jak się bronić przed startą, kiedy wartość projektu była pierwotnie niedoszacowana?
W pierwszej kolejności powinniśmy starać się ograniczyć koszty, następnie podnieść produktywność i jednocześnie zwiększyć dochód z pracownika w projekcie. Produktywność w projekcie możemy podnieść na poziomie całego zespołu i na poziomie poszczególnych jego członków. Może oznaczać zmniejszenie ilości czasu przeznaczanego na spotkania, poprawienie organizacji projektu, dodatkowe motywacje dla pracowników, wprowadzenie nowych narzędzi, które ułatwią pracę lub usunięcie takich, które zabierają zbyt wiele czasu.
Aby zwiększyć dochód z pracownika w projekcie możemy przesunąć wysoko opłacanych pracowników do innych projektów, a na ich miejsce wprowadzić pracownika, który ma takie same kompetencje w danej dziedzinie, ale mniejszą stawkę godzinową.
Pewność, że firma na siebie zarabia
Mając komercyjny startup powinniśmy przede wszystkim dążyć do tego, żeby na nim zarobić. Podstawowe dane o zyskowności otrzymujemy dzięki analizie i porównaniu opłacalności projektów. Te dane pozwalają zminimalizować ryzyko utraty płynności finansowej w przypadku wstępnego niedoszacowania projektu. Znając te dane możemy tak zarządzać kosztami lub wpływać na przychody z projektu, aby nie ponosić strat, ale generować zyski.
Porównanie rentowności projektów pozwala wyłonić te scenariusze, które są najbardziej opłacalne dla Twojego biznesu. Dodatkowo, wskazuje klientów, którzy zapewniają nam największe finansowe korzyści.
Rentowność projektu to jeden z najważniejszych wskaźników, który ma decydujący wpływ na trwanie bądź zakończenie projektu.To kluczowe informacja dla Twojego biznesu, dlatego ważne jest, abyś na bieżąco ją monitorował i właściwie wykorzystywał w swoich projektach.
–
Kasia Fulara
Kasia jest współwłaścicielem Sparkbita – polskiego software house’u oraz jednym z założycieli Timepota – narzędzia wspierającego pracę małych i średnich przedsiębiorstw. Ma ponad 12 letnie doświadczenie zawodowe, na które składa się tworzenie aplikacji i zarządzanie projektami.
