Uwaga na wirusa w rozliczeniach firm, bo zaraził już co trzecią

Na zarządzanie należnościami z pewnością trzeba teraz położyć dużo większy nacisk, monitorować sytuację kontrahentów, utrzymywać z nimi stały kontakt. A tym, którzy już wcześniej zwlekali z przelewami, nie pobłażać lub omijać ich z daleka.

Wzajemne rozliczenia przedsiębiorstw długo po wybuchu kryzysu spowodowanego koronawirusem nie będą takie same jak wcześniej. Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa w badaniu przeprowadzonym przez Research&Grow dla BIG InfoMonitor w zdecydowanej większości stwierdziły, że prawdopodobnie przestaną płacić swoim kontrahentom. Przyznawało to nawet dwie trzecie mikrofirm zatrudniających do 9 osób. Pozytywnego scenariusza spodziewają się jedynie trzy przedsiębiorstwa na 10.

Zabójczy egoizm

– Niektóre z opóźnionych płatności będą naturalnym zjawiskiem wynikającym z realnych kłopotów firm, ale część kontrahentów nie zapłaci z egoizmu. Jedni przez zapobiegliwość i w trosce o własny biznes zatrzymają gotówkę na koncie na wszelki wypadek, inni co i przed pandemią nie należało do rzadkości, będą po prostu w ten sposób kredytować się cudzym kosztem. Zwlekanie z zapłatą z negatywnych pobudek nakręca dodatkowo problem zatorów płatniczych w całej gospodarce – mówi Sławomir Grzelczak, prezes BIG InfoMonitor.

W korzystnych warunkach połowa firm regularnie doświadcza opóźnień płatności od kontrahentów, teraz problem został spotęgowany przez paraliż gospodarki wywołany koronawirusem. Już na samym początku pandemii co szósta firma usłyszała od wielu swoich odbiorców, a co piąta od niektórych, że sytuacja zmusza ich do przesunięcia płatności.

– Dlatego warto utrzymywać stały kontakt z kontrahentami i orientować się w ich kondycji finansowej, bo w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości rośnie ryzyko współpracy z potencjalnym bankrutem. Jeśli kontrahenci są liczni, a biznes opiera się na pozyskiwaniu wielu nowych klientów każdego miesiąca, warto monitorować ich sytuację płatniczą w Biurze Informacji Gospodarczej. Alert z Biura zawiadomi, gdy obserwowana firma znajdzie się w Rejestrze Dłużników – dodaje Sławomir Grzelczak.

Na koniec lutego w bazach Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor oraz w BIK było ponad 307 tys. aktywnych zawieszonych i zamkniętych firm z płatnościami przeterminowanych powyżej 30 dni, na minimum 500 zł. Ich łączne zaległości wynosiły 32,56 mld zł.

Wzrost empatii

Ale czy faktycznie krucha płynność finansowa skłoni firmy do zmiany podejścia do kontrahentów i rozliczeń? Odpowiedź na to pytanie może wydać się zaskakująca. Co trzeci przedsiębiorca deklaruje, że teraz będzie bardziej wyrozumiały w upominaniu się o swoje należności. Połowa stwierdziła, że nic nie zmieni w podejściu do ściągania należności. Bardziej rygorystyczny zamierza być jedynie co szósty badany mikro, mały i średni przedsiębiorca (16 proc.).

– Kryzys się skończy, gospodarka wstanie z kolan, a to jak ktoś zachowywał się w czasie największych trudności z pewnością zostanie zapamiętane. Wobec odbiorców, z którymi relacje trwają od lat i do tej pory nas nie zawodzili, warto wykazać się większą empatią. To zapewne mają na myśli respondenci, mówiący o bardziej wyrozumiałym podejściu w ściąganiu należności w czasach epidemii. Jednocześnie zachęcam jednak do nowego otwarcia w rozliczeniach z kontrahentami, którzy przysparzali problemów z płatnościami nawet w okresie dobrej koniunktury – mówi Sławomir Grzelczak.

Tym bardziej, że przedsiębiorcy nie mają wątpliwości, że pandemia przyniesie do firm kłopoty, przede wszystkim spadek obrotów, a dla załogi w najlepszym przypadku zamrożenie płac. Na kolejnych pozycjach, przez 71 proc. firm wymieniane są problemy z utrzymaniem płynności, niewiele mniej dodaje też opóźnienia w zamówieniach i dostawach. Prawie połowa przedsiębiorców ma również obawy, że inni będą wywierać silniejszą presję na odzyskiwanie długów.

Obawa, że inni nie znajdą zrozumienia dla opóźnionych płatności

Mimo że firmy deklarują niezmienianie działań lub też większą empatię w podejściu do terminów rozliczeń, to jednak ze strony swoich dostawców spodziewają się czego innego. I zapewne się nie mylą. Dlatego w warunkach napięć płynnościowych należy korzystać z profesjonalnych narzędzi wspierania prawidłowej obsługi należności. Co dziś nie jest bez znaczenia, są one dostępne online. Przede wszystkim warto:

• Pamiętać, że okres zawieruchy to czas sprzyjający oszustom. Dlatego jeśli pojawia się nowe kontrakty, koniecznie zacznijmy od sprawdzenia strony internetowej oraz wpisu firmy w KRS-ie lub w CEIDG. Jeśli nie ma ona strony z pełnymi danymi teleadresowymi, działa od niedawna, lepiej zachować ostrożność.
• Kontrolować w Rejestrze BIG InfoMonitor solidność płatniczą nowych odbiorców i monitorować na bieżąco jak zachowują się stali partnerzy. Zlecający monitoring, w momencie, gdy sprawdzana przez niego firma zostaje wpisana do BIG z długiem, od razu otrzymuje mailem informację na ten temat. Jest to ważny sygnał ostrzegawczy. Po uzyskaniu zgody firmy, którą chcemy sprawdzić, można też poprzez BIG InfoMonitor zweryfikować jak radzi sobie z obsługą kredytów w BIK.
• Posługiwać się pieczęcią ostrzegawczą. Przystawiana na fakturach głosi, że nieuregulowanie zobowiązania w terminie grozi wpisem do rejestru dłużników. Fakturę z takim ostrzeżeniem zdecydowanie trudniej „zgubić”.
• Szybko reagować, gdy dzieje się coś nie tak. Inaczej pokazujemy, że jesteśmy firmą, której można płacić kiedy się chce. Jeszcze przed terminem warto przypomnieć o płatności, odzywać się gdy nie wpływają pieniądze na konto.
• Wysyłać wezwania do zapłaty już po 30 dniach opóźnienia. Im starszy dług, tym trudniej go odzyskać. Wezwanie informuje, że dłużnik zostanie wpisany do Rejestru Dłużników BIG. Wtedy o długu i niesolidności dowiedzą się inni, banki, firmy leasingowe, faktoringowe, dostawcy dłużnika. Wysyłkę wezwania można też zlecić przez BIG. Wezwanie, przynajmniej przed pandemią, potrafiło mobilizować do spłaty w dwóch trzecich przypadków. Bazę wertuje bowiem wiele firm. Raport sprawdzający wiarygodność konsumenta czy firmy w 2019 r. był pobierany co 1,5 sekundy. To sprawia, że prędzej czy później dług wychodzi na jaw.
• Wpisywać dłużników do Rejestru i wykreślać ich, dopiero gdy zapłacą.
• Wysyłać powiadomienie o wpisie – sam wpis nie oznacza, że dłużnik się o nim dowie, dlatego zwłaszcza w czasach kryzysu należy wysyłać oficjalne powiadomienie o wpisie.
• Sięgać po pomoc firm windykacyjnych. Dla klientów BIG InfoMonitor na preferencyjnych warunkach dostępna jest obsługa firm RK Legal oraz Obligo. Wykonują wszystkie typowe czynności windykacyjne – monitoring płatności, windykację polubowną i sądową.
• Korzystać z ubezpieczeń płatności, faktoringu.

Badanie przeprowadzone przez Research&Grow techniką CATI na próbie małych i średnich firm – do 250 pracowników, N=251, 16-18 marca 2020 r.