W tej firmie pracownicy wiedzą o wszystkim. O transparentności rozmawiamy z Aleksandrą Prejs (Netguru)

Netguru, poznańska spółka tworząca aplikacje internetowe założona przez Kubę Filipowskiego, Wiktora Schmidta i Adama Zygadlewicza, dziś ma siedem biur. Zatrudnia blisko 150 pracowników z różnych zakątków świata, dlatego też większość z nich pracuje zdalnie. Taki system pracy wymaga zasad, których przestrzeganie pozwala osiągnąć wspólny cel. Jedną z głównych prawideł rządzących w Netguru jest transparentność. O niej rozmawiamy z Aleksandrą Prejs, Content Marketing Specialist w Netguru.

Na zdjęciu: Aleksandra Prejs, Content Marketing Specialist w Netguru

W rozmowie z Aleksandrą staramy się pokazać wszystkie aspekty transparentności, przybliżyć, co ona tak naprawdę oznacza, jakie korzyści przynosi i jakie sytuacje powoduje. Z poniższej rozmowy dowiecie się jak dobrze wykorzystać otwartość w firmie, by nie przeszkadzała (w końcu powoduje pewien szum informacyjny, rozproszenie informacji). Naszym zdaniem warto przyjrzeć się temu sposobowi komunikacji, szczególnie gdy w waszej firmie część pracowników pracuje zdalnie. Zachęcamy do przeczytania poniższego wywiadu.

Do ilu osób z Netguru dotarło moje zaproszenie na wywiad?

Do dwóch, do mnie oraz do Magdy, menedżerki naszych biur. Po kilku chwilach wiadomość dotarła również do wszystkich członków zespołu growth, zajmującego się marketingiem, sprzedażą oraz rekrutacją.

Rozmawiam jednak tylko z Tobą. Po co więc im ta informacja o wywiadzie?

Staramy się, żeby wszystkie osoby w firmie były dobrze zorientowane, czym zajmują się inni. Pomagają nam w tym poranne spotkania, podczas których omawiamy zadania każdego z członków poszczególnych zespołów oraz system odpowiadania na wiadomości “do wszystkich”. Pierwsze sprawia, że każdy widzi wkład innych w działanie zespołu, a drugie pozwala na bardzo płynne przejmowanie obowiązków pod czyjąś nieobecność.

Co oznacza termin „transparentność”?

Przede wszystkim szczerość w kontekście tego, co dzieje się w firmie, umożliwienie osobom, które w niej pracują uczestnictwa w różnego rodzaju procesach decyzyjnych oraz jasną politykę finansową.

Obowiązuje wszystkich pracowników?

Tak, wszyscy pracują dla firmy na takich samych zasadach. Podsumowania cotygodniowych spotkań każdego z zespołów są dostępne w firmowej bazie wiedzy. Deweloperzy mają więc jasne informacje, czym zajmują się ludzie od marketingu, ludzie od marketingu wiedzą przy jakim projekcie pracuje, który deweloper, a juniorzy wiedzą, o czym rozmawiają liderzy i vice versa.

Wiesz, z kim pisze Twój szef i co dokładnie teraz robi?

Wiem, z kim z firmy rozmawia, ponieważ rozmowy toczą się na kanałach otwartych na Slacku (komunikatorze). Wiem też, z kim koresponduje, ponieważ do całej korespondencji dołączany jest cały zespół growth, o którym wspomniałam wcześniej. Wiktor Schmidt ma również ogólnodostępny kalendarz spotkań, więc wiemy, kiedy ma dla nas czas i możemy bez problemu umawiać się na spotkania.

O transparentności mówicie też wszystkim kandydatom do pracy?

Rzadko kiedy musimy o niej mówić, ponieważ kładziemy duży nacisk na komunikowanie tej idei. Pojawia się ona już na samym początku kontaktu potencjalnego pracownika z firmą, kiedy osoba aplikująca do pracy wie, jakich zarobków może się spodziewać.

Jak zazwyczaj reaguje?

Bardzo pozytywnie. Praca w firmie, w której ma się dostęp do większości informacji, daje o wiele większe poczucie bezpieczeństwa niż w takiej, w której nikt nic nie wie, a każdy ma jakieś obawy. Dzięki temu, że struktura jest jasna i przejrzysta, członkowie zespołu nie muszą się zastanawiać nad zbędnymi rzeczami i mogą po prostu skupić się na pracy.

Ale nadmiar mejli też można zaliczyć do “zbędnych rzeczy”.

Dlatego używamy wielu filtrów i segregujemy wiadomości wedle tematów. Dzięki temu, ogrom maili – chociaż faktycznie istnieje – nie jest aż tak bolesny. Nikt nie każe sprawdzać wątków “grupowych” 15 razy dziennie. Zwykle zerknięcie do skrzynki na początku i końcu dnia wystarczy, by mniej więcej nadążać za wszystkimi bieżącymi tematami.

Według zasad transparentności o pomoc powinienem poprosić wszystkich na forum publicznym, czy bezpośrednio koleżankę z biura obok? Dobrze to rozumiem?

Nie sądzę, żeby w tym przypadku chodziło o transparentność. Raczej o nastawienie do dzielenia się wiedzą. Bardzo często zdarza się, że pytania zadajemy w wewnętrznej bazie wiedzy, wtedy cała firma ma do nich dostęp. Z kolei zadanie pytania na otwartym kanale pozwala na uzyskanie odpowiedzi szybciej i od kilku osób. Najlepszym przykładem jest nasz kanał na Slacku, który nazwaliśmy “language 911”, używamy go do wzajemnej pomocy językowej (np. poprawek tekstów po angielsku). Również określenie “koleżanka z biura” może być w kontekście Netguru trochę mylące, ponieważ bardzo wiele osób pracuje zdalnie. Chociażby dzisiaj podczas naszego porannego spotkania i rozmowy o zadaniach na bieżący dzień niemal każda osoba była w innym mieście. Pytanie online przełamuje granicę odległości między biurkami.

Zostawia jednak jakiś ślad. Zawsze można popełnić jakąś gafę, np. przekręcić fakty i myśl o tym, że cały zespół to zobaczy może kogoś wprawiać w kłopot. Nie sądzisz?

Rozmawiając twarzą w twarz również można popełnić gafę, powiedzieć błędnie słowo czy przekręcić fakty i nieumyślnie sprawić komuś przykrość. Jesteśmy tylko ludźmi, więc staramy się traktować jak ludzi tak innych, jak i siebie. Całkiem niedawno przydarzyła nam się historia, która idealnie obrazuje to nastawienie.

Co się wtedy stało?

W toku oficjalnej korespondencji z przedstawicielami HubSpota (platformy do online marketingu, z której korzystamy), jedna z koleżanek napisała wiadomość o treści “Boże, jak to możliwe, że ktoś wysyła jeszcze maile pisane Comic Sansem!” i odruchowo kliknęła “odpowiedz wszystkim” z przedstawicielami Hubspota włącznie. Oczywiście oni bardzo szybko przetłumaczyli sobie treść wiadomości, ale na szczęście odpisali na nią w humorystycznym tonie. Dobrze, że przeczytał ją też nasz kolega, który w kolejnej wiadomości ostudził sytuację.

Rozmawiamy cały czas o e-mailach. Transparentność wpływa na jakieś inne sfery pracy?

Chociażby finansowe – wszyscy członkowie zespołu wiedzą, ile firma zarobiła w poprzednich latach, nad iloma projektami pracuje, jakie przewiduje zyski. Transparentny jest również system wynagrodzeń. Otwarcie komunikowane są także wszelkie zmiany kadrowe, awanse oraz rozstania z pracownikami.

Jak wyglądają statystyki “Waszego Slacka”? Możesz pokazać jak często rozmawiacie właśnie przez ten komunikator?

Zważając na to, że z komunikatora korzysta około 150 pracowników, liczby są dość powalające.

Wcześniej z jakiego komunikatora korzystaliście?

Z Hipchata, ale z wielu powodów postanowiliśmy zmienić go na Slacka, bez którego obecnie nie wyobrażamy sobie komunikacji w firmie.

W czym okazał się gorszy od Slacka?

Slack ma możliwość integracji z innymi programami np. służącymi do wyłapywania błędów w kodzie, prowadzenia rekrutacji, zarządzania zadaniami, kalendarzem, informowania o nowych aktualizacjach. Dzięki temu wszyscy mają dostęp do najważniejszych powiadomień i aktualizacji w jednym miejscu. Poza tym Slack umożliwia tworzenie chatów z grupami uczestników, jak również rozmowy w tak zwanych pokojach poświęconych konkretnym tematom np. “webinars”, “pr”, “online marketing” i wiele, wiele innych. Swoje osobne kanały mają także poszczególne projekty, nad którymi pracujemy. Dostęp do nich posiadają także klienci – dzięki Slackowi mogą się z nami na bieżąco komunikować z zespołem odpowiedzialnym za dany projekt. Mamy też jeden zbiorczy kanał dla wszystkich osób pracujących w firmie. Obecnie kanałów tematycznych mamy już ponad 450.

Otwartość służy do kontroli pracowników?

Nie służy do kontroli. Dzięki wysyłaniu wiadomości “do wszystkich” bardzo łatwo jest przekazać obowiązki innym osobom z zespołu, ponieważ wszyscy są na bieżąco i mogą po prostu przejąć dany temat od ręki. Poza tym dzięki otwartości komunikacji, każda z osób potencjalnie zainteresowanych w każdym momencie jej toku może wyrazić swoje zdanie, które zostanie uwzględnione przy ostatecznym podejmowaniu jakiejś decyzji.

Ta otwartość, transparentność Tobie nigdy nie przeszkadzała?

Wręcz przeciwnie, bardzo się cieszę z tego, że wiem, co się dzieje. Poza tym, mogę dzięki temu mogę obserwować pracę innych osób w firmie, dużo się przy okazji ucząc. Wychodzę z założenia, że jesteśmy dorośli i nie robimy sobie na złość, więc nawet jeśli pojawiają się jakieś negatywne opinie, wszyscy starają się je traktować jako konstruktywny feedback. Poza tym w firmie panuje też zasada, że nie ma głupich pytań. To sformułowanie słyszy się naprawdę na każdym kroku. Wszyscy wychodzą z założenia, że lepiej przyznać się do niewiedzy przed wszystkimi i zadać pytanie, bo odpowiedź, jaka zostanie na nie udzielona może pomóc też innym osobom. Uczymy się więc od siebie nawzajem, korzystając z własnej wiedzy i niewiedzy, dla nikogo nie jest to dziwne.

O czym powinienem pamiętać, jeśli chciałbym wprowadzić zasadę transparentności/otwartości w swojej firmie?

Wydaje mi się, że przede wszystkim o uczciwości względem współpracowników, dbaniu o to, żeby każdy z nich miał prawidłowo ustawione dostępy do aplikacji i danych oraz rekrutowaniu ludzi, którzy po prostu podzielają wiarę w wyznawane przez firmę wartości.