Warstwa przedksięgowa dla polskich firm: estoński Fitek rozpoczyna działalność nad Wisłą

Fitek, estońska firma technologiczna działająca w obszarze automatyzacji obiegu faktur i procesów finansowych, rozpoczyna działalność na polskim rynku. Wejście do Polski następuje w jednym z najważniejszych momentów dla działów finansowych ostatnich lat, czyli po starcie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązkowa cyfryzacja fakturowania w Polsce rozwiązała jeden problem i obnażyła kolejne. KSeF porządkuje relację przedsiębiorstwa z administracją skarbową, ale nie odpowiada na pytania, które każdego dnia wracają w działach finansowych – kto zatwierdził daną fakturę, gdzie utknął dokument w obiegu, dlaczego płatność się opóźnia, czy koszt został przypisany do właściwego projektu i czy dokument, który trafił do systemu, rzeczywiście powinien zostać opłacony. W praktyce wiele firm dopiero po przejściu na nowy model fakturowania zaczyna widzieć, że problem nie kończy się na samym dokumencie. Faktura może być poprawnie wystawiona i odebrana w ustrukturyzowanym formacie, ale nadal może czekać na opisanie, przypisanie do właściwego projektu czy akceptację odpowiedniej osoby. KSeF porządkuje dane wejściowe, natomiast nie porządkuje automatycznie tego, co dzieje się z fakturą wewnątrz organizacji.

Fałszywe faktury nie znikają w cyfrowym obiegu

Cyfryzacja obiegu faktur otwiera też nowy front ryzyka, o którym w polskiej debacie wokół KSeF mówi się wciąż zbyt mało. W 2025 roku Krajowa Administracja Skarbowa wykryła dokładnie 376 784 fikcyjne faktury, wobec 291 633 rok wcześniej. To wzrost o blisko 30 proc., mimo mniejszej liczby kontroli celno-skarbowych. Sfałszowane numery kont, podmienione dokumenty, faktury bez właściciela, duplikaty i wyłudzenia wymierzone w firmy realizujące transakcje o wyższych wartościach to zjawiska, które wraz z cyfrowym obiegiem dokumentów nie znikają automatycznie.

To właśnie tę lukę chce zagospodarować Fitek, europejska firma specjalizująca się w automatyzacji procesów finansowych, e-fakturowaniu i zarządzaniu obiegiem faktur. Spółka pozwala przedsiębiorcom zachować właściwą kontrolę nad dokumentem: od momentu pojawienia się faktury, przez jej akceptację, przypisanie kosztu i weryfikację danych, aż po przekazanie informacji do systemu księgowego lub ERP.

– KSeF jest bardzo ważną zmianą regulacyjną, ale dla firm to dopiero punkt wyjścia. Samo odebranie faktury w ustrukturyzowanym formacie nie daje jeszcze kontroli nad całym procesem, obejmującym akceptację dokumentu, przypisanie kosztu, weryfikację danych czy bezpieczeństwo płatności. Fitek wspiera obszar znajdujący się pomiędzy fakturą a systemem księgowym lub ERP, czyli miejsce, w którym w wielu organizacjach nadal pojawia się najwięcej ręcznej pracy, opóźnień i ryzyk – wyjaśnia Vaidas Knieža, CEO Fitek.

Od digitalizacji dokumentów do automatyzacji finansów

Fitek nie jest firmą, która buduje swoją pozycję dopiero na fali KSeF. Spółka wywodzi się z Estonii i od ponad dwóch dekad rozwija technologie związane z digitalizacją dokumentów, e-fakturowaniem oraz automatyzacją procesów finansowych. Zaczynała od porządkowania papierowego obiegu dokumentów, a z czasem przesunęła się w stronę rozwiązań, które pomagają firmom zarządzać fakturami, akceptacjami, kosztami i danymi finansowymi w bardziej uporządkowany sposób. Przez lata Fitek rozwijał się przede wszystkim na rynkach bałtyckich i europejskich, gdzie cyfryzacja procesów finansowych zaczęła się wcześniej niż w Polsce. To doświadczenie ma dziś szczególne znaczenie, bo polskie firmy są w podobnym punkcie zmiany. KSeF przyspiesza cyfryzację faktur, ale bardzo szybko odsłania kolejne potrzeby takie jak lepsza kontrola nad dokumentem, sprawniejsza akceptacja, bezpieczniejsze płatności, poprawne przypisanie kosztów i integracje z systemami, z których firmy już korzystają.

Konsolidacja, skala i kolejny etap ekspansji

Ostatnie lata były dla Fitek okresem przebudowy i konsolidacji działalności. Pierwszym ważnym krokiem było przejęcie belgijskiej platformy ONEA, wykorzystywanej do zarządzania fakturami zakupowymi i procesami przedksięgowymi. Choć rozwiązanie obsługiwało około 30 klientów, były to przede wszystkim większe organizacje, które przetwarzały łącznie ok. 400 tys. dokumentów. Kolejny etap nastąpił w 2026 r., gdy Fitek przejął część produktów i klientów należących wcześniej do Unifiedpost, działającego dziś pod marką Banqup. Transakcja objęła dodatkowych ok. 1200 klientów oraz obieg około 60 mln dokumentów rocznie.
Dziś Fitek działa już jako samodzielnie rozwijana grupa technologiczna, która łączy doświadczenie w digitalizacji dokumentów z produktami do automatyzacji procesów finansowych. Obecnie zatrudnia ok. 200 osób, działa w 6 krajach i spodziewa się ok. 20 mln euro rocznych przychodów. Wejście do Polski jest więc nie tyle startem od zera, ile kolejnym etapem ekspansji firmy, która przeszła już podobną transformację na bardziej dojrzałych cyfrowo rynkach.

– Polska jest dla nas naturalnym krokiem w rozwoju. Widzimy, że wiele polskich firm znajduje się dziś w podobnym momencie, w którym kilka lat temu były bardziej zdigitalizowane rynki Europy Północnej i krajów bałtyckich. Regulacje przyspieszają zmianę, ale prawdziwa wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy firmy zaczynają lepiej kontrolować przepływ dokumentów, akceptacje, koszty i płatności. Chcemy wykorzystać nasze doświadczenie z innych rynków, żeby pomóc polskim organizacjom przejść ten etap szybciej, bezpieczniej i z większą korzyścią dla całego biznesu – zaznacza Vaidas Knieža, CEO Fitek.

Nie chodzi o zastąpienie księgowości

Wejście Fitek do Polski wpisuje się w szerszą zmianę, która zaczyna się dziś w działach finansowych. Po pierwszej fali rozmów o KSeF coraz wyraźniej widać, że samo dostosowanie do nowych przepisów nie zamyka tematu cyfryzacji. Firmy zaczynają zadawać bardziej praktyczne pytania: jak skrócić obieg dokumentów, ograniczyć ręczne poprawki, nie zgubić faktury między działami, sprawdzić poprawność danych i uniknąć płatności, które mogą okazać się błędne albo ryzykowne. Bo nawet jeśli faktura ma już cyfrową strukturę, jej obsługa w wielu organizacjach nadal pozostaje półmanualna.

To właśnie w tym miejscu Fitek chce wspierać polskie firmy. Platforma działa jako warstwa przedksięgowa – nie zastępuje systemu księgowego ani ERP, ale porządkuje to, co dzieje się z dokumentem zanim trafi do ksiąg. Pomaga zbierać faktury z różnych źródeł, odczytywać dane, prowadzić dokument przez akceptację, przypisywać koszty, kontrolować ścieżkę obiegu i integrować cały proces z narzędziami, z których firma już korzysta.

– Firmy nie potrzebują kolejnego systemu, który wywraca ich organizację do góry nogami. Potrzebują większej pewności, że dokumenty są kompletne, dobrze opisane i przechodzą przez właściwe osoby. Dlatego nie konkurujemy z systemami księgowymi czy ERP. Chcemy sprawić, żeby działały lepiej, bo otrzymują uporządkowane dane i pełniejszy kontekst biznesowy – mówi Vaidas Knieža.

Polska jako kolejny etap rozwoju Fitek

Kolejnym etapem cyfryzacji finansów w Polsce nie będzie więc samo „przejście na KSeF”, ale uporządkowanie procesów, które zaczynają się po odebraniu faktury. To szczególnie istotne na rynku tak rozdrobnionym jak Polska. Według danych GUS w III kwartale 2025 r. działało tu 2,88 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego mikrofirmy stanowiły 95,9 proc. całości. Jednocześnie sektor MŚP odpowiada za blisko połowę polskiego PKB. Oznacza to, że sposób, w jaki mniejsze i średnie firmy zarządzają dokumentami, kosztami i płatnościami, nie jest wyłącznie kwestią administracyjną, ale realnym elementem efektywności całej gospodarki.

– Polska jest dla nas jednym z najciekawszych rynków w Europie, bo łączy dużą skalę gospodarki z bardzo rozproszoną strukturą przedsiębiorstw. W takich warunkach nawet niewielkie usprawnienie obiegu faktur może mieć realny wpływ na płynność, kontrolę kosztów i jakość decyzji biznesowych – podsumowuje Vaidas Knieža, CEO Fitek.