Jak przygotować się do wideokonferencji? Część 1: Komunikatory

Zorganizowanie i przeprowadzenie udanej wideokonferencji nie wydaje się być skomplikowanym przedsięwzięciem – większość z nas w okresie pandemii musiała zmierzyć się z tym zadaniem i zazwyczaj „jakoś to poszło”. Ale czy to „jakoś” było satysfakcjonujące dla o samego organizatora i uczestników wirtualnego spotkania?

Aby nazwać wideokonferencję mianem udanej, nie wystarczy tylko zadbać o warstwę merytoryczną spotkania. Oczywiście, przygotowanie agenty dla zespołu/grupy i koordynowanie całej dyskusji ma niebagatelny wpływ na jej jakość, ale równie ważne jest odpowiednie przygotowanie techniczne, które pozwoli na skupieniu się na głównych tematach wideokonferencji. Nie może więc być mowy o urywających się połączeniach, zacinających programach i słabym dźwięku – każdy z tych aspektów wpływa na ogólnie wrażenie, jakie będzie na koniec towarzyszyć zaproszonym gościom.

Zacznijmy więc od początku – jaki program lub aplikacja powinny być wykorzystane do przeprowadzenia wideokonferencji dla kilku lub kilkunastu osób? Wybór odpowiedniej platformy komunikacyjnej okazuje się dość istotny – najlepiej sprawdzają się te ogólnie znane i łatwe w obsłudze. Czasem jednak warto sięgnąć po te mniej popularne, aby mieć dostęp do innych funkcji i możliwości. Oto nasze propozycje.

Microsoft Teams

Kto nie zna i nie korzystał nigdy z popularnych „Teamsów”? Ten rozbudowany komunikator podbił serca wszystkich osób, którym przyszło się zmierzyć z pracą w trybie zdalnym. Szczególnie korzystały na nim zespoły, które muszą regularnie konsultować ze sobą wyniki i zakres swojej pracy.

Microsoft Teams pozwala na udział w dyskusji nawet… 10 tysięcy uczestników. Dzięki łatwemu przełączaniu się między okienkami, a także grupowaniu rozmów, praca z tym narzędziem okazała się równie efektywna, co w biurze. Co na to wpłynęło? Program pozwala na prowadzenie prywatnych i grupowych czatów oraz komunikowania się z całym zespołem na wydzielonych kanałach głosowych i wideo. Dodatkowo mamy możliwość prowadzenie czatu z wybranymi osobami i dzwonienie do nich.

Istotną kwestią jest fakt, że Teamsy są w pełni zintegrowane z pakietem Office 365, w tym z kalendarzem Outlooka, co pozwala na łatwe organizowanie spotkań firmowych. Inne przydatne funkcje to przeszukiwanie czatu i rozmów zespołowych w celu szybkiego znalezienia potrzebnych informacji, udostępnianie ekranu uczestnikom spotkania oraz rozmycie tła podczas wideorozmowy. Aplikacja ma także bardzo rozbudowany komunikator tekstowy pozwalający na korzystanie z emoji czy popularnych animowanych GIF-ów, które przeglądamy po wciśnięciu przycisku na samym dole aplikacji. A jak wiemy, nic tak nie rozładowuje napięcia podczas konwersacji jak śmieszny obrazek.

Zalety:

• uniwersalność (sprawdzi się w wielu branżach, w tym w sprzedaży, marketingu, zarządzaniu projektami, inżynierii, obsłudze klienta itp.),
• integruje całe środowisko w jednym miejscu,
• szeroki wybór funkcji (m.in. zapisywanie rozmów, chat, rozmowy w grupach)
• wspólny obszar roboczy dla wszystkich aplikacji w Microsoft Office, takich jak Planner, OneNote, Sharepoint, Outlook, Yammer, OneDrive, Excel, Skype, Word i inne,
• dostępność w ramach pakietów Microsoft 365 Business.

Wady:

• w wersji darmowej rozmowy do 60 min,
• w wersji bezpłatnej brak możliwości zapisywania rozmów,
• brak możliwości uczestniczenia w rozmowie dla osób spoza organizacji, co oznacza, dodatkowe koszty dla licencji “Office 365” przy zewnętrznych współpracownikach,
• brak powiadomień i niewielka liczba kanałów,
• duże zużycie pamięci.

Zoom

Jeden z najlepszych i najbardziej lubianych programów do wideokonferencji. Jest to dość zaawansowane narzędzie, dzięki któremu możemy połączyć w jednej rozmowie 100 osób (w bezpłatnej wersji) lub nawet do 1000 osób (płatna subskrypcja). Bezsprzeczną zaletą jest intuicyjność aplikacji, dlatego z Zooma korzysta się chętnie zarówno w firmach, jak i w szkołach. Wystarczy, że organizator wyśle do uczestników zaproszenie do konwersacji w grupie (link do spotkania o określonej porze i hasło dostępu), a ci mogą z niego skorzystać zarówno na swoich komputerach, jak i smartfonach.

Zoom ułatwia oczywiście nie tylko dyskutowanie (w całej grupie i w podgrupach, które możemy tworzyć w wyniku podziału), ale także prezentowanie wyników sprzedaży, konspektów, wyświetlanie prezentacji. Dzięki komunikatorowi możemy udostępniać pulpit naszego komputera, dzięki czemu zaspokoimy potrzebę podzielenia się z innym każdym plikiem na naszym komputerze. Jeśli chodzi o pojedynczych uczestników, mogą oni dodawać wirtualne tło, a także nagrywać czat wideo. Podobnie jak w przypadku Teamsów, mają też przydatną funkcję, jaką jest „podnoszenia ręki”, która pozwala zabrać głos w dyskusji.

Zalety:

• połączenia wideo nawet dla 100 osób,
• szeroki wybór funkcji (m.in. zapisywanie rozmów, chat, rozmowy w grupach),
• udostępnianie ekranu i aplikacji,
• praca na dokumentach w czasie rzeczywistym,
• integracja z kalendarzem m.in. Outlook, Google,
• poprawiona funkcjonalność „security” (kontrolowanie osób dołączających do spotkania,uniemożliwienie im włączenie kamery i mikrofonu czy udostępnienie pulpitu),
• możliwość live streamingu.

Wady:

• darmowe pierwsze 40 minut połączenia (później konieczne jest aktywowanie abonamentu),
• w przeszłości komunikator miał problemy z zabezpieczeniem danych (podczas pandemii korzystające z aplikacji firmy padały ofiarami hakerów).

Google Meet

Google Meet, będące częścią pakietu G Suite, jest dobrą alternatywą dla Zooma i Teams. Komunikator może zaskakiwać sporą ilością ograniczeń – w ramach bezpłatnego użytkowania możemy zaprosić do spotkania do 100 uczestników. Wadą, a jednocześnie  zaletą w jednym, może być fakt, że do Google Meet trzeba się logować kontem do usługi Google Meet. Jednorazowi uczestnicy takiego spotkania mogą odnieść się do tego niechętnie, ale można ich przekonać, że to ograniczenie wpływa pozytywnie na bezpieczeństwo prowadzonych rozmów – jest mniejsze prawdopodobieństwo, że ktoś niespodziewanie dołączy do naszego zamkniętego spotkania.

Google zapewnia również, że ich aplikacja gwarantuje poufność prowadzonych rozmów i przekazywanych informacji – w końcu wszystkie usługi Google (w tym Meet) podlegają rygorystycznym audytom bezpieczeństwa, dzięki czemu są zgodne z RODO i z powodzeniem mogą być wykorzystywane przez użytkowników prywatnych oraz jako narzędzia do edukacji, administracji publicznej i biznesu.

Zalety:

• wysoki poziom bezpieczeństwa,
• planowanie spotkania w Kalendarzu Google,
• funkcja bezpośredniego tekstu (podczas rozmowy online aplikacja Google Meets może wyświetlać tekst rozmowy na ekranie),
• Połączenia między wszystkimi użytkownikami są szyfrowane,
• możliwość prowadzenia spotkań lub spotkań online przy użyciu numerów telefonicznych.

Wady:

• w ramach bezpłatnej wersji zaproszenie tylko dla 30 uczestników spotkania,
• brak możliwości zmiany tła.
  

WebEx

Mało popularny w Polsce WebEx ma długą historię – program do prowadzenia konferencji internetowych został stworzony w 1995 roku przez korporację Cisco i od tamtego momentu utrzymuje swoją pozycję na rynku. Czym się wyróżnia ten program na tle takiej konkurencji? Program skierowany jest dla większych firm, korporacji i przedsiębiorstw – to głównie dla takich podmiotów to rozwiązanie umożliwi wygodną pracę zdalną całych zespołów. WebEx umożliwia przeprowadzenie różnego rodzaju spotkań: narad online, wideokonferencji, treningów i szkoleń online. Do tych celów WebEx oferuje różne funkcje między innymi pokazywanie prezentacji oraz tablica online dla wspólnych notatek.

Jego niewątpliwym atutem jest fakt, że uczestnicy wirtualnego spotkania nie muszą się rejestrować lub instalować programu na komputerze. W dodatki jeśli jakiś uczestnik nie zdąży na spotkanie, host będzie mógł mu udostępnić nagrany materiał.

Zalety:

• wydawanie komend głosowych we współpracy z Asystentem Google i Google Home Hub,
• bezproblemowe łączenie bezpośrednio z poziomu kalendarza lub personalizowanego widżetu,
• planowanie spotkań oraz odtwarzanie nagrań bezpośrednio z aplikacji,
• udostępnianie ekranu wybranym osobom,
• możliwość udostępniania nagrań ze spotkania,
• duży wybór planów taryfowych,
• rozbudowany system zabezpieczeń (szczególnie w planach płatnych),
• szyfrowanie rozmowy metodą end-to-end.

Wady:

• darmowa wersja pozwala tylko na 50 min. rozmowy i przypisanie 1 hosta,
• w darmowej wersji nie mamy wpływu na to, kto jest dodawany do dyskusji,

ClickMeeting

Polska platforma, która służy organizowaniom spotkań online – zarówno wideokonferencji, jak i webinarów. Wszystkie funkcje są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej, co oznacza, że program działa bez bez konieczności instalowania czegokolwiek, a wrażliwe dane nie są wykorzystywane do innych celów niż świadczenie usług wideokonferencji. Co istotne platforma jest bezpieczna dla samych urządzeń, bo nie ma możliwości, żeby przez webinar zainfekować wirusem lub złośliwym oprogramowaniem komputer lub smartfon.

Bezpieczeństwo jest jedną z głównych zalet ClickMeeting, stąd wiele funkcjonalności związanych z tym obszarem, np. dostęp poprzez hasło lub token, nagrywanie jedynie wybranych obszarów okna webinarowego, ukrywanie listy uczestników czy manualne zatwierdzanie osób rejestrujących się na webinar. Program udostępnia uczestnikom spotkania również tzw. podpokoje, czyli zamknięte, interaktywne sesje, gdzie wszyscy uczestnicy mogą włączyć kamery oraz mikrofony, udostępniać swoje ekrany oraz omówić wyniki swojej pracy. Funkcja pozwala rozdzielić uczestników na 20 mniejszych sesji. Dzięki temu w prosty sposób można zarządzać i tworzyć wirtualne klasy, grupy szkoleniowe lub sesje tematyczne w ramach większego wydarzenia online.

Aplikacja nie jest darmowa – płatność opiera się na miesięcznym abonamencie pobieranym od organizatora spotkania online. Dostęp dla pozostałych uczestników jest natomiastbezpłatny.

Zalety:

• zwiększone bezpieczeństwo – prowadzący ma pełną kontrolę nad spotkaniem,
• bezpieczeństwo danych – dane nie są wykorzystywane do innych celów niż świadczenie usług wideokonferencji.
• podpokoje, czyli zamknięte, interaktywne sesje dla uczestników spotkania,
• działanie z poziomu przeglądarki internetowej,
• wirtualna tablica umożliwia rysowanie, zaznaczanie i robienie notatek,
• ankiety, test lub interaktywny czat tłumaczonego na 52 języki pozwalają uzyskać natychmiastowy feedback

Wady:

• znak wodny ClickMeeting pojawia się na nagrywanym materiale wideo,
• opłata subskrypcyjna (ceny od 39 zł za miesiąc).

GoToMeeting

Komunikator bardzo podobny do WebEx’a – ten jednak został wypuszczony na rynek znacznie później, bo w roku 2008 przez firmę Citrix Online. Tak naprawdę te dwa programy mają wiele podobnych funkcji: pozwalają na zorganizowanie audio- i wideokonferencji, dzielenie się plikami, komunikację na czacie, nagrywanie spotkania.

Co ważne i wyróżniające dla tego komunikatora, daje on możliwość wspólnej pracy nad dokumentami i innymi plikami. Jak? Organizator spotkania może zapewnić zdalny dostęp do swojego pulpitu, klawiatury i myszy – uczestnicy mogą w trybie rzeczywistym edytować dokument, zapisać i pobrać materiały, lub zapoznać się z działaniem programów. Z jednej strony jest to przydatne rozwiązanie, którym nie może pochwalić się konkurencja, a z drugiej dość ryzykowne z punktu widzenia bezpieczeństwa danych.

Zalety:

• duży wybór planów taryfowych,
• integracja z programem Outlook i kalendarzem,
• szyfrowanie rozmowy metodą end-to-end.

Wady:

• darmowe telekonferencje za pośrednictwem programu można prowadzić dla maksymalnie trzech uczestników.

BlueJeans

Program do wideokonferencji, który bardzo często wykorzystywany jest przez firmy organizujące pracę zdalną. Oczywiście BlueJeans jest wyposażony głównie z te same funkcje, co wyżej wymienione programy, ale dodatkowo może pochwalić się pełnym bezpieczeństwem (ochrona przed złośliwymi atakami) i wykorzystaniem sztucznej inteligencji w czasie rzeczywistym (m.in. do transkrypcji spotkań, analiz i automatycznych alertów).

Dodatkowo BlueJeans umożliwia szybkie zapisywanie kluczowych elementy rozmowy i zarządzanie zadaniami w danej grupie. Dzięki temu nie musimy łączyć się z osobną aplikacją (np. Asana, Trello), aby przypisać współpracownikom zadania i oznaczyć priorytety w danym zespole.

Zalety:

• obraz i dźwięku HD jakości Dolby Voice.
• analityka w czasie rzeczywistym oraz inteligentne zarządzanie zadaniami,
• bezpieczeństwo danych

Wady:

• brak możliwości uruchamiania dodatkowych funkcji dla spotkań w czasie udostępnianego ekranu,
• aplikacja dużo „waży”,
  
• nagrywanie i przechowywanie spotkań wymaga dużej pamięci i konfiguracji w chmurze,
• w razie występowania problemów w aplikacji, potrzebne jest czasem wsparcie zespołu IT.

Whereby

W porównaniu z wyżej opisanymi rozwiązaniami, zaletą jest dużo większa prostota – Whereby umożliwia odbywanie spotkań online w przeglądarce, bez konieczności ściągania oprogramowania i aplikacji. Jednocześnie może się ze sobą połączyć maksymalnie 8 osób, które mogą rozmawiać, udostępniać ekran, pisać wiadomości… i to wszystko. Minimalizm tego rozwiązania przekonał do siebie już wiele grup i zespołów, które muszą ze sobą pracować na odległość.

Zalety:

• minimalizm funkcji i interfejsu,
• prosta obsługa,
• możliwość nagrywania konferencji w płatnej wersji.

Wady:

• ograniczona grupa uczestników (darmowa wersja tylko dla 4 uczestników, a płatna wersja maksymalnie dla 50 uczestników),
• jednoczesne połączenie do 8 osób,
• mocno okrojone funkcje.

Tandem.chat

Tandem.chat to wirtualne biuro, dzięki któremu możemy nie tylko rozmawiać ze sobą na odległość, ale także współdzielić aplikacje, a nawet kursor. Największą zaletą tego programu jest integracja z ponad 40 programami – w tym typowo projektowymi jak Trello, Asana, czy Notion. Dzięki temu komunikator pozwala zobaczyć, kto jest w danej chwili online i czym konkretnie się zajmuje, tzn. jakiej aplikacji używa (do programowania, projektowania itp). Dzięki temu rozwiązaniu możemy mieć większą kontrolę nad pracą zespołu.

Podobnie jak w przypadku Whereby funkcje tego programu zostały mocno uproszczone – samo połączenie z grupą odbywa się za pomocą jednego kliknięcia. Program jest dostępny po zainstalowaniu 14-dniowej wersji próbnej lub pełnej wersji programu (10 dolarów miesięcznie).

Google Duo

Kolejna bezpłatna aplikacja do kontaktowania się z kilkoma wybranymi osobami (max. 8), która przede wszystkim świetnie działa na smartfonach, ale od kilku miesięcy można z niech korzystać również na desktopie. Użytkownicy chwalą sobie jej stabilność i dobrą jakość połączeń, co też wynika z tego, że Google Duo samo dostosowuje się do prędkości posiadanego łącza w razie potrzeby płynnie przełącza WiFi na sieć komórkową.

Drugą zaletą Google Duo jest bezpieczeństwo – wszystkie połączenia są szyfrowane end-to-end. Trzecią natomiast – intuicyjność aplikacji. Jeśli nie wiesz, jak zrobić wideokonferencję, aplikacja przeprowadzi cię przez cały proces zapoznawania się z nią. Schemat jest bardzo prosty, układ funkcjonalności czytelny. Łatwo znajdziemy również funkcję blokady osób niechcianych w połączeniu. To wszystko sprawia, że aplikacja jest po prostu przyjemna dla użytkownika.

Skype

U nas być może Skype nie jest już tak popularnym komunikatorem, co dawniej, ale w Stanach Zjednoczonych czy w Europy Zachodniej jest to nadal jeden z podstawowych pierwszych wyborów podczas organizacji wideokonferencji.

W swojej darmowej wersji pozwala na grupowe i indywidualne spotkania do 50 osób, nagrywanie rozmów oraz wyświetlanie napisów, a także udostępnianie ekranu podczas rozmowy. Skype umożliwia zaplanowanie spotkania bez tworzenia konta czy pobierania programu – wystarczy wygenerować unikalny link i udostępnić go osobom, które chcemy zaprosić na wideokonferencję. Owo zaproszenie do można też wysłać e-mailem z poziomu samego programu. A po dodaniu środków do swojego konta możemy przez Skype’a wysyłać SMS-y, a także dzwonić na telefony stacjonarne i komórkowe z każdego miejsca na świecie.

Facebook Messenger i WhatsApp

Dwa rozwiązania, które zazwyczaj wykorzystujemy do rozmów prywatnych, ale za ich pomocą możemy też szybko połączyć się z kilkoma współpracownikami, aby szybko omówić jakiś ważny temat. Są one o tyle wygodne, gdyż nie musimy instalować żadnego dodatkowego programu, ani wysyłać nikomu zaproszeń – wystarczy uruchomić wybraną aplikację, które większość z nas posiada na swoim smartfonie, a mianowicie Messengera i WhatsApp.

W wypadku korzystania z Messengera, powinniśmy zdawać sobie sprawę z ograniczonego bezpieczeństwa użytkownika – jest to chyba najlepiej „podsłuchująca” aplikacją z wszystkich dostępnych na rynku.

________________________________________________________________

Uwaga – wybierając jakikolwiek komunikator zawsze warto wcześniej wykonać próbne połączenie (np. ze współpracownikiem, rodziną), aby sprawdzić, czy na pewno wszystko działa jak należy. Przede wszystkim jakość dźwięku i obrazu, ale także zwróćmy uwagę na okres trwania naszego komunikatora (np. czy nie skończyła się wersja próbna). Sprawdźmy także stan naszego połączenia sieciowego.