Wirtualna Asystentka musi znać się na social mediach i sprzedaży – Pola Sobczyk (BrandAssist)

Na zdjęciu: Pola Sobczyk, CEO BrandAssist | fot. materiały prasowe

Digital nomad – cyfrowy nomada – to pojęcie, które w ostatnich latach zyskuje na popularności. Praca wirtualnej asystentki to część trendu pracy zdalnej. Co – Twoim zdaniem – sprawia, że coraz więcej osób chce pracować online?

Króciutkie sprostowane, wirtualna asystentka (WA) to przede wszystkim praca typu home office. Cyfrowi nomadzi mają często bardziej projektowy charakter pracy, przez co mogą pozwolić sobie na częstsze podróżowanie. WA to możliwość pracy z każdego miejsca na świecie, ale przy większej dyspozycyjności dla klienta w czasie godzin jego pracy. Zatem większość WA wybiera jako miejsce pracy dom lub od czasu do czasu zmienia środowisko pracy na kawiarnie lub udaje się w niedalekie podróże.

Trend wynika z możliwości technologicznych i coraz większej świadomości korzyści wynikających z zachowania work&life balance. Uważam, że jako społeczeństwo pracujemy też coraz chętniej zdalnie ze względu na potrzebę poczucia niezależności. Szczególnie młode osoby doceniają możliwość pracy bez ścisłych ram godzinowych, takiej, gdzie patrzy się na efekty wykonanych zadań, a nie poświęcony na nie czas. Poza tym działając zdalnie oszczędzamy sporo godzin na dojazdy. Podsumowując, kto dzisiaj nie szanuje swojego czasu, jest jego niewolnikiem.

Praca w charakterze wirtualnej asystentki/asystenta budzi zainteresowanie coraz większej liczby osób. Jak wygląda typowy dzień pracy takiej osoby?

Mój dzień zaczyna się zazwyczaj bardzo wcześnie rano. W naszej pracy liczy się umiejętność planowania pracy, organizacja czasu i systematyczność. Najlepiej, gdy dzień WA składa się zarówno z pracy dla klienta, jak i czasu dla siebie. Osobiście w trakcie dnia zawsze robię przerwę z drzemką lub załatwiam potrzebne sprawy, a następnie, zgodnie z planem, kontynuuję pracę. Najbardziej cenię w niej to, że codziennie spotykają mnie nowe rzeczy. Chyba jeszcze nigdy nie zdarzyły się mi podobne do siebie dni. Typowy harmonogram to praca biurowa plus zadania specjalizacyjne, czyli te, w których dana osoba czuje się najlepiej i w czym posiada największe doświadczenie. 

Z uwagi na zdalny charakter pracy, narzędzia pracy zdalnej asystentki oparte są o nowe technologie. Czy można powiedzieć, że takie osoby muszą mieć nowe technologie w małym palcu?

Mój mały palec jest wyjątkowo mały, nie wiem czy by się pomieściła cała wiedza. Powiem przewrotnie: WA technologie powinna mieć w sercu i w głowie. Poza tym nie da się ominąć rozwoju wiedzy na ten temat. Znam osoby, które zaczynały tylko od zadań biurowych, a dzisiaj stworzą np. profesjonalne strony internetowe i doradzają podczas realizacji webinarów. To oczywiście kosztuje czas i pieniądze, ale naprawdę warto. Klienci ufają WA nie tylko ze względu na wsparcie w zadaniach, ale również dlatego, że mogą liczyć na ich profesjonalne doradztwo w rozwoju biznesu.

Jakie konkretnie programy czy aplikacje są pomocne osobom pracującym zdalnie w charakterze wirtualnej asystentki?

Nie wyobrażam sobie sprawnie funkcjonującej WA bez wiedzy o WordPressie, social mediach czy podstawach sprzedaży usług. Jeżeli jednak pytasz o nasze narzędzia niezbędne do pracy są to z pewnością programy do zarządzania projektami takie jak Trello, Nozbe czy Asana, aplikacje zliczające czas pracy (Hubstaff lub Toggl) oraz narzędzia potrzebne w wybranej przez wirtualną asystentkę specjalizacji, np. w social mediach będzie to SuitHoot czy Buffer.

Pozornie wydawać się może, że zawód wirtualnej asystentki jest dla każdego, jednak to tylko złudzenie. Jakimi kompetencjami musi wykazać się osoba chcąca wykonywać tę pracę?

Po kilku latach działania w BrandAssist przestaliśmy się łudzić, że wirtualnej asystentce wystarczy pracowitość. Uważam, że taka osoba powinna mieć minimum 2 lata zawodowego doświadczenia, w których miała kontakt z obsługą klienta oraz powinna znać platformę WordPress. W roli WA bardzo ważna jest dyspozycyjność. Jeżeli chcemy pracować z polskim klientem, powinniśmy być dostępne w godzinach jego pracy. Jeżeli nie ma się takiej możliwości i czas znajduje się dopiero wieczorami, polecam szukać przychodu wśród biznesów zagranicznych, możemy wtedy różnice czasu wykorzystać na swoją korzyść.

Osoba pracująca zdalnie w obecnych czasach – i to się chyba nie zmieni – musi wykazywać się przede wszystkim chęcią ciągłego samorozwoju. Jeżeli myślimy o tym, aby zarabiać więcej niż 1000 zł miesięcznie, musimy znać narzędzia do tworzenia stron www, nierzadko tworzenia reklam na Facebooku i w Google czy obsługi narzędzi pomocnych w realizacji kursów czy sklepów online.

Wśród podkreślanych przez praktyków zalet pracy zdalnej na pierwszym miejscu zwykle wymienia się możliwość pracy gdzie się chce, kiedy się chce i jak się chce. Jest to jednak broń obosieczna. Jak motywować się do pracy i jak organizować listę zadań do wykonania, aby pracować skutecznie?

Motywacja bierze się głównie z wyznaczonego celu. Oprócz celu chyba ważniejsza jest po prostu samodyscyplina. Wyrobienie rutyny i zasad pracy zajmuje czasem sporo czasu i wysiłku, jest jednak pewniejszą walutą niż umiejętność ciągłego motywowania się.

Praca zdalna to broń obosieczna i rzeczywiście trzeba też czasem uważać, aby „nie skaleczyć” tym również klientów i najbliższych. Niezwykle istotna jest higiena pracy, która zapewnia wewnętrzny spokój. Czytałam jakiś czas temu dwa artykuły, z których wynikało, że praca zdalna według najnowszych badań powoduje więcej stresu – prawdopodobnie dlatego, że większość zdalnych pracowników posiada własną działalność – niż praca na etacie i co ciekawe, pracując z domu, pracujemy dużo dłużej. Aby czuć się zmotywowanym do takiej pracy, z pewnością trzeba polubić jej wady oraz zalety.

Czy według Ciebie praca jako wirtualna asystentka to dobry sposób na samozatrudnienie i rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej? Jeśli tak, dlaczego?

Sporo się zmienia, obecnie osoby zastanawiające się nad pracą w roli wirtualnej asystentki mają możliwość rozpoczęcia pracy bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. Możemy dołączyć do różnych fundacji, które wspierają startupy i początkujące biznesy. Wystawią za nas fakturę i poprowadzą księgowość. Jednak największym udogodnieniem są najnowsze zmiany dotyczące możliwości zarabiania bez zakładania firmy do 50 % minimalnej kwoty wynagrodzenia, brak ZUSu przez 6 miesięcy i przedłużony czas małego ZUSu. Jeżeli ktoś myśli o pracy wirtualnej asystentki, musi wiedzieć, że wystawianie faktur to standard w tej branży.

Czy praca wirtualnej asystentki zasadniczo różni się od pracy tradycyjnej asystentki? W jakich aspektach?

Ciekawe pytanie. Tradycyjna asystentka to masa spraw, które trzeba wykonać fizycznie np. wysłać pocztę, odebrać kuriera, załatwić sprawy w Urzędzie na miejscu. Tak wyglądała moja praca, kiedy sama byłam asystentką zarządu. Wszystkie zadania, które można wykonać online, wykonuje zarówno tradycyjna asystentka, jak i wirtualna asystentka.

Mam nadzieję, że nasza rozmowa zachęci przyszłe wirtualne asystentki do podjęcia pracy w tym zawodzie. Jakie powinny wykonać pierwsze kroki, by zrealizować cel pracy zdalnej?

Zachęcam, ale też i ostrzegam, ponieważ marzenia o pracy zdalnej mogą kosztować dużo, jeżeli dobrze nie przekalkulujemy swoich możliwości. Pierwsze kroki to zweryfikowanie swojego CV i mocnych stron zawodowych. Następnie zabezpieczenie finansowe. Mogą zdarzać się tygodnie bez zleceń, co wtedy? Oczywiście taka sytuacja zdarza się coraz rzadziej, ponieważ klientów w Polsce i na świecie jest coraz więcej. Jednak lepiej dmuchać na zimne. Kolejne kroki to szkolenia i praca nad własnym wizerunkiem oraz umiejętnościami sprzedażowymi, które mają zapewnić wirtualnej asystentce klientów. 

Porozmawiajmy o osobach korzystających z usług wirtualnych asystentów i asystentek. Jakie są główne korzyści wynikające z takiej współpracy?

Osoby korzystające z wirtualnych asystentek to osoby zarabiające głównie online lub łączące online z offline. Korzyści związane są głównie z finansami. Tak jak już wcześniej wspominałam, WA wystawiają faktury. Zatem każdy przedsiębiorca może wrzucić „pracownika” w koszty. W przypadku umowy o pracę czy umów cywilnoprawnych nie jest to tak proste. Wirtualne asystentki to osoby z doświadczeniem zawodowym, są to osoby często bardzo proaktywne, czego może brakować pracownikowi w biurze, który bez względu na to, ile zrobi, zarobi zawsze tyle samo. 

W jaki sposób najskuteczniej pozyskiwać zlecenia?

Szerokie pytanie, na które nie mam jednej prawidłowej odpowiedzi. Chyba najskuteczniejszą obecnie metodą są biznesowe grupy na Facebooku, jedną z nich sama prowadzę. Ważne jest prezentowanie swoich umiejętności w internecie, rekomendacje poprzednich klientów oraz nieustanne kształcenie się w nowych umiejętnościach.

Spójrzmy na temat szeroko: jakie są wady pracy w charakterze wirtualnej asystentki?

Częste zmiany, praca z człowiekiem, czyli spory stres i wysokie oczekiwania klientów, zadania „na wczoraj”, potrzeba umiejętności wielu programów, trudne początki. Rynek wirtualnych asystentek jest bardzo ciekawym zjawiskiem w Polsce, jeszcze 3 lata temu praktycznie nikt nie wiedział, kim są. Obecnie jest coraz większe zainteresowanie ze strony biznesmenów, ale jesteśmy jeszcze w fazie testowej. Co to oznacza? Przedsiębiorcy ciągle sprawdzają czy rzeczywiście wirtualna asystentka im się opłaca. Trzeba ten czas przetrwać i pokazywać się z jak najlepszej strony. Kto nie próbuje, nie pije szampana.

–

Magdalena Chmiel

PRowiec i marketingowiec w agencji Kava Studio  

Zajmuje się copywritingiem, budowaniem marek osobistych i kreowaniem kampanii. Kiedy nie siedzi przed komputerem – kreuje, promuje i produkuje eventy. Ma na koncie organizację wielu wydarzeń: od kameralnych warsztatów, przez spotkania przeznaczone dla większego grona, na przykład spotkania z cyklu Reklamówka czy Gruba: śląski kolektyw ludzi kreatywnych, po duże konferencje, takie jak Rediscovering the City, art+bits, Kultura (w) danych. Odbyła staż w Parlamencie Europejskim. Pracuje także w Medialabie Katowice.