Wszystko, co powinieneś wiedzieć o efektywnej motywacji pracowników

Nie od dziś wiadomo, że motywowanie pracowników jest nie lada wyzwaniem. Dzieje się tak dlatego, że wszystko, co ma związek z czynnikiem ludzkim nie jest łatwe. Każdy z nas jest inny i każdego motywuje coś zupełnie innego. Rolą dobrze rozwiniętego działu HR (Human Resources) jest między innymi znalezienie odpowiedniego konsensusu między wymaganiami przełożonego, a tym co motywuje i demotywuje podległych mu pracowników.

Zarządzanie – Lean Management

Chcąc być nowoczesnym pracodawcą, dążącym do osiągnięcia jak najlepszych wyników oraz doskonalenia organizacji, można skorzystać z koncepcji zarządzania Lean Management. Koncepcja ta jest podejściem do zarządzania przedsiębiorstwem opartym na doświadczeniach systemu produkcyjnego Toyoty. Lean Management zakłada elastyczność struktury organizacyjnej, ciągłe udoskonalanie przedsiębiorstwa, rozwijanie kadry zarządzającej i pracowników, wyodrębnienie małych jednostek organizacyjnych, które odpowiadają za realizację konkretnych zadań oraz posiadają przejrzysty podział odpowiedzialności.

Dzięki wprowadzeniu tej koncepcji przedsiębiorstwa zmierzają do uzyskania wysokiej produktywności i jakości produktów, przy maksymalnym usprawnieniu organizacji oraz wszelkich procesów pracy. Lean Management poprawia także miękką stronę zarządzania organizacją. Dzięki cyklicznym spotkaniom kierowników z pracownikami, podczas których omawiana jest realizacja zadań oraz bieżące problemy, pracownicy mogą czuć się zaangażowani w procesy wewnętrzne. Narzędzia stosowane w tym systemie, takie jak Value Stream Mapping, 5S, Matryce kompetencji, Metoda 5 razy dlaczego, itp., wspierają budowanie przejrzystej komunikacji i procesów.

Natomiast kultura „no blame” (szukanie rozwiązań a nie winnych) pozwala na konstruktywne rozwiązywanie problemów w organizacji, co w pozytywny sposób wpływa na otwartość oraz współpracę z innymi zespołami, a także zaangażowanie pracowników w doskonalenie biznesu.

Rozwój kompetencji

Nie można również zapomnieć, że w odpowiednim motywowaniu pracowników ważne jest to, aby cenić w ludziach chęć nauki, podejmowania różnorodnych form edukacji (studia podyplomowe, kursy, szkolenia itp.) zgodnych z podjętą przez pracownika ścieżką rozwoju w firmie. Ważne jest, aby pracownicy mieli świadomość, że drzemiący w nich potencjał, jak również ich zaangażowanie i wytrwałość zostaną docenione. Warto zatem zachęcać pracowników do podejmowania takich działań ustalając chociażby możliwość elastycznego grafiku, który nie będzie kolidował z grafikiem dodatkowych zajęć. Z drugiej strony szkolenia organizowane przez pracodawcę dla pracowników powinny być dopasowane do celów organizacji lub poszczególnych zespołów. Takie „szyte na miarę potrzeb” szkolenia, w które inwestujemy dają lepsze efekty zarówno dla organizacji, jak i samego pracownika.

Należy jednak pamiętać, że najistotniejsze są tu działania i wsparcie po-szkoleniowe, aby efekty takiego szkolenia, które jest dla organizacji inwestycją, miało zastosowanie w pracy zespołu i jego konkretnych zmianach.  Nie bez znaczenia są również zaangażowanie i rola menadżera. Wspieranie pracowników w rozwiązywaniu problemów, coaching, mentoring, stawianie ciekawych zadań, dzielenie się wiedzą oraz planowanie rozwoju i zarządzanie kompetencjami w zespole, daje zawsze dobre efekty oraz wpływa na wzrost motywacji całego zespołu.

Prowadzone w latach 50. i 60. badania Fredericka Herzberga dotyczące motywowania pracowników potwierdziły, że inne czynniki motywują ludzi do pracy i przynoszą satysfakcję, a zupełnie inne sprawiają, że są z niej zadowoleni. Niestety nie zawsze udaje się w praktyce właściwie wykorzystać wyniki tych badań i nadal największą uwagę przykłada się do wynagrodzeń i pakietów motywacyjnych. Zapomina się natomiast o potrzebie rozwoju lub po prostu osobistego docenienia i pochwały.

Informacja zwrotna

Każdy z nas chciałaby wiedzieć jak pracuje i jak jest odbierany przez przełożonego. Czy wyniki naszej pracy są zbieżne z oczekiwaniami pracodawcy? Jak nasza praca wpływa na osiąganie celów w organizacji? Czy to co robimy, robimy dobrze czy źle? Czy nasza praca ma sens? Dlatego tak istotne jest cykliczne udzielanie pracownikom informacji zwrotnej, nie rzadziej niż raz na rok, a najlepiej jak najczęściej. Jeśli wiemy, że pracujemy dobrze i przekłada się to na ogólny wynik organizacji, to nasza motywacja będzie zawsze wyższa. Istnieje wiele narządzi do udzielania pracownikom informacji zwrotnej np. autorskie, szyte na miarę systemy dostosowane do potrzeb organizacji lub gotowe narzędzia dostępne na rynku. Należy jednak pamiętać, że czasem wystarczy zwykła rozmowa, która może być dla pracownika budująca i wspierająca, o czym menadżerowie czasami zapominają.

Równowaga – Work Life Balance

Bardzo ważna jest także, coraz modniejsza w dzisiejszych czasach, idea Work Life Balance (równowaga pomiędzy pracą a życiem osobistym). Dzięki stosowaniu tego rodzaju programów firmy coraz częściej przyciągają wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Wdrażając taką ideę pracodawca chroni swoich pracowników przed pracoholizmem i wypaleniem zawodowym. Nie od dziś wiadomo, że człowiek spełniony zawodowo jest wtedy, gdy robi to, co lubi. Podstawowe korzyści wynikające z wdrożenia tej idei w przedsiębiorstwie to wzrost produktywności pracowników, wynikający z większej efektywności wykorzystywania czasu pracy.

Nie można zapomnieć również o tym, że firmy kierujące się zasadą równowagi między życiem prywatnym i zawodowym odnotowują mniejszą rotację pracowników. Przykładowym elementem takiego programu może być np. home office (praca z domu), warsztaty z zasad zdrowej diety, kącik relaksu w biurze, darmowe owoce w w miejscu pracy itp.

Benefity pracownicze

Równie ważnym elementem motywującym i wzmacniającym lojalność pracowników są pozapłacowe benefity pracownicze. Wśród nich najpopularniejsze to grupowe ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków czy zagwarantowana opieka medyczna, co stało się w obecnych czasach standardem w organizacjach. Warto jest również pomyśleć o takich rozwiązaniach jak bony świąteczne, czy dofinansowanie pakietu sportowo-rekreacyjnego lub teatralno-kinowego.

Integracja zespołu

Dobrym sposobem na zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników są aktywności zwiększające integrację zespołu. W końcu przebywanie przez kilka godzin dziennie z ludźmi, których praktycznie się nie zna, mało komu sprawia szczególną radość i z pewnością nie skłania do otwartej współpracy. Warto więc organizować i dofinansować spotkania „po godzinach”, by pracownicy lepiej się poznali oraz chętniej przebywali razem. Innymi sposobami na integrację pracowników mogą być imprezy dla całej organizacji, tworzenie drużyn i rozgrywek sportowych, aktywne angażowanie pracowników w akcje charytatywne itp.

Badania satysfakcji i motywacji pracowników

Jeśli w organizacji chcemy stworzyć sprawnie funkcjonujący system, który w efektywny sposób będzie motywował pracowników, należy kompleksowo przeanalizować nie tylko system wynagrodzeń, ale również inne obszary jak na przykład współpraca, komunikacja, rozwój, ocena pracy itp. Przy czym przed wdrożeniem jakichkolwiek działań nie można zapominać o poznaniu pracowników i ich potrzeb. Najlepszym sposobem na uzyskanie takiej wiedzy jest ankieta badająca satysfakcję i motywację pracowników, która ocenia wszystkie ważne dla pracownika obszary w organizacji. Cykliczne prowadzone badania pozwalają na doskonalenie słabiej działających obszarów i prowadzenie otwartego dialogu kadry zarządczej z zespołami.

Poprzez podejmowanie różnorodnych działań, odpowiednio dopasowanych do potrzeb pracowników i możliwości organizacji, wzmocnimy zadowolenie pracownika z wykonywanej pracy, co przełoży się na zadowolenie klienta, a to znowu spowoduje wzrost efektywności naszej firmy.

– 

Iwona Żurawska

Dyrektor Departamentu HR w Intrum Justitia Sp. z o.o.