Wszystko, co powinieneś wiedzieć o organizacji wydarzenia startupowego

Wtedy jednak sale wynajęte na potrzeby różnych wydarzeń wypełniały się po brzegi, a przychodząc można było być pewnym, że spotka się kogoś znajomego. Dzisiaj w Krakowie mamy rocznie ponad 550 meetupów, co daje nam średnio 1,5 wydarzenia dziennie. Pojawia się pytanie, czy to dobrze, że istnieje tyle różnych inicjatyw?

Ciężko o jednoznaczną odpowiedź, ale na pewno każda inicjatywa, która jest w stanie zainspirować chociaż kilka osób, natchnąć ich do działania, czy zmienić nastawienie – jest dobra. Inną ciekawą kwestią jest fakt, że najlepsze z warsztatów i spotkań są często bardziej wartościowe niż niektóre wykłady na uczelniach, głównie przez dostęp do praktyków wiedzy, luźniejszą formę, bardziej aktualną tematykę, masę pozytywnych ludzi, czy nawet opcję znalezienia pracy. A mimo to studenci często ignorują taką szansę.

fot. Made with love by Ryan McGuire

Jeśli jednak ktoś chciałby sprawdzić co dzieje się w okolicy, to gdzie szukać informacji? W jaki sposób ludzie najczęściej dowiadują się o imprezach? Według przeprowadzanych ostatnio badań organizatorów Hive53 – około 70% informacji o wydarzeniach dociera do nas przez internet, w tym przede wszystkim poprzez media społecznościowe, newslettery, promowane posty. Na drugim miejscu źródłem informacji są znajomi – to około 40% odwiedzających. Popularne, ale już nie tak efektywne są plakaty – około 10%. Spora część uczestników wraca też na cykle systematycznie, to około 30%.

Pewnym i sprawdzonym sposobem na znalezienie informacji jest także śledzenie portalu Crossweb.pl, który jest na bieżąco aktualizowany i z każdym miesiącem staje się coraz bardziej kompetentnym źródłem wiedzy. Na portalu dodano także nową funkcjonalność bezpośredniej rejestracji, dzięki czemu organizatorzy, mogą mieć pełną listę uczestników w jednym miejscu, bez konieczności tworzenia dodatkowego wydarzenia na eventbrite, czy meetup.

Patrząc natomiast pod kątem technicznym, poniżej staram się znaleźć odpowiedź na pytanie dotyczące tego, jakie są czynniki determinujące dobry event.

Cel i grupa odbiorców. Istotny jest cel w jakim chcemy “zmarnować” czas innych ludzi. Jeżeli nie ustalimy też kim ma być nasza grupa odbiorców lub co ma wynieść ze spotkania, to nasz event będzie bardzo ogólny. A dzisiaj ludzie są też dużo bardziej wybredni. Pamiętajmy, że goście wybierają często między naszą imprezą, a zostaniem w domu z rodziną, czy zjedzeniem kebaba na mieście ze znajomymi. Dlatego warto spróbować trafić do konkretnej grupy z konkretną treścią.

Wartość. Wydarzenie zaczyna się zazwyczaj dużo wcześniej niż wskazuje na to finalna data. Sukces spotkania często jest mierzony tym ilu, ludzi uda nam się przyciągnąć, co nie do końca jest właściwe. Możemy przecież zrobić wydarzenie, na które przyjdzie 300 osób ze słabą atmosferą i kiepskimi prelegentami, gdzie wiele osób wyjdzie kręcąc nosem. Możemy też zgromadzić 30 osób, ale interakcja i treść będzie świetna, a ludzie będą bardzo zadowoleni, a następnym razem przyciągną jeszcze kilku swoich znajomych, stając się naszymi ambasadorami.

Promocja. Kiedy promować? To zależy na kiedy wyznaczymy sobie datę samego wydarzenia. W niektórych sytuacjach jesteśmy w stanie ją ustalić, są jednak wydarzenia spontaniczne, kiedy przyjeżdża konkretny ekspert, będąc przejazdem w mieście i nie jesteśmy w stanie tego przewidzieć. W drugim przypadku promocja jest robiona ad hoc – doraźnie, tak szybko jak się tylko da, byleby zdążyć. W pierwszym przypadku jest trochę prościej, a optymalny czas na promocję to z doświadczenia około 1,5 tygodnia przed wydarzeniem. Nie jest za późno – ludzie mogą sobie zarezerwować czas, nie jest też za wcześnie i nasi goście nie powinni o nas zapomnieć przez kolejne kilka dni do samego spotkania.

Publikacja postów. Warto wcześniej zaplanować posty w mediach społecznościowych i pomyśleć nad ich treścią. Jeżeli mamy kilku prelegentów krótka informacja w formie BIO powinna przedstawiać ich profil tak, aby ostatni z nich był opublikowany na dzień-dwa przed wydarzeniem. Dwa dni mogą być nawet lepsze, żeby w ostatni dzień dorzucić coś ekstra. Może to być opis i agenda – krótka, ale konkretna informacja rozmyje wątpliwości niezdecydowanych. Zwyczajna przypominajka w dniu wydarzenia też nie zaszkodzi, a przypomni tym najbardziej zapracowanym, że mają się u nas zjawić!

Facebook. Wskazówki odnośnie wydarzenia na facebooku:

1. Publikujmy całe wydarzenie jako dana instytucja/projekt/cykl, np. Hive53, bo to buduje markę i przyzwyczaja ludzi do tego, że biorą udział w spotkaniu pod czyjąś egidą, a nie w urodzinach Janusza, czy innej prywatnej schadzce. Oczywiście nikt nam nie zabroni podzielić się informacją na prywatnym profilu, aczkolwiek trzymajmy się budowania brandu.
2. Jeśli natomiast dodajemy aktualizacje już wewnątrz wydarzenia (musimy mieć uprawnienia administratora), Facebook pozwala nam publikować uaktualnienia jako my (prywatny profil). Jest to o tyle ciekawe, że dzięki temu oprócz fanów, informację widzą także nasi znajomi na swojej tablicy. Nawet jeżeli nie lubią danego fanpage’a, co poszerza nam zasięg, a fani wiedzą z kim ewentualnie kontaktować się w przypadku pytań.
3. Inna rzecz to ustawienia strony wydarzenia. Często organizatorzy tworząc wydarzenie odznaczają możliwość komentowania przez uczestników. Jest w tym pewna logika, aczkolwiek można też wiele wygrać takim detalem, pozwalając ludziom zadawać pytania, rozwiewać ich wątpliwości trafnymi odpowiedziami, generalnie angażować.

Linkedin. W zależności od tego kto ma być naszym odbiorcą, warto mimo wszystko pomyśleć o wrzuceniu informacji także na Linkedina. Wielu rekruterów, czy po prostu przedsiębiorców spędza swój czas także na tej platformie, w celach biznesowych czy dla rozrywki. Dlaczego nie dać im powodu do wyjścia z biura wcześniej?

WAŻNE! Dobre wydarzenie to starannie zaplanowany proces, a jak wiadomo procesy, nie zawsze przebiegają tak jakbyśmy tego chcieli. Warto więc zadać sobie na początku pytanie – “co może pójść nie tak?” – i na podstawie odpowiedzi, spróbować znaleźć rozwiązania, dzięki którym będziemy w stanie ewentualnie zareagować (np. zapasowe baterie do mikrofonu).

Format. Jaki format wydarzenia wybrać? Panele są dobre, jeżeli są odpowiednio wcześniej zaplanowane. Jeżeli prowadzący narzuci scenariusz dla panelu, który będzie spójny i będzie zakończony jakąś trafną konkluzją, ludzie wyjdą zadowoleni, z garścią ciekawych informacji. Jeżeli panel będzie improwizacją, możesz mieć pewność, że A) sala opustoszeje zanim impreza się skończy, B) ludzie usną z nudów, a potem sala i tak opustoszeje.

Dlatego imprezy podzielone na sekcje z krótkimi prezentacjami wydają się rozsądniejszą opcją. Warto wcześniej omówić tematy i treść prezentacji z prelegentami, zorganizować od nich pliki źródłowe i mieć je gotowe na dysku zewnętrznym czy innym laptopie wraz z resztą materiałów. (odpowiadając sobie na pytanie co może pójść nie tak – podczas naszego wydarzenia pierwszy i jedyny raz nasz MacBook zawiesił się akurat … przed wejściem prelegenta na scenę).

Badge na imiona są kwestią sporną, jedni je chwalą, że pomagają przełamać pierwsze lody w rozmowie, inni uważają że otagowywanie jest niepotrzebne, bo bez plakietek ludzie muszą wykonać pierwszy krok do rozmowy, dzięki czemu muszą się zmotywować. Złoty środek w takiej sytuacji – przygotować badge, dla chętnych w widocznym miejscu, tak aby każdy kto wchodzi, mógł sam zdecydować, czy jest na tyle śmiały żeby od razu rozpocząć rozmowę, czy woli sobie pomóc plakietka. Warto także oznaczyć w jakiś sposób organizatorów tak, aby widz mógł ich odróżnić od reszty osób na sali w razie potrzeby.

Speaking zones. Zdarza się, że przychodząc na wydarzenie spotkamy znajomego, którego nie widzieliśmy od tygodni. Oczywiście nie będziemy w stanie wytrzymać do przerwy, żeby z nim porozmawiać, więc chcąc zamienić słowo będziemy przeszkadzać innym. Jeśli przestrzeń na to pozwala, warto w takim wypadku ustalić strefy do rozmów. Wydaje się to banalne, ale takie nie jest. Spokój i porządek na wydarzeniu, pozwalają ludziom lepiej się skupić i zostawiają zawsze lepsze optyczne wrażenie. Zróbmy taką strefę poza salą i wszyscy będą zadowoleni.

Icebreakers. Jeżeli badge i zimne piwo nie przełamią atmosfery, przydatne będą tzw. „lodołamacze”. Są one zawsze mile widziane na początku, aby rozruszać atmosferę i w trakcie imprezy, kiedy energia trochę spada i potrzeba czegoś żeby obudzić widownię. Wtedy 2-3 minutowa sterowana sesja networkingowa może być idealna do podtrzymania “flow” eventu. To może być cokolwiek, np. krótka rozmowa na sali z osobą której nie znamy o najzabawniejszej sytuacji jaka nam się przytrafiła.

Open Mic. W trakcie wydarzenia warto dać szansę osobom na sali, aby zabrały głos. To co fajnie się sprawdza to także zapraszanie imiennie organizatorów innych wydarzeń, aby Ci mogli opowiedzieć o ich inicjatywach. Warto otwierać się na innych i rozszerzać naszą publikę, a nie hermetycznie zamykać.

Napoje i jedzenie. Wiele osób nie wyobraża sobie imprezy bez pizzy. Tego typu urozmaicenie jest dobre o tyle, że jeśli wpleciemy je rozważnie w naszą agendę, to sala nie opustoszeje zaraz po zakończeniu wydarzenia, ponadto nasi goście otrzymają możliwość do dodatkowego networkingu. Oczywiście nie każdy może sobie pozwolić na takie bonusy, nie mniej jest to opcja warta rozważenia.

Przydatnymi elementami są także:

1. Woda dla mówców – prosty element, a daje duży komfort dla występujących.
2. Klikacz z zapasowymi bateriami – kto chciałby stać ciągle przy laptopie i zmieniać slajdy? 
3. Zegar/timer w widocznym miejscu – pozwala nie tylko czuć się komfortowo osobie na scenie, ale pomaga organizatorom lepiej kontrolować wydarzenie. 
4. Prezent dla prelegentów – cokolwiek, nawet skromny drobiazg, wśród publiczności pozostawi bardzo pozytywne wrażenie, a samym występującym da satysfakcję i chociaż w części zrekompensuje poświęcony czas.

Na zakończenie wydarzenia – przychodzi moment na podsumowanie i podziękowania. Należy wymienić cały zespół organizatorów bo często jako wolontariusze zostawiają serce, poświęcając się dla innych bezinteresownie. To jest też moment na rekrutację. Szukasz kogoś kto chciałby pomóc przy takich wydarzeniach – powiedz to teraz!

To czy event jest dobry, czy nie w ostatecznym rozrachunku będzie oczywiście subiektywną oceną uczestników. Wymienione powyżej elementy nie są niczym obowiązkowym do osiągnięcia sukcesu, a jedynie podpowiedzią, co do tej pory się sprawdzało. Warto przede wszystkim zbierać feedback, robiąc “follow up” w postaci ankiety wysłanej przez newsletter, czy umieszczonej w mediach społecznościowych. Pozwoli to podbudować się pozytywnymi opiniami, a każdy negatywny komentarz pomoże poprawić błędy w przyszłości.

–

W tym momencie w Krakowie systematycznie odbywają się spotkania takie jak m. in. Hive53, Czwartki Social Media, Krakspot, czy poranne spotkania kreatywne Open Coffee Cracow. By być na bieżąco z tym co się dzieje bezsprzecznie należy także śledzić grupę na fb – #OMGKRK, gdzie krakowska społeczność Startup & Tech umieszcza wszystkie aktualności gromadząc je również pod takim samym hashtagiem w innych mediach społecznościowych. Więcej informacji o samej społeczności na www.omgkrk.com.

Daniel Di Giusto

Event Manager i Host jednego z pierwszych krakowskich spotkań o startup i tech – Hive53. Założyciel firmy consultingowej – Business Impact Group i partner w OMT.Media – Media House wspierającym wzrost i rozwój firm.