Wyniki ankiety: Po co zatrudniłem Scrum Mastera? Nie wiem …

Coraz więcej zespołów programistycznych wspomaga w ich codziennej pracy osoba o nietypowej roli: ni to menedżer, bo nie mówi co i w jakim terminie należy zrobić, ni to członek zespołu, bo nie tworzy produktu. Tą osobą jest Scrum Master, który nie ma władzy, za to sporo obserwuje. Na tej bazie udziela porad i pomaga w coraz efektywniejszym planowaniu i organizowaniu pracy zespołu.

Czy nie mógłby tego robić team leader albo menedżer? Po co właściwie zatrudniać Scrum Mastera? I czy zatrudnianie SM w startupie to fanaberia, bo niewielki zespół „sam się ogarnie” czy może jednak realna potrzeba?

Sprintem do celu

Scrum to metoda zarządzania projektami, w której to zespół a nie menedżer ustala, jakie zadania pomogą osiągnąć mu wyznaczony cel i jak dużo czasu na ich realizację potrzebują jego członkowie. Cele wyznaczane są w dość krótkich przedziałach czasowych – najczęściej dwutygodniowych, nazywanych sprintami. Niezwykle istotnym punktem pracy metodą Scrum są codzienne spotkania, które pomagają dookreślić i w razie potrzeby szybko przeformułować zadania, a także dynamicznie, dostosowując się do potrzeb, zmieniać ich podział na poszczególnych członków zespołu. Osobą, która pomaga usprawnić proces – pracę zespołu stosującego metodykę Scrum, jest Scrum Master (choć część zespołów obywa się bez osobnego stanowiska SM, o czym dowiecie się z dalszej części tekstu).

Fajny system pracy

Programista Paweł metodą Scrum pracował 10 lat, w tym połowę ze Scrum Masterem. Część rozwiązań zdecydowanie sobie chwali: – Wprowadzenie dwutygodniowych sprintów było dobre, wprowadziło fajny system pracy. Na pewno efektem pracy SM, wprowadzenia metody Scrum było to, że zaczęliśmy określać czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań, wcześniej zupełnie nie mieliśmy tego typu planowania. Również ceniliśmy sobie spotkania retrospektywne, w trakcie których przypominaliśmy sobie, co nam się nie podobało w ostatnim sprincie i zastanawialiśmy się wspólnie, czy warto coś z tym zrobić. Z tych spotkań nie zrezygnowaliśmy nawet po odejściu SM z zespołu, zostało też planowanie pracy w sprintach i szczegółowe opisy zadań czy „definition of done”.

To, co nie podobało mu się w Scrumie to duża liczba spotkań, których główną częścią była estymacja czasu potrzebnego na wykonanie zadań. Spotkań, z których często, w odczuciu jego i pozostałych członków zespołu, niewiele wynikało: – Na początek mieliśmy estymację wielkości zadań, i na tej podstawie liczyliśmy, ile czasu na nie poświęcamy. To miało nam pomóc ustalić, ile jesteśmy w stanie zrobić w przeciągu sprintu, gdy jednak zrezygnowaliśmy z tego działania, to nie zauważyłem spadku naszej efektywności. Za to wycofaliśmy się z czegoś, co było męczące i czego tego nikt nie lubił. Dlatego z czasem stopniowo zmniejszaliśmy liczbę spotkań lub wyrzucaliśmy je z planu, bo uważaliśmy że nie są nam potrzebne, że nie warto poświęcać na spotkania tyle czasu – tłumaczy Paweł.

Po co zatrudniłem SM? Nie wiem …

Nasza ubiegłotygodniowa ankieta, w której pytaliśmy, czy zatrudnienie Scrum Mastera w firmie było dobrą decyzją, pokazała, że przed nami jeszcze długa droga do prawidłowego wdrażania metodyki Scrum i wykorzystywania potencjału Scrum Mastera w firmie. Aż 56% ankietowanych odpowiedziała, że utworzenie stanowiska SM nie było dobrą decyzją, co zaskakuje o tyle, że zazwyczaj ciężko nam krytycznie spojrzeć na własne decyzje.

Wyniki naszego sondażu jasno pokazują, że ponad połowa respondentów jest rozczarowana swoją decyzją o zatrudnieniu SM. Skąd może wynikać ta sytuacja? Może w niektórych branżach/rodzajach firm SM się po prostu nie sprawdzi?

Do góry nogami

Zdaniem Kuby Szczepanika, konsultanta zwinności z firmy 202 Procent, prowadzącego szkolenia z metodyki Agile i Scrum w firmach, wielu polskich przedsiębiorców nie jest gotowych na współpracę ze Scrum Masterem, bo wraz z metodyką Scrum i SM do firmy wkracza nowy styl zarządzania ludźmi, niespójny z dotychczas prowadzonym: – Scrum Master jest często z zasady nierozumianym stanowiskiem, ponieważ nie ma swoich odpowiedników w klasycznych rolach zarządczych. Nie jest szefem, ale dba o proces pracy i zespołowość. Doprowadza do samodzielności swój zespół, przez co zostaje mocno w cieniu, a być może nawet po jakimś czasie staje się mniej potrzebny. Wielu klasycznych menedżerów nie rozumie tego, że sami muszą przejść zmianę w swoim stylu zarządzania (np. odejść od mikrozarządzania czy nadmiernej kontroli), by pojawiła się przestrzeń na pracę dla Scrum Masterów. Menedżerowie w takich organizacjach, zwłaszcza jeśli nie dokonują refleksji nad sobą, mogą łatwo uprościć swoje postrzeganie do oceny ogółu Scrum Masterów jako niefachowych, niechętnych do podjęcia wyzwań czy niewystarczająco rozwiniętych profesjonalnie.

Mój rozmówca dodaje jednak, że pomimo niezrozumienia i niechęci zmiany, wiele firm wprowadza metodykę Scrum i zatrudnia SM, czytając o idących za tym krokiem korzyściach. Możliwe więc, że wyniki naszej ankiety są odbiciem aktualnego boomu na Scrum Masterów – wielu przedsiębiorców może zatrudniać SM bez wcześniejszego przygotowania się na zmiany, jakie ta decyzja niesie dla hierarchicznej, tradycyjnej struktury firmy. Na boom wskazują na przykład dane No Fluff Jobs, gdzie rok do roku (I kwartał 2021 do I kwartału 2022), liczba ofert pracy dla SM wzrosła aż o jedną czwartą.

Warto czy nie warto?

Czy warto więc iść za tłumem przedsiębiorców masowo zatrudniających SM? Czy SM sprawdzi się w każdej branży i każdej firmie? Kuba Szczepanik mówi, że zawód ten sprawdzi się w każdym zespole programistycznym, niezależnie od branży: – Dzisiaj metoda Scrum stosowana jest najczęściej w sferze IT i wytwarzania oprogramowania, choć znam sporo ciekawych eksperymentów w innych branżach (projekty w call center, zmian w fabryce czy projekty marketingowe).

Dodaje jednak, że tworzenia osobnego stanowiska scrummasterskiego może być nierozsądnym wydatkiem w przypadku firm, których produkt znajduje się na wczesnym, nieprzynoszącym jeszcze zysków etapie: – Większość firm nie podchodzi do zagadnień płacy SM aż tak drobiazgowo, by umieć wyliczać wartość dodaną i koszt wynikający z zatrudnienia konkretnej osoby. Każdy Scrum Master powinien jednak myśleć z tej perspektywy i umieć pokazać wzrost produktywności oraz efektywności zespołu. Dobry Scrum Master będzie prowadził zespół przez usprawnienia sposobu pracy tak, by wyniki były lepsze, co najczęściej może oznaczać jedną lub kilka rzeczy naraz: więcej wykonanych jednostek pracy z tego samego zespołu, więcej wartości dodanej lub lepsza jakość tej samej ilości pracy. Scrum Master nie zarobi na siebie, jeśli mimo usprawnienia procesu pracy zespołu, zysk z tego będzie mniejszy niż koszt zatrudnienia takiego specjalisty. W większości dużych projektów, zwłaszcza w rosnących branżach, skala biznesu jest wystarczająca, by nawet nie zadawać sobie takiego pytania. Ale są bardzo niskomarżowe projekty albo produkt znajduje się na takim etapie, że nie generuje zysków i wtedy etat Scrum Mastera może nie być rozsądnym wydatkiem. Może jednak wesprzeć cały zespół w lepszym myśleniu i biznesie oraz przeorganizowaniu się tak, by najszybciej doprowadzić do pierwszych wdrożeń, zwiększyć wartość i tym samym podnieść rentowność działania.

Scrum Master na kilka dni?

A może tak zatrudnić SM tymczasowo, po to, żeby zespół chwycił metodę Scrum i później samodzielnie już ją stosował? Czy takie rozwiązanie ma sens? Scrum Masterka pracująca w jednym z polskich startupów uważa, że w takiej sytuacji zdecydowanie lepiej niż Scrum Master sprawdzi się Agile Coach, jednak aby w pełni wdrożyć Scrum, potrzebny jest jej zdaniem SM:  Jeżeli robi się dobry Scrum, to programiści potrafią docenić to, jak pomaga się im w komunikacji i przezwyciężaniu przeszkód. Obłożeni codzienną pracą, nie mają czasu i ochoty, żeby się tym zająć, więc uważam, że Scrumu nie da się wprowadzać bez Scrum Mastera.

Trener Agile z 202 procent dodaje, że niekoniecznie musimy tworzyć osobny etat dla SM, szczególnie gdy mamy mały zespół. Jego zdaniem ta rola może być w pewnym przypadkach również uzupełnieniem innego stanowiska w firmie: – Scrum Master to może być odpowiedzialność, którą ma na sobie z członków zespołu, w wielu firmach Scrum Master zatrudniony jest formalnie na innym stanowisku. Obserwuję jednak, że coraz bardziej rośnie w siłę trend, by Scrum Mastera traktować jako zawód, gdzie oczekuje się profesjonalnego przygotowania, doświadczenia tylko w tej funkcji i gotowości do skupienia się na takich działaniach w kolejnych firmach czy zespołach.