Za wcześnie na specyfikację. Dlaczego nie warto wysyłać zapytań ofertowych do wszystkich?

Zdjęcie główne artykułu by startupstockphotos.com

Zazwyczaj zaczyna się tak. Masz pomysł. Albo go nie masz. W każdym razie chcesz nową stronę internetową. Może w Twojej głowie zaszedł już cały proces myślowy i potrafisz powiedzieć o niej wiele. A może wiesz tylko czego ma dotyczyć, ale szczegółów nie znasz. I co wtedy robisz? Szukasz eksperta. Speca, który będzie potrafił Ci pomóc, ułożyć w spójną całość gonitwę myśli i odpowie na pytania, które nie pozwalają Ci zasnąć już siódmą noc z rzędu. Odzywasz się więc do agencji interaktywnej pisząc w mailu lakoniczne trzy zdania na temat swojego pomysłu. Możesz też się bardziej przyłożyć i napisać cały Request for Proposal z opisem wszystkich funkcjonalności, potrzeb, celów i tak dalej. Jesteś zadowolony, bo wiesz, że otrzymasz propozycję, którą przygotują dla Ciebie specjaliści – oczywiście za darmo. Jeśli spodoba Ci się pomysł wybierzesz tę właśnie agencję. Jeśli nie, pójdziesz do innej – w końcu mamy wolny rynek i o klienta trzeba zabiegać. Uważasz też, że im lepiej przemyślany pomysł dostaniesz, im więcej szczegółów otrzymasz na tym etapie, tym lepiej. I tutaj zróbmy stop.

Niestety muszę Cię zmartwić. Tak nie działa wolny rynek. Wyobraź sobie bowiem sytuację, że chcesz zjeść hamburgera. Marzy Ci się wypieczony kotlet z ogórkiem i dodatkami, soczysta bułka i chrupiąca sałata. Idziesz więc do paru burgerowni i zjadasz od każdej z nich po jednej kanapce. Ta, która smakowała Ci najbardziej jest warta wyboru. Za nią płacisz. Pozostałe nie dały rady, więc nie są warte Twoich pieniędzy. Śmieszny scenariusz, prawda? Wiesz, że nikt by się na to nie zgodził. Bo tu chodzi o kwestię zaufania. Może konkretny lokal polecił Ci znajomy, może przeczytałeś dobre opinie na jego temat w Internecie, a może już kiedyś tutaj jadłeś, więc ufasz, że i tym razem będzie dobrze. W branży internetowej jest tak samo. Liczy się zaufanie i dobry research, a nie wykonanie pracy jeszcze przed podpisaniem umowy.

Teraz czas na krótki film, który wyjaśni wszystko: 

https://youtu.be/p_IR7O-JIy4

Ramiarz mówi „klienci lubią jakość, którą prezentuję”. Otóż to. A pani w barze dodaje, że liczy się zaufanie. I nie pomagają argumenty o tym, że jeśli nawiążemy współpracę, to w przyszłości będziesz zlecał więcej. Jeśli tak będzie – fajnie. Jeśli nie – trudno. Ale szanujmy swoją pracę od początku, a naszą wiedzę traktuj jako coś za co warto zapłacić. W końcu inni to robią i są zadowoleni. Sprawdź opinie.

Wiem, wiem. Duża część klientów pomyśli teraz „A niby czemu nie? Niektóre firmy tak robią. Muszę wiedzieć za co płacę”. Czy jednak tworzenie koncepcji jeszcze przed podpisaniem umowy, tworzenie długich specyfikacji jest naprawdę dobre dla klienta? Dla Ciebie? Uwaga! Nie jest. Pozwól, że Cię przekonam.

Dlaczego powinieneś odpuścić?

Zastanówmy się. Czy dobrze jeśli specjaliści, którzy mają pracować nad Twoją stroną: programiści, graficy, Project Managerowie, specjaliści UX zajmują się tworzeniem złożonych ofert – specyfikacji – zamiast robić to co powinni, czyli pracować nad konkretnym projektem? Nie jest dobrze. Jeśli Ty byłbyś klientem firmy na pewno nie chciałbyś, aby grafik przeciągał Twój projekt dlatego, że robi „na szybko” layout strony głównej dla miliona innych klientów.

Poza tym strona to nie bułka z masłem. Smarujesz, jesz, zapominasz. Strona to proces. Zanim do procesu usiądziemy na dobre należy zastanowić się nad całą koncepcją, porozmawiać z klientem, zrobić burzę mózgów, zastanowić się nad architekturą informacji, dowiedzieć się jak najwięcej o firmie. To zajmuje czas, ale bez tego nie ma dobrego produktu. Robienie specyfikacji na etapie oferty, a nie daj Bóg, layoutu, mija się z celem. Ani bowiem Ty, ani agencja nie wiecie jeszcze jakich narzędzi użyjecie, aby stworzyć projekt odpowiadający celom biznesowym. Musicie się spotkać, porozmawiać, przeprowadzić warsztaty. Inaczej wszystko co powstanie wcześniej pójdzie do kosza, a Ty jako klient najpewniej za to niepotrzebnie zapłacisz, bo zostanie Ci to doliczone w ostatecznym rozrachunku.

„Ale inni tak robią”

Tak. Są i tacy, którzy próbują złapać klienta na ładną grafikę. Jednak dla Ciebie powinny być ważne inne rzeczy: skupienie się na procesie powstawania strony, zwracanie uwagi na użyteczność strony, wiedza ekspercka. Poziom grafiki możesz sprawdzić w portfolio, ale nie skupiaj się tylko na nim, bo to może zapędzić Cię w kozi róg, gdzie wylądujesz z niekompetentnym partnerem na długie miesiące.

Jeśli jednak okażesz się nieugięty może przekona Cię jeszcze jeden fakt. Jeśli szukasz nieszablonowego pomysłu, chcesz wprowadzić innowacyjny projekt, zmienić to co miałeś dotychczas, to nie licz, że dostaniesz to na etapie oferty. Tworzenie specyfikacji, pomysłów i grafik przed podpisaniem umowy jest dla agencji kosztowne, a więc nie zdecyduje się ona na szaleństwa czy innowacyjność. Zazwyczaj spojrzy na to co już masz, zrobi pobieżne rozeznanie konkurencji i zaproponuje Ci coś podobnego. Nie będzie przecież ryzykować, że odpadnie jej klient, na którego poświęciła parenaście godzin pracy, jak na razie niepłatnej.

W naszej branży chodzą także słuchy o klientach, którzy nie proszą o specyfikację czy koncepcję na etapie oferty. Są jak Święty Graal dla agencji. Nam też udało się z takimi pracować i obie strony tę współpracę chwalą. Powód jest jeden. To jest długofalowa współpraca. Jeśli za pierwszym razem dobrze wybierzesz agencję, zaufasz wiedzy jej pracowników, poznasz portfolio, sprawdzisz czy rozumie Twój biznes i Twoje cele (a da się to zrobić bez proszenia o koncepcję) to będziesz z nią współpracował przez kolejne długie lata. Jak stare dobre małżeństwo będziesz mógł liczyć na herbatę zanim nawet o niej pomyślisz. Czy to nie tak powinno wyglądać?

Nikt nie każe kupować kota w worku

„Co dalej?” – zapytasz. Nikt nie każe Ci kupować kota w worku. Nawet nie zaleca. Trzeba dostać coś co udowodni Ci, że warto wybrać tę agencję a nie inną. Jasna sprawa. Takie coś znane jest w branży jako „ewaluacja projektu”. Skoro przychodzisz do nas z wieloma pomysłami, ale nie do końca wiesz jak je ugryźć, chcemy Ci w tym pomóc. Służą do tego warsztaty ewaluacyjne, na których omawiamy projekt. Dokładnie zastanawiamy się nad koncepcją, poznajemy grupę docelową, robimy dogłębny research konkurencji, określamy ścieżki użytkownika, zastanawiamy się nad UX. Na tym etapie dopasowujemy także technologię, wybieramy narzędzia, doradzamy rozwiązania, patrzymy na projekt także z marketingowego punktu widzenia. Po ewaluacji nie ma dla nas niewiadomych (albo jest ich niewiele), a więc jesteśmy także w stanie podać orientacyjne koszty wykonania projektu oraz rozpisać wstępny harmonogram. To dla nas ważne żebyś czuł się komfortowo i wiedział jakich kosztów możesz się spodziewać, a nie czuł nieświeżego oddechu niepewności na plecach przez cały okres trwania projektu.

Dzięki ewaluacji poznajesz też nas, wiesz jak się z nami współpracuje, określamy zasady komunikacji, wiemy kim dla siebie jesteśmy. A zawsze chcemy być partnerami. Czy ewaluacja jest płatna? Tak. To nasza praca. Ale dzięki temu, że zapłacisz niewielką kwotę na start możesz mieć pewność, że czas wykorzystamy dobrze, nie spiesząc się i nie bagatelizując Twojego zapytania.

Podsumowując inwestycja w doświadczenie zespołu i przeniesienie środka ciężkości z grafiki i koncepcji na ewaluację skutkuje, w opinii naszej i naszych klientów, długofalową spokojną współpracą. Pamiętaj: ufaj, sprawdzaj i rozmawiaj, ale nie wymagaj zbyt wiele, bo tak jak od architekta nie wymagasz darmowego projektu przed postawieniem domu, tak od agencji nie wymagaj projektu przed postawieniem strony.

Katarzyna Wołyniak

Account Manager w poznańskim software house – Merixstudio

W firmie odpowiada za kontakty z klientami i rozszyfrowywanie ich potrzeb. Wiercipięta. Nie lubi stać w miejscu, dlatego wszędzie jej pełno. Lubi wyzwania zarówno w życiu prywatnym, jak i w pracy. Uwielbia podróże, najbardziej te dalekie.