Zarządzanie czasem. Jak krok po kroku osiągać więcej?

Jak mówi popularna opowieść pewien profesor stanął przed swymi studentami i położył przed sobą kilka przedmiotów. Kiedy zaczęły się zajęcia, wziął spory słoik i wypełnił go po brzeg dużymi kamieniami. Potem zapytał studentów, czy ich zdaniem słój jest pełny, oni zaś potwierdzili.

Wtedy profesor wziął pudełko żwiru, wsypał do słoika i lekko potrząsnął. Żwir oczywiście stoczył się w wolną przestrzeń między kamieniami. Profesor ponownie zapytał studentów, czy słoik jest pełny, a oni ze śmiechem przytaknęli. Profesor wziął pudełko piasku i wsypał go, potrząsając słojem. W ten sposób piasek wypełnił pozostałą jeszcze wolną przestrzeń.

Profesor powiedział:

– Chciałbym, byście wiedzieli, że ten słój jest jak wasze życie. Kamienie – to ważne rzeczy w życiu: wasza rodzina, wasz partner, wasze dzieci, wasze zdrowie. Gdyby nie było wszystkiego innego, wasze życie i tak byłoby wypełnione.

Żwir – to inne, mniej ważne rzeczy: pieniądze, mieszkanie albo samochód. Piasek symbolizuje całkiem drobne rzeczy w życiu, którymi wypełnione są nasze dni. Jeśli nie włożymy kamieni jako pierwszych, później nie będzie to możliwe. Jeżeli najpierw napełnicie słój piaskiem, nie będzie już miejsca na żwir, a tym bardziej na kamienie. Zważajcie głównie na kamienie – one są tym, co się naprawdę liczy. Reszta to piasek.”

W tej często cytowanej opowieści mieści się cała mądrość, na której bazują wszelkie znane i stosowane techniki i narzędzia zarządzania sobą w czasie. A mądrością tą jest jedno słowo – PRIORYTETY.

Ćwiczenie nr 1:

Znajdź dla siebie ciche i spokojne miejsce i wygospodaruj godzinę wolnego czasu. Na kartce papieru wypisz wszystkie zadania, od tych dużych, po najdrobniejsze czynności, które planujesz wykonać w najbliższym tygodniu / miesiącu. Następnie przejrzyj listę i zaznacz kolorem te, które są Twoimi priorytetami. Pomocne mogą okazać się pytania:

Które z tych czynności są dla mnie naprawdę ważne? Które wykonam z radością? Które wpłyną pozytywnie na moje otoczenie – rodzinę, przyjaciół, pracowników? Z których będę dumna? Dzięki którym przybliżę się do tego, co w życiu chcę osiągnąć, kim chce być? Które w największym stopniu wpłyną na moją efektywność?

Najpierw rzeczy najważniejsze

Kiedy już określisz swoje priorytety, pamiętaj by codzienną pracę zaczynać właśnie od nich. Zgodnie z tytułem książki wybitnego autorytetu z zakresu zarządzania i jednego z najbardziej wpływowych Amerykanów naszych czasów – Stephen’a R. Covey’a – „najpierw rzeczy najważniejsze”. W dużym stopniu powinny one wpłynąć także na poprawę efektywności w innych dziedzinach. To, że nie wszystkie nasze zadania są równie ważne ilustruje, wykorzystywana często w podręcznikach zarządzania czasem, zasada Pareto. Mówi ona, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn, co w kontekście zarządzania sobą w czasie będzie znaczyło, że 20% Twojej pracy daje 80% efektów. Ważne, abyś umiała zidentyfikować te kluczowe procenty.

Kolejnym krokiem na drodze rozwoju własnej efektywności w zarządzaniu sobą w czasie jest POSEGREGOWANIE WŁASNYCH ZADAŃ zgodnie z matrycą ważne/pilne. Jej twórcą był wybitny dowódca wojskowy, a później również prezydent Stanów Zjednoczonych – generał Dwight Eisenhower. Narzędzie weszło na stałe do kanonu szkoleń z zakresu zarządzania czasem pod nazwą matryca lub kwadrat Eisenhowera (lub matryca ważne / pilne). Zgodnie z tym, jak planował Eisenhower wszelkie zadania można podzielić na cztery kategorie, kierując się dwoma czynnikami – ich ważnością i pilnością.

Wyobraź sobie kwadrat podzielony na cztery części. W lewej górnej ćwiartce znajdą się zadania ważne/pilne. To priorytety, które muszą być wykonane „na już”. Są ważne i ich niezrealizowanie przyniesie negatywne konsekwencje, a jednocześnie ich termin realizacji jest bardzo krótki. To może być przygotowanie się do wystąpienia, które ma się odbyć jutro, rozliczenie projektu z deadlinem na pojutrze, skończenie raportu na który zostały nam dwie godziny.

Dyrektor, który większość swego czasu spędza w ćwiartce ważne/pilne nieustannie „gasi pożary”. Pracuje pod presją, jest reaktywny (nie ma czasu na własna inicjatywę, kreatywność, bo ciągle jest coś do zrobienia). Często negatywnie odbija się to na jego zdrowiu. Pracę zabiera do domu i nie ma czasu cieszyć się z osiągniętych wyników. Zadania z ćwiartki ważne/pilne należy wykonać w pierwszej kolejności. Tak żeby ich było jak najmniej. Uważnie wybieraj priorytety, planuj, wykonuj ważne zadania z wyprzedzeniem, nie zostawiając niczego na ostatnią chwilę.

Prawa górna ćwiartka kwadratu to zadania ważne/nie pilne. To tutaj znajdują się działania najważniejsze z perspektywy Twojego rozwoju i satysfakcji zawodowej, takie jak dalekosiężne cele, działania rozwojowe, pomysły na zmiany, troska o zdrowie, relacje i inne ważne zadania, na które masz jeszcze czas. Jeśli jednak będziesz odkładać je na później (bo przecież masz jeszcze czas), w końcu trafią do ćwiartki ważne/pilne i pojawi się presja. Na przykład złożenie zeznania podatkowego w styczniu jest zadaniem ważnym/nie pilnym. Ale już pod koniec kwietnia staje się ważne i pilne. Sztuką umiejętnego zarządzania sobą w czasie jest jak najczęstsze przebywanie w ćwiartce ważne/nie pilne. W ten sposób działamy w spokoju i komforcie na rzecz własnego rozwoju i realizowania dalekosiężnych wizji. W ten sposób jesteśmy proaktywni – to my wyznaczamy kierunek naszej aktywności, a nie reagujemy jedynie na bodźce z zewnątrz.

Umiejętne delegowanie zadań

Kolejny rodzaj zadań, mieszczący się w dolnej lewej ćwiartce matrycy Eisenhowera, to zadania nieważne/pilne. Są to zadania, które muszą zostać wykonane jak najszybciej (inaczej pojawią się negatywne konsekwencje dla Ciebie i Twojej pracy), ale nie są na tyle ważne, żebyś sama musiała się nimi zajmować. Może to zrobić za Ciebie Twój pracownik, przyjaciel, mąż. Przykładem takich zadań są niektóre sprawozdania, niektóre maile i telefony, czy niektóre obowiązki domowe. Tutaj kluczowym słowem staje się umiejętne DELEGOWANIE zadań. Czy rzeczywiście wszystko musisz robić sama? Czy głos mówiący „musisz to zrobić, nikt inny nie zrobi tego tak dobrze” nie jest przejawem nadmiernego perfekcjonizmu albo potrzeby kontroli. Pomyśl kto mógłby odciążyć Cię z części obowiązków – Współpracownik? Asystentka? Pomoc domowa? Im więcej kompetentnych osób wokół nas i im większe nasze zaufanie do nich tym mniej zadań musimy wykonywać osobiście. Znam właścicieli firm, którzy sprawdzają każdy dokument stworzony przez pracowników. Oni pracują 16 godzin na dobę. Znam też takich, którzy zbudowali tak silne, samodzielne zespoły, że mogą pracować godzinę dziennie, angażując się tylko w te działania, w których są absolutnie niezbędni.

Ostatnią dolną prawą ćwiartką są zadania nieważne/niepilne czyli błahe, niepotrzebne, angażujące nasz czas i uwagę, a w żadnym stopniu nie przyczyniające się do poprawy naszej sytuacji. To tak zwane „pożeracze czasu”. Powinny być przez Ciebie jak najszybciej zidentyfikowane i wyeliminowane. Przykłady można by mnożyć bez liku – bezrefleksyjne surfowanie w sieci, Facebook, wpatrywanie się w telewizor, spacery po centrach handlowych. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że „pożeracze czasu” nie mają nic wspólnego z relaksem i odpoczynkiem. Jeżeli oglądam fascynujący film i uczę się z niego, jeżeli spędzam czas w mediach społecznościowych w ten sposób troszcząc się o relacje z innymi, albo robię zakupy w centrum handlowym, żeby nagrodzić się za jakiś swój sukces, to działania te przynależą do ćwiartki ważne/niepilne i są niezbędne z perspektywy Twojego dobrostanu.

Pożeracze czasu to raczej działania bezrefleksyjne, które nie przyczyniają się do tego, że czujesz się bardziej żywotna i zrelaksowana. Wprost przeciwnie, wytwarzają poczucie winy i wyrzuty sumienia. Często zdarza się tak, że osoby przebywające w ćwiartce ważne/pilne, przeciążone zadaniami, wskakują w ćwiartkę nie ważne/nie pilne – godzinami „gapią się” w telewizor, leżą bez energii w łóżku, odurzają się alkoholem. Działania te wcale nie przyczyniają się jednak do tego, że są bardziej wypoczęci albo mniej zestresowani niż wcześniej. Tak jak wskazówką dla zadań ważnych/pilnych jest ZRÓB TO, dla ważnych/nie pilnych ZAPLANUJ I REALIZUJ, dla nie ważnych/pilnych DELEGUJ, a nie ważnych/nie pilnych polecenie brzmi – ZREZYGNUJ!

Ćwiczenie nr 2:

Wypisz wszystkie zadania, które czekają Cię w najbliższym tygodniu (miesiącu) i przyporządkuj je do odpowiednich ćwiartek matrycy Eisenhowera. Kiedy skończysz spójrz na nie i odpowiedz sobie na kilka pytań:

– Co zauważasz? Co ten podział o Tobie mówi? Co dla Ciebie jest naprawdę ważne?

– Jakie kryteria ważności zastosowałaś?

– Co chciałabyś zmienić? Jak to zrobisz? Od czego zaczniesz?

– Jak możesz zredukować ilość zadań z ćwiartki ważne pilne? Kto może Ci pomóc?

– Gdybyś miała powiedzieć sobie – „Świat się nie zawali, jeśli tego nie zrobię” – jakie działania mogłabyś wyeliminować / przekazać komuś innemu?

– Jakie wnioski wynosisz dla siebie z tego ćwiczenia? Co możesz zrobić już dziś?

Jeśli wypisałaś już wszystkie zadania, które przed Tobą stoją, wyeliminowałaś „pożeracze czasu” i określiłaś priorytety, czas osadzić konkretne zadania w terminie. Najpopularniejszą metodą jest chyba „to do list” – czyli lista rzeczy do zrobienia. Polega na wypisaniu wszystkich zadań które mamy do zrobienia na jednej liście i wykreślaniu to, co już wykonaliśmy. Jest to strategia tyle popularna co… beznadziejna. Taka lista nie określa priorytetów (zaczynamy często od rzeczy błahych), generuje stres (wciąż patrzymy na gigantyczną listę zadań, zamiast skupić się na jednej czynności) i poczucie winy (pod koniec dnia i skreśleń jest zawsze mniej niż oczekiwaliśmy, a na liście masa zadań).

To co polecam, to korzystanie z tygodniowego kalendarza – plannera zadań (można skorzystać z gotowego, których wiele można ściągnąć z Internetu, zainstalować aplikację w telefonie komórkowym lub komputerze albo stworzyć swój, np. w Excelu). Co powinien zawierać taki planner? W najbardziej podstawowej wersji, powinien zawierać rubrykę z priorytetami tygodnia (rzeczy, które są najważniejsze do zrealizowania w najbliższym tygodniu), a także rubrykę z zadaniami na przyszłość. Zawsze w trakcie pracy wpadają nam nowe zadania, których nie zrealizujemy już w bieżącym tygodniu, a i tak zaprzątają nam głowę i wpływają na koncentrację nad bieżącymi sprawami. Ta rubryka pozwala nam pozbyć się ich z głowy, przelać na papier i „odstawić do poczekalni”. Ich czas jeszcze nie nadszedł. Clue dobrego plannera jest oczywiście godzinowy harmonogram dnia.

Konkrety

Wpisując konkretne zadania na każdy dzień nie zapominaj o zaznaczaniu priorytetów – może do tego służyć oddzielna rubryka na każdy dzień, lub odmienny kolor, którym będziesz wpisywać zadania szczególnie ważne. W codziennym planowaniu ważne jest też stosowanie reguły 60/40. Mówi ona o tym, żeby do czasu niezbędnego na wykonanie zadania doliczyć 40 % dodatkowego czasu – na działania twórcze i nieprzewidziane. Wyobraźmy sobie, że planujesz spotkanie na godzinę 14:00. Przeznaczasz na nie 40 minut. Kolejne spotkanie masz w innym miejscu, do którego dojazd zabiera Ci zwykle 20 minut, więc umawiasz się na nie na 15:00. I tak dalej. Kalendarz dopięty jak ciasny gorset. Ale w takiej sytuacji każde nieprzewidziane zdarzenie (korki na ulicach, spotkanie znajomej, ważny telefon) sprawia, że cały plan dnia legnie w gruzach, a u Ciebie pojawi się stres i napięcie. Niezwykle ważne jest, aby dostosować harmonogram działań do swojego rytmu dobowego, preferencji i sytuacji zewnętrznej. Aby je zdiagnozować, pomocne może okazać się poniższe ćwiczenie.

Ćwiczenie nr 3:

Wybierz jeden typowy tydzień swojej pracy, w którym pojawiają się zadania, z którymi zwykle masz do czynienia. Weź kilka kartek papieru, aby przystąpić do obserwacji swojego funkcjonowania. Stwórz tabelę, składającą się z kilku kolumn. Od poniedziałku do niedzieli zapisuj każdą czynność (od prowadzenia zebrania po jedzenie kolacji) w 1-szej kolumnie. W 2-giej kolumnie określ przedział czasowy, w którym ją wykonywałaś. W 3-ciej, określ kategorię tej czynności (stwórz własną kategoryzację, np. zadania kreatywne, spotkania, dokumentacja, rozrywka itp.) W 4-tej zaznacz, czy czynność udało się dokończyć bez przeszkód, czy została przerwana.

W następnej określ swój poziom energii w trakcie wykonywania zadania (wysoki, średni, niski). Dzięki obserwacji dowiesz się czy i jak Twój poziom energii zależy od typu zadania albo pory dnia. Dowiesz się kiedy planować rzeczy najważniejsze i wymagające skupienia (kiedy poziom energii jest najwyższy i nic ani nikt nie przerywa zadań). Zobaczysz, na jakie rodzaje czynności poświęcasz najwięcej czasu, z jakich możesz zrezygnować. Zadanie jest czasochłonne, ale zdziwisz się, jak wiele czasu pozwoli zaoszczędzić Ci w przyszłości!

Dobrze jest uczynić z wypełniania plannera stały rytuał, od którego zaczynać będziesz tydzień pracy. Poświęć na to czas w niedzielę wieczorem, lub w poniedziałek, zaraz po przyjściu do pracy. Ważne, byś zawsze planowała o tej samej porze, tego samego dnia, tak, aby wypracować w sobie pewien nawyk. Oczywiście w trakcie kolejnych dni bez wątpienia zadań będzie przybywać. Mając swój planner pod ręką bez problemu będziesz mogła wpisywać nowe zadania (pod warunkiem, że nie wypełnisz swojego czasu już pierwszego dnia planowania).

Przystąp do działania

Kiedy już zaplanowałaś wszystko i wpisałaś w kalendarz pora przystąpić do działania. W trakcie codziennego realizowania zadań pamiętaj o podstawowej zasadzie – najpierw rzeczy najważniejsze! Zawsze zaczynaj od priorytetów i dopiero kiedy je zrealizujesz, bierz się za zadania o mniejszej wadze. Mamy tendencję do odkładania najważniejszych rzeczy na koniec, bo wiążą się one często ze sporą dawką stresu (dlatego np. dla wielu studentów sesja jest świetną okazją do zrobienia porządków w mieszkaniu, czego nie robili od miesięcy). Pamiętaj, że odkładając stresujące zadania na później, przedłużasz tylko stres z nimi związany. Druga wskazówka to koncentracja. Usuń wszystko, co może Ci przeszkadzać, posprzątaj swoje stanowisko pracy, żeby nic Cię nie rozpraszało i skup się całkowicie na zadaniu.

Wiele osób mówi o sobie, że ma podzielność uwagi i lubi wykonywać wiele aktywności w tym samym czasie. Mówią o sobie, że są „wielozadaniowi”. Podejście to przez jakiś czas było nawet mocno promowane w korporacjach. Tylko, że naukowcy dowodzą, że podzielność uwagi nie istnieje. Po prostu przerzucamy uwagę z jednego zadania na drugie, tracąc przy tym mnóstwo energii i obciążając nasz umysł nieustannym wdrażaniem się na nowo w przerwane aktywności. To męczy i jest nieefektywne. Lepiej skup się na jednym zadaniu, a kiedy je wykonasz weź się za następne. Nie zapominaj też o krótkich, 10 – 15 minutowych przerwach, mniej więcej co półtorej godziny. A jeśli pod koniec dnia na Twojej liście wciąż są jeszcze niezrealizowane zadania… trudno, tak bywa. Przenieś je po prostu na następny dzień. Jeśli sytuacja się jednak często powtarza, to sygnał, że planujesz więcej niż realnie jesteś w stanie wykonać. Zastanów się z czego możesz zrezygnować, a które zadania delegować.

Efektywne zarządzanie sobą w czasie nie ma nic wspólnego z przyjmowaniem na siebie coraz większej ilości obowiązków. Przeciwnie, to osiąganie lepszych rezultatów, przy mniejszym nakładzie czasu i energii. Aby to osiągnąć musisz być wypoczęta i zrelaksowana. Zmęczony szef to zły szef. Kumulujące się zmęczenie wpływa na obniżenie naszej efektywności. Robimy coraz mniej w coraz dłuższym czasie, przez co męczymy się jeszcze bardziej i krąg się zamyka. Aby tego uniknąć, pamiętaj o czasie dla siebie, swojego ciała i ducha. Covey nazywa to „ostrzeniem piły”, czyli dbaniem o siebie na czterech ważnych dla naszego dobrostanu poziomach – fizycznym (sport, masaż, zabawa), umysłowym (literatura, hobby, nauka), duchowym (wiara, samorozwój, refleksja, medytacja) i społeczno-emocjonalnym (rodzina, bliscy, przyjaciele).

Te działania to paliwo dla naszej efektywności i satysfakcji z życia, a także z pracy. Ilustruje to pięknie przypowieść o drwalu, który bardzo cieszył się, że dostał pracę przy wyrębie lasu. Potrzebując pieniędzy dla swojej rodziny ochoczo zabrał się do pracy. Pracując bez wytchnienia pierwszego dnia ściął aż 20 drzew. Jego szef był zachwycony i pochwalił jego zaangażowanie. Kolejnego dnia drwal chciał się postarać jeszcze bardziej. Przyszedł do pracy przed innymi i mimo iż został dłużej, ściął tylko 15 drzew. Następnego dnia 10, potem 6, 4 i w końcu, kolejnego dnia ciężkiej pracy, przez cały dzień nie udało mu się ściąć jednego drzewa. „Co się stało? – zapytał zaniepokojony szef – Starałeś się tak bardzo na początku, a teraz jesteś moim najgorszym pracownikiem.” „Nie wiem – odparł drwal – przychodzę do pracy godzinę przed innymi, wychodzę godzinę po nich. Pracuję bez wytchnienia. Staram się jak mogę. Naprawdę, nie rozumiem.” Na to szef uśmiechnął się i zapytał „A kiedy ostatnio ostrzyłeś swoją siekierę?” drwal odparł – „Nie miałem czasu. Przez cały czas ścinałem drzewa”.

–

Dawid Bałutowski

Psycholog, trener biznesu i umiejętności interpersonalnych, coach

Od 14 lat prowadzi szkolenia dla klientów biznesowych, oświatowych i indywidualnych. Prowadzi zajęcia na trzech różnych kursach trenerskich. Od 2015 roku wraz z Elżbietą Cwynar – Budzińską tworzy markę BCB Szkolenia Coaching w ramach której prowadzi Szkołę Trenerów Biznesu i Rozwoju Osobistego BCB, warsztaty i szkolenia otwarte w Polsce i za granicą (połączone z wypoczynkiem). Autor licznych publikacji z zakresu zarządzania i komunikacji i prelegent ponad 100 konferencji.