Zasady i narzędzia, o których muszą pamiętać rozproszone zespoły

 fot. unsplash.com

Czym jest rozproszony zespół?

Rozproszone zespoły to nie tylko grupa zdalnych pracowników, którzy wykonują zawodowe obowiązki z domu. To także członkowie większych i mniejszych firm, którzy mimo wielu siedzib, biur i oddziałów współpracują nad jednym projektem.

Weźmy na przykład redakcje MamStartup, NowyMarketing i Sznyt wydawane przez software house Autentika. Siedziba firmy mieści się na warszawskim Ursynowie, ale żadnego z redaktorów tam nie ma. Gdzie więc jesteśmy? W naszych domach. Pod Warszawą, Poznaniem i Krakowem. Mimo to biuro Autentiki nie stoi puste. Spotykają się tam Michał – nasz szef, Tomek ze sprzedaży i Agnieszka z obsługi klientów.

Jesteśmy więc rozproszonym zespołem i w naszym przypadku, taki model współpracy sprawdza się od szeregu lat. Sekret tkwi w organizacji i doborze odpowiednich narzędzi, ale zanim o nich opowiem, wcześniej powinniście poznać wady i zalety zdalnej pracy.

Zalety pracy w rozproszonym zespole:

Dostęp do specjalistów z całego świata. Poszukiwanie nowych pracowników jedynie w mieście, w którym zlokalizowana jest siedziba firmy, to najprostszy sposób, by odebrać sobie możliwość pozyskania talentów z innych regionów kraju lub świata. Praca zdalna niweluje tę barierę i pozwala podjąć współpracę z najlepszymi pracownikami na rynku.

Niższe koszty związane z obsługą biura. Oszczędzać możesz niemal na wszystkim. Na przykład (do czego NIE zachęcam!) rezygnując z darmowej kawy, zgrzewki wody lub pracowniczych wypadów i imprez integracyjnych. Zatrudniając zdalnych pracowników oszczędzasz także na wynajmie dużego biura, sprzęcie firmowym i mediach.

Zwiększenie lojalności pracowników. Walcząc o idealnych kandydatów, pracodawcy oferują szereg pozapłacowych świadczeń, mających zwiększyć lojalność członków zespołu. A wiecie, które z pozapłacowych świadczeń jest ważne dla pracowników? Według 52% Polaków, możliwość pracy z domu jest cenniejsza niż prywatna opieka zdrowotna.

Wady pracy w rozproszonym zespole:

Niższe poczucie przynależności do zespołu. Mając siedzibę w Warszawie, oddział w Katowicach i kilku pracowników rozsianych po całej Polsce, trudno oczekiwać, by byli ze sobą tak samo zżyci, jak pracownicy, którzy na co dzień widują się w biurze. Z tym jednak można sobie poradzić na przykład organizując cykliczne spotkania zespołowe lub przynajmniej wideo rozmowy.

Brak możliwości wzmożonej kontroli. Tylko pozornie, bo są aplikacje, które z określoną częstotliwością będą wykonywać zrzuty ekranu komputera pracownika, by upewnić się czy ten na przykład nie przegląda Facebooka w godzinach pracy. Ale uwaga! Decydując się na wykorzystanie takiego oprogramowania, dajesz sygnał podwładnym, że im nie ufasz i tym samym obniżasz morale w zespole. Lepiej wyznaczać osobom z wirtualnego biura konkretne zadania i monitorować postępy w ich realizacji.

Zastanów się nad innymi wadami zdalnego modelu pracy – mi więcej nie przychodzi mi na myśl – i zadaj sobie takie pytania: czy to faktycznie problem? Jak mogą sobie z nim poradzić?

– Chwila! Ale co z komunikacją i organizacją pracy? – być może zapytasz. Celowo nie wpisywałem tych punktów na listę wad i zalet pracy w rozproszonym zespole. Dlaczego? Bo to główne obiekcje pracodawców przed wdrożeniem w firmie możliwości pracy z domu, a chciałbym poświęcić im więcej miejsca. Wszystko sprowadza się do zasad i narzędzi.

Zasady pracy w rozproszonym zespole

Jeśli pracujesz stacjonarnie – w biurze, to zapewne panują w nim ściśle określone reguły i zasady. Na przykład pracownicy nie spóźniają się, zaczynają dzień pracy o godzinie ósmej rano i kończą o szesnastej, nie załatwiają w tym czasie prywatnych spraw oraz są skupieni na wykonywaniu zawodowych obowiązków. Dokładnie tak samo powinno być w przypadku rozproszonych zespołów. Nie istnieje jednak zestaw reguł, które sprawdzą się z taką samą skutecznością w każdej organizacji. Głównie ze względu na standardy panujące w branży.

Inaczej przecież pracuje się w branży kreatywnej, gdzie twórcy mają więcej swobody niż na przykład pracownicy sektora bankowego. Warto więc zastanowić się, jakie procedury wesprą działanie mojego zdalnego zespołu, przetestować je i optymalizować aż do efektu.

Oto kilka zasad, które możesz wziąć pod uwagę:

• Pracownicy są online od godziny 8 do 16.

• Dzień pracy zaczynają od zalogowania się do poczty i komunikatora.

• Następnie określają listę zadań do wykonania w ciągu dnia.

• Na koniec pracy raportują wykonane zadania.

• Raz w tygodniu prowadzę z członkami zespołu wideo rozmowy.

• Wszyscy w firmie używamy tego samego zestawu narzędzi (np. Gmail, Trello, Slack).

• Odpowiadamy na maile w określonych blokach czasowych.

• Jesteśmy pod telefonem w godzinach pracy.

Narzędzia dla członków rozproszonych zespołów

Poniższy zestaw narzędzi nie tylko usystematyzuje pracę członków Twojego zespołu, ale także zwiększy zaufanie między pracownikami i zmotywuje ich do efektywnego działania nad powierzonymi obowiązkami. Zadzieje się tak, bo świadomość oczekiwań pracodawcy, wiedza o wspólnych celach i planach ich realizacji umożliwia skupienie się na osiąganiu zamierzonych efektów. Do tego pozwoli Ci na monitoring pracowników bez przekraczania barier i naruszania granic dobrego smaku.

Slack – to biznesowy komunikator do prowadzenia grupowych rozmów. Obecnie jedna z najpopularniejszych tego typu aplikacji – i to nie bez powodu. Jest prosta i intuicyjna w użyciu, a do tego dostępna w wersji darmowej i płatnej. Pozwala między innymi na tworzenie dedykowanych kanałów (np. poświęconych określonym projektom), wymianę prywatnych wiadomości oraz przesył zdjęć, dokumentów i innych plików.

Trello – to aplikacja do zarządzania projektami. Pozwala na tworzenie tzw. „board”, czyli tablic, do których możemy przypinać konkretne zadania. Każdemu zadaniu możemy nadać tytuł, dodać osoby biorące udział w jego realizacji, określić plan potrzebny do jego wykonania i na koniec takie zadanie zarchiwizować. W połączeniu ze Slackiem, Trello to podstawowe narzędzie, z którego korzystamy w naszych redakcjach.

iDoneThis – to generator raportów z podsumowaniem dnia. Pyta członków zespołu o zadania i ich realizację, by następnego dnia współpracownicy wiedzieli nad czym pracowali ich koledzy i koleżanki. Co ważne aplikację możemy zintegrować ze Slackiem.

GoToMeeting – to aplikacja, dzięki której przeprowadzisz telekonferencję. Umożliwia prowadzenie rozmów głosowych, wideo oraz pozwala na udostępnienie ekranu i wcześniejsze zaplanowanie spotkania i jego nagranie.  

When in work – to narzędzie do zarządzania zmianami pracowniczymi. Umożliwi ustalenie grafików pracy i wyśle podwładnym informację, w jakich godzinach pracują. Monitoruje także skąd i kiedy pracownicy logują się na swoją zmianę.

Na koniec: Centralka Firmy

Poza wyżej wymienionymi narzędziami, będziesz potrzebować jeszcze jednego: Centralki Firmy, która rozwiązuje kolejny ważny problem z jakim mierzą się rozproszone zespoły. Chodzi o rozdzielenie zadań i efektywną komunikację między pracownikami a klientami.

Weźmy na przykład taką sytuację. Klient zamiast wybrać numer do działu obsługi, dzwoni pod numer przypisany do sprzedawcy. Sprzedawca albo odpowiada na pytania klienta i w tym czasie nie wykonuje swoich obowiązków (należy do nich pozyskiwanie klientów), albo przekazuje numer do właściwej osoby w firmie, co z kolei klient może odebrać jako próbę zbycia go.

Żaden z tego typy scenariuszy nie wydarzy się w zorganizowanej firmie, bo poszczególne działy wiedzą za co odpowiadają, a sposób poprowadzenia wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji ułatwia wywiązywanie się z powierzonych zadań. Jak więc Centralka Firmy wesprze Twój rozproszony zespół? Zacznijmy od wyjaśnienia, czym dokładnie jest.

Centralka Firmy to usługa telefoniczna, która działa, jak wirtualna recepcjonistka. Powita wszystkich dzwoniących pod Twój numer, przedstawi ofertę Twojej firmy, przekieruje połączenia pod wybrane przez Ciebie numery, odbierze wiadomość i fax, a nawet wyśle SMS z informacją dla wszystkich dzwoniących. Dzięki temu obecny lub potencjalny klient, skontaktuje się z właściwą osobą w firmie. Wystarczy tylko skonfigurować centralkę firmy za pomocą strony internetowej.

Oto kilka ogólnych zalet Centralki Firmy:

1. Jeden numer kontaktowy. Nie musisz na firmowej stronie www podawać bezpośrednich numerów do wszystkich pracowników z różnych działów. Wystarczy jeden, Twój numer, który automatycznie, jak w call center np. banku lub restauracji, rozdzieli połączenia do poszczególnych osób i pozwoli łączyć się z Tobą Sam ustawisz opcje odczytywanego menu i wybierasz osoby, do których ma następować przekierowanie, po wybraniu opcji w menu.
2. Efektywne powitanie. Możesz nagrać je samodzielnie lub skorzystać z pomocy profesjonalnego, automatycznego lektora. Niezależnie, na którą opcję się zdecydujesz, Twój wizerunek ulegnie poprawie.
3. Fax na mail. Zdarza się, że kontrahent wysyła do Ciebie fax? Łącząc się z Twoją Centralką Firmy, kontrahent wybiera opcję w menu i wysyła fax. Centralka Firmy automatycznie konwertuje otrzymany fax do pliku PDF, który otrzymujesz na swój e-mail.

Podsumowując, decydując się na Centralkę Firmy od Plusa na Twoim numerze komórkowym, zyskujesz:  

• Twoje powitanie z ustawionym menu do wyboru tonowego dla osoby do Ciebie dzwoniącej

• Przekierowanie połączeń pod wybrane przez Ciebie numery, zależnie od wyboru osoby dzwoniącej

• Przekierowanie bezpośrednio pod Twój numer

• Odczytywanie dowolnych informacji dla osób do Ciebie dzwoniących

• Wysyłanie wiadomości SMS – zależnie od wybranej tonowo opcji przez osobę dzwoniącą

• Przekierowanie na pocztę głosową

• Odbieranie wiadomości fax na Twój e-mail

Podsumowanie

Odpowiednie zasady i rozwiązania techniczne mogą usprawnić pracę rozproszonych zespołów. Dobierając je należy mieć na uwadze kulturę organizacyjną, dobro zespołu i kompetencje poszczególnych pracowników. Pamiętajmy jednak, że praca zdalna nie jest dla wszystkich. Dlatego tak ważne jest, by dobierać do zespołu osoby zdyscyplinowane i elastyczne – to najważniejsze cechy członków rozproszonych zespołów. Wymienione w tekście zasady i narzędzie będą wspierać ich na każdym etapie pracy nad projektem.