Zatory finansowe w firmie. Narzędzia, dzięki którym nie musisz się bać o nieopłacone faktury

fot. unsplash.com

Czytasz właśnie trzecią część cyklu poświęconego płynności finansowej w startupach i małych firmach. Jeśli jeszcze nie miałeś okazji przeczytać drugiej części, koniecznie kliknij tutaj; pierwszej – tutaj.

Firma jest płynna finansowo, gdy przychody i wydatki zazębiają się. Przedsiębiorca powinien dążyć do tego, aby zgrać terminy płatności należności (tego, co mu zapłacą klienci) z terminami płatności zobowiązań (tego, co musi w związku z działalnością regulować). 

W idealnym świecie klient płaci za towar lub usługę najpóźniej wtedy, kiedy musimy uregulować podatek dochodowy od tej sprzedaży lub zapłacić naszym dostawcom za zużyte do realizacji zlecenia materiały.

Przelewa należną kwotę w umówionym terminie i sam nigdy nie ma problemów finansowych. Jest zawsze zadowolony z naszych usług więc nie zgłasza reklamacji. My nigdy nie mamy przesunięć czy potknięć w ich realizacji. Nie psuje się sprzęt, nie chorują pracownicy, nie pojawiają się nieprzewidziane wydatki. Nigdy nie tracimy kluczowych klientów, dzięki którym pokrywaliśmy koszty stałe działalności i opłacaliśmy pracowników. Duzi kontrahenci ochoczo proponują przedpłaty, dzięki czemu nie musimy inwestować znacznych kwot, aby zrealizować wielkie i ryzykowne zlecenie.

W realnym świecie niemal każdy polski przedsiębiorca mógłby przytoczyć własną historię zatorów płatniczych. Prowadząc biznes nie da się uniknąć typowych, ale zawsze pojawiających się “w złym momencie” przeciwności. Warto potraktować ryzyko jako naturalną składową biznesu i po prostu mieć pod ręką kilka narzędzi do zabezpieczania finansów swojej firmy. Oto kilka absolutnie podstawowych.

Zaplanuj rezerwę finansową

Aby w obliczu nagłych przeciwności nie chwytać się niekorzystnych rozwiązań, powinniśmy zabezpieczyć bufor finansowy. Zwykło się przyjmować, że jego wysokość gwarantująca przedsiębiorstwu stabilność to około 10 proc rocznych przychodów. Właściciele firm, zwłaszcza jednoosobowych działalności gospodarczych, którym w danym okresie “powodzi się”, chętnie wypłacają sobie nadwyżki finansowe w postaci premii lub zmieniają biuro, auto czy telefon na lepsze. Pierwszym odruchem przedsiębiorcy powinna być jednak inwestycja w rezerwę finansową.

Najlepiej budować ją stopniowo, co miesiąc odkładając na ten cel określoną kwotę. Najłatwiej “wrzucić” tam właśnie niespodziewane nadwyżki finansowe. Można też poszukać oszczędności i optymalizować koszty mając na uwadze ten konkretny cel. Choć poduszka finansowa to ‘must have’ każdej działalności, budowanie jej ma też swoje minusy.

Utrzymanie rezerwy negatywnie wpływa na rentowność firmy. Dzieje się tak, ponieważ zamiast obracać kapitałem, zamrażamy go na lokacie. Pamiętajmy, że rezerwa finansowa to podręczna gotówka do wypełnienia chwilowych i drobnych luk w budżecie, a nie firmowy skarbiec, w którym gromadzimy złoto.

Zróżnicuj politykę cenową

Choć daleko nam na przykład do Włochów, w Polsce terminy płatności są jednymi z najdłuższych w Europie. Wciąż istnieją branże, w których najwięksi gracze mogą liczyć na nawet półroczne odroczenie płatności za otrzymaną usługę czy towar. Duże firmy wykorzystując swoją pozycję na rynku niejednokrotnie celowo zwlekają z regulowaniem faktur.

Takie branże jak budownictwo, handel i przetwórstwo, gdzie dysproporcja między wielkimi zleceniodawcami a ich drobnymi dostawcami jest znaczna, to jednocześnie sektory z największymi zaległościami płatności. W 2016 roku niemal 12 proc. faktur opłacono 120 proc. dni po terminie. Jest to najgorszy wynik w Europie. Według Bisnode, w tym samym roku w terminie zapłacono zaledwie 43,5 proc. faktur.

W takich realiach rynkowych skuteczna w negocjacjach z większym graczem może niekiedy okazać się umiejętnie opracowana polityka rabatowa. Za przedpłaty czy płatności gotówkowe klienci mogą otrzymywać upusty. I odwrotnie, ceny towarów i usług dla klienta wymagającego szczególnie długich terminów płatności powinny być kalkulowane z uwzględnieniem kosztów udzielanego mu kredytu kupieckiego.

Nie czekaj miesiącami na płatność i sprawdź faktoring

Czasem warto dostosować się do standardów branży czy potrzeb klienta i przystać na długi termin płatności. Nie trzeba rezygnować z perspektywicznej współpracy, która finalnie się opłaci, z obawy przed zamrożoną na całe miesiące gotówki. Doskonale sprawdzi się tu takie narzędzie jak faktoring.

Usługa ta polega na natychmiastowej wypłacie gotówki – części lub całości – zamrożonej na fakturze wystawionej z odroczonym terminem płatności. Faktoring można porównać do “suwaka” finansowego, za pomocą którego przedsiębiorca wypłaca sobie dowolne kwoty z zapłaty należnej mu za zrealizowane usługi, nie czekając na termin płatności na fakturze. Zwykle są to pieniądze potrzebne na pokrycie podatków od zrealizowanej usługi, zapłatę dostawcom za dostarczone pod to zlecenie materiały lub wypłatę wynagrodzeń. Swój debet przedsiębiorca pokrywa wtedy, kiedy upłynie termin płatności z faktury i jego kontrahent ureguluje swoje zobowiązania.

Dzięki takiej elastyczności zarządzanie gotówką staje się przejrzyste i przewidywalne. Dla większych firm to właśnie faktoring jest podstawowym i naturalnym narzędziem pozwalającym zredukować problemy z płynnością finansową i rozwiązać problem krótkookresowych deficytów gotówki. W ostatnim czasie usługa, dotąd zarezerwowana głównie dla korporacji, jest już dostępna dla mikroprzedsiębiorców.

Sprawdź, z kim podpisujesz kontrakt

Zatory płatnicze może łatwo rozładować wspomniany faktoring. Nic jednak nie zabezpieczy firmy przed nierzetelnymi kontrahentami, którzy po prostu nie planują zapłacić. Zaledwie 40 proc. przedsiębiorców poddaje swoich potencjalnych klientów jakiejkolwiek weryfikacji przed rozpoczęciem współpracy.

Możliwości weryfikacji jest wiele. Każdy przedsiębiorca może założyć konto w biurach informacji gospodarczej, np. KRD czy Erif i sprawdzić rzetelność płatniczą swojego klienta. Przydatne są też wywiadownie gospodarcze typu Bisnode, które przetwarzają informacje dotyczące historii płatności i doświadczeń płatniczych oraz wyniki finansowe. Uzyskujemy tam ogólną analizę sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa, z którym chcemy nawiązać współpracę.

Giełdy wierzytelności, np. długi.info to z kolei dobre źródło wiedzy na temat długów, wynikających z wierzytelności handlowych, jakie ma dana firma. Negatywna informacja z biur informacji czy wywiadowni, czyli dane o zaległościach, powinna być sygnałem ostrzegawczym. Zaległości odnotowane w bazach wskazują na znacznie podwyższone ryzyko braku zapłaty.

Są to płatne źródła danych, jednak w przypadku dużego klienta czy perspektywy długofalowej współpracy prześwietlenie tam swojego kontrahenta powinno być obowiązkową czynnością przed podpisaniem kontraktu. Wiele pomocnych i darmowych informacji można dodatkowo pozyskać przeglądając po prostu opinie na forach, weryfikując stronę internetową, a także bawiąc się w “tajemniczego klienta” i sprawdzając dostępność oraz profesjonalizm obsługi w danej firmie.

Małe firmy często decydują się pójść na żywioł i wciąż zbyt rzadko stosują powyższe rozwiązania, mimo że to one są najbardziej podatne na negatywne skutki niewypłacalności klientów. Zdecydowanie częściej z takich narzędzi korzystają większe firmy, zarówno ze względu na koszty, jak i na wiedzę o narzędziach kontroli i świadomość ryzyk.

Ubezpieczenia większych inwestycji

Paradoksalnie firma na etapie intensywnych inwestycji i rozwoju jest szczególnie narażona na ryzyko utraty płynności finansowej. W przypadku niestandardowo dużych transakcji warto zrezygnować z maksymalnej marży i pomyśleć o ubezpieczeniu płatności. Jeśli znacznie od nas większy kontrahent okaże się nierzetelny, nawet jeśli po długim procesie wygramy sprawę w sądzie, nasza firma prawdopodobnie nie przetrwa takiego ciosu finansowego. Na rynku działają poza kilkoma dużymi graczami (Euler Hermes, PZU SA) także mniejsze firmy specjalizujące się w obsłudze MŚP w zakresie ubezpieczeń transakcji.

O tym, że ryzyko współpracy z dużymi graczami jest realne świadczy choćby fakt, że rosną ceny polis zabezpieczających należności. W najbliższych miesiącach możemy spodziewać się wzrostu kosztów takiego ubezpieczenia średnio o 10-20 proc. przy dodatkowych ograniczeniach w ramach przyznawanych limitów, zwłaszcza w branżach, które są uznawane za ryzykowne — np. w budowlance. Wciąż jednak na szali jest być albo nie być naszej firmy. Warto w wybranych przypadkach wkalkulować w kontrakt taki dodatkowy koszt.

Usługi finansowe dla najmniejszych firm rozwijają się bardzo dynamicznie. Wykorzystanie nowoczesnych technologii pozwala na obsługę sektora tak rozproszonego i zróżnicowanego, że dotąd zbyt trudnego do obsługi dla tradycyjnych instytucji finansowych. Odpowiednio przygotowany i zaznajomiony z dostępnymi rozwiązaniami właściciel firmy nie musi korzystać z usług windykatorów, czy tym bardziej ratować się „chwilówkami” żeby utrzymać firmę na rynku.

Powyższe to oczywistość? Dwa lata temu w badaniu poziomu świadomości finansowej przygotowanym przez OECD Polacy znaleźli się na ostatnim miejscu w Europie. Nasi rodacy mają problem z najważniejszym – praktycznym zrozumieniem i umiejętnością wykorzystania narzędzi finansowych. Tegoroczne pomniejsze badania również nie pozostawiają złudzeń.

W kolejnych częściach cyklu przyjrzymy się zatem konkretnym możliwym sytuacjom “z życia firmy” i pokażemy, jak w tym przypadku mogłyby zadziałać umiejętnie wykorzystane rozwiązania dostępne dla małych firm.

–

Monika Woźniak

współzałożycielka SMEO

Strateg produktowy z 12-letnim doświadczeniem w zarządzaniu obszarami obsługi klienta i procesami oceny wierzytelności faktoringowych w m.in. Idea Money, Bibby Financial i Alior Bank; absolwentka Szkoły Głównej Handlowej; w trakcie certyfikacji ACCA. Współzałożycielka SMEO, firmy oferującej faktoring online wspierający płynność finansową małych i średnich firm. Specjalizuje się w rozwoju produktów finansowych dedykowanych małym i średnim firmom.