Zawsze myślę o tym, co jest za rogiem, jaki efekt przyniesie dane działanie, w jakim miejscu będę kiedy zrealizuje założenia – Karolina Dolaś (Grafik Optymalny)

na zdj. Karolina Dolaś 

Narzędzie pozwalające w szybki i sprawny sposób układać grafik pracy. Skąd w ogóle pomysł na tego typu biznes?

Kilka lat pracowałam w handlu i gastronomii, do moich obowiązków należało m.in. układanie grafików pracy. To jest bardzo trudne i czasochłonne – aby zapewnić wystarczającą ilość pracowników do obsługi klientów i realizacji innych zadań trzeba wziąć pod uwagę jaki będzie ruch, a to zależy od pory dnia, jest zmienne w poszczególnych dniach tygodnia i miesiąca, zależy bowiem od wielu czynników zewnętrznych. Dodatkowo planowanie utrudnia Kodeks Pracy, który określa dokładnie zasady planowania – normy, długości odpoczynków itd.

Do tego dochodzi fakt, że młodzi pracownicy najczęściej mają ograniczoną dyspozycyjność bo studiują, którą trzeba uwzględniać w planowaniu bo inaczej się zwolnią. Dalej dochodzi mieszana struktura zatrudnienia – pełne etaty i części, umowy cywilnoprawne, okresy rozliczeniowe różnej długości, a więc różne zasady planowania. No i grafik musi być zgodny z budżetem, bo ilość godzin pracy przekłada się na koszty pracy.

Co więcej, grafik zmienia się ciągle w trakcie miesiąca, bo pojawiają się zwolnienia lekarskie, urlopy na żądanie lub zmienia się ilość pracy do wykonania w stosunku do tego, co było pierwotnie planowane. Te zmiany trzeba komunikować pracownikom…  Do tego dochodzi cała papierologia – wnioski urlopowe, listy obecności itd. Konsekwencje złego grafiku są fatalne: wysokie koszty pracy, utrata potencjalnych zysków, kary z PIP, sądy pracy, utrata wizerunku firmy i rotacja pracowników.

Mimo iż pracowałam w firmach będących liderami na rynku, to nie miały one żadnego narzędzia, co najwyżej Excela, który jedynie sumował godziny. Szukałam więc jakiegoś rozwiązania, które pomogłoby stworzyć grafik uwzględniając wszystkie te kryteria i jednocześnie pozwalało odwzorować rozbudowaną strukturę firmy, nadawać odpowiednie uprawnienia poszczególnym osobom, tworzyć raporty o czasie pracy i kosztach do analizy biznesowej. Nie mogąc go znaleźć postanowiłam założyć startup.

Ile czasu zajęło Wam przejście od pomysłu do wprowadzenia produktu na rynek?

Około roku. Oczywiście program nie był wtedy w takiej formie jak teraz, nie było wielu funkcji, jak obieg wniosków urlopowych czy rejestracja czasu pracy, wspomagania planowania dla dłuższych niż miesięczne okresów rozliczeniowych itd.

Co było najtrudniejsze w przekonaniu funduszu VC w inwestycje w wasz projekt?

Zainwestował w nas SpeedUp Group, nie było to dość trudne – pewnie projekt wyglądał perspektywicznie, mieliśmy już pierwszych klientów.

Co dała Wam współpraca z funduszem VC oprócz pieniędzy?

Na pewno networking i wiedzę. Kiedy mam jakiekolwiek pytanie, zawsze mogę zadzwonić do Kuby, który jest moim opiekunem z ramienia funduszu, skonsultuje, doradzi, a jak trzeba nawet pójdzie z nami na spotkanie. Presja na realizację milestone’ów założonych w umowie inwestycyjnej też działa na pewno bardzo motywują

Wśród Waszych klientów są takie marki jak sklepy Samsung, Flying Tiger Copenhagen czy North Fish. Jak wygląda rynek i pozycja Waszej konkurencji oraz co sprawia, że klienci wybierają właśnie Was?

Nie jesteśmy sami na rynku. Jakkolwiek te rozwiązania, które są na rynku, są raczej dla małych firm, w których tworzy się jeden grafik i rozlicza w miesięcznym okresie. Mają one również małe potrzeby “okołografikowe” związane np. z urlopami czy raportowaniem. Większe firmy i korporacje mają bardzo precyzyjne oczekiwania co do funkcjonalności programu jak i wsparcia, które Grafik Optymalny pokrywa. Jesteśmy w stanie też modyfikować program pod nietypowe wymagania np. ograniczenia w planowaniu czasu pracy wynikające z regulaminu pracy.

Po czym, Twoim zdaniem, można rozpoznać, że pomysł na biznes się sprawdzi?

Najlepiej nie wróżyć z fusów tylko uderzyć do potencjalnych klientów, opisać produkt czy usługę i zapytać czy gdyby był na rynku byliby skłonni do jego zakupu.

Co, w Twojej opinii, powinno się zrobić przed podjęciem decyzji o stworzeniu startupu? 

Tutaj trudno o złote rady, trzeba zrobić research, biznesplan, analizę SWOT itd.

Co było dla Was najtrudniejsze w stworzeniu i rozwijaniu startupu?

Dla nas najtrudniejsze jest zrekrutowanie odpowiednich ludzi do pracy. Potencjalni kandydaci często obawiają się podjęcia pracy w startupie, bo w ich przekonaniu startup teraz jest, a za chwilę może zniknąć z rynku. Oczywiście nie jest to obawa uzasadniona, bo jeśli są klienci i firma zarabia, to nie miałoby sensu.

Był moment kiedy zwątpiłaś w sens swojej firmy i chciałaś się poddać?

Oczywiście mam momenty lepsze i gorsze jak każdy człowiek, ale nigdy nie myślałam o tym, żeby się poddać. Włożyliśmy w to za dużo pracy, no i widzimy efekty.

Masz jakiś sposób na motywowanie się do pracy?

Zawsze myślę o tym co jest za rogiem, jaki efekt przyniesie dane działanie, w jakim miejscu będę kiedy zrealizuje założenia.

Pamiętasz, w jaki sposób pozyskaliście swojego pierwszego klienta?

Z inboundu. Nie działaliśmy jeszcze wtedy marketingowo, ciężko było nas wyszukać w sieci więc musiał być bardzo zawzięty, aby znaleźć program do grafików. 

W jaki sposób, zachęciłabyś kogoś do stworzenia startupu? 

Na pewno rzucanie pracy w korporacji na hurra nie jest dobrym pomysłem, to trzeba przemyśleć i zastanowić się, czy podołam konsekwencjom – ilości pracy większej niż na etacie, braku wynagrodzenia w tym pierwszym okresie, kiedy jeszcze nie ma klientów ani inwestora, możliwej porażce. Jeśli tak i research pokazuje, że jest szansa na sukces to warto podjąć ryzyko, bo własny startup rozszerza znacznie pole doświadczeń zawodowych i daje możliwość ciągłego wychodzenia ze strefy komfortu. 

Ekosystem startupowy w Polsce rozwija się bardzo szybko, lecz czy Twoim zdaniem mówi się za mało w kontekście powstawania młodych firm? Czego brakuje w polskiej społeczności startupowej?

Zdecydowanie mniej kobiet niż mężczyzn zakłada startupy, a jeśli już to są często produkty czy usługi „okołomacierzyńskie”, jak np. zabawki czy ciuchy dla dzieci. Pewnie u podstaw tego leżą przyczyny społeczne, należałoby się przyjrzeć temu i zastanowić jak to zmienić.