Relacje są najważniejsze
Niektórzy pracownicy Teamwork pracują normalnie, w biurze. Są też tacy, którzy wykonują zawodowe obowiązki z domu. Jest ich piętnastu. – Gdy zaczęliśmy zatrudniać zdalnie, musieliśmy stworzyć kulturę uwzględniającą zdalnych pracowników, ponieważ kultura jest kluczowym czynnikiem dla efektywnej współpracy. Jeśli pracownicy nie czują, że inwestuje się w całą firmę i w ludzi, których się zatrudnia, to łatwo zapominają dlaczego ich praca jest ważna – piszą przedstawiciele Teamwork.
Na zdjęciu: Daniel Mackey i Peter Coppinger, współzałożyciele Teamwork | fot. materiały prasowe
Stworzyli więc trójetapowy system budowania zdalnych zespołów. Pierwszym jest spotkanie twarzą w twarz z resztą pracowników. Przez pierwsze trzy miesiące zdalni pracownicy przychodzą do biura i poznają swoich kolegów i koleżanki. Jeśli jednak nie mogą być fizycznie obecni na tych spotkania, prowadzone są z nimi wideokonferencje. Na tym etapie najważniejsze jest, aby współpracownicy polubili się i żeby wytworzyła się między nimi nić porozumienia. Na kolejnym etapie co innego będzie istotne.
Chodzi między innymi o przejrzystość i dostęp do zadań innych członków zespołu. Każdy z podopiecznych Teamwork musi wiedzieć, co robią jego współpracownicy. Nie polega to jednak na tym, żeby się wzajemnie sprawdzać i rozliczać, ale raczej na efektywnym planowaniu zadań. No i wreszcie trzy: budując zdalny zespół musisz mieć pewność, że twoi podopieczni nie pójdą gdziekolwiek tam, gdzie zapłaci się im więcej. Teamwork radzi, aby rozmawiać z nimi o celach i motywować do ich osiągania. To powinno ich powstrzymać przed szukaniem pracy u konkurencji.
Regularne spotkania i rozmowy
– Zarządzanie zdalnym zespołem wymaga cyfrowych narzędzi oraz wiedzy w jaki sposób funkcjonują poszczególne osoby – pisze Stella Garber z Trello. Uważa, że jeśli w firmie jest chociażby jeden pracownik, który pracuje zdalnie, to właśnie w ten sposób powinno się postrzegać całą firmę. Głównie dlatego, żeby uniknąć wykluczenia tych osób i nie dopuścić do sytuacji, w której czują się jak piąte kołu u wozu. Ważne jest więc, aby regularnie się spotykać i prowadzić wideorozmowy.
Na zdjęciu: Michael Pryor, szef produktu w Trello | fot. by TechCrunch,flickr.com CC by 2.0
Ich celem jest przede wszystkim omówienie spraw firmowych i zakomunikowanie zdalnym pracownikom, że są ważni i potrzebni. – Nasz zespół spotyka się trzy razy w tygodniu – wyjaśnia. To świetna okazja, aby być na bieżąco ze sprawami innych i żeby przeprowadzić burzę mózgów jeśli trzeba rozwiązać jakiś problem. Jej zdaniem oprócz dobrych relacji trzeba zadbać także o dobór właściwych narzędzi. Sama nie używa nadmiernej ilości aplikacji, ale na szczycie listy oczywiście znajduje się Trello.
Za jego pomocą jej zespół wyznacza zadania i określa priorytety, aby każdy miał do nich dostęp i wiedział nad czym obecnie pracują inni. Trello służ im także do śledzenia postępów i egzekwowania wyników. Innymi narzędziami, których używają są między innymi Google Docs, Google Calendar, Appear.in i Slack. Stella Garber radzi, aby z tym ostatnim uważać. Sam uwielbia pisać wiadomości i dyskutować ze współpracownikami, ale ma świadomość, że to może przeszkadzać innym. Ciągłe zaglądania, na któryś z kanałów nie sprzyja poprawie efektywności, ale tylko odciąga od tego co na prawdę ważne, czyli pracy.
Procesy usprawniające firmę
Od ponad trzech lat dwudziestoosobowy zespół Zapier pracuje zdalnie. – Niekażdy może pracować na odległość i niekażdy może zarządzać takim zespołem. Dlatego ważne jest, aby zebrać ludzi, którzy potrafią realizować zadania w rozproszonym środowisku – piszą przedstawiciele Zapier. Sugerują, że jest to najistotniejszy element układanki i żeby wszystko w niej grało, trzeba zatrudniać ludzi czynu. Takich, którym nie będziesz musiał wskazywać palcem co jest do zrobienia, bo będą o tym wiedzieć. Podejmą inicjatywę.
Na zdjęciu: Mike Knoop i Bryan Helmig, współzałożyciele Zapier | fot. by KOMUnews, flickr.com CC by 2.0
Ich zdaniem musisz także ufać swoim podwładnym oraz dobrać odpowiednie aplikacje i narzędzia internetowe, które pomogą ci zarządzać zespołem, organizować pracę i dbać o komunikację między poszczególnymi członkami zespołu (więcej o programach polecanych przez Zapier znajdziesz tutaj). Na końcu pozostaje jeszcze jeden etap: ustalenie procesów, które nadadzą firmie strukturę i pozwolą obrać właściwy kierunek.
– Nie oznacza to, że procesy powinny być sztywne, niezmienne i bezcelowe. Procesy w małej firmie polegają raczej na dostarczaniu informacji zwrotnych, dzięki czemu możesz mierzyć postępy jakie dokonuje firma i zatrudnieni w niej ludzie – dodają. Na przykład szefowie w Zapier spotykają się co czwartek o godzinie 9 ze swoimi współpracownikami i rozmawiają z nimi. Natomiast co piątek każdy z członków ekipy uzupełnia raport na temat tego, co zrobił w tym tygodniu i co zamierza zrobić w kolejnym.
–
Mimo że szczegóły w tworzeniu zdalnych zespołów różnią się między firmami, to zasady są te same i właściwie przypominają te, którymi kierują się tradycyjne, stacjonarne zespoły. Wciąż chodzi przede wszystkim o dobieranie odpowiednich osób, które będą pasowały do reszty ekipy oraz o dobrą organizację pracy i komunikację.
