Zmiana, to jedyna stała zmienna w projektach IT – Tomasz Żukowski

Wybrać najlepiej zarządzany projekt w Polsce to nie lada sztuka. To wyzwanie co roku od 2007 roku podejmuje organizacja IPMA Polska, która ocenia jakość zarządzania projektami w zespołach projektowych z całej Polski. Po co? By pomagać organizacjom podnosić jakość w zarządzaniu projektami.

Monika Bogdanowicz, postanowiła porozmawiać z jednym z wyróżnionych project managerów – Tomaszem Żukowskim z Nearshoring Solutions.

fot. archiwum Nearshoring Solutions

Monika Bogdanowicz: Jakie to uczucie otrzymać takie wyróżnienie? Jak się Pan czuje jako jeden z 3 kierujących najlepiej zarządzanym projektem w Polsce?

Tomasz Żukowski: Dodaje to skrzydeł i utwierdza że droga, którą staramy się prowadzić projekty jest dobra i trzeba dalej nią iść. Grono finalistów nie było znane do samego ogłoszenia wyników i tym większe było moje zdziwienie jak na scenie pojawiały się takie marki na DTI i Allegro – dobrze to wróży na kolejne projekty w naszej firmie.

Państwa firma to 50-osobowy zespół, a nie duża korporacja. Pana zdaniem mniejszy ma łatwiej czy trudniej w realizacji projektów w branży IT?

Faktycznie, jesteśmy firmą z 50-osobowym bardzo zgranym i dynamicznym zespołem i staramy się uciekać od określenia „korporacja” , nawet mini. Moim zdaniem dzięki właśnie tej ucieczce od korporacji i dynamizmowi jest nam zdecydowanie łatwiej w trakcie samej realizacji projektu. Potrafimy szybko reagować na zmiany w projektach, które są jedyną wiadomą podczas ich realizacji, potrafimy szybko uruchomić realizację projektu, przy ewentualnej konieczności szybko uruchomić rezerwy zasobowe. Te wszystkie cechy organizacji bardzo pomagają w trakcie realizacji projektów i tego staramy się trzymać.

Co według Pana przyczyniło się do Waszego sukcesu? Jakie metodyki stosujecie w firmie a jakie konkretnie w wyróżnionym projekcie?

Chyba najważniejszym elementem, który przyczynił się do sukcesu, była determinacja zespołu do dostarczenia klientowi najlepszego rozwiązania jakie jesteśmy w stanie w wyznaczonym czasie i za zaoferowaną kwotę przygotować. Klienta stawiamy na pierwszy miejscu realizując projekt co pozwala nam lepiej zrozumieć jego potrzeby a co potem przekłada się na jego zadowolenie. Należy tu pamiętać o tym, że projekt to ludzie, którzy go realizują, bez takiego zespołu i ich nastawienia zaangażowania współpracy i odpowiedzialności nie udałoby się nam zrealizować tego projektu. W ramach projektu mocno posiłkowaliśmy się nowymi i coraz bardziej popularnymi metodykami zwinnymi SCRUM, co pozwalało nam szybko reagować na potrzeby klienta, ale również nie wykonywać zbędnych prac, które czasami również powodują problemy w projektach.

Proszę przedstawić główny cel projektu „BART”, krótką historię jego powstania oraz zarys realizacji.

Głównym celem projektu było zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności operacyjnej naszego klienta w zakresie likwidacji szkód. Wszystko zaczęło się od potrzeby biznesowej która była głównym celem projekt. Nasz klient DEKRA – globalna firma zatrudniająca ponad 22000 osób na całym świecie bardzo prężnie poszukuje innowacji i ciągle się doskonali. Również środowisko, w którym pracują ci wszyscy ludzie musi ewaluować i dynamicznie się dostosowywać zgodnie z wprowadzanymi innowacjami i w tym miejscu była nasza rola, aby zaproponować i dostarczyć system IT umożliwiający skrócenie oraz uproszczenie procesu zgłaszania szkody.

Mieliśmy również za zadanie zmniejszenie obciążenia osób zaangażowanych w proces, co bardzo szybko można przełożyć na oszczędności. System powstał na bazie wiedzy eksperckiej zgromadzonej w DEKRZE i jest jej uzupełnieniem albo inaczej mówiąc wiedza ta została wtłoczona w system i pozwala na „korzystanie” z niej przez końcowych użytkowników, co w znaczący sposób usprawnia procesy wewnątrz organizacji klienta. Pierwsze rozmowy zaczęły się w 2009 roku potem przez kilka miesięcy wizja produktu, który DEKRA mogła oferować swoim klientom. Następnie otrzymaliśmy zlecenie na finalną realizację pierwszej fazy projektu, w której mieliśmy za zadanie stworzyć sam system bez integracji go z systemami klientów DEKRY. Kolejną fazą/projektem była sama integracja powstałego systemu z systemami firm ubezpieczeniowych korzystających z usług DEKRY. Właśnie jesteśmy po wdrożeniu tego projektu i obserwujemy jak system pracuje i jak możemy go jeszcze rozwijać. Zaproponowaliśmy już kolejną fazę rozwoju systemu DEKRZE co pozwoli na uatrakcyjnienie ich produktu i usługi oferowanej jej klientom. Jesteśmy pełni pozytywnych myśli co do przyszłości tego systemu.

Praca Project Managera to nieustanne zmaganie się z różnymi zmiennymi, którym podlegają firmy. Co było największym wyzwaniem dla Pana w tym wyróżnionym projekcie?

To trudne pytanie, bo prowadzenie projektów to już jest wyzwanie. Jak wspomniałem wcześniej, w projektach jedyną rzeczą wiadomą i pewną, jest to iż będą w nich zmiany, reszta jest nie do przewidzenia w 100 %. Możemy planować i starać się realizować projekt zgodnie z planem, ale ciągle zmieniający się świat dookoła ciągle próbuje nam wpłynąć na nasze plany i oczekiwane rezultaty. W tym projekcie największym wyzwaniem była komunikacja w tak złożonym krajobrazie interesariuszy, do tego w większości prowadzona w języku angielskim – w większości dlatego gdyż czasem w ferworze prac otrzymywaliśmy sporo informacji po holendersku co czasem sprawiało pewne zamieszanie :-). Widać po zakończeniu projektu, że świetnie sobie daliśmy z tym radę.

Które cechy uważa Pan za kluczowe aby zespół mógł z sukcesem spełniać oczekiwania klientów?

Myślę, iż kluczowe było moje doświadczenie, które nabyłem pracując nad projektami u dwóch poprzednich moich pracodawców, a także spojrzenie na projekt z zewnątrz. Staram się oceniać projekt i naszą pracę z punktu widzenia klienta co pozwala znajdować rozwiązania bardziej mu odpowiadające. Bardzo ważne jest także zaufanie do osób w zespole, klienta i przełożonych – to pozwala bardziej skupić się na zadaniach i wyzwaniach.

Te same cechy przekładają się na cały zespół no może dodam jeszcze jedną jaką jest sumienność, która pozwalała na zachowanie wysokiej jakości naszej pracy – to chyba te najważniejsze cechy czy kompetencje jakie umożliwiły nam znalezienie się w finale.

Temat jakości w projekcie to szerokie zagadnienie. Jak Wam się udaje motywować ludzi do współpracy aby osiągać takie wysokie standardy pracy?

Tu chyba nie chodzi o samą motywację jeżeli mówimy o jakości – jakość trzeba sobie wypracować przez standardy, procesy, dobre praktyki, dzielenie się wiedzą. W Nearshoring Solutions mamy to wszystko ustandaryzowane i wypracowane (potwierdził to audyt IPMA) więc jest nam łatwiej. Jeśli mówimy o motywowaniu to chyba zagadnienie jest tak rozległe i powstało na ten temat tyle książek że nic tylko korzystać z tej wiedzy, mogę jedynie dodać że zespół bardzo dobrze rozumiał był świadomy tego, jaką renomę i pozycję ten projekt może przynieść nam jako firmie i później im jako pracownikom.

Skąd czerpie Pan inspiracje do podejmowania nowych wyzwań w swojej pracy?

Każdy projekt to kolejne doświadczenie, kolejne osoby do poznania, kolejne decyzje do podjęcia. Jestem trochę jak żeglarz, który płynie w jakieś miejsce na ziemi i powoli z wyspy na wyspę zbliża się do celu i tak staram się przez projekty zbliżać do kolejnego etapu mojej podróży. To jest inspirujące widzieć i być świadomym kolejnych kroków.

W konkursie organizowanym przez stowarzyszenie IPMA brali Państwo udział po raz pierwszy. Czy poleca Pan udział innym firmom i PM taki niezależny audyt? Poza możliwością zdobycia doświadczenia i analizy wyników swojej pracy na tle innych firm, dlaczego warto brać udział w tym konkursie w kolejnych edycjach?

Tak, w pełni polecam wzięcie udziału w takim projekcie jak konkurs Polish Project Excellence Award. Z pełną świadomością mówię o projekcie, bo sama organizacja takiego konkursu to też projekt. Dzięki niemu pozwalamy sobie na kolejną naukę. Może to zabrzmiało dziwnie, ale w dzisiejszych czasach bardzo ważnym jest uzyskanie oceny projektu czy organizacji przez niezależną stroną – w tym przypadku asesorów IPMA, którzy po konkursie przygotowują raport z assesmentu i pokazują nam w jakich aspektach prowadzenia projektu jesteśmy dobrzy a w jakich bardzo dobrzy. A dlaczego warto? Dla budowania wizerunku firmy, bycia lepszym jako manager i pracownik, dla poznania ciekawych ludzi z branży. A może też, by zaspokoić te odrobinę próżności, stojąc na podium?

Rozmawiała Monika Bogdanowicz

Monika Bogdanowicz

Managerka, dziennikarka, autorką projektów.

Zajmuje się konsultingiem i mentoringiem w zakresie komunikacji, social mediów i PR. Inspirują ją zjawiska wpływu nowych technologii na ludzi oraz projekty, które maja ambicje zmieniać świat. Jest autorką wywiadów z twórcami projektów z branży IT i nowych technologii oraz mentorkami i prelegentkami spotkań społeczności kobiet realizujących projekty w branżach związanych z nowymi technologiami. Zainicjowała i organizuje działalność społeczności Geek Girls Carrots w Trójmieście.