W jaki sposób zgrać zespół jeszcze bardziej? Jak zoptymalizować już optymalny proces? Czy integracja nowych pracowników musi być imprezą? Czy będę potrafił zwiększyć motywację zespołu?
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Pytania te przez dłuższy czas nie dawały mi spokoju. Brzydziłem się podręcznikowych rozwiązań, które przychodziły mi do głowy. Nigdy nie lubiłem oklepanych rozwiązań dających połowiczny sukces. Tym razem poprzeczkę powiesiłem kilka metrów wyżej. Zaplanowana akcja miała kilka celów, które pogrupowałem w trzy kategorie: zespół, produkt i firma.
Zespół:
- Lepsza współpraca zespołu
- Wdrożenie nowych pracowników
- Zapoznanie z całym procesem (nie z wycinkiem, za który odpowiadamy)
- Korzystanie z elementów, które już kiedyś wytworzyliśmy
Produkt:
- Efektem akcji ma być wartościowy produkt (szkoleniowe przykłady zawsze lądują w koszu)
- Lepsza optymalizacja rozbudowy produktu
Firma:
- Diagnoza słabych stron
- Diagnoza mocnych stron
Wprowadzenie
Ciufcia.pl jest projektem skierowanym do przedszkolaków i ich rodziców. Składa się z krain z zabawami, której wytworzenie zajmuje zespołowi 13-15 dni roboczych. Proces ten składa się z:
- opracowania koncepcji krainy
przykład: Kraina Bezpieczeństwa – mająca na celu edukowanie najmłodszych w tematach związanych z bezpieczną zabawą.
- opracowanie briefów zabaw
- przygotowanie 10 briefów zgodnych z metodyką wszechstronnego rozwoju przedszkolaka.
- brief składa się z opisu zabawy, instrukcji, tytułu, opisu SEO i kilku innych tekstów opisowych.
- prac graficznych i animacji
- oprogramowania zabaw (AS3)
- oprogramowania zabaw (IOS – od niedawna)
- udźwiękowienia zabaw
- testów zabaw na dzieciach
- wdrożenia krainy (PHP)
- startu krainy i zakomunikowaniu tego faktu (media)
Nasz model biznesowy opiera się na współpracy z partnerami, którzy razem z nami wspierają edukuję z konkretnej dziedziny. Do tego dochodzi więc proces pozyskania partnera krainy:
- targetowanie ( wyłonienie 25-30 potencjalnych partnerów )
- mailing ( wysłanie oferty – przesyłka listowa )
- telefoniczna rozmowa i umówienie spotkania ( 6-8 spotkań )
- spotkanie ( omówienie możliwej współpracy )
- spotkanie negocjacyjne ( 1-3 spotkań )
- podpisanie zamówienia / umowy ( 0-1 partnerów 🙂 )
Całkowity proces produkcji krainy i pozyskania partnera nigdy nie trwał mniej niż miesiąc czasu.
Akcja: 1 day project
Postawiłem na wyzwanie. Powyższe zadania rozciągające się często do kilku miesięcy ograniczyłem do ośmiu godzin. A dokładniej do ośmiu godzin i trzech minut. Ale po kolei.
2 tygodnie przed akcją:
Całość dokładnie zaplanowałem. Stworzyłem scenariusz przebiegu projektu, rozbudowując go o dodatkowe elementy, takie jak zaplecze (SEO) i działania PR. Moim celem było zaangażowanie w akcję całej ekipy. Programiści, którzy aktualnie pracują nad innymi projektami na czas trwania akcji stworzyli team dedykowany pod zadania SEO.
Moim zadaniem podczas trwania akcji było generowanie wypadków losowych i decyzji klienta. Dla całego zespołu byłem powietrzem, transparentnym reżyserem.
Najciekawsza rolę zaplanowałem Wojtkowi (managing director) i Rafałowi (CEO) – przez te osiem godzin mieli wcielić się w role Klienta: marketing managera i prezesa spółki KasiaDent – producenta szczoteczek do zębów dla dzieci.
Osobiście poprosiłem każdą osobę, żeby w czwartek (dwa tygodnie później) wyjątkowo przyszła do pracy pół godziny wcześniej – dokładnie na 8:30.
Wszystkie potrzebne dokumenty – szablon zamówienia i draft umowy – przygotowałem wcześniej, rozbudowując je o niekorzystne paragrafy i merytoryczne błędy.
1 godzinę przed akcją:
Zaopatrzyłem lodówkę w zgrzewkę piw i kilkadziesiąt energetyków. Na biurkach pojawiły się chipsy i paluszki.
Czwartek 8:30:
Zgodnie z założeniem nie wszyscy jeszcze dojechali do firmy.
Czwartek 8:38:
Ku mojemu zdziwieniu jest już cała ekipa.
Zaczynamy. W kilku zdaniach wytłumaczyłem, jaki jest cel. W jaki sposób ma nam to pomóc i na czym polega cała akcja.
Założenia:
- Możemy wykorzystać silniki zabaw, które są już stworzone.
- Możemy korzystać z elementów grafiki, która już jest stworzona.
- Możemy korzystać z dopingu (lodówka wypełniona piwami i energetykami).
- Wszystkie spotkania z klientem ograniczamy czasowo do 3-5 minutowych prezentacji.
Weryfikacja projektu:
- Sześć kompletnych briefów zabaw, jeden brief krainy – zarchiwizowane w firmowym repozytorium plików.
- Wystawione taski z przypisanymi osobami, datami i komentarzami.
- Podpisane zamówienie przez klienta.
- Podpisana umowa przez klienta.
- Zabawy nie mogą być kopią zabaw już istniejących.
- Sześć zabaw muszą być oparte na minimum trzech silnikach.
- Wszystkie zabawy muszą być udźwiękowione.
- Każda z zabaw ma być opisana (instrukcja, tytuł, seo, miniatura, facebook).
- Kraina będzie umieszczona w sekcji dla maluchów.
- Jedna z zabaw ma być dostępna w wersji mobilnej (IOS).
- Ma powstać system masowej publikacji treści i dwie strony zapleczowe.
- Wypozycjonowana fraza „grydlapanikasi”, kierująca na krainę na ciufcia.pl.
Nagroda:
Jeśli projekt ruszy o 17:00 na serwerze publicznym i zostanie pozytywnie zweryfikowany wg powyższych zasad, całą firmą wybierzemy się w sierpniu na trzydniową wyjazdową imprezę w góry.
Czwartek 9:00 – pierwsze spotkanie z klientem:
Zaczynamy od krótkiej prezentacji serwisu ciufcia.pl i możliwości współpracy. Klient (Wojtek) jest bardzo wymagający, nieufny, momentami cyniczny. Prezentacja odbywa się na forum całej ekipy. Zespół jest pod wrażeniem pierwszej prezentacji. Klient jest wstępnie zainteresowany – czeka na koncepcje współpracy.
Czwartek 9:10:
Zespół tłumnie gromadzi się w sali konferencyjnej i wymyśla koncepcję krainy i zabaw.
Czwartek 9:30:
PM (Łukasz) podejmuje ryzykowną decyzję. Uruchamia produkcję bez podpisanego zamówienia i bez akceptu klienta. W innym przypadku projekt może być zagrożony przez czas.
Sprzedaż prezentuje koncepcję i tłumaczy założenia zabaw. Klient zgłasza swoje zmiany i poprawki. Celem sprzedawców na tym spotkaniu jest uzyskanie zamówienia. Klient miga się i zasłania tym, że musi mieć zgodę prezesa.
Czwartek 10:00:
Produkcja (flash, graficy i animatorzy) zasuwa pełną parą. Narada zespołu SEO dobiega końca – praca zaplanowana, biorą się za kodowanie.
Klient stawia warunek. Podpisze zamówienie, ale na dedykowany serwis – kraina na ciufcia.pl wydaje mu się słabym rozwiązaniem. Klient ogłasza to dobitnie podwyższając budżet projektu. Sprzedaż jest bezsilna. Mamy zamówienie.
PM wprowadza pierwszą znaczną zmianę. Stawiamy prosty serwis z zabawami dla dzieci – wszystkie gry mają być brandowane logotypem i produktami klienta. Jako duch szwendający się po hali produkcyjnej nie widzę większego oporu zespołu przed zmianą.
Czwartek 11:00:
Klient otrzymuje draft umowy (wcześniej przeglądnięty i przeredagowany przez sprzedaż i accounta). Od razu na spotkaniu zgłasza swoje zastrzeżenia. Spotkanie kończy się umówieniem kolejnego z poprawionym draftem umowy.
PR po ukończeniu opisów zabaw bierze się za ogarnięcie tematów social media. Na życzenie klienta szykują ofertę niestandardowej akcji PR.
Mamy pierwszą zabawę, jeszcze bez dźwięku. Przed nami pięć, serwis i zaplecze.
Czwartek 12:00:
Telefon od klienta: “A może by tak rozbudować nasz serwis o rankingi i społeczność dla dzieci zbudowaną dookoła zabaw. Prosimy o wycenę i ofertę. A co z umową? Nadal czekamy!”
Od ekipy SEO słyszę pierwsze „kurwy” pod nosem. Coś chyba nie idzie zgodnie z planem. Na ratunek dostarczamy piwo i energetyki.
Programiści kończą stawiać framework pod serwis klienta.
Czwartek 13:00:
Umowa nadal niepodpisana. Produkcja działa idealnie. Pomagają sobie nawzajem, wszystko wydaje się iść zgodnie z planem. Ekipa SEO przestała przeklinać – chyba ogarnęli temat. Sprzedaż nadal walczy z umową.
Czwartek 13:22:
Prezes został przekonany do umieszczenia ich zabaw w obrębie serwisu ciufcia.pl. Stwierdzili, że dedykowany serwis nie ma większego sensu. Prosi o przyspieszenie umowy.
Widzę zmęczenie na twarzy Łukasza (Project Managera), ale walczy.
Czwartek 14:00:
Udało się dopiąć umowę, projekt jest mocno zaawansowany. Klient chciałby pozyskać dodatkowego partnera – Ministerstwo Zdrowia i jakiegoś celebrytę do promocji krainy. Proszą o ofertę i plan działania.
Czwartek 14:14:
UPS-y w całej firmie zaczynają piszczeć. Mała awaria: brak prądu przez ponad 10 minut. Nie każdy komputer jest wpięty w UPS, chwała tym z nawykiem CTRL+S. Przez kolejne 15 minut nie ma dostępu do internetu.
Pizza spóźnia się już 14 minut.
Czwartek 14:40:
Pizza! Kilka osób chwyciło kawałek i wróciło do biurek – nie ma czasu na jedzenie! Sprzedaż prezentuje oferty. W zamieszaniu zaczynają sprzedawać to, co już dawno sprzedane. Powstaje kwas. PM zwołuje sztab kryzysowy – sytuacje trzeba wyjaśnić.
Czwartek 15:30:
Zza pleców programistów widzę już pierwszą zabawę działającą na iPadzie.
Klient akceptuje zabawy i grafikę krainy. Zgłasza garść uwag i poprawek, Damian (obsługujący klienta) ma problem z wyperswadowaniem niektórych zmian. Musi się naradzić z Łukaszem.
Czwartek 16:30:
Sprzedaż wyprostowała sprawy. Namawiają klienta na rozszerzone działania PR. W zabawach wprowadzane są już zmiany i trwają całościowe testy. PM sprawdza wszystko zgodnie z checklistą. Wydaje się, że jest całość! Sprzedaż dopięła dodatkowy Deal. Jest kolejne zamówienie.
Czwartek 17:03:
Wszystkie pliki z serwera lokalnego lądują na serwerze we Francji. Cały świat może zobaczyć nową krainę.
http://ciufcia.pl/gry-i-zabawy-dla-maluchow/dr-zabek
Efekty:
- pełnowartościowy produkt,
- 10 zjedzonych pizz,
- kilka stron notatek, tematów, które należy usystematyzować, poprawić,
- nowi pracownicy, w końcu wiedzą czym się zajmujemy,
- programiści widzą, że praca sprzedawcy do łatwych nie należy,
- zespół pyta kiedy będzie kolejny „1 Day Project”,
- dobra zabawa,
- nagroda – jedziemy w góry!
- ten dokument, którym może uda mi się zachęcić Was do przeprowadzenia podobnej akcji w waszych firmach!
Marek Przystaś – stara się obalić stereotyp Polaka i jest szczęśliwym człowiekiem. Na co dzień jeden z filarów firmy HanBright, gdzie jako Project Director działa aktywnie na rzecz zwiększenia produktywności. Wierzy i realizuje pomysły, które wnoszą coś istotnego, tak jak i w ludzi, którzy z pasją je tworzą. Uważa, że dzielenie się swoją wiedzą i doświadczeniem pomaga innym. Ciągle poszukuje nowych dróg i rozwiązań. Brzydzi się szablonowym myśleniem i utartymi ścieżkami. Naiwnie wierzy, że projekty, którym poświęca większą część swojego życia zmieniają świat na lepsze. Lubi jasne sytuacje i konkretnych ludzi. Nie lubi naleśników na słodko.
