3 obszary zadań, które warto outsource’ować, aby efektywnie zarządzać firmą

fot. unsplash.com

Czas przedsiębiorcy nie jest nieograniczony, nikt nie wymaga też od niego, aby był specjalistą w każdej dziedzinie. Dlatego też, aby w pełni skupić się na rozwoju firmy, można outsource’ować niektóre obowiązki, jakie ciążą na barkach prowadzącego własną działalność. Chociaż wielu początkującym przedsiębiorcom może wydawać się, że są niezbędni w danym procesie i muszą wykonać coś osobiście, to nie zawsze jest to zgodne z prawdą. 

Zadania kadrowo-płacowe

Wśród obszarów, które warto przekazać ekspertom, są sprawy związane z rozliczaniem pracowników. Właściciela firmy zatrudniającego pracowników omijają wówczas sporządzanie dokumentacji (umów, zgłoszeń do ZUS), planowanie grafiku, przygotowanie teczek pracowniczych, wyliczanie wynagrodzeń. Z pomocą osoby, która zajęłaby się kadrami, łatwiej byłoby również przedsiębiorcy zapamiętać terminy okresowych badań pracowników czy kursów BHP. 

Zlecając prowadzenie kadr na zewnątrz, przedsiębiorca eliminuje rutynowe i cykliczne zadania, które są ponadto czasochłonne, a także wymagają bieżącego monitorowania zmian prawnych dotyczących zatrudniania pracowników. 

Rozliczanie kosztów firmy

Nie mniej czasochłonna i wymagająca jest księgowość. Aby poprawnie rozliczyć przychody i koszty firmy, a przy tym zadbać o jej kondycję finansową, warto skorzystać z wiedzy profesjonalnych księgowych. Przedsiębiorca, który skorzysta z outsourcingu usług księgowych, nie musi samodzielnie śledzić zmieniających się dynamicznie przepisów dotyczących m.in. kontrolowania firm przez urzędników, składek ZUS, podatków dochodowych czy VAT-u.

Dobra księgowa nie tylko zadba o faktury i poprawnie rozliczy koszty firmy, ale także podpowie, co zrobić, aby zwiększyć zyski firmy. W tym zakresie pomogą specjaliści Tax Care, którzy zaproponują odpowiednią strategię.

Usługi informatyczne

Równie skomplikowane może okazać się zatrudnianie na własną rękę specjalistów IT, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca potrzebuje ich usług sporadycznie lub usługi programistyczne nie są kluczowe dla prowadzonej działalności. Poza kosztami zatrudnienia takiego pracownika, dochodzą koszty onboardingu, sprzętu czy oprogramowania. Trzeba też poświęcić sporo czasu rekrutacji, weryfikacji kompetencji, a także wspomnianym wyżej aspektom kadrowym.  

W przypadku outsourcingu tego typu usług, w zależności od nakładu pracy, współpraca ze specjalistą IT może balansować pomiędzy kontraktami z freelancerami, a software house’ami. Po wykonaniu zadań natomiast przedsiębiorca nie musi szukać lub wymyślać kolejnych zadań dla zatrudnionego specjalisty.

Co warto wiedzieć przed podjęciem decyzji o outsourcingu?

Zanim przedsiębiorca podejmie decyzję o outsourcingu, powinien pamiętać o tym, aby szczegółowo określić zakres zadań dla podwykonawcy i omówić oczekiwane rezultaty. Trzeba też odpowiednio skonstruować umowę, mając na względzie bezpieczeństwo firmy, ponieważ część udostępnianych podwykonawcy informacji jest przecież poufna. Umowa z podwykonawcą powinna jak najlepiej chronić interesy własnej firmy.

Warto też wybierać do współpracy sprawdzonych partnerów, którym ze spokojem można powierzyć poszczególne aspekty prowadzenia firmy. Może to być Trener Biznesu, który pomoże poukładać kwestie formalne i doradzi podczas początkowych faz prowadzenia biznesu, księgowa czy kadrowa, czy też sumienny prawnik.