Sposób prowadzenia księgowości to jedna z najważniejszych decyzji jaką musi podjąć każdy przedsiębiorca. Polskie firmy mają trzy możliwości: samodzielne prowadzenie księgowości, skorzystanie z usług biura rachunkowego lub zatrudnienie księgowego. Warto uważnie zastanowić się nad każdą z tych opcji, aby wkrótce nie żałować podjętego wyboru.
Czym jest księgowość, jak ją prowadzić i kto za nią odpowiada?
Księgowość można określić jako formalności dopełniane przez przedsiębiorcę związane z rozliczaniem podatków i innymi obowiązkami na rzecz państwa. A zatem do księgowości zaliczają się m.in. właściwe obliczanie podatku dochodowego i VAT-u, obowiązki związane z ZUS-em, czy sporządzanie dokumentacji, przechowywanie jej oraz przedstawianie urzędnikom w razie potrzeby.
fot. Fotolia | Autorem tekstu jest Sebastian Bobrowski z inFakt.pl
Najpowszechniejszą formą rozliczeń dla jednoosobowych działalności gospodarczych jest prowadzenie tzw. uproszczonej księgowości za pomocą KPiR (dla rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym), czyli prostej ewidencji, w której zapisuje się wszystkie przychody i wydatki firmy. Rozliczanie na podstawie KPiR przewidziane jest w głównej mierze dla niewielkich firm, gdyż korzystanie z niej zależy od kwoty sprzedaży oraz formy organizacyjnej (z KPiR nie mogą korzystać spółki handlowe). W związku z tym niektóre firmy, zwłaszcza większe, mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych), która jest bardziej skomplikowana od tej opartej na KPiR.
Przed wyborem sposobu prowadzenia księgowości, warto pamiętać, że to przedsiębiorca zawsze odpowiada za swoje rozliczenia – niezależnie od tego, czy dokonuje ich samodzielnie, czy korzysta z czyjejś pomocy. Jednak w niektórych sytuacjach w razie błędów można liczyć na odszkodowanie.
Biorąc pod uwagę m.in. wielkość firmy i skalę działalności, a także stosowane sposoby rozliczeń z państwem, można zdecydować się na jeden z trzech sposobów prowadzenia księgowości.
1. Samodzielne prowadzenie księgowości
Prowadzenie księgowości na własną rękę jest dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Nie wymaga posiadania określonego wykształcenia czy certyfikatu. Samodzielne prowadzenie księgowości ma dwie podstawowe zalety:
- Pełna wiedza o finansach własnej firmy – informacji o nich nie przekazuje się osobom trzecim, nie licząc urzędników.
- Oszczędność – jest to najtańszy sposób prowadzenia księgowości.
To rozwiązanie mogą wziąć pod uwagę szczególnie przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą KPiR, którzy co miesiąc wykonują niewielką liczbę podobnych do siebie transakcji, nie ponoszą dużej liczby skomplikowanych w rozliczeniach kosztów, a także nie zatrudniają pracowników. Rozliczanie nie jest w takim przypadku uciążliwe i daje możliwość zaoszczędzenia pieniędzy na obsłudze przez biuro rachunkowe.
Mimo tego, samodzielna księgowość zajmuje czas i niesie z sobą pewne ryzyko. Im rozliczenia bardziej skomplikowane, tym większe ryzyko popełnienia błędu. Dodatkowo trzeba trzymać rękę na pulsie i śledzić, rozumieć, a także weryfikować zmiany zachodzące w przepisach. To znowu przekłada się na konieczność poświecenia księgowości większej ilości czasu.
Poświęcony czas oraz ryzyko błędów można jednak zmniejszyć korzystając z oprogramowania dedykowanego księgowości. Taka aplikacja m.in.:
- oblicza podatek dochodowy i generuje KPiR na podstawie wprowadzonych przychodów i kosztów,
- podaje kwoty składek ZUS i rozlicza je w ramach działalności,
- oblicza VAT i generuje deklaracje podatkowe oraz rejestry VAT,
- pomaga w innych rozliczeniach, np. samochodu firmowego, amortyzacji, itp.
W praktyce, w tym modelu rola przedsiębiorcy sprowadza się przede wszystkim do wystawiania i gromadzenia faktur oraz wprowadzania ich do aplikacji z właściwymi opisami, a zwłaszcza datami. Program do księgowości oczywiście może być aktualizowany automatycznie, dzięki czemu nie trzeba we własnym zakresie śledzić zmian w prawie. Pozwala ograniczyć to liczbę ewentualnych błędów i skraca czas spędzony nad dokumentami.
Sposób prowadzenia księgowości to jedna z najważniejszych decyzji jaką musi podjąć każdy przedsiębiorca. Polskie firmy mają trzy możliwości: samodzielne prowadzenie księgowości, skorzystanie z usług biura rachunkowego lub zatrudnienie księgowego. Warto uważnie zastanowić się nad każdą z tych opcji, aby wkrótce nie żałować podjętego wyboru.
2. Biuro rachunkowe
W przypadku, gdy działalność wymaga bardziej skomplikowanych rozliczeń bezpiecznym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług biura rachunkowego. O tym kiedy rozliczenia stają się „bardziej skomplikowane” każdy musi zadecydować we własnym zakresie. Można założyć, że dzieje się tak, gdy firma zawiera wiele transakcji z klientami o różnym statusie (firmy, osoby prywatne), ponosi liczne koszty różnego rodzaju (np. zagraniczne), a także gdy zatrudnia pracowników, zwłaszcza na umowy o pracę. Czas, który zostałby poświęcony na księgowość można wówczas poświęcić na rozwój firmy, co w praktyce może dać więcej, niż oszczędność związana z samodzielną księgowością.
W praktyce, współpraca z biurem rachunkowym wygląda zwykle w następujący sposób:
- Przedsiębiorca wystawia faktury sprzedażowe i gromadzi dokumenty kosztowe.
- Do określonego dnia miesiąca przedsiębiorca przekazuje te dokumenty do biura rachunkowego.
- Biuro informuje klienta o kwotach podatków do zapłaty.
- Biuro składa deklaracje VAT, sporządza i przechowuje dokumentację oraz reprezentuje klienta w razie kontroli podatkowej.
Poza tym klient biura rachunkowego uzyskuje wsparcie merytoryczne księgowych. Oczywiście, wyboru biura rachunkowego powinno się dokonać z dużą skrupulatnością, gdyż jakby na to nie patrzeć przedsiębiorca powierza mu firmowe tajemnice. Decydując się na rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym należy przede wszystkim sprawdzić:
- w jakim zakresie (i czy w ogóle) biuro rachunkowe reprezentuje przedsiębiorcę przed urzędem skarbowym i ZUS-em,
- w jaki sposób przebiega komunikacja na linii biuro-klient, czyli jak można zadawać pytania oraz jak są udzielane odpowiedzi,
- w jaki sposób dostarczane są dokumenty do biura rachunkowego (np. czy akceptowane są skany przesłane e-mailem, czy biuro oferuje usługę kuriera),
- czy biuro oferuje klientowi stały dostęp do informacji o stanie jego finansów, kwotach podatków, możliwość drukowania KPiR, itp. ,
- czy biuro posiada certyfikat księgowy (jest on wymagany przez przepisy),
- czy i na jaka kwotę biuro posiada ubezpieczenie OC (jest ono wymagane przez przepisy).
Ubezpieczenie jest o tyle istotne, że w razie błędu popełnionego przez biuro, przedsiębiorca może domagać się odszkodowania. Jednak jego uzyskanie może być powiązane z tym, czy przedsiębiorca sam dopełnił swoich obowiązków (np. dostarczył dokumenty terminowo).
Biorąc pod uwagę te opcje i porównując je z ceną świadczonej usługi można ocenić ile czasu i energii może wymagać współpraca z danym biurem rachunkowym. Dzięki temu łatwiej ocenić opłacalność oraz porównać tę usługę z opcją prowadzenia księgowości na własną rękę lub zatrudnieniem księgowego.
3. Zatrudnienie księgowego
Zatrudnienie odrębnej osoby do prowadzenia księgowości to zapewne rozwiązanie dla jeszcze większych firm, ponieważ jest zdecydowanie najdroższe. Daje jednak teoretycznie największą pewność co do tego, że rozliczenia dokonywane są prawidłowo. W tym modelu odrębny pracownik zajmuje się sprawami księgowości, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi poświęcać na to czasu. To rozwiązanie stosowane zwłaszcza wtedy, gdy firma jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych), a także zatrudnia pracowników, z czym zwykle wiąże się wiele obowiązków.
Co istotne, osoba zatrudniona na stanowisku księgowego nie musi dysponować certyfikatem księgowym Ministra Finansów. Certyfikat jest niezbędny tylko do usługowego prowadzenia księgowości w ramach działalności gospodarczej. Co za tym idzie, przepisy również nie zobowiązują pracownika na stanowisku księgowego do posiadania ubezpieczenia OC. Dotyczy to zarówno umów zleceń, jak i umów o pracę. Przy czym, jeśli księgowy jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to odpowiada za swoje działania jak każdy pracownik na etacie – do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia. A zatem warto wziąć ten fakt pod uwagę decydując się na taki sposób prowadzenia księgowości w firmie.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
