7 dobrych praktyk zarządzania rozproszonym zespołem

Pamiętam jak w 2016 roku zrezygnowałem z siedziby firmy i przeszedłem na dobre w model organizacji rozproszonej, zarządzanej zdalnie. Z 6 pracowników zespół zredukował się do 3. Biuro wydawało się po prostu nieopłacalne. Poza tym i tak korzystaliśmy z narzędzi, które umożliwiają współpracę online: Slack, Asana, narzędzia Dysku Google, Hangouts. Co było do stracenia? Chyba tylko pogaduszki przy automacie do kawy (skądinąd pysznej).

Dziś, po 4 latach, mogę z przekonaniem stwierdzić: pogaduszki przy automacie do kawy może są błahe, ale nie do przecenienia. A ich brak w rozproszonym zespole daje się odczuć bardzo szybko i czasem bardzo dotkliwie.

Bo to właśnie te pogaduszki budują kulturę organizacyjną. To wtedy moi współpracownicy chcieli podzielić się jakimś swoim problemem, przemyśleniem, czy prośbą, bo uznawali, że to właściwy moment. To wtedy także mogłem pomóc rozwiązać konflikt, przedstawić wizję, czy wyczuć to, czego wyczuć zdalnie nie sposób. Nie wspominam już o motywowaniu i integracji zespołowej, która prowadzona przez Slacka jest jak oglądanie “Avengersów” na smartfonie – z rwącym wi-fi i bez słuchawek.

W skrócie: zrozumiałem, że praca zdalna to nie tylko system, na który składa się technologia, ludzie i czynności, które wykonujemy (“czy to działa?”) – to także kompetencja zarządzania tym systemem, którą musi posiadać i rozwijać menedżer czy lider (“czy to będzie wydajne?”). Każdy może postawić system. Nie każdy będzie umiejętnie nim koordynować.

Stąd poniższe 7 reguł, które pomogły mi nie tylko poprawić model działania mojej rozproszonej organizacji, ale które stosuję również w mojej pracy doradczej i szkoleniowej. Możesz zastosować je wszystkie lub kilka – najważniejsze jest to, że możesz je wdrożyć od zaraz.

1. Koncentruj się na rezultatach, a nie działaniach

Jeden z największych błędów popełnianych przez menedżerów przy przejściu w tryb pracy zdalnej to zachowanie mindsetu typowego dla pracy stacjonarnej. Mam tu na myśli przede wszystkim rozliczanie za “dupogodziny” i nadmierną kontrolę pracownika.

Wyznaczaj cele i deleguj zadania, ale pozostawiaj pracownikom pewną swobodę w zakresie ich realizacji, bo najważniejszy jest rezultat. Nie każdy ma takie same warunki w home office, nie każdy może pracować równie wydajnie w określonych godzinach. A Ty nie masz takich samych narzędzi kontroli i nadzoru w pracy zdalnej (których i tak nie powinno się nadużywać). To efekt pracy powinieneś oceniać, a nie drogę, która do niego prowadzi.

Ja w swoim zespole umawiam się na termin realizacji i nie obchodzi mnie, czy osoba będzie pracować po nocach odsypiając w dzień, czy po godzinie przez 5 dni, czy 5 godzin przez jeden dzień. To pozostawiam w gestii pracownika. Mnie interesuje wyłącznie rezultat oraz to, abym został poinformowany w sytuacji, gdyby termin miał nie zostać dotrzymany (jestem od tego, aby usuwać przeszkody i rozwiązywać problemy).

2. Update even if there’s no update

Czy zdarzyła Ci się sytuacja, w której pracownik wysłuchał Cię uważnie i na pytanie: “czy wszystko jest zrozumiałe?” dziarsko pokiwał głową, a następnie – po dwóch tygodniach – oddał coś zupełnie innego od tego, co miał przygotować?

No właśnie. W przypadku pracy zdalnej jest jeszcze gorzej 😉 Dlatego załóż, że lepiej powiedzieć więcej niż mniej. Wyjaśniaj swoje decyzje, informuj o trudnościach i mów także te rzeczy, które wydają ci się oczywiste.

Co jakiś czas dopytaj także w komunikatorze bądź na callu, czy praca idzie zgodnie z planem, czy nie ma żadnych niespodzianek i czy możesz w jakiś sposób pomóc.

3. Zacznij od tutorialu i testu

Szczególnie w przypadku zespołów dużych i mało zaawansowanych technologicznie zadbaj o przeszkolenie zespołu – tak, aby na start każdy miał podobną wiedzę i umiejętności w zakresie pracy zdalnej. Możesz zatrudnić profesjonalistę, który przeszkoli zespół albo zorganizować sesję szkoleniową wideo, na której zademonstruje się narzędzia (korzystając już z jednego z nich, jak ZOOM czy Microsoft Teams).

Nie ma też sensu wchodzić “all-in” z narzędziami i procesami, nie wiedząc, czy wszystko to nie rozyspie się już po kilku dniach. Dlatego rozważ zadanie grupowe i indywidualne, które mogłoby stanowić test całego systemu i szansę na sprawdzenie wiedzy i umiejętności poszczególnych pracowników. Sprawdź na ile indywidualni pracownicy poradzili sobie z zadaniem testowym i w razie czego zapewnij wsparcie, by uzupełnić braki w umiejętnościach i wiedzy. Takie rzeczy lepiej wychwycić już na początku.

4. Zbuduj system rozproszonego wsparcia

Oddeleguj część supportu do samego zespołu, aby nie mieć na głowie każdego drobnego problemu, z którym zwróci się do Ciebie zespół. Zachęcaj, aby członkowie zespołu nawzajem sobie pomagali i mogli liczyć na pomoc innych.

Może wystarczyć utworzenie specjalnego kanał “support” w komunikatorze takim jak Slack czy Microsoft Teams, ale dobrze jest również połączyć pracowników w pary, aby mieli wzajemną asystę.

5. Zdefiniuj i egzekwuj “dowody pracy”

Na początku funkcjonowania systemu oraz w przypadku realizacji złożonych projektów/zadań oczekuj od pracowników “dowodów” świadczących o wykonanej pracy, które obniżą ryzyko i zbudują zaufanie. To bardzo męczący kawałek zarządzania, ale często niezbędny, jeśli płaci się ludziom za ich pracę 😉

Mogą wystarczyć dzienne podsumowania pracy w formie komentarza w takich aplikacjach jak Trello czy Basecamp, ale warto prosić także o prewkę opracowywanych materiałów tam, gdzie jest to możliwe. Calle weryfikujące stosuj tylko w razie potrzeby (czyli np. braku podsumowania pracy lub materiałów).

6. Dbaj o efektywność spotkań

Przepalamy stanowczo za dużo czasu na spotkania w realu – w przypadku pracy zdalnej to marnotrawstwo czasu można wreszcie skutecznie “wykarczować”. Zadbaj o to, aby telekonferencje zawsze były rzeczowe, celowe i efektywne. Możesz podeprzeć się moim schematem i pilnować, aby był przestrzegany przez wszystkich:

1. Zawczasu przedstaw uczestnikom cel, agendę i czas spotkania
2. Zawsze bądź przygotowany/-a i oczekuj przygotowania
3. Rozpocznij o czasie i upominaj spóźnialskich
4. Zadbaj o notowanie najważniejszych ustaleń (wskaż sekretarza)
5. Moderuj, pilnując czasu, agendy i celu
6. Podsumuj spotkanie i deleguj zadania
7. Zbierz informacje zwrotne

7. Zbieraj feedback, optymalizuj i rozwijaj

Ostatnia rada może wydawać się oczywista, ale wcale nie jest. Rozwijaj system i nie rób tego w pojedynkę. Zachęcaj zespół, aby dzielił się z Tobą swoimi uwagami, problemami i pomysłami. Bierz je pod uwagę, konsultuj i wraz zespołem usprawniaj. W moim przypadku jest to niekończąca się pętla:

1. Zachęcaj do zgłaszania pomysłów i problemów w specjalnym miejscu
2. Co jakiś czas samemu dopytuj indywidualnie i zbiorowo o przemyślenia
3. Gromadź uwagi, problemy i pomysły w odpowiednim miejscu
4. Konsultuj z zespołem i zachęcaj do szukania usprawnień
5. Testuj nowe narzędzia, funkcje, zasady i procedury
6. Wprowadzaj na stałe te, które się sprawdzają

Autor: Bartosz Filip Malinowski, konsultant strategiczny, trener-praktyk biznesu i doktor nauk o zarządzaniu. Publicysta, eseista i vloger Bez/Schematu. Doradza, szkoli i publikuje w tematyce strategii, zarządzania zespołami i projektami, przywództwa, produktywności i kreatywności.

Praktycznych porad ma więcej i chętnie podzieli się Tobą z nimi na szkoleniu, które prowadzi online w czwartek (21.05) o g. 17:30. Możesz dołączyć tutaj: https://bit.ly/3fZ2vyF

Podczas szkolenia Bartosz będzie mówił więcej o całościowym podejściu do systemu oraz o procesie projektowania go na miarę organizacji i zarządzania nim w zmiennych warunkach.

Gdybyś miał jakiekolwiek pytania albo chciał pogadać o swoim systemie pracy zdalnej, możesz też do niego napisać na [email protected]