fot. pixabay.com
„Witam Macieju”, „Pozdrawiam serdecznie, Martyna” – to tylko niektóre z ośmiu błędów, jakie można popełnić podczas pisania e-maila. Oto wskazówki, które pomogą pisać e-maile poprawnie.
1. Jak się przywitać?
Rozpoczynanie maila przysparza nam chyba najwięcej problemów. Często wybieramy, zdawałoby się, bezpieczną formę witam. Językoznawcy wskazują, że słowo to jest zarezerwowane tylko dla sytuacji, w których np. gospodarz wita gości, starsza osoba – młodszą, a osoba wyższa rangą – podwładnego. Choć coraz częściej toleruje się ten sposób powitania, zakładając, że nadawca nie kieruje się złymi intencjami, to wciąż jednak nie uchodzi ono za stosowne.
Z jakiego powodu tak często wybieramy właśnie to wyrażenie? I dlaczego nie budzi ono naszych wątpliwości? Prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, że jego forma jest krótka, bezosobowa i może się wydawać, jest neutralna znaczeniowo. Z założenia poszukujemy właśnie takich zwrotów – uniwersalnych, które pasują i do ściśle formalnej relacji, i do rozmowy ze znajomymi z pracy.
Najbezpieczniej będzie zatem dostosować formę do rozmówcy: jeśli nie mamy z nim żadnej więzi, odpowiedni będzie zwrot grzecznościowy Szanowny Panie/Szanowna Pani [tytuł]. Jeśli zaś łączą nas bliższe relacje i na spotkaniu twarzą w twarz moglibyśmy pozwolić sobie na zwrócenie się do tej osoby po imieniu, możemy pokusić się o przywitanie Szanowna Pani Doroto, Droga Doroto czy nawet Doroto – w zależności od stopnia spoufalenia. Wystrzegajmy się jednak tej formy np. przy wysyłaniu wiadomości do dziennikarzy. Wiele razy spotkałam się z opinią, że takie maile od nieznajomych osób najczęściej po prostu kasują. A przecież nie o to nam chodzi.
A co z przywitaniem dzień dobry? Niektórzy językoznawcy wskazują, że korespondencja mailowa jest na tyle podobna do języka mówionego, że dozwolone jest używanie tego zwrotu w mniej formalnych relacjach.
2. Kiedy po imieniu?
Może się zdawać, że używanie imienia w mailu jest przyjemnym skróceniem dystansu i spersonalizowaniem komunikatu. Ale czy na pewno? Zdarza się, że adresat nie życzy sobie takiego spoufalenia. Są jednak sytuacje, w których możemy sobie pozwolić na rozpoczęcie maila imieniem – choćby wtedy, gdy adresujemy maila do koleżanki z pokoju.
Nieformalna sytuacja nie zwalnia nas jednak z obowiązku zachowania poprawności językowej. W nieoficjalnym mailu możemy napisać cześć i przywitać się bezpośrednio po imieniu. Zadbajmy jednak o to, by imię było wymienione w wołaczu, a przed imieniem znalazł się przecinek (Cześć, Marto! zamiast Cześć Marta).
3. Co z interpunkcją?
Przyjmijmy, że wybraliśmy już formę powitania. Jednak… to nie koniec kłopotów. Stajemy teraz przed kolejnym pytaniem: jaki znak interpunkcyjny postawić?
Mamy do wyboru dwa warianty: z przecinkiem – wtedy dalszą część zdania piszemy w nowej linijce i małą literą, lub z wykrzyknikiem – wtedy również zapisujemy zdanie w nowej linijce, ale rozpoczynamy je wielką literą. Pamiętajmy jednak, że wersja z wykrzyknikiem jest nieco bardziej emocjonalna, a co za tym idzie – nie jest uniwersalna.
4. Dzień dobry po raz czwarty
No dobrze – przywitaliśmy się już, prowadzimy konwersację i… jak właściwie kontynuować rozmowę mailową? Wielu z nas rozpoczyna każdą wiadomość od powitania, jednak przekładając to na kontakt na żywo: czy naprawdę witamy się z daną osobą kilka razy dziennie? Również w mailu to zupełnie niepotrzebne – zabiera nam czas, a naszego rozmówcę może po prostu zmęczyć – zwłaszcza gdy w jednym wątku znajdzie się kilkanaście maili.
5. Dzień dobry dziękuję za otrzymany plik pozdrawiam
Brak znaków interpunkcyjnych to prawdziwy koszmar. Pół biedy, jeśli mail jest krótki i możemy bez problemu zrozumieć, o co chodziło nadawcy. Gorzej, jeśli autor wystosował do nas wiadomość dorównującą objętością Panu Tadeuszowi, a znaków interpunkcyjnych czy podziału na akapity nie sposób się doszukać.
Szanujmy czas adresata. Jeśli piszemy na jego adres firmowy – najpewniej będzie mógł poświęcić jedynie kilka minut na odczytanie wiadomości. Bądźmy konkretni, a dla lepszej przejrzystości podzielmy tekst na akapity. Czasem możemy zaznaczyć szczególnie istotny fragment (wówczas zastosujmy pogrubienie, a nie caps lock). I nie bójmy się znaków interpunkcyjnych.
6. Pozdrawiam, Martyna Młynarczyk
Wieki temu natknęłam się na oryginalne ogłoszenie o pracę. Brzmiało mniej więcej tak: Szukamy copywritera, który po „pozdrawiam” nie stawia przecinka. Jakież było moje zdziwienie, gdy to przeczytałam! Zasada jest jednak prosta: w mailu obowiązują takie same reguły, jak w liście – i właśnie dlatego po formule kończącej (pozdrawiam, z poważaniem, z wyrazami szacunku) nie stawiamy przecinka. To jeden z częściej występujących błędów, z którymi spotykam się na co dzień.
7. Tytuł: Błędem, choć niedostrzeganym…
…jest też rozpoczynanie maila już w tytule i kończenie zdania w treści. Może nam się wydawać, że w ten sposób zaoszczędzimy nieco czasu, ale to duże utrudnienie dla czytającego. Nie wie właściwie, czy mail jest bardzo pilny, czy powinien go otworzyć w pierwszej kolejności.
Równie dużym zaniedbaniem jest wysyłanie maili pozbawionych tytułu. W takiej sytuacji adresat także nie wie, co stoi za danym mailem, a jeśli – o zgrozo! – autor maila przygotował cały esej, tym trudniej będzie w kilka chwil dowiedzieć się, o co tak naprawdę chodzi.
8. Mieszanie form
To chyba jeden z najczęściej spotykanych błędów. Sama łapię się na tym, że kończę maile formułą pozdrawiam – aby adresat odebrał moją wiadomość pozytywnie, traktując tym samym owo zakończenie trochę jak uśmiech w rozmowie. Tymczasem formuły w mailu mogłabym porównać do… torebek i butów. Istnieje przecież zasada, że powinny być do siebie dobrane, jednak dziś rzadko kto zwraca na nią uwagę. Częściej za to stosuje się po prostu do tego, aby owe elementy do siebie pasowały.
Można zatem podzielić zwroty w mailu na te formalne i nieformalne. Do pierwszych zaliczają się: Szanowni Państwo, Szanowna Pani Profesor, z poważaniem, z wyrazami szacunku, do drugich z kolei należą: Pani Katarzyno, Droga Katarzyno, Cześć, Katarzyno, pozdrawiam, pozdrowienia itp.
Bądźmy konsekwentni w stosowaniu form grzecznościowych. Istnieją sytuacje, w których absolutnie nie możemy sobie pozwolić na niezachowanie formalnego tonu – na przykład pisanie do prezesa zarządu. W innych z kolei, gdy z adresatem łączą nas co prawda służbowe, lecz serdeczne relacje, zakończenie maila słowami pozdrawiam będzie jak najbardziej na miejscu.
Przeczytaj poprzedni tekst autora:
6 błędów językowych, których powinieneś unikać podczas prezentacji >>>
–
Autorką tekstu jest Martyna Młynarczyk, PR Executive, Publicon
