Jak sobie poradzić z wyzwaniami, które stawia przed nami posiadanie własnej firmy? W dzisiejszym materiale przedstawię Wam kilka bardzo prostych i niewymagających praktyk, które znacznie ułatwią Wam życie. Nie wierzycie? Zapytajcie moich dotychczasowych klientów, którzy potwierdzą, że da się zorganizować życie startupowca tak, by nie dobijał nas stres i zmęczenie.
Eisenhower – metoda z pola bitwy
Metoda zarządzania czasem wymyślona przez amerykańskiego generała z okresu drugiej wojny światowej, uznawanego za rewelacyjnego stratega (nie tylko na polu bitwy) – Dwight’a Eisenhowera. Wykonanie czynności, które przedstawiam poniżej zajmie Ci do 10 minut i zaoszczędzi mnóstwo stresu w ciągu dnia. Jak krok po kroku zastosować tę metodę walki ze stresem?
Krok 1. Spisz wszystkie rzeczy, które masz do zrobienia w danym dniu.
Krok 2. Podziel spisane zadania wedle dwóch kategorii: PILNE / NIEPILNE oraz WAŻNE / NIEWAŻNE. Wyróżnij te zadania, które są zarówno pilne i ważne i zacznij dzień od ich realizacji.
Jestem świadom, że w życiu przedsiębiorcy większość zadań będzie albo pilna, albo ważna. Priorytetyzacja zadań jest jednak konieczna – pomoże Ci w skupieniu się na jednym tylko zadaniu bez poczucia winy, że „zaniedbujesz” resztę. Pomoże również w osiągnięciu poczucia kontroli – co powinno obniżyć odczuwane napięcie.
Mail – puk puk
Wyobraź sobie, że ktoś co chwilę puka do Twoich drzwi i zadaje szybkie pytanie, które czasem zamienia się w cały elaborat. Natychmiast odsuwasz aktualnie wykonywaną czynność i przystępujesz do rozmowy. Skutki takiego zachowania dla wykonywanego działania są katastrofalne – najpierw odsuwasz je na bok (i ingerujesz w plan, który ustaliłeś w ramach poprzedniego ćwiczenia), a potem wydłużasz czas jego realizacji o podwójną „rozgrzewkę” – czyli czas, w trakcie którego Twój mózg faktycznie w pełni skupia się na realizacji zadania.
To samo jest z mailem. Jeśli nie uporządkujesz czasu przeznaczanego na odpisywanie na wiadomości, spadek efektywności w realizacji pozostałych działań będzie odczuwalny. Nikt się nie pogniewa, jeśli powiesz: „Sorry, nie teraz, jestem skupiony. Możesz wrócić za 20 minut?”. Co jeszcze możesz zrobić, by odpędzić się od mejli? Jest kilka pomysłów, które możesz wdrożyć i zobaczyć, który z nich jest dla Ciebie najbardziej odpowiedni:
1. Wyznacz sobie cykle, które będą decydować o tym, co ile czasu odpisujesz na maile, np. co każde trzy albo dwie godziny.
2. Nie zaczynaj dnia od maila. Nawet jeśli nie jesteś rannym ptaszkiem, badania pokazują, że najbardziej efektywni jesteśmy rano. Jeśli masz do zrobienia niesamowicie istotne rzeczy, które są na Twojej liście już któryś dzień z rzędu – zacznij od nich. Z czystą głową będzie łatwiej Ci się na nim skupić.
3. Niektórzy z moich klientów mają nawet bardziej drastyczny sposób – na maile odpisują jedynie po określonej godzinie, np. po 15:00. Ta metoda nie sprawdzi się w client service z oczywistych względów. Jeśli zastosujesz to rozwiązanie – ustaw automatyczną odpowiedź z prośbą o kontakt w pilnych sytuacjach przez telefon oraz informacją, kiedy można spodziewać się odpowiedzi.
Pomodoro – wyciśnij z siebie więcej
Zacznij korzystać z metody Pomodoro (wiedziałeś, że nazwa tej metody pochodzi od zegara w kształcie pomidora?). Serio, to działa. Na czym polega? Na wyznaczaniu określonych cykli, w trakcie których realizujemy kolejne zadania. Najważniejszą zaletą tej metody jest fakt, że pomaga utrzymać naszą uwagę na dostatecznie wysokim poziomie przez cały okres wykonywanej czynności.
Pomodoro działa dzięki temu, że dzielimy naszą pracę na 25-minutowe odcinki czasowe (w tym celu warto użyć np. stopera w zegarku albo tej strony). W tym czasie staramy się wykonać jedną określoną czynność od początku do końca. Po każdym z takich odcinków należy zrobić sobie 5 minut przerwy, a po czterech odcinkach z rzędu nieco dłuższą, kilkunastominutową.
ABC – alfabet samodzielności
Kolejna metoda zarządzania sobą w czasie, którą chciałbym Wam zaproponować, nosi nazwę ABC. Tradycyjnie przygotowujemy listę rzeczy do wykonania. Następnie literką A oznaczamy bardzo ważne zadania, które jesteśmy w stanie wykonać tylko my sami, więc nie ma możliwości wydelegowania ich. Literka B odnosi się do tych zadań, które są istotne, ale mogą chwilę poczekać i być może w jakiejś części jest możliwe wydelegowanie ich.
Grupa C to natomiast wszystkie te sprawy, które mogą poczekać lub też możesz od razu zlecić je do wykonania komuś innemu. Gdy już przyporządkujesz odpowiednią literę, weź do ręki swój terminarz. Oczywiście w pierwszej kolejności wykonaj rzeczy z oznaczeniem A. W drugiej kolejności B, ale pamiętaj! Już na etapie przygotowywania terminarza podejmij decyzje, czy rzeczy z listy B wykonujesz sam, czy zlecasz je komuś. Jeśli delegujesz, zrób to od razu. Tym bardziej sprawy z oznaczeniem C. Na koniec dnia sprawdź, jak Ci poszło.
Zasada Pareta – 20/80
I jeszcze zasada Pareta, o której możecie pamiętać w kontekście każdego narzędzia zaproponowanego powyżej. Choć znana jest przede wszystkim ze świata ekonomii i zarządzania, znalazła swoje zastosowanie również w kontekście zarządzania czasem. Pomaga spojrzeć na naszą listę zadań z nieco większego dystansu. Na czym polega? Sprowadza się ona do jednego, prostego wniosku który brzmi: mała część ze wszystkich działań jest odpowiedzialna za większa część efektów. Jak mała?
Przyjęło się mówić o stosunku 20/80. Innymi słowy, 20% wykonywanych przez nas zadań będzie decydować w 80% o naszym sukcesie. A więc gdy rano spoglądasz na swoją listę spraw i składa się ona np. z 20 czynności do zrobienia na dziś, wykonaj min. 4 najistotniejszych. To one w 80% będą decydować o późniejszym sukcesie. Reszta, według Pareta, będzie odpowiedzialna za sukces tylko w 20. Brzmi przyjemnie, prawda?
Obowiązki obowiązkami, ale…
Na sam koniec bardzo ważna kwestia, być może kluczowa. Odpoczynek i czas na relaks, czas dla bliskich. Czy pamiętasz, żeby te sprawy wpisać do swojej listy czynności do zrobienia na dziś? A może raczej koncentrujesz się na sprawach służbowych tak bardzo, że nawet nie przyszło Ci do głowy uwzględnienie czasu na regenerację i dla rodziny? No way!
Choć to temat na odrębny artykuł zaznaczę tylko, że powodzenie w pracy w ogromnej mierze zależy od tego, ile odpoczywasz i czy dbasz o kontakty z bliskimi. A więc, gdy chwycisz za długopis by wykonać swoją listę rzeczy do zrobienia, nie zapomnij o sprawach najważniejszych – relaksie i czasie z bliskimi!
–
Piotr Jakubczyk
Psycholog
Tematem stresu i strategiami radzenia sobie z nim zajmuje się od czasów studiów. Aktywny praktyk mindfulness od wielu lat. Certyfikowany trener, fan pracy z grupami. Uczestnik szkoły psychoterapii. Współautor programu radzenia sobie ze stresem i motywacji Spirolife Balance.
