Koszty podatkowe w startupie. Co możemy “wrzucić w koszty”?

Zdjęcie główne artykułu by pexels.com

Dlatego też urzędy skarbowe bardzo skrupulatnie weryfikują wydatki ponoszone przez przedsiębiorców i wymagają udowodnienia związku wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. To właśnie koszty podatkowe i ich zaliczanie stają się często głównym powodem sporów przedsiębiorców z organami podatkowymi. Koszty, które zostaną zaliczone na poczet kosztów uzyskania przychodów, a które nie spełniają założeń przepisów prawa podatkowego, mogą być źródłem odpowiedzialności karnoskarbowej. Jeśli organ podatkowy uzna, że zakwalifikowanie wydatków było niewłaściwe, automatycznie uzna, że podatnik rozliczył podatek dochodowy niewłaściwie.

Z moich obserwacji wynika, że startupy popełniają błędy polegające albo na zaliczaniu określonych wydatków do kosztów podatkowych pomimo, że nie mogą być zaliczone albo z dużej ostrożności nie zaliczają wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Oba postępowania są błędne i tracą na nich przede wszystkim przedsiębiorcy. Z tego względu prowadząc działalność gospodarczą, warto wiedzieć, co i kiedy może stanowić koszty uzyskania przychodu, aby nie mieć problemów z fiskusem.

Zgodnie z przepisami podatkowymi, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ustawodawca nie wskazuje wprost, jakie wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Nie byłoby to możliwe z uwagi na wielość prowadzonych działalności oraz specyfikę określonych branż. Inne koszty uzyskania przychodu będzie miała firma doradcza czy firma marketingowa, a inne firma produkująca żywność.

Jest jednak grupa wydatków ponoszonych w każdej branży, które mogą pomniejszyć przychód np. wydatki na księgowość, usługi marketingowe i reklamowe, pozycjonowanie strony www, zakup domeny i hostingu, zakup baz danych, obsługę prawną czy sprzątanie biura. Wydatki na pieczątkę firmową, wizytówki, ulotki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez większych obaw. Ponadto wszelkie opłaty za Internet, telefon (abonament, doładowania), prowadzenie konta bankowego, przelewy bankowe, odsetki od kredytów oraz pożyczek bankowych będą naszym kosztem podatkowym. Organy podatkowe pozwalają nawet zaliczyć wydatki na zakup kwiatów do biura.

Do kosztów zaliczymy także zakup materiałów biurowych, mebli, lamp, komputera, drukarki, programów komputerowych, aparatu fotograficznego, skanera (do 3 500 tys. zł). Jeżeli chcemy zastrzec logo firmy, to poniesione wydatki z tym związane mogą być kosztem podatkowym. Jeżeli do prowadzonej działalności startup wykorzystuje skuter czy rower – wydatek ten także będzie kosztem uzyskania przychodu. Warto dodać, że dotychczas wszelkie wydatki gastronomiczne były uznawane przez organy podatkowe za koszty przeznaczone na cele reprezentacyjne firmy, które nie mogą zostać odliczone.

Z upływem czasu podejście organów podatkowych uległo zmianie, a spotkania biznesowe z kontrahentami w restauracji, uznano za normę. Tym samym wydatki poniesione na obiad z kontrahentem mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że nie będą miały charakteru reprezentacji. Wydatki na edukację przedsiębiorcy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale nie zawsze. Do kosztów można zaliczyć wydatki związane z opłatami za kursy specjalistyczne, szkolenia czy kursy językowe jednak musi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy, w przeciwnym wypadku fiskus może zakwestionować tego typu wydatek.

Nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych ze szkoleniami, które powiększają wyłącznie poziom ogólnej wiedzy przedsiębiorcy, a nie dostarczają wiedzy, która może być wykorzystana w prowadzeniu działalności. W koszty uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć: literaturę i prasę tematyczną.

Warto pamiętać, że aby określony wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu musi zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (z rachunku bankowego przedsiębiorcy). Wydatek musi być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Poniesienie kosztu musi zostać właściwie udokumentowane (faktura VAT, rachunek).

Od dnia 1 stycznia 2017 r. przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej kwota transakcji przekraczać będzie kwotę 15 tys. zł i nie nastąpiła za pośrednictwem rachunku bankowego. Nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik np. w przypadku spółki z o.o. koszty, które poniesione zostały przez wspólnika spółki lub małżonka osoby prowadzącej działalność gospodarczą. 

Ustawodawca nie wymienia wprost jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla firmy, ale wylicza wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Dlatego warto sprawdzić czy określonych wydatek nie został opisany przez ustawę podatkową. Kosztami nie są np. grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar, kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów.

–

Jarosław Ziobrowski

Adwokat, mentor, autor wielu publikacji z zakresu prawa i podatków i partner w kancelarii Kurpisz i Ziobrowski adwokacka sp.p , twórca Akademii Prawa dla Startupów, oferującej darmowe porady prawne i podatkowe dla startupów.