Współpraca z Japonią – bać się czy nie?

Rzeczywiście, współpraca z japońskimi biznesmenami rządzi się swoimi prawami, ale wystarczy je poznać i ich przestrzegać, aby przyniosła ona obopólną korzyść. 

Mówi się, że Japonia jest jednym z najtrudniejszych rynków. Czy tak jest? Na pewno jest rynkiem innym od zachodniego. Rozważając wszystkie za i przeciw decydujące o podjęciu współpracy z Japończykami, warto pamiętać jednak przede wszystkim o tym, że kraj ten jest wysoko rozwinięty. Proces ten nadal trwa i to na wielu płaszczyznach. Bezrobocie jest niskie, a wysokie jak dotąd podatki wciąż maleją. Tamtejszy rynek staje się dla produktów swego rodzaju bramą do Azji, bo jeśli coś sprzeda się w Japonii, to z pewnością będzie poszukiwane także w innych krajach azjatyckich. Wysoka jakość dostępnych towarów sprawia, że ludzie z całego świata przyjeżdżają do Japonii na zakupy. Robią to nawet sami Chińczycy. Wiele sektorów, takich jak rolnictwo czy opieka zdrowotna, ulega restrukturyzacji i otwiera się na innowacje. Dodatkowo Japonia może pochwalić się przyjazną infrastrukturą biznesową i zaawansowaniem technologicznym. Japończycy lubią nowoczesne gadżety i potrafią docenić piękne wzornictwo. Mówi się także, że Tokio to jedno z najlepszych na świecie miast do życia. Czy nie brzmi to dobrze? Być może właśnie te argumenty przekonują do przyjazdu nie tylko turystów, ale też osoby chcące rozwinąć w Japonii swój biznes.

Otwarte drzwi dla biznesu

Jeszcze do niedawna założenie firmy na rynku japońskim lub nawet zwykła współpraca z innymi przedsiębiorcami były obwarowane restrykcyjnymi zasadami, które zniechęcały zagranicznych przedstawicieli.

– Dotychczas zarejestrowanie spółki zależnej w Japonii przez zagranicznych przedstawicieli właściwie nie było możliwe. Co najmniej jeden z nich musiał tam mieszkać. Aby zamieszkać na miejscu, musiał jednak mieć wizę, a żeby ją dostać, powinien przedstawić urzędnikom dokumenty związane ze spółką. Błędne koło! Japońska Organizacja Handlu Zagranicznego JETRO otrzymywała na te regulacje wiele skarg, dlatego rząd zainicjował reformę, która weszła w życie mniej więcej rok temu. Teraz aby założyć firmę w Japonii, cudzoziemcy nie potrzebują już wizy. Samo uzyskanie wizy jest też dużo łatwiejsze. Osoby posiadające pewne umiejętności zawodowe nie będą mieć z tym problemu – powiedział Akira Makino, menedżer do spraw sprzedaży i ekspert ICT, podczas seminarium IT market in Japan, które odbyło się 27 stycznia w Krakowskim Parku Technologicznym.

Japonia jest zatem coraz bardziej otwarta na prowadzenie biznesów z zagranicą. Nie każdy przedsiębiorca jednak wie, jak rozpocząć współpracę z japońskimi firmami i jakimi zasadami rządzą się relacje z tamtejszymi podmiotami gospodarczymi. Warto pamiętać, że różnice kulturowe między światem zachodnim a Japonią są duże i w dość znaczący sposób mogą wpłynąć na biznes. Poznając je, można jednak uchronić się przed nieporozumieniami i fiaskiem rozmów z Japończykami. 

A jak je poznać? Najlepiej korzystając z wiedzy i doświadczenia tych, którzy Japonię i Japończyków znają. Proces rozpoczęcia współpracy może być wspierany choćby przez takie organizacje jak JETRO, która od ponad 60 lat promuje wzajemny handel i komunikację między Japonią a resztą świata. Czasami warto zdać się na ludzi, którzy są najbliżej nas w biznesie.

– W 2003 roku mieliśmy w firmie kilku stażystów ze Stanów. Jeden z nich opowiedział nam o Japonce, będącej na stażu w innej krakowskiej firmie, której obowiązki służbowe ograniczały się do noszenia kimona i parzenia herbaty. Dziewczyna miała jednak inne ambicje i chciała znaleźć miejsce, w którym będzie mogła rozwijać się i poznać branżę IT. Ponieważ mówiła po angielsku, zaprosiliśmy ją na staż. Któregoś dnia powiedziała nam, że nasz produkt jest tak dobry i wizualnie piękny, że mógłby spodobać się japońskim klientom. W końcu została u nas 5 lat. Od tego się zaczęło – mówi Elżbieta Mistachowicz, wiceprezes w firmie AdRem Software.

Jak widać, drogi do podjęcia współpracy z Japonią mogą być różne. Ważne jest jednak to, aby wiedzieć, jak współpracę rozumieją Japończycy.

Japończyk – wymagający klient czy najlepszy sprzymierzeniec?

– Japończycy jako partnerzy biznesowi różnią się od ich zachodnich kolegów. Mają swoje przyzwyczajenia i oczekiwania, którym trzeba sprostać, aby osiągnąć sukces. My uczyliśmy się zasad rządzących relacjami z przedstawicielami Kraju Kwitnącej Wiśni niemal na żywym organizmie. Czasem nie rozumieliśmy, dlaczego reguły, które działają we współpracy z Niemcami czy Amerykanami, zupełnie nie sprawdzają się w Japonii. Dziś – po latach prób i błędów – wiemy na przykład to, że dla Japończyków ważne są kontakty twarzą w twarz, że są niezwykle drobiazgowi, nieufni wobec zmian, nie lubią mówić po angielsku i oczekują najwyższej jakości. Z taką wiedzą łatwiej nam sprostać ich oczekiwaniom i kontynuować współpracę z obopólną korzyścią – tłumaczy Elżbieta Mistachowicz z AdRem Software, firmy sprzedającej od 2005 roku w Japonii swój program służący do monitorowania sieci.

– Dobrze pracuje się nam z polskimi inżynierami, podobnie jak u siebie wyczuwamy u nich pasję do IT – opowiada Masahiro Tada, prezes firmy Johokobo, która na japońskim rynku sprzedaje produkt AdRem Software. – Bardzo nam się podoba, że AdRem Software patrzy w przyszłość, obserwuje trendy i jest w stanie elastycznie i sprawnie dostosowywać system do wymagań, jakie w najbliższym czasie zostaną postawione przed użytkownikami.

Dojście do porozumienia z japońskim klientem jest zatem możliwe. Nie jest to jednak prosta sprawa. Na co warto zwrócić uwagę? Wyjaśniamy na podstawie doświadczeń w sprzedaży systemu IT.

1. Kontakt twarzą w twarz

W Polsce kontaktujemy się w biznesie głównie poprzez telefony i maile. Coraz rzadziej też się spotykamy. Japońscy klienci oczekują czegoś zupełnie innego. Można wręcz powiedzieć, że zdalna komunikacja z nimi jest dość trudna. Preferują relacje twarzą w twarz, o którą ciężko, będąc kilka tysięcy kilometrów od siedziby klienta. Warto postawić więc na kontakt przez Skype’a lub inny tego typu komunikator, który umożliwia wideorozmowę. Trzeba jednak liczyć się z tym, że taka rozmowa nie będzie trwała 20 minut – jak w przypadku kontaktów z wiecznie zabieganymi klientami z Europy czy Stanów Zjednoczonych, a raczej 2-3 godziny. 

2. Omówienie znanych treści

Spotkania z japońskimi partnerami nie są po to, by przekazywać nowe wiadomości. Jeśli chcemy przedyskutować temat najnowszych wersji oprogramowania czy funkcji, najpierw powinniśmy spisać wszystkie informacje i wysłać je mailem, aby klient jeszcze przed spotkaniem miał czas na zapoznanie się z nimi i porozmawianie o nich ze współpracownikami. Sama rozmowa twarzą w twarz służy przedyskutowaniu już znanych treści. Bardzo często w widoekonferencji bierze udział kilka osób ze strony japońskiej i potrzebują one czasu, by omówić między sobą usłyszane treści i ustalić wspólne stanowisko.

3. Problemy z językiem

Japończycy nie przepadają za mówieniem po angielsku. Dlatego tak bardzo doceniają produkty dokładnie przetłumaczone na ich język. Szanują także partnerów korzystających z pomocy tłumacza. Jest on niezwykle przydatny, nie tylko podczas bezpośredniego kontaktu, ale także przy tworzeniu strony internetowej czy instrukcji obsługi produktu. 

4. Drobiazgowe testowanie

Japońscy użytkownicy są bardzo wymagający. Można nazwać ich wręcz “stress testers”. Przeciążają program, aby sprawdzić zakres jego możliwości, co często doprowadza do testowania tego, jak działa w sytuacjach granicznych. Korzystają z każdej, nawet najgłębiej ukrytej funkcji programu – nie zrażają się jej zawiłością czy trudnościami z konfiguracją. Każdy błąd jest dla nich ważny. Są ich w stanie wykryć więcej niż jakikolwiek inny klient. Jeśli coś nieprzewidzianego ma się wydarzyć, to prawdopodobnie wydarzy się z ich udziałem. W związku z tym każdy element oprogramowania musi być dokładnie przetestowany i szczegółowo wytłumaczony przy pomocy dużej liczby ilustracji, diagramów i modeli. Dlatego instrukcja obsługi skierowana do Kraju Kwitnącej Wiśni często jest dwa razy dłuższa niż ta, która trafia do Europy czy Stanów.

5. Wysoki poziom wsparcia

Dla Japończyków istotny jest wysoki poziom wsparcia ze strony partnera biznesowego. Chcą być informowani nie tylko o nowych cechach oprogramowania, ale także o każdej drobnej zmianie, nawet takiej, która dotyczy nazwy elementu w interfejsie użytkownika. Potrzebują kogoś, kto im dokładnie wytłumaczy, jak używać produktu i jakie rozwiązania wdrożyć. Co więcej, jeśli chcemy usunąć jakąś jego funkcję, musimy być w 100% pewni, że żaden japoński użytkownik z niej nie korzysta.

6. Ostrożność podczas wprowadzania zmian 

Japończycy nie lubią zmian, gdyż wymagają one kolejnego testowania. Dlatego ostrożność w ich wprowadzaniu jest niezwykle istotna. Klienci liczą nawet na naprawianie usterek bez aktualizowania oprogramowania. Gdy mówimy o wdrożeniu nowej wersji, pojawia się panika. Bezpieczniej jest poinformować, że zamierzamy wypuścić wersję 7.8, niż przeskoczyć od razu do wersji 8.0. Dla nas to w większości przypadków po prostu kwestia nazewnictwa, a dla partnera spokoju ducha. 

7. Nieustanna naprawa błędów

Bardziej niż zmian japońscy klienci nie lubią błędów w oprogramowaniu. Można stwierdzić, że sprzedając produkt na rynku japońskim, trzeba nastawić się przede wszystkim na jego naprawianie. Nie wolno jednak zapominać również o wprowadzaniu co jakiś czas technologicznych nowinek czy usprawnień. Trzeba zachować balans między stabilnością i innowacją przez wzgląd na inne rynki.

8. Zaufanie

Zaufanie jest kluczem w relacjach z japońskim klientem. W sytuacji, w której nie dotrzymujemy terminu wypuszczenia nowej wersji lub nie udaje nam się usunąć błędu tak szybko, jak on tego wymaga, oczekiwane są oficjalne przeprosiny, a czasem nawet zwrot pieniędzy. Tutaj interesy klienta często reprezentuje jego dostawca IT, który opiekuje się wieloma różnymi firmami – jeżeli jeden z jego podopiecznych jest niezadowolony, może on nawet przekonać wszystkich pozostałych do przejścia na inny produkt. Jeśli chcemy kontynuować współpracę, musimy zrobić wszystko, żeby naprawić błędy i odzyskać zaufanie. Przez jedną pomyłkę możemy stracić wielu klientów, dlatego proponując produkt Japończykom, musimy być pewni, że oferujemy im najwyższą jakość i mamy wystarczające zasoby do zapewnienia wsparcia technicznego. Należy przy tym pamiętać o wydłużeniu godzin jego dostępności i oczywiście o różnicy czasu.

Mówi się, że jeśli firma odniesie sukces w Japonii, to uda jej się wszędzie. Prawdą jest, że jest to rynek inny niż zachodnie, jednak współpraca z Japończykami wcale nie jest taka trudna. Wystarczy zrozumieć ich potrzeby i sposób prowadzenia biznesu, aby wejście z produktem do Kraju Kwitnącej Wiśni zakończyło się sukcesem.

fot. pexels.com