5 sposobów na zabezpieczenie przed nierzetelnymi kontrahentami

Niezbędne jest także skuteczne egzekwowanie płatności i zachowanie płynności finansowej.

1. Weryfikacja kontrahenta 

Przedsiębiorczość to nie tylko pozyskiwanie jak największej liczby zleceń, ale również weryfikacja ich opłacalności pod względem stosunku inwestycji do otrzymanej zapłaty oraz ocena samego kontrahenta. Z problemem nieściągalnych należności boryka się wielu przedsiębiorców, dlatego przed zawarciem umowy z partnerem, z którym dotychczas nie współpracowaliśmy, należy przede wszystkim sprawdzić następujące rejestry:

• Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – katalog jednoosobowych działalności gospodarczych;
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – rejestr podmiotów gospodarczych m.in: spółek, stowarzyszeń czy organizacji pożytku publicznego;
• Główny Urząd Statystyczny (GUS) – Baza Internetowa Regon zawierająca dane wszystkich firm, które dokonały wpisu w rejestrze REGON.

Informacje na temat wypłacalności można znaleźć w Biurze Informacji Gospodarczej (BIG) gromadzącym, przechowującym i udostępniającym dane o nierzetelnych dłużnikach: Krajowym Rejestrze Dłużników, InfoMonitorze i Rejestrze Dłużników ERIF. W celu oceny wiarygodności płatniczej kontrahenta warto również sprawdzić opinie o danej firmie w internecie, a w przypadku spółek sprawozdania finansowe.

Powyższe czynności pozwolą nam ocenić ryzyko danej transakcji i podjąć świadomą decyzję dotyczącą ewentualnej współpracy, czasem najlepszym zabezpieczeniem utrzymania płynności finansowej firmy jest wycofanie się z zawierania ryzykownych kontraktów biznesowych.

2. Dokumentacja zawartej transakcji sposobem na zabezpieczenie zapłaty

Ze względu na mnogość firm oferujących różnorodne produkty czy usługi, pozyskanie nowych kontrahentów może być trudne, dlatego czasem decydujemy się na transakcję z firmą, która nie budzi naszego zaufania. Warto wówczas zabezpieczyć taką transakcję poprzez dbałość o szczegóły formalne. Jeżeli intuicja nas nie zawiedzie i pojawią się problemy z wyegzekwowaniem płatności, łatwiej będzie otrzymać należną zapłatę za wykonaną usługę czy sprzedany towar.

W przypadku, gdy płatność nie zostanie uregulowana z zachowaniem ustalonego terminu, w egzekucji pieniędzy pomogą nam wszelkie dokumenty potwierdzające zawarcie transakcji. Oznacza to, że już na etapie rozmów wstępnych i ustalania warunków zamówienia, warto gromadzić dokumentację związaną ze sprzedażą. Wszystkie istotne informacje takie jak m.in. termin dostarczenia towarów/usług, cena, termin zapłaty lepiej jest zawrzeć na piśmie, gdyż udowodnienie ustnych ustaleń jest praktycznie niemożliwe. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby w kontrakcie widniał zapis umowny o karze za przekroczenie terminu płatności czy wyższych od ustawowych odsetkach za opóźnienie w zapłacie.

Umowa sprzedaży lub umowa o wykonanie usług musi zostać podpisana przez osobę upoważnioną do zawierania tego typu umów, upewnijmy się zatem, że osoba, która składa swój podpis jest do tego uprawniona. Istotną kwestią jest również wywiązanie się z warunków umowy przez firmę dostarczającą produkt. Dokumenty potwierdzające odbiór towaru czy wykonanie usługi, z zachowaniem ustalonego wcześniej terminu również będą pomocne w sprawnym odzyskaniu naszych pieniędzy od nierzetelnego kontrahenta.

3. Podpis na fakturze

Aktualnie nie ma konieczności składania podpisu na fakturze przez odbiorcę, gdyż zgodnie z przepisami nie jest on niezbędnym elementem faktury. Warto jednak skorzystać z tej opcji i poprosić kontrahenta o złożenie podpisu, szczególnie w przypadku transakcji budzących nasz niepokój w odniesieniu do płatności. W razie trudności w uzyskaniu zapłaty, podpis stanowić będzie dowód akceptacji ceny i terminu płatności określonych na fakturze.

4. Wpłata zaliczki 

W przypadku transakcji, względem których zachodzi podejrzenie niedotrzymania warunków umowy można umówić się z kontrahentem na wcześniejszą wpłatę zaliczki czy zadatku w określonej kwocie. Trudność w uzyskaniu wpłaty powinna być dla nas sygnałem ostrzegawczym przed dostarczeniem towaru lub usługi. 

Otrzymanie zaliczki, przedpłaty, zadatku, raty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi powoduje konieczność opodatkowania jej tylko podatkiem VAT. Oznacza to, że podatek dochodowy od danej sprzedaży zapłacimy dopiero po wystawieniu faktury końcowej.

Warto podjąć próbę egzekucji pieniędzy już na etapie pierwszej wpłaty, a jeżeli nasze wysiłki okażą się bezskuteczne wysłać do kontrahenta zawiadomienie o wstrzymaniu dostawy towarów czy zawieszeniu świadczenia usługi. Jeżeli to również nie pomoże, należy rozważyć zerwanie umowy w celu ograniczenia ewentualnych strat.

5. Czy odpowiednio sporządzona umowa to tylko jednostronna korzyść?

Problemy z nierzetelnymi kontrahentami ograniczają się nie tylko do trudności z wyegzekwowaniem zapłaty. Na naszej drodze mogą stanąć również nieuczciwi sprzedawcy, którzy nie wywiązują się z warunków zawartej umowy np. spóźniają się z wykonaniem usługi czy dopuszczają się innych nieprawidłowości mających wpływ na jakość produktu. Z punktu widzenia odbiorcy, podejmując współpracę często zależy nam na terminowym wykonaniu usługi przez naszego partnera biznesowego czy otrzymaniu na czas zamówionych towarów. 

O odpowiednie zabezpieczenie transakcji powinien zatem zadbać nie tylko sprzedawca, ale także kupujący poprzez zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji, umowę zawartą w formie pisemnej i z dodatkowym zapisem o karze za przekroczenie terminu wykonania usługi lub zrealizowania jej w sposób wadliwy. Podsumowując, możemy stwierdzić, że sporządzenie jasnej umowy, precyzującej prawa i obowiązki obu stron korzystne zarówno dla sprzedawcy jak i kupującego. Wykonawca usługi zyskuje lepsze zabezpieczenie płatności, a odbiorca ma większą pewność dotrzymania warunków umowy.

Jak odzyskać pieniądze?

Po upływie terminu płatności w pierwszej kolejności należy niezwłocznie wysłać wezwanie do zapłaty, czyli pismo kierowane do nierzetelnych kontrahentów, w którym wierzyciel wzywa dłużnika do uregulowania określonej kwoty, wyznaczając dodatkowy termin. Jest to nie tylko najprostsza droga do odzyskania naszych pieniędzy, ale często również skuteczna. W przypadku konieczności wszczęcia postępowania sądowego fakt dostarczenia do kontrahenta wezwania do zapłaty świadczyć będzie natomiast o podjęciu stosownych działań w celu dobrowolnego wyegzekwowania należności. Warto posiadać również potwierdzenie odbioru pisma, zatem wezwanie do zapłaty najlepiej wysyłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. 

Zaleganie z płatnością kontrahenta nie zawsze jeszcze oznacza brak jego dobrej woli, czasem są to problemy z płynnością finansową zdarzające się każdemu przedsiębiorcy lub błąd osoby odpowiedzialnej za regulowanie zobowiązań. Pamiętajmy, że zawsze najlepszą dla obu stron drogą jest polubowne załatwienie sporu.

– 

Karolina Szopa 

Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie od 2015 roku pełni funkcję doradcy ds. księgowości. Zajmuje się również pisaniem artykułów o tematyce księgowej, publikowanych na blogu dla przedsiębiorców inFakt. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.