W celu rozwinięcia pomysłu na biznes trzeba więc dysponować pakietem pomysłów, aby z nich w drodze testów rynkowych wyłonić ten właściwy. Z takim dylematem borykają się szczególnie te organizacje, które są obecne na dojrzałych rynkach o dużej konkurencji. Wtedy maksyma “Wyróżnij się albo zgiń” nabiera szczególnego znaczenia. W pewnym momencie jesteśmy w sytuacji, gdy mamy rynek, znamy klientów, dostarczamy im produkty lub świadczymy usługi. Co zrobić, aby wykreować dla nich innowację, która osiągnie sukces i pozwoli firmie na dalszy rozwój?
Na rynku oprogramowania dla małych i średnich firm (MSP) panuje ogromna konkurencja. Varico od prawie 30 lat produkuje oprogramowanie dla wielu tysięcy Klientów, a każdy z naszych programów ma setki swoich konkurencyjnych odpowiedników. Z tego względu Klient ma trudność w wyborze programu, który będzie najlepszą odpowiedzią na jego potrzeby. Programy stają się coraz bardziej podobne do siebie i wykonują te same funkcje na przykład w ostatnim czasie bardzo potrzebną emisję i wysyłkę plików JPK.
Szacuje się, że aż kilka tysięcy dostawców oprogramowania stacjonarnego (głównie Windows) i chmurowego (Web i aplikacje mobilne) dostarcza oprogramowania do wystawiania faktur, prowadzenia księgowości, kadr i płac. Na tym oprogramowaniu wystawia się około 1,5 miliarda faktur rocznie! Wiele z tych faktur jest następnie przetwarzanych przez odbiorców. Z tą wiedzą postanowiliśmy odpowiedzieć sobie na niezwykle ważne dla nas pytanie – co odbiorcy biznesowi robią z otrzymanymi fakturami?
W naszych poszukiwaniach innowacji odnieśliśmy się do idei zawartej w książce pt. “DNA innowatora. Zostań mistrzem we wdrażaniu innowacji!”, której autorami są: Jeff Dyer, Hal Gregersen, Clayton M. Christensen. Książka mówi o pięciu umiejętnościach odkrywczych, takich jak: obserwowanie, kwestionowanie, kojarzenie, prototypowanie i nawiązywanie kontaktów. Poniżej zobaczycie, jak zinterpretowaliśmy te kroki i wdrożyliśmy je z sukcesem w naszej firmie.
1. Obserwowanie
Obserwując naszych klientów zauważyliśmy, że odbierane faktury w formie plików PDF po prostu drukują. Dzięki temu dział księgowości w firmach klientów może mieć jednolite procesy pracy, niezależnie od formy faktury. Niestety wymaga to nie tylko czasu na wydruk, ale także zużycia energii czy papieru i cierpi na tym nasze środowisko. Niewielka liczba księgowych próbuje sobie pomóc skanując wszystkie faktury (także te w formie PDF) i następnie zamawiając usługę przetwarzania skanów faktur na dane. Niestety taka usługa jest opłacalna tylko w dużych biurach rachunkowych.
Aby zachęcić naszych klientów do zmiany tego podejścia na bardziej praktyczne i ekologiczne konieczna jest zmiana świadomości księgowych często z kilkudziesięcioletnim stażem. Wadą całej metody jest jednak niepewność, którą wprowadza skanowanie. Tylko ok. 80-90% przetworzonych danych jest poprawnych, resztę trzeba uzupełniać ręcznie. Alternatywą dla skanowania faktur jest wymiana elektroniczna, lecz korzysta z niej niewielka liczba firm. Z reguły są to bardzo duże i blisko ze sobą współpracujące podmioty. Wdrożenie i następnie utrzymanie systemów EDI (elektronicznej wymiany danych) jest opłacalne dopiero przy bardzo dużej skali działalności np. w sieciach handlowych. Mniejszym firmom pozostaje więc przepisywanie danych, które ktoś już przecież wpisał do komputera podczas wystawiania faktury. I właśnie ta sytuacja popchnęła nas do kreowania innowacji.
2. Kwestionowanie
Kwestionując taki stan rzeczy zaczęliśmy zastanawiać się w jaki sposób zmienić pracę księgowych na ciekawszą i nastawioną na analitykę biznesową, a nie na ręczne przepisywanie danych. Doszliśmy do wniosku, że to wystawca faktury powinien przygotować dane w taki sposób, aby mogły być wykorzystane przez odbiorcę do ich automatycznego wczytania. Można to już dzisiaj zrobić wystawiając w pełni elektroniczną fakturę zawierającą wewnątrz pliku PDF (lub jako osobny plik) całą strukturę informacji w formie XML. Jednak po przeanalizowaniu losowych 100 plików PDF z faktur zakupowych naszych klientów tych prawdziwie elektronicznych było zaledwie kilka.
Co gorsza, bez specjalistycznych narzędzi “nie widać” czy plik PDF to tylko obraz faktury, czy w pełni elektroniczna faktura ze strukturą danych. Księgowy może nawet nie wiedzieć, że ma możliwość automatycznego zaksięgowania takiej faktury. Z tego już prosty wniosek do stwierdzenia, że faktura musi mieć wyraźne oznaczenie, że nadaje się do automatycznego przetwarzania. Co ważne – automatyczne przetwarzanie powinno być możliwe niezależnie od tego czy jest to papier czy też plik PDF. W ten sposób będzie możliwe swobodne przenikanie się świata papierowego i elektronicznego ze wszystkimi korzyściami dla odbiorcy.
3. Kojarzenie
Skojarzyliśmy, że obecnie na niewielkim procencie faktur znajdują się kody QR do płatności mobilnych. Kody te zawierają jednak tylko niektóre dane z faktury, więc nie pozwalają na automatyczne przetwarzanie całych faktur. Dzięki nim można jednak łatwo i szybko zapłacić mobilnie za fakturę i to aż w dziesięciu bankach w Polsce. W kodach QR nie uda się zmieścić wszystkich danych faktury, gdyż taki kod musiałby być bardzo duży a przez to zupełnie niepraktyczny. Jednak do przechowywania danych świetnie nadaje się chmura. Faktury można przechować i udostępnić odbiorcy na każde jego życzenie. Ale pod pewnymi warunkami. Należy zapewnić bezpieczeństwo danych zawartych na fakturach oraz całkowitą poufność firmy wystawiającej i odbierającej. Jest to warunek niezbędny do współpracy pomiędzy dostawcami konkurencyjnych systemów informatycznych.
Wydaje się to jednak prawie niemożliwym, aby w systemie nie przechowywać ani danych tego kto fakturę wystawił, ani na co i dla kogo. Jednak informatyka dostarcza wielu narzędzi pozwalających identyfikować wystawców i odbiorców (losowe identyfikatory), czy przechowywać dane w poufny sposób (szyfrowanie). I tak to właśnie zrobiliśmy. Równocześnie, umieszczony na fakturze QR kod został dodatkowo “otoczony” ciekawą grafiką, dzięki czemu przykuwa uwagę i wzbudza zainteresowanie.
4. Prototypowanie
Prototyp naszej PrzyjaznejFaktury zawierał QR kod zgodny w stu procentach z kodami do płatności mobilnych. Oprócz tego pozwalał na zidentyfikowanie faktury oraz zawierał indywidualne dla każdej faktury hasło szyfrujące. Dzięki temu pogodziliśmy wiele z pozoru sprzecznych wymagań. Każda faktura jest szyfrowana innym hasłem i trzeba posiadać QR kod, aby móc odczytać zawarte w niej dane. A kod jest umieszczony wyłącznie na fakturze. Czyli tylko ten, który widzi fakturę ma dostęp do wszystkich jej danych zawartych w chmurze, my nie możemy ich odczytać. Pracując dalej nad prototypem rozszerzyliśmy go o możliwości przechowywania faktur na serwerach naszych partnerów (czyli firm wystawiających dużą liczbę faktur), czy też na serwerach producentów oprogramowania.
Dzięki temu nie dość, że faktury zostały zabezpieczone hasłem, to dodatkowo nie muszą być u nas w ogóle przechowywane. Zapewnia to jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa. Nasza rola polega więc na pośredniczeniu między wystawcą faktury a jej odbiorcą. W efekcie, odbiorca pobiera dane faktury bezpośrednio od wystawcy do swojego systemu.
5. Nawiązywanie kontaktów
Nawiązując kontakty zdobywaliśmy kolejne opinie od partnerów i naszych klientów. Bardzo ważne były dla nas spotkania z księgowymi, którzy nie pracują na naszych programach. Z kolei prezentacje i spotkania na konferencjach wniosły do naszego projektu spojrzenie z perspektywy marketingu czy logistyki. Takie rozmowy dały nam dużo obiektywnego spojrzenia i nakierowały nas na nowe możliwości. Analizujemy każdą uwagę czy spostrzeżenie i wszystkie obiekcje. Szczególnie cenne są dla nas te, które mówią dlaczego nasz potencjalny partner nie chce uczestniczyć w projekcie. Jedna z takich uwag doprowadziła do tego, że wprowadziliśmy dodatkowy etap weryfikacji poprawności danych wysyłanych do chmury. Kolejna spowodowała znaczące uproszczenie w procesie generowania QR kodu i umieszczania plików faktury w chmurze. Poza tym nawiązując bezpośrednie kontakty zdobywamy zaufanie partnerów i jednocześnie weryfikujemy nasze hipotezy.
Książka „DNA Innowatora” i nabyta na przykładzie naszego projektu praktyka pozwala nam stwierdzić, że pięć wymienionych w publikacji umiejętności odkrywczych jest faktycznie niezbędnych przy wdrażaniu innowacji.
Obserwowanie pozwoliło wychwycić wiele niuansów pracy klientów. Kwestionowanie z kolei było dla nas nieustannym zadawaniem sobie i klientom pytań, często niepopularnych i niewygodnych. Jednak odpowiedzi na takie pytania znacząco poszerzyły horyzonty naszych poszukiwań oraz uruchomiły zaskakujące pokłady kreatywności. Tymczasem kojarzenie, zwłaszcza z bardzo odległych dziedzin, pozwoliło nam na kreatywne rozwijanie już wypróbowanych rozwiązań.
Prototypowanie z kolei – zdobywanie cennych opinii we wczesnych fazach projektu oraz na jego częste zmiany bez ponoszenia dużych kosztów. Wreszcie – nawiązywanie kontaktów pozwoliło nam na uzupełnienie projektu o szereg istotnych szczegółów, a także na dostosowanie oferty do różnych grup partnerów.
Jesteśmy dopiero na początku drogi, otwarci na wszelkie wskazówki i kolejnych partnerów. Każda zachęta czy krytyczna uwaga stanowi dla nas motywację do rozwoju i poszukiwań. Uśmiech klientki po wczytaniu w ciągu sekundy danych z faktury jest po prostu bezcenny. Dla takiej wizji zadowolonych księgowych chce nam się pracować.
–
Rafał Łożyński
Project Manager PrzyjaznejFaktury
Przedsiębiorca, pasjonat innowacji, anioł biznesu. Wierzy, że praca z oprogramowaniem biznesowym może sprawiać ludziom radość. Od ponad 25 lat prowadzi firmę, która produkuje oprogramowanie dla małego i średniego biznesu. Pracuje wyłącznie zespołowo.
