Jak rozliczyć najem długoterminowy samochodu w firmie?

Najem długoterminowy samochodu – podstawowe informacje

Najem długoterminowy samochodu, inaczej nazywany usługą „auto na abonament”, to forma finansowania pozwalająca na jazdę wybranym pojazdem w ramach comiesięcznego abonamentu. Umowa wynajmu trwa zazwyczaj od 12 do 48 miesięcy – przez cały ten okres to firma wynajmująca jest właścicielem auta.

Pod koniec obowiązywania kontraktu najemca ma kilka możliwości – może on:

• kontynuować długoterminowy wynajem z tym samym lub innym autem;
• wykupić pojazd;
• oddać samochód firmie wynajmującej i zakończyć najem.

Najem samochodu długoterminowy jest przeznaczony zarówno dla właścicieli firm, jak i dla osób prywatnych. Przedsiębiorcy, którzy decydują się na tę formę finansowania, mogą uwzględniać comiesięczny abonament w kosztach prowadzenia działalności, a tym samym – wpływać na wysokość podatku do zapłaty. Nie bez powodu na tę usługę decyduje się nawet co trzeci właściciel firmy w Polsce (wg. danych Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów).

Warto wiedzieć:
Zawierając umowę najmu długoterminowego auta, można wnieść opłatę na start, która wpływa na wysokość comiesięcznej opłaty abonamentowej – jest ona jednak całkowicie dobrowolna.

W ramach najmu długoterminowego auta firmy wynajmujące oferują klientom różny zakres usług. Przykładowo, platforma Automarket umożliwia wybór między pakietem podstawowym Basic a pakietem rozszerzonym Comfort. Drugi z nich obejmuje m.in. koszty ubezpieczenia, koordynację likwidacji szkód, auto zastępcze na czas naprawy, obsługę serwisową, a nawet serwis, wymianę i przechowywanie opon.

Najem długoterminowy samochodu a koszty uzyskania przychodu

Jak wskazuje art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów (inaczej koszty podatkowe) uznaje się wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Opłata abonamentowa stanowi zatem KUP.

Podczas rozliczania podatku można ponadto odliczyć wydatki na tankowanie, naprawy czy opłaty za postój na parkingach. Ustawodawca określił natomiast limit 150 tysięcy złotych wartości długoterminowo wynajmowanego samochodu – to górna granica, do której opłata abonamentowa może zostać odliczona od kosztów podatkowych.

Ważne zatem, aby w umowie najmu długoterminowego samochodu widniała jasna informacja na temat wartości wynajmowanego auta – pozwala ona ustalić wydatki uwzględniane w kosztach podatkowych.

Czy w przypadku długoterminowego najmu obowiązuje kilometrówka?

Do 2018 roku, aby móc zaliczyć opłaty związane z najmem długoterminowym auta, należało prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Prowadzona kilometrówka uwzględniała częstotliwość oraz sposoby korzystania z pojazdów w firmie.

Od 2019 roku nie ma już jednak potrzeby jej prowadzenia do celów podatkowych. Jeśli natomiast chodzi o ujęcie kwoty abonamentu w KPiR, koszt uzyskania przychodu należy ująć w 13. kolumnie księgi.

Korzystanie z wynajmowanego pojazdu w sposób mieszanyObecnie, jeśli przedsiębiorca użytkuje wynajęty pojazd zarówno do celów firmowych, jak i do celów osobistych, ma prawo:

• odliczyć od związanych z nim wydatków 50% podatku VAT;
• ująć 75% kosztów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

W przypadku czynnych podatników VAT korzystających z auta w celach firmowych i prywatnych, w KPiR odnotowuje się z kolei 75% sumy wartości netto wraz z nieodliczonymi 50% VAT.

Korzystanie z wynajmowanego auta wyłącznie w celach firmowychJeśli właściciel firmy korzysta z najmowanego pojazdu wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością, ma prawo odliczyć 100% podatku VAT i 100% kosztów eksploatacyjnych.
Wówczas trzeba jednak:

• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT;
• zgłosić samochód do urzędu skarbowego, korzystając z formularza VAT-26;
• stworzyć regulamin korzystania z samochodu w ramach działalności przedsiębiorstwa.

Najem długoterminowy samochodu to dobre rozwiązanie dla każdego właściciela firmy, któremu zależy na możliwości generowania stałych kosztów. Rozliczanie wynajmu nie wymaga od takiego przedsiębiorcy wielu formalności, a może zapewnić duże korzyści finansowe.

Artykuł sponsorowany.