Jak optymalnie dobrać flotę samochodową dla małej firmy?

Kiedy przychodzi końcówka roku, nadchodzi czas planowania budżetu w firmie na nadchodzący rok. Planując wydatki powinniśmy przede wszystkim zacząć od tych największych. W przypadku małych firm do takich kosztów należy z pewnością flota samochodowa, która co jakiś czas w każdym przedsiębiorstwie wymaga odświeżenia. Odpowiednio dobrane pojazdy nie tylko usprawnią działalność naszego przedsiębiorstwa, ale także mogą obniżyć koszty operacyjne i pozytywnie wpłyną na wizerunek firmy. Radzimy jak optymalnie dobrać flotę samochodową dla małego przedsiębiorstwa, uwzględniając różne potrzeby i profile działalności.

Ile w Polsce mamy małych firm i czym się zajmują?

W Polsce najliczniejszą grupą przedsiębiorstw jest sektor MŚP (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa), które stanowią aż 99,8 proc. firm w kraju. Aż 97,2 proc. stanowią mikroprzedsiębiorstwa (2,3 mln), zaś tuż za nimi plasują się małe firmy, których jest łącznie 48,2 tys. (2,1 proc.). Większość firm należy do sektora usług (55,2 proc.). Co piąta firma działa w handlu (20 proc.), a prawie co siódma – w budownictwie (15,5 proc.). Z kolei blisko co jedenaste przedsiębiorstwo z sektora MŚP (9,3 proc.) prowadzi działalność w przemyśle.

Ile i jakie samochody wybierają najczęściej klienci flotowi?

O tym, jak ważni są klienci flotowi na rynku nowych aut w Polsce, świadczy udział firm wynoszący aż 68,52 proc., co przekłada się na 306 085 zarejestrowanych samochodów od stycznia do października 2024 roku. Według szacunków Samaru realny udział firm może być jednak jeszcze wyższy i wynosić nawet 80 proc. Najpopularniejszymi samochodami flotowymi w Polsce są Toyota Corolla (18 104 szt.), Skoda Octavia (13 086 szt.) oraz Toyota Yaris (7629 szt.), zaś w przypadku aut dostawczych udział firm wynosi blisko 90 proc., a liderami są Renault Master (7808 szt.), Fiat Ducato (4431 szt.) oraz Iveco Daily (4367 szt.).

W przypadku Superauto.pl udział firm jest jeszcze większy i od stycznia do września 2024 roku wyniósł on 82,76 proc. Najczęściej wybieranymi markami przez klientów Superauto.pl po trzech kwartałach 2024 r. były Renault (11 proc.), Mercedes (10,66 proc.) oraz Ford (9,5 proc.).

Jakie finansowanie wybierają małe firmy?

Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na leasing samochodu. W pierwszym półroczu 2024 r. firmy leasingowe zrzeszone w Związku Polskiego Leasingu udzieliły finansowania o łącznej wartości 54,8 mld zł. Większość klientów (72,2 proc.) firm leasingowych w I półroczu 2024 roku stanowili przedsiębiorcy z segmentu małych i mikro firm. Udział małych firm, czyli takich o rocznych obrotach od 5 do 20 milionów, wyniósł 18,8 proc.

– Widzimy, że Klienci Superauto.pl najczęściej sięgają po leasing operacyjny – udział tej formy finansowania od stycznia do października 2024 wyniósł nieco ponad 84 proc. Leasing operacyjny jest bardzo wygodny, jeśli chodzi o sposób rozliczania kosztów z nim związanych oraz stosunkowo łatwo można go uzyskać. To główne czynniki mające wpływ na jego popularność wśród przedsiębiorców. Warto również dodać, że ta forma finansowania jest zazwyczaj przyznawana w oparciu o uproszczoną procedurę, co oznacza, że klient nie  musi dokumentować swoich wyników finansowych. Co więcej, decyzję o przyznaniu leasingu operacyjnego możemy otrzymać nawet w ciągu godziny od momentu złożenia wniosku. Jak widać, jest to forma finansowania, która daje przedsiębiorcom sporo korzyści, dlatego też firmy się tak często na nią decydują – komentuje Marzena Polaczek-Gierczak, Dyrektor Działu Wsparcia Sprzedaży ds. Operacyjnych w Superauto.pl.

Optymalny wybór floty najlepiej zacząć od określenia potrzeb

Pojawia się zatem pytanie, od czego zacząć optymalny dobór floty? Przede wszystkim powinniśmy wyraźnie określić swoje potrzeby i charakterystykę prowadzonej działalności. Jeśli potrzebujemy samochodów do przewożenia towarów, to po pierwsze jak dużego pojazdu potrzebujemy, czy bardziej liczą się przestrzeń, ładowność lub też inne czynniki, wreszcie, czy autem będzie przewożonych też więcej osób. Przykładowo, jeśli oczekujemy od samochodu głównie pakowności, optymalnym wyborem będzie dostawczy van, jeśli zaś i pakowności i przewozu osób, warto skusić się na jakieś kombi lub brygadówkę.

Przykładowe potrzeby i spełniające je samochody

Kolejnym ważnym aspektem jest określenie tego, gdzie będziemy się poruszać. Jeżeli świadczymy usługi głównie w mieście, dobrym wyborem będzie miejskie lub kompaktowe auto z napędem hybrydowym lub elektrycznym, ewentualnie benzynowym. Jeżeli natomiast potrzebujemy auta w trasy, najlepszy okaże się diesel. W niektórych branżach, np. w budowlanej, często eksploatuje się auta także w terenie, stąd też dobrą opcją może okazać się pickup.

Przekładając to na konkretne modele, do dostaw w mieście sprawdzą się auta pokroju Renault Kangoo czy Fiata Doblo. Dla ekip serwisowych sprawdzą się z kolei vany z dużą przestrzenią ładunkową, jak Ford Transit Custom czy Toyota Proace. Do przewożenia gabarytów nadadzą się natomiast duże vany, jak Fiat Ducato czy Renault Master. Z kolei do przewożenia osób dobre będą kompaktowe kombi jak Toyota Corolla TS czy Skoda Octavia bądź też minibusy pokroju Renault Trafica, czy Volkswagena Caravelle. W branży budowlanej sprawdzą się natomiast brygadówki jak np. Volkswagen Crafter, czy Citroen Jumpy lub też pickupy pokroju Forda Rangera, czy Toyoty Hilux.

Określenie rozmiarów floty i wybór właściwego finansowania

Następnie musimy zdecydować, jak duża ma być flota samochodów w naszej firmie. Powinniśmy zatem oszacować, ile samochodów potrzebuje nasza firma na co dzień. Jeżeli dynamicznie się rozwijamy, warto rozważyć leasing lub wynajem długoterminowy, które pozwolą na optymalizację kosztów i sprawną wymianę lub rozbudowę floty. Wybór odpowiedniego finansowania daje również większą elastyczność i możliwość szybszego reagowania na dynamicznie zmieniającą się sytuację na rynku. Pamiętajmy też, że decydując się na zakup wielu samochodów naraz, możemy często liczyć na specjalne rabaty flotowe oraz lepsze warunki ubezpieczenia. Same koszty i zakres ubezpieczenia też powinniśmy na chłodno przeanalizować i ustalić, na jakiej ochronie nam zależy.

Analiza całkowitych kosztów posiadania pojazdu

Oczywiście przy planowaniu floty powinniśmy uwzględnić całkowity koszt posiadania samochodu, na który składają się nie tylko koszt zakupu samochodu i leasingu, ale również wydatki na paliwo, koszty serwisowe oraz amortyzacja, gdyż samochody najwięcej tracą na wartości w ciągu pierwszych 3 lat. Z drugiej strony wybór nowego samochodu zmniejsza ryzyko przestojów związanych z naprawami auta. Niektóre koszty, jak np. wydatki na paliwo możemy zmniejszyć już na wstępie poprzez wybór oszczędnego i taniego w eksploatacji samochodu, np. z napędem hybrydowym lub też wyposażonym w fabryczną instalację LPG, a takich propozycji na rynku też nie brakuje. Przed wyborem danego modelu warto też porównać szacunkowe koszty przeglądu dla interesujących nas samochodów.

Pamiętajmy też o aspektach wizerunkowych

Pamiętajmy wreszcie, że samochody nierzadko są też wizytówką naszej firmy, a zatem kwestie wizerunkowe również odgrywają istotną rolę przy planowaniu floty. Przykładowo, jeżeli świadczymy usługi premium, warto wybrać samochód marki premium. W branżach logistycznych i budowlanych lepiej sprawdzą się natomiast dostawcze vany. Nie zapomnijmy też o obrandowaniu naszych aut, by zwiększyć rozpoznawalność naszego przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Podsumowując, planowanie floty wymaga od nas chłodnej kalkulacji, dokładnej analizy potrzeb i budżetu, gdyż wydatki z nią związane do małych nie należą. Mądrze zaplanowana flota pozwoli nam jednak nie tylko na optymalizację kosztów w nadchodzącym roku, ale również usprawni działania naszej firmy i wpłynie korzystnie na jej wizerunek. Dobór floty jest zatem szerzej zakrojoną średnio- i długoterminową strategią, uwzględniającą ekonomię, elastyczność i dopasowanie do specyfiki działalności, co może znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności operacyjnej naszej firmy.