Konieczność stosowania kasy fiskalnej może być kłopotliwym i kosztownym obowiązkiem, zwłaszcza na początku działalności. Przepisy szczegółowo określają kto musi, kto nie musi, a kto tylko pod pewnymi warunkami musi stosować kasę fiskalną. Przedsiębiorca rozpoczynający działalność powinien znać te zasady, żeby prowadzić firmę zgodnie z prawem i zarazem, żeby nie nabyć kasy fiskalnej bez potrzeby.
Zdjęcie royalty free z Fotolia
Kupować kasę fiskalną i stosować w firmie, czy nie? Z uwagi na to, że przepisy dotyczące kas są dość skomplikowane, można mieć wątpliwości i jest to zrozumiałe. Spróbujmy jednak wyjaśnić je po kolei.
Klientem inna firma? Kasy nie trzeba instalować
Rozważając kwestię kasy w firmie, pierwsze i najważniejsze pytanie, które trzeba sobie zadać brzmi: Czy klienci to inne firmy, czy osoby prywatne?
Jeśli firma prowadzi sprzedaż wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców nie musi instalować kasy fiskalnej, niezależnie od rodzaju sprzedaży, czy sposobu zapłaty. W tym przypadku transakcje dokumentowane są fakturami lub rachunkami, ewentualnie trafiają do odrębnej ewidencji (jeśli sprzedawca nie jest czynnym VAT-owcem, a nabywca nie żąda rachunku).
Kasa fiskalna może okazać się konieczna tylko, jeśli klientami są osoby prywatne, czyli te, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeśli wśród klientów firmy są osoby prywatne (choćby sporadycznie), trzeba koniecznie zapoznać się ze szczegółowymi nakazami i zakazami, jeśli chodzi o stosowanie kasy fiskalnej.
Kiedy od kasy fiskalnej nie ma ucieczki?
Drugie pytanie, które trzeba sobie zadać brzmi: Czy kasa fiskalna nie jest konieczna od początku działalności? Niektóre firmy nie mają możliwości zastosowania jakichkolwiek zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Taka konieczność pojawia się m.in. w związku ze sprzedażą:
- tytoniu i alkoholu,
- sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego (również sprzedaż używanego telewizora czy telefonu),
- części i akcesoriów samochodowych,
- sprzętu fotograficznego (z wyłączeniem części i akcesoriów fotograficznych),
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (np. srebrna biżuteria),
- oprogramowania i muzyki zapisanych na płytach CD, DVD, kartach pamięci,
- usług przewozu osób taksówkami.
Cała lista znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów. Konieczność instalacji kasy i wydawania paragonów pojawia się już momencie, gdy przedsiębiorca handluje przynajmniej jednym z zaznaczonych towarów.
Załóżmy więc, że przedsiębiorca sprzedaje ręcznie wyrabianą biżuterię z drewna lub filcu. Jeśli do swojej oferty zdecyduje się dołączyć złotą biżuterię, to pojawi się konieczność zakupu i stosowania kasy fiskalnej na całą sprzedaż. Jeśli zaś sprzedaż nie kwalifikuje się do żadnej z kategorii nakazujących stosowanie kasy fiskalnej, można rozważać zwolnienia. Istnieje przynajmniej kilka ich rodzajów.
Charakter działalności może zwolnić z ewidencji na kasie
Trzecie pytanie, które należy sobie zadać brzmi: Z jakiego rodzaju zwolnień z kasy fiskalnej można skorzystać?
Najprostsze i najwygodniejsze zwolnienie z kasy fiskalnej dotyczy charakteru prowadzonej działalności, czyli rodzaju sprzedaży (typ usługi, typ towaru). Z tego zwolnienia może korzystać szereg firm zajmujących się m.in. usługami:
- pocztowymi i kurierskimi,
- finansowymi,
- w zakresie edukacji (z pewnymi wyjątkami),
- hotelarskimi.
Analogiczne zwolnienie opiera się na sposobie zapłaty i sposobie udokumentowania sprzedaży. Zwłaszcza ta pierwsza opcja jest ciekawa, ponieważ może dotyczyć np. usług świadczonych przez Internet.
Zwolnienie ze względu na sposób zapłaty
Z kasy fiskalnej zwolniona jest sprzedaż, która spełnia łącznie dwa warunki:
- Opłacana jest za pośrednictwem banku, np. przelewem, zaliczeniem pocztowym, czy kartą kredytową.
- Sprzedawca prowadzi ewidencję, z której wynika:
jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres) – w przypadku sprzedaży wysyłkowej,
jakiej konkretnie czynności dotyczyła – w przypadku usług, a także sprzedaży biletów i rezerwacji miejsc przy przewozach rozkładowych pasażerskich.
Innymi słowy, oprócz zapłaty za pośrednictwem banku, wymogiem jest w tym przypadku założenie specjalnej ewidencji sprzedaży będącej dowodem potwierdzającym prawo do zwolnienia. Zapisy w niej powinny umożliwiać powiązanie poszczególnych transakcji z konkretnymi przelewami.
To zwolnienie jest szczególnie istotne dla firm działających online. Dotyczy to zarówno sprzedaży wysyłkowej, czyli sklepów internetowych, jak i firm dostarczających usług online. Trudno bowiem wyobrazić sobie, by firma udostępniająca np. konta premium, czy gry online, wysyłała swoim klientom paragony. Korzystając ze zwolnienia opartego na płatności przelewem może uniknąć tej konieczności.
Konieczność stosowania kasy fiskalnej może być kłopotliwym i kosztownym obowiązkiem, zwłaszcza na początku działalności. Przepisy szczegółowo określają kto musi, kto nie musi, a kto tylko pod pewnymi warunkami musi stosować kasę fiskalną. Przedsiębiorca rozpoczynający działalność powinien znać te zasady, żeby prowadzić firmę zgodnie z prawem i zarazem, żeby nie nabyć kasy fiskalnej bez potrzeby.
Wystawienie faktury niekiedy pozwala uniknąć kasy fiskalnej
Zwolnienie z kasy fiskalnej może także dotyczyć firm, które tylko sporadycznie świadczą usługi na rzecz osób prywatnych. Muszą jednak zostać spełnione łącznie dwa warunki:
- każda transakcja udokumentowana jest fakturą,
- liczba transakcji w poprzednim roku nie przekroczyła 50 dla maksymalnie 20 osób prywatnych.
Ta zasada wygląda nieco inaczej dla firm, które dopiero zaczynają działalność, o ile działalność została założona w II połowie danego roku. Dla nich opisany powyżej limit jest jednorazowo niższy. Wynosi odpowiednio – maksymalnie 25 transakcji dla nie więcej, niż 10 odbiorców usług.
Limit obrotu również daje prawo do zwolnienia
Gdy żadne z powyższych zwolnień nie znajduje zastosowania, pozostaje limit kwotowy.
Obecnie wynosi on 20 tys. zł w danym roku podatkowym. Chodzi tutaj o kwotę sprzedaży na rzecz osób prywatnych, która nie rodzi obowiązku zakupu i instalacji kasy fiskalnej. Po jego przekroczeniu w danym roku podatkowym pojawia się konieczność zakupu kasy. Warto tutaj wiedzieć, że sprzedaż zwolniona z kasy fiskalnej inaczej niż na podstawie limitu (np. według sposobu udokumentowania lub sposobu płatności) nie wymaga śledzenia limitu, o ile przedsiębiorca prowadzi wyłącznie taki rodzaj sprzedaży.
Jak w przypadku nowych firm wyliczyć wysokość limitu?
Jednak dla nowych firm, limit zwolnienia może być niższy, gdyż oblicza się go proporcjonalnie do czasu działania. Aby obliczyć limit proporcjonalnie, kwotę 20 tys. zł należy podzielić przez liczbę wszystkich dni w danym roku, a następnie pomnożyć przez liczbę dni, które pozostały do końca roku (licząc od dnia rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności).
Przykładowo, jeśli firma rozpoczęła działalność 1 września, to do końca roku pozostaje 122 dni. W tej sytuacji limit wynosi: 20 tys. zł / 365 dni * 122 dni = 6 684,93 zł
Co za tym idzie, w przym przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do kupna i stosowania kasy fiskalnej, jeśli przekroczy kwotę obrotu na rzecz osób prywatnych w wysokości 6 684,93 zł.
Trzeba więc na bieżąco prowadzić ewidencję sprzedaży na rzecz osób prywatnych, aby wiedzieć, kiedy instalacja kasy jest niezbędna. Nie oznacza to, że zakup urządzenia jest konieczny dokładnie w momencie przekroczenia limitu. Rejestrowanie trzeba rozpocząć w terminie dwóch miesięcy po przekroczeniu limitu obrotów, licząc od końca miesiąca, w którym do tego doszło.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor finansowy
Pracuje w firmie inFakt, oferującej usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i kurierem w cenie. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości online oraz usługę Zakładania Firmy.
